Databox: integrar todos los datos de tu negocio nunca fue tan fácil

¿En tu empresa has incorporado diversas herramientas de gestión pero aun así no logras tener la visibilidad de que esperabas? Si es así y todavía no conoces qué es Databox, es posible que estés enfrentando algunos de estos desafíos:

1. Estás obligado a revisar múltiples plataformas o planillas para entender y visualizar los resultados/ desempeño de la empresa. 
2. Te solicitan todo el tiempo que prepares reportes periódicos y se los envíes. 
3. Deben mantener muchas reuniones de reportería para entender la situación de los equipos

¿Cuáles son los problemas de este tipo de prácticas? Las empresas, en la medida que crecen, van incorporando distintos tipos de software para cumplir funciones especificas. Seguramente, la mayoría de esas plataformas son en línea/ en la nube. Una de las promesas de valor de estas plataformas es que brindan informes y paneles en tiempo real que reflejan la información de la operación diaria, sin necesidad de preparar reportes manuales o llevar todo a un Excel. 

Sin embargo, justamente todas las herramientas prometen visibilidad pero siempre y cuando utilices una herramienta específica para todo. Aunque, sabemos que estos softwares específicos muchas veces son limitados y no llegan a complementar nuestra gestión. Entonces, vamos sumando más plataformas que generan sus propios reportes y se van formando silos de información que nos llevan a la práctica original de llevar todo a un Excel. ¿Qué herramienta conviene utilizar que integre a todas las plataformas que tienes en tu empresa? 

Para que evites continuar en este loop de volver a Excel, en este artículo, analizaremos de qué se trata Databox, si aplica a tu empresa y cuáles son las ventajas de contar con esta plataforma.

¿Qué es Databox?

Databox es básicamente una herramienta de análisis de business intelligence que permite construir paneles y tableros de comando para analizar la información de cualquier área funcional y herramienta, reuniéndola en un solo lugar o vista. Una de las mejores ventajas es su capacidad de integrar datos, lo que ayuda especialmente a los directores de empresa y profesionales de las ventas y marketing a generar informes personalizados según las necesidades de la organización y agregando métricas requeridas en cada momento, de manera fácil y sin necesidad de tener conocimientos de programación. 

Frente al problema típico de la fragmentación de datos, como resultado de tener distintas herramientas que generan distintos informes imposibles de reunirlos en una base única, la mayoría de las empresas están obligadas no solo a pagar por esas plataformas, que son necesarias para ejecutar ciertos procesos, sino que además deben rastrear todos los informes de análisis de datos generados por cada herramienta de forma manual e integrarlos en un gran registro mediante una planilla de Excel.

Con esta herramienta, ya no tendrás que continuar perdiendo el tiempo con planillas de Excel para centralizar la información de tu empresa, porque la misma plataforma se integra fácilmente a todas las demás herramientas que tengas (monday.com, HubSpot, Smartsuite, Slack, Google Calendar, incluso con otras plataformas de datos como Google Data Studio, Klipfolio, Looker Studio y muchas más.)

Esto te proporciona  las métricas que necesitas en paneles y tableros con diseños elegantes, intuitivos y fáciles de interpretar, lo que te permitirá tomar mejores decisiones, en función de los indicadores de desempeño obtenidos, y ya no tendrás que depender del reporte de cada herramienta, sino que podrás adaptar los reportes a las necesidades de tu negocio.

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Cómo saber si es compatible con mi empresa

Si tu empresa está creciendo, ya opera con un enfoque basado en procesos y has incorporado recientemente varios software de gestión de procesos, proyectos, comunicación corporativa y demás, pero ninguno de ellos es capaz de integrar toda la información relevante de las plataformas, probablemente Databox sea la herramienta que estás necesitando para lograr un mayor control de procesos, como así también recibir actualizaciones en tiempo real del estado, cambio o incidencia en los flujos de trabajo de tu negocio. 

Si a pesar de utilizar diversas herramientas que permiten integrar otras aplicaciones, sus registros son limitados y terminas recurriendo al Excel para obtener un panorama general, comparativamente hablando, de los datos de tu negocio, la herramienta aportará más visibilidad sobre la actividad de tu equipo. Ya sea que tengas un CRM, un software contable o un gestor de proyectos, las integraciones de la plataforma se acoplan perfectamente a la manera de trabajar de cada una de estas herramientas, porque está diseñada justamente para ser esa suerte de puente entre el paquete de funcionalidades que ofrece cada plataforma, expresando en una vista única los datos centrales de cada negocio o proyecto.

Inclusive, si tu empresa aún no ha llegado a este nivel de digitalización y tus resultados todavía se reflejan en las planillas de Excel, no te preocupes, puesto que este software también tiene una conexión con Google Sheets y con Excel, que te va a permitir obtener esa visibilidad de primera mano.

¿Cómo es la estructura de Databox?

La herramienta presenta una estructura compuesta por los elementos que detallamos a continuación.

Fuentes de datos

Databox es una herramienta sumamente útil para comprender lo que sucede en tu empresa en todo momento, ya que permite conectar tus fuentes de datos desde distintas plataformas en la nube, hojas de cálculo, bases de información, integraciones personalizadas y lenguaje de datos en un solo lugar, y acceder a ellos desde cualquier dispositivo móvil. 

Métricas

Son los indicadores que obtienes de cada conexión o fuente de información. Las métricas se pueden construir de dos formas: en primer lugar, cada fuente de información desde un CRM hasta otra herramienta de marketing, por ejemplo, o de Gmail. Databox ya tiene disponible una librería de métricas estándar que ha ido recopilando a partir de la experiencia de los usuarios. En la medida en que estos utilicen herramientas como Jira, monday.com o Google Analytics, la plataforma puede armar una librería a partir de esas métricas utilizadas. Lo único que tienes que hacer es "agregar a mi portfolio de métricas" y ya la tienes disponible. 

