A medida que tu negocio crece, aumenta la demanda y el volumen de producción también tiende a aumentar, por lo que vas a requerir más cantidad de materias primas. Pero si tus procesos de gestion de inventarios son rudimentarios aún, es posible que te falte trazabilidad para rastrear un producto: saber cuándo llegan los próximos pedidos, cuáles fueron los movimientos de entrada y salida que se generan entre los distintos almacenes, si falta stock o hay en exceso.
Normalmente, las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un ERP para alojar toda la información que necesitan del inventario perpetuo de un producto, y si tienen uno, no se actualiza en el momento en que debería, lo que provoca que terminen resolviendo sus problemas de stock sobre la marcha.
En este artículo, analizaremos la importancia de la gestión de inventarios y almacenes, y exploraremos algunos métodos tangibles y herramientas concretas para facilitar su implementación práctica y efectiva en tu organización.
Importancia estratégica de la gestion de inventarios
La gestión de inventarios es una práctica efectiva para anticiparse a la demanda, evitar excesos y garantizar la disponibilidad de insumos, materias primas y productos en el momento preciso, tanto si tienes un comercio minorista como si te dedicas a la prestación de un servicio. Por esta razón, no debe tomarse como una simple faz operativa o administrativa: descuidarlo puede impactar severamente en nuestro negocio. En definitiva, no es la gestión de inventarios tesis de una mera tarea operativa que solo sirve para resolver problemas sobre la marcha, sino una práctica organizacional de seguimiento.
Operatividad y niveles óptimos de inventarios
Un enfoque práctico de la gestión de inventarios según autores, como Ehrhardt y Brigham (2007) apunta a dos objetivos fundamentales: por un lado, asegurar que el inventario disponible garantice la operatividad, por otro lado, mantener niveles óptimos para minimizar los costos totales. Asimismo, favorece la alineación directa con los objetivos estratégicos de tu empresa, permitiendo la toma de decisiones informadas y una estructura robusta de trabajo para atender a los clientes internos y externos.
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Optimización de recursos y costos mediante la gestion de inventarios
Desde una perspectiva práctica, la optimización de recursos y costos en la gestión de inventarios en logística permite que dichos costos se conviertan en objetivos tangibles al implementar un control de inventarios eficiente. La reducción de excedentes innecesarios, la identificación de productos de alta rotación y la gestión de la cadena de suministro deben transformarse en acciones palpables, ya que influyen directamente en el flujo de caja y la rentabilidad.
Este enfoque pragmático no solo minimiza los costos asociados a tu inventario, sino que también abre la puerta a oportunidades de crecimiento que no dependen de la cantidad económica traducida en el incremento de ventas, sino de la optimización.
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Métodos tradicionales de gestión de inventarios
Así como existen distintos tipos de gestión de inventarios actuales, los métodos convencionales de gestión han sido fundamentales en la administración a lo largo de la historia. Desde la contabilidad manual hasta la informatización moderna, estas prácticas han evolucionado para adaptarse a las necesidades diversas de las pequeñas y medianas empresas.
Considerando este contexto, profundizaremos en la teoría de la gestión, la cual posteriormente vamos a aplicar en métodos prácticos.
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Análisis ABC: Clasificación y priorización de artículos en inventario
Clasificando los productos en categorías de inventario ABC, según su importancia relativa, este método permite una asignación de recursos más precisa. Los artículos relacionados a la categoría A, de alta prioridad, reciben una atención especial en términos de gestión y control, asegurando una mayor focalización de recursos.
Usualmente se tratan de productos o insumos de alta rotación, o bien cuya demanda a pesar de no ser tan elevada, puede implicar un riesgo operativo, de producirse un faltante de stock.
El método ABC ayuda a mantener la atención sobre los productos e insumos más importantes, como también a destinar más recursos (espacio, dinero, tiempo) de acuerdo a la clasificación en el inventario periódico.
