En artículos anteriores, hemos explorado bastante sobre los tipos de sistemas de gestión que existen y que tu empresa necesita. Pero a la hora de buscar opciones, a menudo tenemos la sensación de que todas las herramientas que se nos presentan son más robustas que nuestra necesidad real. En la demostraciones que presenciamos, hay demasiados bloques, módulos y funcionalidades. Todo se vuelve muy complejo y confuso.
Y esto se agrava cuando comienza la implementación del sistema de gestion en sí. Se desarrollan funcionalidades que no se utilizan al final del día, los usuarios se sienten confundidos y la temporalidad de implementación del software se extiende en el tiempo más y más. Esto confirma la sensación que la solución nos termina quedando grande. El remedio mas grande que la enfermedad y todo se frusta.
En este artículo, vamos a presentar una opción simple, amigable y que cubre todos los sistemas de gestión necesarios para tu empresa: monday.com. El beneficio clave de la herramienta: la gradualidad de implementación y uso del software monday.
¿Qué es un sistema de gestion?
Un sistema o software de gestión puede entenderse como una herramienta integral diseñada para ofrecer soporte a los procesos clave de una organización, vinculados tanto a los flujos de dinero como a los flujos de proveedores y clientes. Se encarga de supervisar el ingreso y egreso de dinero, así como el ingreso y egreso de bienes y servicios. Por consiguiente, contribuye a simplificar las tareas facilitando la colaboración entre equipos para incrementar la productividad laboral. Además, el software de gestión es un ecosistema tecnológico que puede integrar varios procesos empresariales, desde marketing y ventas hasta administración y finanzas, en una única plataforma.
En términos generales, los sistemas de gestión ayudan a las empresas a agilizar sus procesos, mejorar la eficiencia del día a día y garantizar los resultados esperados. Al conectar los distintos flujos de trabajo de tu organización en un sistema integral, puedes dirigir tus objetivos de negocios hacia un rumbo seguro porque sabes que tus procesos, herramientas y personas van a estar trabajando en función del alcance de esos objetivos.
Ventajas de implementar un sistema de gestión en tu empresa
Existen numerosas ventajas de implementar en tu negocio un sistema de gestión. A continuación, describimos las más relevantes.
Aumenta la visibilidad y trazabilidad de tu negocio
Incluir un sistema de gestión te permite obtener una panorámica precisa de lo que está sucediendo en tu organización, para de esa forma poder entender cuándo, cómo y quién ejecutó una determinada acción dentro de la empresa. Esto ayuda a elevar la visibilidad y trazabilidad de los procesos, proyectos y tareas que generan valor a los clientes, a fin de conocer el estado en tiempo real de cada flujo de trabajo. Cuando tienes control sobre lo que sucede en tu negocio, tienes mayor poder y libertad de acción por lo que las decisiones que tomes serán más informadas y no producto de impresiones arbitrarias de lo que podría o no estar pasando y a qué, quién o quiénes estaría afectando.
Mejora la comunicación interna y externa
Asimismo, un sistema de gestión bien implementado produce mejoras en la comunicación, tanto en la colaboración entre equipos de trabajo como en el mensaje que se busca transmitir a la audiencia y/o clientes potenciales. Al permitir la integración de los procesos y herramientas en una misma plataforma, las personas de tu equipo podrá mantener la interacción regular a través de al menos una plataforma de comunicación común integrada a tu herramienta de gestión. Del mismo modo, el software de gestión te conectará con otras personas ajenas a la empresa, como clientes, socios estratégicos o proveedores, a través de distintos canales accesibles para estos usuarios.
Toma mejores decisiones de negocio
Cuando podemos entender las principales causas que originan los problemas, podemos tomar mejores decisiones objetivas, más que basadas en percepciones subjetivas sobre lo que suponemos que está pasando. La toma de decisiones siempre debe ser el resultado de una información real, donde no intervengan otras cuestiones personales que podrían expresar una perspectiva sesgada de la realidad empresarial. De esta manera, el sistema de gestión te guiará y señalará justamente la raíz de un problema para evitar un efecto dominó.
Mejora en la productividad: costos, tiempos y proyecciones
Al tener toda la empresa consolidada en un sistema de gestión, donde podemos ver la trazabilidad de lo que está ocurriendo y se mejora la comunicación, indefectiblemente va a repercutir de lleno en los costos y en los tiempos de ejecución, lo que te permitirá hacer proyecciones a futuro sobre lo que podríamos estar produciendo o vendiendo. También permitirá evaluar la relevancia que nuestras acciones de ventas pueden generar en el consumidor en un momento dado y aplicar mejoras que acompañen el crecimiento del negocio.
