Al auge de plataformas de software en la nube, le siguió el auge del business intelligence. Sin embargo, la mayoría de las personas que toman decisiones en una Pyme, aún deben hacerlo apoyándose más en su expertise e intuición, que en datos.
Si te identificas con este desafío, este artículo está hecho para ti. Exploraremos cómo el Business Intelligence trabajo para ser tu mejor aliado para acceder a información práctica, en tiempo real y fácilmente comprensible.
Descubre qué es el BI, cómo saber si tu empresa está lista para implementarlo y los beneficios y desafíos que conlleva.
¿Qué es el Business Intelligence?
El Business Intelligence, o inteligencia de negocios, se refiere al conjunto de estrategias, tecnologías y herramientas utilizadas para producir, analizar, gestionar y visualizar datos empresariales con el fin de facilitar la toma de decisiones informadas.
En su núcleo, se centra en convertir los datos en información significativa y procesable, permitiendo a las organizaciones comprender mejor su desempeño, identificar tendencias, pronosticar resultados y, en última instancia, optimizar sus operaciones.
¿Cómo funciona el Business Intelligence?
Ok, convertir el ruido y las actividades diarias en información digerida, procesada y utilizable. Suena bien, pero ¿Cómo lograrlo? Veamos cómo funciona este proceso en detalle.
- Definir las fuentes de información válidas a utilizar.
- Definir cómo se procesarán los datos.
- Construir reportes para los tomadores de decisiones
- Retroalimentar nuestro sistema de acuerdo a las nuevas necesidades
Fuentes de la información
El primer paso en el funcionamiento del Business Intelligence es la identificación y recopilación de las fuentes de información relevantes para tu negocio.
Estas fuentes pueden incluir bases de datos internas de la empresa, tus softwares de gestión, datos de ventas, información de clientes, datos financieros, así como fuentes externas como redes sociales, datos de mercado y tendencias de la industria.
La fuente de información no tiene por qué ser tecnológica, o sonar compleja. Algunas empresas incluyen datos sumamente importantes, que obtienen a mano, tales como “comentarios negativos de clientes”, o “fricciones con proveedores”.
La clave aquí es asegurarse de que los datos recopilados sean precisos, fundamentalmente relevantes y estén disponibles en un formato adecuado para su análisis.
Lógica de procesamiento y ordenamiento de los datos
Una vez que se han recopilado los datos, el siguiente paso es procesar y organizar esta información de manera que sea útil para nuestro análisis.
Esto implica la limpieza de datos para eliminar errores o duplicados, la combinación de datos de diferentes fuentes en nuestro propio repositorio y la simplificación de aquellos muy complejos, a un formato adecuado para su uso. Este proceso de preparación de datos es fundamental para garantizar la calidad y la coherencia de la información analizada.
Reportes y paneles de gestión
Con los datos preparados y organizados, el siguiente paso es generar reportes y paneles que proporcionen información significativa a los usuarios finales.
Esto puede implicar la creación de informes estáticos que resuman los datos en tablas o gráficos, o la posiblidad de hacer consultas on demand, que permitan a los usuarios realizar análisis personalizados sobre los datos. La visualización de estos datos juega un papel crucial en esta etapa, ya que ayuda a los usuarios a comprender e interpretar la información de manera más efectiva.
Es importante destacar que la construcción de los sistemas de business intelligence ejemplos de empresas líderes, es un proceso que jamás finaliza.
Las propias necesidades de los usuarios evolucionan, haciendo que se deben cambiar las fuentes de datos, el procesamiento de los mismos, o incluso la perspectiva con la que se crean y comparten los distintos reportes.
La clave aquí es la retroalimentación permanente entre quienes se encargan de la producción y gestión de la información, y los usuarios mismos. Entre más corto sea este canal, más se beneficiará tu negocio de este sistema.
Toma de decisiones y planes de acción
El objetivo final de todo sistema de Business Intelligence traductor de los datos para facilitar la toma de decisiones informadas y la formulación de planes de acción para los gerentes y directores.
Al proporcionar a los líderes empresariales información relevante y oportuna, ayuda a identificar tendencias, patrones y oportunidades que de otra manera podrían pasar desapercibidos.
Esto permite a las organizaciones anticiparse a algunos eventos, optimizar sus operaciones, y en pocas palabras; trabajar mejor.