Pero en caso de que busques algo más específico, tienes la posibilidad también de crear métricas customizadas (personalizadas), por lo que puedes cruzar información sin problemas, calculando fechas, valores y agrupaciones o dimensiones de manera sencilla, y lo más importante es que no requiere ningún tipo de codificación o lenguaje de programación, sino que es altamente intuitivo y lo puedes trabajar muy rápido.

Cálculos y fórmulas

Cuando tienes un listado con una determinada cantidad de métricas, el sistema dentro de la misma plataforma te permite cruzar la información desde distintas fuentes de datos para entender ciertos ratios y comparar una fuente de información con otra (datos provenientes de distintas áreas). En definitiva, el software te permite realizar cálculos y fórmulas complejas desde la plataforma sin necesidad de utilizar la fuente de origen de la información. 

Objetivos y alertas

Por otro lado, la herramienta permite realizar un seguimiento de los objetivos o mapa de ruta (Databox roadmap) de tu organización, ya sean estratégicos u operativos, para asegurarse de que están orientándose en la dirección correcta, y si identificamos algún error o desvío, podamos tener la posibilidad de enmendarlo antes de que el logro sea inalcanzable. Para esta operación, la herramienta genera alertas en tiempo real de cualquier cambio, por mínimo que sea, en las métricas, lo que te ayudará al momento de tomar decisiones acertadas. 

Databoards

Los databoards son paneles o tableros de comando que comparten información valiosa de los negocios más importantes de una empresa. Esta plataforma permite construir este tipo de tableros para visualizar en forma gráfica los indicadores de eficiencia y rendimiento de los equipos. También permite personalizar la visualización de esos paneles databoards, configurar los colores, la cantidad y el tamaño de cada uno de los gráficos, y elegir distintas temporalidades de gráficos.

Asimismo, cuenta con una amplia gama de visualizaciones, incluso algunas permiten comparar, en una suerte de semáforo, tu actividad actual con la de periodos anteriores. Esta visión integral puede leerse como un informe de progreso para los líderes de áreas que buscan conocer el estado de sus procesos y, de ser necesario, aplicar mejoras cuando los datos reales no son compatibles con las expectativas.

Presentación en todos sus niveles

Finalmente, la plataforma también permite presentar la información de los databoards de manera atractiva, de fácil lectura y explicaciones, a través de gráficos de barra y torta de colores personalizables en tableros interactivos y dinámicos. Desde información contable hasta los datos relevantes de tu tráfico de visitas a tu sitio web y oportunidades de negocios, la plataforma proporciona un resumen de tu actividad, representado en métricas coherentes y concisas.

Las personas que van a consumir los databoards no necesitan tener un usuario en la plataforma sino que se puede compartir a través de un link, con o sin contraseña para otros usuarios, también a través de un código o script de una página web, mediante el stream de un televisor, en formato PDF o PNG, incluso, por correo electrónico de manera regular y recurrente. En definitiva, tienes todos estos niveles para presentar la información de forma ejecutiva y elegante, razón por la cual la vuelve una herramienta diferente al resto.

Beneficios de una plataforma de business intelligence como Databox

Ahora que ya sabes de qué se trata Databox, si es compatible o no con tu empresa y cuáles son los principales elementos que la componen, vamos a destacar sus beneficios.

Consolidar todas tus plataformas en un solo hub

¿Tienes distintas plataformas para gestionar distintos procesos y piensas que Databox es otra más del montón que no logrará integrarse con todas? Al ser una herramienta de business intelligence, está creada para integrarse con cualquier otra herramienta, independientemente de sus funcionalidades, para centralizar en tableros de comando toda la información que se genere fuera de la plataforma, lo que favorece la obtención de informes actualizados todos los días.

No requiere codificación ni programaciones avanzadas

Quizá una de las mayores ventajas de Databox es su calidad de software no code, al no requerir de conocimientos técnicos avanzados sobre programación y desarrollo de software, por lo que cualquier persona con un mínimo de entendimiento de la plataforma puede aprender a manejarla y enseñar a otros cómo sacarle el máximo provecho. Esto la convierte en una herramienta de rápida implementación y de resultados a corto plazo.

Diseño y presentación elegante y práctica

Una ventaja no menor de esta plataforma es su diseño, no solamente intuitivo, sino atractivo a la vista, elegante para el ámbito corporativo, y muy práctica de utilizar en su día a día, lo que facilita la adopción y uso de los gerentes de área para obtener rápidamente y sin intermediarios la información que necesitan. 

Permite cruzar y comparar información entre procesos, equipos y periodos

Una característica fundamental que marca la diferencia a favor de esta plataforma es la información cruzada entre procesos, equipos y plazos de tiempo, lo que contribuye a establecer comparaciones en las métricas generadas, tanto de manera simultánea como las que tienen lugar a lo largo del tiempo, es decir, el histórico que revela el desempeño de un proceso y equipo. Esto favorece también la evaluación de desempeño de tus colaboradores, a fin de saber cómo van, qué dificultades están atravesando o podrían atravesar y cómo accionar al respecto.

Formatos de envío y difusión sin igual con Databox

Además de todo lo anterior, la herramienta permite enviar notificaciones en tiempo real a las personas conectadas a la plataforma, a fin de alertar de todo lo que suceda de novedad en tu organización para estar preparado, en caso de imprevistos. Como también se conecta a las herramientas de comunicación, todo lo que suceda en los informes de los tableros puede transferirse sin problemas a tus colaboradores, a través de cualquier canal. 

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