Cuando tu empresa comienza a crecer de manera evidente, es posible que consideres iniciar un nuevo paso para continuar avanzando y mejorando, en terminos de procesos y resultados, por lo que tarde o temprano será necesario contar con un Sistema de Gestion de Calidad (SGC). Sin embargo, quizá te asalte el prejuicio de que este tipo de iniciativas lleva demasiado tiempo, dinero, que está pensado solo para empresas de mayor tamaño y también que existen muchas probabilidades de que fracase y se convierta en el adorno más caro para la empresa.
A diferencia de otros enfoques, todo director de empresa sabe que para mejorar y seguir creciendo tiene que analizar sus procesos y entender si funcionan adecuadamente. Si bien no todos los directores o dueños van a estar de acuerdo con el enfoque SGC, cada vez son más los que asumen tener un problema de proceso que tal vez antes no admitían tan abiertamente.
Entonces, ya sea porque necesites certificar alguna norma o porque se trata de una práctica efectiva que están comenzando a utilizar cada vez más empresas, en términos de calidad y de mejora continua, incorporar un sistema de gestión de calidad puede ayudarle a tu pyme a mejorar sus procesos de manera significativa y sin un gran costo de inversión.
En este articulo, vamos a proponerte la construcción de un SGC que pueda implementarse en 2 meses, a fin de que efectivamente agregue valor a la empresa, con un costo bajo y generando un impacto transformador.
¿Qué entendemos por Sistema de Gestion de Calidad?
Un sistema de gestión de calidad en una empresa es un conjunto de reglas orientadas a llevar adelante la mejora continua de tus procesos. Representa un instrumento formal por excelencia que básicamente te ayuda a entender en qué estado se encuentran tus procesos, y qué acciones, herramientas o políticas son necesarias para generar una mejora efectiva para apalancar tu crecimiento.
Esto tiene lugar mediante la documentación de tus flujos de trabajo para visualizar la articulación entre los diferentes departamentos, como así también delimitar roles, personas, responsables y procesos, involucrados en el funcionamiento de tu organización.
El objetivo que tienen los sistemas de gestión es mejorar la eficiencia operativa de las empresas procurando que todos sus procesos, roles y personas en conjunto puedan brindar un mejor servicio al cliente. En este sentido, el enfoque al cliente, gestión de procesos, mejora continua y gestión de riesgos son sus pilares fundamentales y sobre los cuales puedes impulsar el crecimiento de tu negocio.
En pocas palabras, un SGC permite implementar la mejora de tus procesos de manera periódica, reducir los riesgos potenciales y, de ese modo, garantizar una mayor calidad de los productos o servicios, de cara al cliente.
¿Por qué vemos tan lejano un SGC en nuestra empresa?
Normalmente, existen diversos prejuicios o mitos relacionados con la implementación de un SGC en las empresas que frenan cualquier consideración de mejora de procesos a través de este medio. Por este motivo, son los sistemas de gestión de calidad ejemplos clave de una de las herramientas más difíciles de implementar.
Pero, ¿por qué ocurre esto? A continuación, destacamos las causas más relevantes.
Alta inversión de tiempo y dinero
A menudo, tenemos la creencia de que implementar un sistema de gestión de calidad demanda mucho tiempo y una inversión considerable, que actualmente no estamos en condiciones de afrontar, pero esto no es tan cierto, ya que uno de los objetivos del enfoque basado en procesos es la optimización de recursos, por lo que un SGC buscará justamente reducir los costos, mejorando la eficiencia de los cliclos de trabajo.
Además, estos sistemas están diseñados para identificar los procesos clave de tu compañía y promover posibles soluciones para que mejoren su rendimiento.
Relación con las normas ISO
Si bien en muchos casos los sistemas de gestión de calidad están vinculados efectivamente con las normas ISO, porque incluyen su propio manual de gestión, es posible que si tus procesos no están alineados con estas normas, el mismo sistema los rechace y no termine funcionando la mejora. Entonces, cualquier cambio aplicado no generará verdadero impacto o mejora de tus procesos porque no serán adaptables a la norma ISO que exige el propio sistema.