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Método FIFO y LIFO: Estrategias de gestión de inventario basadas en flujos
Los métodos FIFO (First In, First Out) y LIFO (Last In, First Out) son estrategias fundamentales que afectan directamente a la rotación y valoración de los inventarios.
Estas estrategias dictan el orden en que los productos son retirados o utilizados, teniendo impactos significativos en la contabilidad de costos y por ende las ganancias.
Habitualmente tienen más sentido cuando se trata de productos perecederos, o sujetos a algún tipo de obsolescencia relacionada al paso del tiempo.
Un análisis profundo de estas estrategias es esencial para decidir cuál se adapta mejor a las necesidades y metas específicas de tu pyme.
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Modelo de reposición de inventarios: manteniendo niveles óptimos de stock
Mantener niveles de inventario óptimos es esencial para evitar la escasez o el excedente de productos asegurando una cantidad mínima de incidencias. El modelo de reposición de inventarios, que incorpora factores como el tiempo de ingreso y la demanda, permite una reposición eficiente de productos, justo antes de que se agoten.
Este enfoque ayuda a garantizar que la organización siempre tenga la cantidad adecuada de productos para satisfacer la demanda del mercado, y es lo bastante sencillo para ser de aplicabilidad en empresas Pyme.
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Algunas consideraciones de la reposición de inventarios:
-Medir la cantidad de ese producto o insumo que se requiere para cierto plazo de tiempo, supongamos un día laboral.
-Medir el tiempo en días, que usualmente le toma al proveedor abastecernos de ese producto, desde el momento en que colocamos nuestra orden de compra.
-Sabiendo entonces la cantidad de días que nos toma reponer, y el consumo diario, podemos calcular qué cantidad de stock es la mínima que deberíamos permitir que nuestro inventario alcance, antes de hacer un nuevo pedido de reposición.
Es aconsejable siempre tener algunos días de holgura, es decir, mientras que el método se consolida en nuestra organización, comenzar con un colchón de stock más alto, e ir progresivamente disminuyéndolo.
Herramientas tecnológicas para la gestión de inventarios
Hoy en día, herramientas como Monday.com y SmartSuite han demostrado su valía a pesar de que ninguna de las dos es un sistema de gestión de inventarios software (SGI) tradicional como tal.
Colaboración y personalización integral del inventario
Aunque no están diseñadas específicamente para el control de inventarios, su flexibilidad y capacidades colaborativas permiten crear sistemas personalizados que contribuyen significativamente a la gestión integral del inventario.
Estas plataformas no solo facilitan la colaboración entre equipos, sino que también proporcionan una visión integral de los procesos, mejorando la eficiencia y la toma de decisiones.
Entre sus mayores ventajas está que las pequeñas y medianas empresas pueden beneficiarse al integrar su cadena de valor completa en herramientas como estas, logrando que toda la empresa funcione en una sola plataforma de software.
Esto facilita ampliamente que la sincronización entre Operaciones, Compras, Administración e Inventarios fluya de una manera simple, y con menos fricciones, permitiendo dejar el Excel típico de las Pymes, pero aguardando a un mayor tamaño empresarial antes de pasar a un software ERP.
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Sistemas de gestión de inventario (SGI): Automatización y eficiencia operativa
Los Sistemas de Gestión de Inventario (SGI) aseguran una gestión de inventarios eficiente. La automatización y la eficiencia operativa que ofrecen son elementos cruciales para manejar volúmenes considerables de datos, especialmente cuando se trata de un alto volumen de códigos de referencia o SKU.
Estos sistemas permiten un manejo más preciso y rápido de la información, reduciendo los errores humanos y por ende agilizando procesos logísticos.
Es importante destacar que los SGI representan un punto intermedio entre las hojas de cálculo tradicionales, como Excel, y sistemas más sofisticados. Mientras que Excel puede ser limitado para pymes con un gran volumen de inventario, los SGI ofrecen una solución escalable sin la complejidad de algunas plataformas más avanzadas.