Planifica y pronostica el crecimiento de tu compañía
Con toda la información integrada en un mismo lugar, puedes entender dónde estás parado, hacia dónde estás yendo y te ayuda a realizar ciertas proyecciones o pronósticos de cómo podrías crecer en función de cómo tu organización ha estado creciendo, sin la necesidad de que ninguna persona te haga reportes periódicos de lo que ocurre en la empresa. Esto facilita la planificación en todas las áreas estructurando la lista de tareas y objetivos a cumplir que tienen las personas al final del día. Una empresa que planifica es una empresa que conoce el camino que está recorriendo.
Tipos de sistemas de gestión compatibles con monday
El software monday.com es una de las herramientas más versátiles e intuitivas que existen en el mercado. Una prueba de ello es su capacidad de adaptarse e integrarse a múltiples sistemas de gestión. Veamos cuáles son los que mejor se complementan con monday.
Enterprise Resource Planning (ERP)
El ERP se asemeja bastante a un software contable, solo que en monday.com abarca además otros módulos, como la gestión de inventarios, el proceso de compras y otros más, pero básicamente se trata de un software de contabilidad donde se registran los ingresos y egresos de dinero. ¿Cómo te puede ayudar monday en esto? ¿Puedes conectar un ERP a la plataforma? Sí, dependiendo de la legislación de tu país, permitirá una mayor integración o no al incorporar tu ERP en monday, porque puedes consolidar todo el flujo de ingresos, egresos y facturación, ya sea de proveedores y de clientes, todo dentro de la plataforma.
Con tu ERP integrado a monday, tienes la posibilidad de generar facturas o documentos de manera inmediata, también conectarte con otros softwares contables, como Quickbooks, un programa contable online que facilita el control del flujo de dinero de la empresa. Además, puedes acceder al código disponible de monday para vincularlo en automático, ya sea con tu sistema de facturación o sistema fiscal.
Customer Relationship Management (CRM)
Un software CRM es una herramienta que te permite gestionar las relaciones con los clientes de manera más eficiente desde el primer contacto incluso hasta el servicio posventa. La versatilidad de monday ha promovido la creación de un producto específico para la gestión de las ventas, que ya viene incorporado dentro de la misma herramienta: monday CRM. Esta solución te ayuda a obtener un panorama general del flujo de tus ventas, las oportunidades abiertas, en curso y cerradas, así como automatizar tareas incluidas dentro de tu proceso comercial. Asimismo, puedes integrar el CRM a otras aplicaciones, como canales corporativos o Gmail, y enviar notificaciones, tanto a otros colaboradores del equipo como a tu lista de clientes.
Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)
También puedes incluir un sistema de gestión de almacenes para construir tablas con el inventario de todos los productos y materiales que almacenas actualmente, y generar algunos procesos automatizados de ingresos y salidas que te reporten no solo el inventario en tiempo real, sino otros informes sobre el costo, costo promedio de productos, faltantes o exceso de stock. Al gestionarlo en monday, también te permite obtener mayor visibilidad al equipo de ventas o de compras, permitiéndoles saber dónde se encuentran los puntos de compra o si efectivamente hay stock del producto que estás queriendo cotizar o vender, y en función de eso, tomar mejores decisiones que eviten sobresaltos en el futuro.
Sistemas de Gestión Documental (SGD)
Es posible gestionar, editar, transferir archivos y además generar documentos en automático en función de ciertas plantillas o información que hayas cargado previamente en tu tablero o proceso de monday. También tienes opciones de implementar firmas digitales, al igual que agregar cierta nomenclatura a la documentación ya generada. De hecho, en monday se puede realizar la gestión documental de punta a punta, porque es bastante simple de configurar.
Business Intelligence (BI)
Por otra parte, la misma herramienta de monday puede funcionar como platafoma de business intelligence, porque sobre la base de cierta estructura de datos, puedes medirla y reportarla en tiempo real. Esta herramienta se enfoca principalmente en convertir los datos en información relevante y procesable permitiendo comprender mejor el desempeño de las personas, identificar tendencias, pronosticar resultados y optimizar procesos.
Esto te permitirá entender mediante el análisis de datos qué está ocurriendo en tu empresa y, dependiendo de los resultados, tomar decisiones más informadas para impulsar el crecimiento. Además de generar tus reportes en tiempo real, puedes exportarlos en formato PDF, calendarizar ciertos reportes o notificaciones con los resultados de lo que está sucediendo con tus procesos y equipos de trabajo.
Gestión de procesos empresariales (BPM)
También es posible administrar en monday la gestión de procesos, tales como procesos de marketing, compras, solicitudes de pago, gestión de la autorización de contratos, etc, porque las vistas de tableros kanban permite seguir paso a paso las instancias de un proceso desde que se inicia hasta que se completa. Al final del día, todos estos sistemas de gestión pueden brindar soporte a las personas a partir de un enfoque basado en procesos. Monday es la plataforma ideal que permite soportar esos procesos.