Cuando la empresa trabaja con planificaciones anuales, o bajo planes estratégicos, puede ayudar en la evaluación y el seguimiento de la efectividad de las acciones implementadas, cerrando así el ciclo de retroalimentación para la mejora continua.
Un sistema de business intelligence analyst funciona adecuadamente si tiene la capacidad de describir a cada momento la situación de las áreas clave de nuestra empresa, en un puñado de datos. Simple de interpretar, preciso, y relevante.
Requisitos para implementarlo
Convertir a una pyme que trabaja guiada por el sentido común en una empresa guiada por métricas es completamente posible.
Sin embargo, este proceso implica varios requisitos previos que deben abordarse para garantizar que el business intelligence sea, en primera instancia viable, y luego, que genere valor significativo para la organización.
Procesos correctamente diseñados
Uno de los aspectos fundamentales para una implementación exitosa es el diseño adecuado de los procesos. Esto implica identificar y documentar los flujos de trabajo existentes dentro de la organización, desde la recopilación de datos hasta la generación de informes y análisis.
Es crucial entender cómo se llevan a cabo estas actividades actualmente y determinar dónde se pueden mejorar o optimizar.
El diseño de procesos garantiza que la información se recopile de manera uniforme y que se entregue a las partes interesadas de manera clara y comprensible.
Además, permite identificar y eliminar cuellos de botella, redundancias y errores que podrían obstaculizar la eficacia del Business Intelligence.
Plataformas donde se origina la información
Otro requisito clave para implementarlo de manera efectiva es adecuar las diferentes plataformas donde se origina la información dentro de tu organización. Esto puede incluir planillas de excel, sistemas de gestión, bases de datos, aplicaciones de software, entre otros.
Mientras más inadecuadas sean las fuentes (datos obtenidos manualmente, bajo cálculos humanos, o provenientes de herramientas poco amigables), peor será nuestra capacidad de análisis.
Recordemos que es fundamental integrar estas diversas fuentes de datos en una plataforma centralizada de inteligencia empresarial para permitir un análisis holístico y completo de la información empresarial. Esto requiere la implementación de herramientas y tecnologías que faciliten la extracción, transformación digital y carga (ETL) de datos, así como la integración con sistemas existentes.
El data entry manual, enemigo de la escalabilidad
El proceso de entrada de datos, si no se gestiona adecuadamente, puede convertirse en un obstáculo significativo para la escalabilidad del Business Intelligence. La calidad de los datos es esencial para obtener información precisa y confiable, por lo que es fundamental establecer políticas y procedimientos claros para la captura y validación de datos.
La automatización de los procesos de entrada de datos ayuda a reducir errores y aumentar la eficiencia, al permitirle a los colaboradores centrarse en tareas más valiosas. La implementación de controles de calidad y la capacitación de las personas también son aspectos importantes para garantizar la integridad de los datos.
Indicadores clave definidos
Por último, pero no menos importante, es esencial definir y medir indicadores clave de rendimiento, relevantes para los objetivos comerciales y las áreas de interés dentro de la organización. Estos KPI proporcionan una medida cuantificable del rendimiento empresarial y permiten monitorear el progreso hacia metas específicas.
Beneficios del business intelligence
La implementación de soluciones de Business Intelligence tienen como principal beneficio el sintetizar y describir adecuadamente lo que pasa en tu organización; en una sola pantalla, y en tiempo real.
Mientras que en los primeros años de vida de toda empresa, sus dueños suelen estar involucrados en el 100% de la pasa en el negocio, con el crecimiento esta posibilidad desaparece.
Es común ver como consultores y asesores recomiendan a CEO y gerentes el delegar actividades hacia sus equipos de trabajo.
Sin embargo, sin visibilidad de qué ocurre con la tarea delegada, esto no suena muy atractivo. El BI es la manera de volver a la delegación una práctica útil y realista.
Toma de decisiones en base a información objetiva
El business intelligence te proporciona la capacidad de recopilar, analizar y visualizar datos relevantes en tiempo real. Esto permite a los tomadores de decisiones acceder a información objetiva y precisa sobre el rendimiento de su empresa, el comportamiento del mercado, las tendencias del consumidor y otros factores clave.
Al basar las decisiones en datos concretos en lugar de suposiciones o intuiciones, las empresas pueden minimizar el riesgo y maximizar las oportunidades de éxito.
Un buen indicador, mejora el proceso
La implementación de sistemas de business intelligence también conlleva una mejora significativa en los procesos internos de tu organización. Al analizar datos detallados sobre el rendimiento operativo, los flujos de trabajo y los puntos de fricción, las empresas pueden identificar áreas de mejora y optimización.