Esta flexibilidad los convierte en una elección ideal para empresas en crecimiento que buscan mejorar sus operaciones sin una transición abrupta hacia sistemas ERP complejos para su estadio organizacional.
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QR y código de barras: Tecnologías avanzadas para el rastreo preciso
Estas tecnologías permiten un rastreo detallado y en tiempo real de los productos terminados, mejorando la visibilidad de los movimientos en el inventario. Entre sus capacidades más destacadas, podemos mencionar dos:
Reducción de errores
La implementación de códigos de barras y QR agiliza las operaciones diarias, reduce los errores y proporciona datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas.
Disponible para todo tipo de dispositivos móviles
Asimismo, hoy en día, el QR y código de barras pueden implementarse con herramientas sencillas, porque cada Smartphone dispone de un lector QR, y herramientas como monday.com, Smartsuite entre otras están preparadas para la creación de estos códigos de referencia en su aplicación.
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Desafíos comunes en la implementación del control de Inventarios
La gestión del inventario es esencial para cualquier pyme que busque mantener operaciones fluidas y satisfacer las demandas de su clientela. Sin embargo, la implementación del control de inventarios se ve desafiada por diversos factores, siendo uno de los más destacados la integración de diferentes canales de venta, tanto online como offline.
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Sincronización de la cadena de suministro: coordinación interna de las áreas
Una correcta sincronización de la cadena de suministro se erige como un pilar fundamental en la gestión del inventario. La coordinación interna entre las diversas áreas de la empresa, como producción, logística y ventas, es esencial para evitar desajustes que puedan resultar en excesos o faltantes de stock.
Implementar sistemas de información integrados que permitan la comunicación fluida entre departamentos es crucial para mantener un control efectivo. Incluso empresas que no venden a través de internet, pero que tienen múltiples sucursales, o puntos de venta dispersos suelen sufrir por llevar inventarios en Excel y plataformas inadecuadas similares.
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Manejo de obsolescencia: Estrategias para minimizar pérdidas en inventarios
La obsolescencia de productos es otro desafío común en la gestión de inventarios. Estrategias para minimizar las pérdidas asociadas a productos obsoletos requieren una planificación proactiva. Un enfoque efectivo es la conexión directa entre el inventario y el área de marketing y ventas.
Esta integración permite anticipar y responder a cambios en la demanda, identificando productos terminados con bajo rendimiento, facilitando la implementación de estrategias de marketing específicas para impulsar su venta y extender su vida útil.
Supongamos que un producto específico no está alcanzando las expectativas de ventas. Con la conexión entre el inventario y el área de marketing, es posible implementar campañas promocionales dirigidas, ajustar estrategias de precios o incluso reconsiderar el enfoque de marketing.
Esta sinergia entre inventario y áreas estratégicas de la pyme optimiza la gestión, reduciendo la probabilidad de obsolescencia y minimizando las pérdidas asociadas.
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Integración de la gestión de inventarios en la gestión empresarial
La integración del control de inventarios en la gestión empresarial se presenta como un factor determinante para optimizar operaciones, reducir costos y mejorar la eficiencia global de la cadena de suministro.
La implementación de sistemas avanzados de control de inventarios permite a las organizaciones mantener un monitoreo en tiempo real de sus existencias, facilitando la toma de decisiones informadas.
Esto no solo previene la pérdida de ventas debido a la falta de productos, sino que también evita el exceso de inventario, minimizando así los costos asociados al almacenamiento y la obsolescencia.
La integración efectiva del control de inventarios implica la adopción de tecnologías innovadoras, como sistemas de código de barras, RFID y software de gestion de inventarios. Estos elementos se combinan para proporcionar una visión completa y precisa de las existencias, permitiendo una planificación más precisa y una respuesta ágil a las demandas del mercado.