Los flujos de trabajo que normalmente se han generado en cadenas de correos o WhatsApps internos y que no tienen trazabilidad ni medición efectiva de los tiempos, así como el uso de planillas Excel demasiado rudimentarias y limitadas para cubrir las necesidades de tu organización, se puede llevar a cabo a través de la gestión de procesos en monday.
Implementación escalonada, gradual y a la medida
Monday puede aportar valor a tu negocio al implementar todas estas herramientas de gestión no porque te ofrezca todos los módulos de manera instantánea, sino porque configura de forma escalonada tu herramienta, bloque por bloque, tablero por tablero, lo que te garantiza que puedas aplicarlo en la medida en que lo vayas necesitando para atender a tus prioridades, y de manera gradual. De esta forma, puedes adaptar esta herramienta de monday a lo que tu sistema necesita en ese momento y, a medida que tu empresa crece y agrega nuevos procesos, lo vayas robusteciendo también para obtener una eficiencia acorde a tus necesidades o negocios actuales .
Hacerlo de este modo es preferible a tener una estructura muy grande de la cual solo utilizas un porcentaje reducido de su capacidad que solo termina generando frustraciones, al no sacarle un máximo provecho a la herramienta. Entonces, a largo plazo, se puede convertir en un gasto o desperdicio de la tecnología más que en una inversión de mejora de productividad, porque habrá funcionalidades que ni lleguen a utilizarse, porque quizá aún tus procesos no están preparados para recibir este tipo de soporte. De ahí que la implementación deba ser gradual y siempre buscando la optimización de los recursos.
Cómo Crentio puede ayudarte a implementarlo
Pensar en un sistema de gestión que reúna las características que necesitas para complementar erl trabajo de todas tus otras herramientas y procesos puede ser agotador, pero después de conocer las principales ventajas, los tipos de software de gestión compatibles con monday y que la implementación debe ser escalonada, estamos en condiciones de dar un primer paso certero en este trayecto hacia su implementación.
Configuración end-to-end
Con nuestra ayuda, puedes aprender a configurar tu sistema de gestión de principio a fin. Esto significa que podemos integrar todas las herramientas de tu empresa en una sola configuración para que operen de manera simultánea. Con este enfoque de punta a punta, garantizas el cumplimiento de los objetivos, a partir de distintas funcionalidades específicas de una herramienta, como la automatización de procesos y las integraciones. Al tener una visión más amplia de tus procesos a lo largo de su ejecución, puedes acceder a un mayor nivel de detalle e identificar posibles riesgos o desviaciones, como así también agilizar los tiempos que hoy probablemente no estás teniendo, ya sea de manera propia o a través de un freelancer, donde los alcances y temporalidades no están del todo claros.
Entrenamiento en todos sus niveles
Con la experiencia que ya tienes utilizando la plataforma y el testimonio de otros clientes que ya han implementado de manera exitosa el sistema gracias a nuestra ayuda, podemos entrenar a tu equipo en el correcto y eficiente manejo de la plataforma, no solo a partir del conocimiento de la herramienta sino de la experiencia de más de 100 proyectos implementados. Aunque parezca que el costo invertido, tanto en presupuesto como en tiempo es alto, los resultados a largo plazo de una implementación exitosa hablarán por sí solos. Si al sistema de gestión a la medida para tu empresa le sumas las personas calificadas para utilizar la herramienta como corresponde, será mucho más fácil llevar tu organización a un estadio más alto de crecimiento.
Acompañamiento y soporte para tu sistema de gestion
Finalmente, un sistema de gestión como monday proporciona el soporte técnico que las personas necesitan, en caso de que surja un problema con la herramienta y los conocimientos y acciones de los líderes más experimentados sean insuficiente para brindar una solución. El soporte de la herramienta además está disponible para todos los planes de pago de monday precios, incluido el plan gratuito. Además del soporte que puedas obtener de monday.com, desde Crentio podemos brindarte el servicio de soporte y acompañamiento continuo, ante cualquier problema, necesidad de mejoras o solicitudes específicas de los usuarios.
Implementa tu sistema de gestión de forma gradual pero segura con monday
Hasta aquí, hemos analizado las principales ventajas que todo sistema de gestión debería tener y por qué monday es la mejor opción para convertirse en la herramienta ideal para tu negocio, ya que su amplia versatilidad le permite funcionar como si se tratara de varias herramientas distintas, pero todas incluidas dentro de la misma plataforma.
Si estás interesado en implementar esta herramienta como un sistema de gestión escalable y de mejora progresiva, agenda una reunión con nosotros para que podemos ayudarte a lograrlo exitosamente.