Sin embargo, esto no tiene por qué ser un impedimento para implementarlo, porque no todos los sistemas de gestión obedecen a la norma ISO, por lo que puedes encontrar sistemas más adaptables a las necesidades de tu compañía que un sistema de gestión de calidad ISO, que suele ser mucho más burocrático, costoso y no siempre la mejor elección para introducir una mejora..
Burocratización excesiva para nuestra situación
Otro de los mitos o creencias asociados a la implementación de un sistema SGC es que conlleva una burocratización excesiva, con respecto a la herramienta que permite implementar el proceso. Si bien en algunas va a requerir que el sistema sea más burocrático, en otras no.
De cualquier manera, la experiencia no va a ser igual en todos los niveles y dependerá en gran medida de las regulaciones y restricciones de la herramienta en cuestión. Tener un conocimiento previo de la plataforma que deseas implementar te proporcionará un panorama más amplio de su compatibilidad con tus procesos.
El Sistema de Gestion de Calidad no cambia al ritmo de la empresa
Una empresa en crecimiento suele tener muchos cambios en poco tiempo, se suman más personas, se añaden nuevos roles, más procesos, por lo que muchos directores o dueños de organizaciones deciden incorporar un sistema de gestión desde el principio, cuando su estructura es aún muy pequeña, plana o sencilla, por lo que, a medida que dicha estructura se va modificando al agregar procesos, roles, personas, etc., es muy probable que vaya quedando obsoleto. En consecuencia, el mismo sistema no les aportará valor a los procesos y tampoco les permitirá avanzar en su proceso de crecimiento a largo plazo.
Elementos de un SGC
Ahora vamos a conocer por separado cada uno de los elementos o componentes típicos de un sistema de gestión de calidad inequívoco, antes de implementarlo en tu organización.
Organigrama
Se trata de una línea de estructura de las personas, la base estructural de estas personas con sus roles, jerarquías y ubicaciones precisas dentro de la empresa.
Roles
Ya tienes la lista de todas las personas incorporadas a tu negocio con todos sus datos y puestos, pero los roles funcionales es una categoría distinta que no es el equivalente a las personas que trabajan en tu negocio. A veces, una persona puede desempeñar varios roles dentro de una organización, pero también es posible que exista un rol vacante porque no se haya encontrado la persona adecuda.
Procesos
Otro de los requisitos de un SGC es incluir un catálogo o inventario con todos los tipos de procesos que se ejecutan en tu organización, relacionarlos a los roles y a las personas. Six sigma es una metodología de mejora continua que puede ayudarte justamente a estandarizar tus procesos y hacerlos más consistentes para facilitar su ejecución por las personas responsables.
Procedimientos
Los procedimientos constituyen la forma de ejecutar los procesos. Siempre un proceso va a estar asociado a un procedimiento y al rol, porque determina gran parte de la eficiencia de dicho proceso. Si el procedimiento no es eficaz, terminará perjudicando el avance del proceso, aunque este se haya diseñado de la manera correcta. Elaborar un manual de procedimientos puede ayudar a fijar hábitos saludables de trabajo que sean replicables para todos los miembros de tu equipo.
Responsable de Calidad o Procesos
Para que un sistema de calidad funcione, debe asignarse un responsable que tenga tiempo disponible para dedicarle. Implementar un SGC sin tener un responsable definido no va a generar buenos resultados en el futuro. Por lo tanto, es necesario un responsable básicamente para obtener avances y seguimiento en la mejora de procesos.
Implementa tu SGC en 60 días
Una vez que ya sabes qué es un sistema de gestión de calidad en salud empresarial, cuáles son los principales prejuicios de los directores de empresas para implementarlo y qué elementos lo componen, estás en condiciones de diseñarlo y crearlo tú mismo. A continuación, te proponemos un cronograma tentativo de una serie de pasos para aplicar en solo 60 días.