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Alianzas estratégicas: La colaboración como factor clave en el manejo de inventarios
Colaborar con proveedores, distribuidores y otros socios comerciales puede generar beneficios significativos en términos de eficiencia operativa y optimización de la cadena de suministro.
La sincronización de información entre diferentes actores de la cadena de suministro a través de alianzas estratégicas facilita una gestión más eficiente de los inventarios.
La comunicación fluida y la compartición de datos en tiempo real permiten anticipar cambios en la demanda, optimizar los niveles de inventario y minimizar los riesgos asociados a posibles desbalances en la cadena de suministro.
La colaboración también puede extenderse a la implementación de prácticas sostenibles, como el transporte compartido y la gestión conjunta de inventarios, contribuyendo así a la reducción de la huella ambiental y fortaleciendo la reputación de la organización en un mercado cada vez más consciente.
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Impacto del control de inventarios en la rentabilidad y competitividad
El control eficiente de inventarios no solo tiene implicaciones operativas, sino que también ejerce un impacto directo en la rentabilidad y competitividad empresarial. Un manejo preciso de las existencias contribuye a minimizar costos, maximizar la utilización de recursos y mejorar la productividad, elementos clave para impulsar los márgenes de ganancia.
La disponibilidad constante de productos en el mercado, gracias a una gestión efectiva de inventarios, fortalece la posición competitiva de la pyme. La capacidad de responder rápidamente a las fluctuaciones en la demanda y adaptarse ágilmente a cambios en el entorno comercial confiere a la empresa una ventaja estratégica sobre sus competidores.
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Optimización de la gestión de inventarios: Mejores prácticas y evaluación continua
La implementación efectiva de Indicadores Clave de Desempeño (KPI) se revela como una práctica indispensable para medir la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión de inventarios. Estos KPI proporcionan una visión precisa del rendimiento, permitiendo identificar áreas de mejora y optimización.
Indicadores clave de desempeño (KPI) en la gestión de inventarios
Los KPI son herramientas esenciales en la evaluación del Control de Inventarios. Al mismo tiempo, la precisión en la medición del tiempo de rotación, la tasa de cumplimiento de pedidos y la exactitud en la previsión de demanda son cruciales. Estos indicadores no solo proporcionan una instantánea del rendimiento actual, sino que también sirven como guía para la toma de decisiones estratégicas.
Adaptación y optimización del control de inventarios
Entendiendo que los hábitos de consumo de las personas se fue modificando a lo largo del tiempo, se hace necesaria una revisión profunda de las estrategias de gestión de inventarios para responder a esas nuevas necesidades de los consumidores. A medida que tu pyme va creciendo, tener tus inventarios al día se convierte en una necesidad para mantener el crecimiento y lograr cierta estabilidad.
De ahí que los métodos, estrategias y herramientas presentadas en este artículo buscaran resolver de alguna manera los problemas de stock, a fin de optimizar tu cadena de suministro. A fin de cuentas, es la gestión de inventarios ejemplo vital de eficiencia de las operaciones para el éxito sostenible de cualquier organización.
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La gestión de inventarios depende de procesos bien diseñados y un software correctamente implementado
En este artículo te hemos dado un buen resumen acerca de los métodos de gestión de inventarios, las técnicas más reconocidas internacionalmente, y hemos hablado del impacto que puede generar si se maneja adecuadamente, especialmente para empresas Pyme en desarrollo.
Sin embargo, para llevarlo a la práctica hacen falta más que teorías: en nuestra experiencia se requiere diseñar procesos a la medida de tu área de Ventas-Compras-Producción/Servicio, e implementar una herramienta de software que les permita interactuar, con trazabilidad de punta a punta.
En Crentio nos encantaría ayudarles con ambas partes: somos expertos en mejora de procesos, e implementación de software: Agenda una reunión con nosotros para que podamos responder tus preguntas frecuentes y ayudarte como corresponde.