Esto puede implicar la eliminación de cuellos de botella, la automatización de tareas repetitivas o la reasignación de recursos para aumentar la eficiencia y la productividad.
Visibilidad simple en un negocio cada vez más complejo
Los tableros de control y las visualizaciones interactivas permiten a los colaboradores comprender fácilmente los datos complejos y tomar decisiones informadas de manera rápida y eficiente. Esto es especialmente crucial en industrias altamente competitivas donde la capacidad de respuesta y la adaptabilidad son clave para el éxito.
Plataformas dedicadas al Business Intelligence
En la era digital actual, donde la cantidad de información generada es abrumadora, contar con herramientas especializadas se ha vuelto indispensable para tomar decisiones informadas y estratégicas. A continuación, exploraremos algunas de las principales plataformas dedicadas al Business Intelligence software: Databox, Tableau, Microsoft Power BI y Supermetrics.
Además de estos ejemplos reales, tenemos que mirar las nuevas actualizaciones y tendencias que involucran el big data y la inteligencia artificial.
Databox
Databox es una plataforma que se destaca por su enfoque en la visualización de datos en tiempo real. Permite a las empresas conectar múltiples fuentes de datos, como Google Analytics, redes sociales, bases de datos internas y más, para crear paneles personalizados y visualizaciones dinámicas.
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Una de las características más destacadas de Databox es su facilidad de uso. Con una interfaz intuitiva y pre-diseñada, los usuarios pueden crear rápidamente paneles de control personalizados sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados. Además, ofrece una amplia variedad de widgets y métricas listas para usar, lo que facilita el seguimiento de KPIs importantes en tiempo real.
Tableau
Con una potente capacidad de visualización y análisis, Tableau permite a los usuarios explorar grandes conjuntos de datos de manera intuitiva y generar insights significativos.
Lo que distingue a Tableau es su capacidad para crear visualizaciones altamente interactivas y personalizadas. Los usuarios pueden arrastrar y soltar elementos para construir fácilmente dashboards y reportes atractivos.
Además, Tableau ofrece capacidades avanzadas de análisis predictivo y de machine learning, lo que permite a las empresas anticipar tendencias futuras y tomar decisiones proactivas.
PowerBi
Desarrollado por Microsoft Power, es una plataforma que se integra estrechamente con otras herramientas y servicios de la suite de Microsoft, como Excel, Azure y Dynamics 365. Esto facilita la conexión y el análisis de datos provenientes de diversas fuentes, tanto locales como en la nube.
Una de las ventajas clave de PowerBi es su capacidad para escalar desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.
Con opciones de implementación flexibles, como su versión Desktop para usuarios individuales y planes Pro y Premium para equipos y organizaciones, esta herramienta se adapta a las necesidades específicas de cada negocio.
Además, ofrece una amplia gama de capacidades de análisis, desde visualizaciones simples hasta análisis de datos avanzados y modelado predictivo.
Supermetrics
Es una herramienta especializada en la extracción y consolidación de datos de diversas fuentes de marketing digital, como Google Analytics, Facebook Ads, Google Ads, LinkedIn Ads y más.
Permite a los profesionales de marketing recopilar fácilmente datos de múltiples canales y plataformas en un solo lugar.
Lo que distingue a Supermetrics es su capacidad para automatizar el proceso de extracción de datos y generar informes personalizados. Los usuarios pueden programar actualizaciones automáticas de datos y crear dashboards y reportes personalizados en minutos.
Además, Supermetrics se integra con herramientas populares de Business Intelligence y visualización, como Google Data Studio y Tableau, lo que facilita la creación de análisis exhaustivos y visualmente atractivos.
Ordena, simplifica y continúa creciendo
Al implementar soluciones BI tu negocio puede superar los desafíos de la gestión de datos dispersos y la falta de visibilidad, optimizando así sus operaciones y mejorando la forma en que hacen lo que hacen.
La implementación efectiva requiere el diseño adecuado de procesos, la integración de diversas fuentes de datos y la definición de indicadores clave de rendimiento.
Con plataformas especializadas ,como Databox, Tableau, PBI y Supermetrics, tu compañia podrá ordenar, simplificar y continuar creciendo. Al aprovechar estas herramientas, puedes convertir datos en insights accionables, impulsando así su éxito y sostenibilidad a largo plazo.