Día 0: Define el responsable de gestionar el SGC
Selecciona a la persona que tenga la disponibilidad, el seniority y el conocimiento del negocio para poder gestionar el sistema de calidad.
Primeros 7 días: Elige tu herramienta de gestión
Todos los componentes de un SGC mencionados (organigrama, roles, procesos, procedimientos y responsables) deben montarse dentro de una plataforma. Si bien también se puede trasladar a una planilla de Excel, no tiene el dinamismo que ofrece una herramienta de gestión, como monday.com, Smartsuite, Hubspot, que pueden ayudarte a mejorar tus procesos con una gestión de calidad eficaz.
Días 8 a 20: Formaliza la estructura y los roles que la sostienen
Llegado este punto, debes listar las personas que forman parte de tu compañía, asignarles un rol primario, es decir, en una empresa en crecimiento puede haber personas que desempeñan diversas funciones, por lo que realizan tareas múltiples. Identifica cuál es el puesto principal de cada persona, los roles asignados y los que consideras o imaginas que deberían estar en tu negocio. Entender esto permite entender cuánto falta para que el sistema de gestión se complete.
Días 20 a 40: Consolida la información de los procesos y procedimientos
Implica reunirse con cada uno de los responsables de los procesos y preguntarles qué procesos ejecutan y cómo es la dinámica que utilizan para ejecutarlos, de manera simple y esquemática.
Días 40 a 50: Haz una valoración conjunta de los procesos
El responsable de calidad o de procesos con el responsable del proceso en sí deberán identificar 3 aspectos:
- Fortaleza de ese proceso: significa entender si funciona bien, si se puede mejorar, si existe o no, si está sucediendo o requiere ajustar ciertos detalles, etc.
- Urgencia para cada proceso: señala si un determinado proceso se puede mejorar en función de la urgencia que tenga. Puede suceder que sea urgente incorporar un proceso aún inexistente o que exista un proceso que no es urgente o haya dejado de serlo. Esto permite priorizar los procesos más relevantes, distinguiendo los que están en mejor estado de los que necesitan una revisión en primera instancia para saber dónde enfocar los esfuerzos.
- Nivel de adopción de los procesos: esto implica tener distintos niveles de procesos con sus distintas secuencias de pasos, lo que proporciona información acerca de si el proceso funciona bien o contiene errores y si se puede mejorar. En este punto, vamos a asignarle un nivel de urgencia del 1 al 5 para implementar el tipo de solución de la mejora. En caso de que el proceso funcione, deberás elegir el nivel de adopción para ese proceso. Por ejemplo, si el grado de adopción es bajo puede deberse a que no todas las personas los están ejecutando de la manera correcta, o solo una parte del equipo lo está ejecutando y la otra continúa trabajando de manera más artesanal.
Días 50 a 60: Comienza a mejorar los procesos a través del SGC
Finalmente, una vez que ya tienes el listado de todas las personas, los roles, todos los procesos y procedimientos priorizados, ya tienes un mapa del cual partir para iniciar la mejora.
Construye un SGC a tu medida de forma rápida, sencilla y sin gastar de más
Hasta aquí, hemos hablado de lo que entendemos por un sistema de gestión de calidad, los prejuicios que suelen mantener muchas empresas a la hora de intentar implementarlo, los elementos que lo conforman y, por último, te compartimos una serie de pasos a completar en un periodo de tiempo de 60 días, para implementar un SGC compatible con las necesidades de tu organización.
Si después de leer este artículo consideras que incorporar un sistema de gestion de calidad podría aportar valor a tus procesos de manera significativa, agenda una reunión con nosotros para responder tus preguntas frecuentes, brindarte más información y te ayudemos a bajar a tierra la mejora.
