¿Necesitas estar en la oficina constantemente para conocer el estado de tus tareas?¿Aún tienes aprobaciones que se manejan mediante una firma en papel? ¿Te gustaría implementar la modalidad remota en tu empresa pero la ves como una posibilidad lejana porque tus procesos actuales todavía no fueron digitalizados?
Entonces, al atarte a una dinámica de trabajo presencial, es ahí donde surgen los problemas y el crecimiento se vuelve poco escalable, lo que te obliga a no poder ausentarte de la empresa.
Además de los archivos impresos y las tareas manuales, la falta de digitalizacion de procesos en tu negocio representa un gasto de tiempo no solo en el traslado hasta el lugar físico, sino de dinero en combustible para el vehículo o del pasaje para el transporte. Todo esto sin contar los gastos de insumos, infraestructura y mantenimiento de una oficina para que sea un espacio de trabajo saludable. Sin embargo, cambiar esta agotadora rutina es posible.
En este artículo, hablaremos sobre cómo la digitalización de los procesos puede ayudarte a lograr independencia de la presencialidad; también conoceremos las posibles causas por las cuales no estás pudiendo llevar la digitalización a buen término, los principales beneficios de contar con un entorno digital y por dónde comenzar a implementarla.
Maduración de la digitalización en una empresa típica
Lo que es la digitalización de procesos y procedimientos en las empresas puede dividirse en un proceso de diferentes etapas. Al principio, se trata de ir reemplazando digitalmente y de forma gradual los documentos en papel que ocupan demasiado espacio físico para alojarlos en herramientas dentro de cualquier computadora o dispositivo móvil.
Luego, el paso siguiente será digitalizar los procesos, para finalmente llegar hacia la transformación digital completa que te permitirá lograr la autonomía de trabajo que necesitas para liderar equipos remotos sin dificultades. Ahora bien, ¿qué procesos se pueden digitalizar? A continuación, vamos a identificar en la digitalización de procesos ejemplos prácticos para llevar a cabo esta iniciativa.
Proceso de digitalización de documentos
Los documentos físicos que antes imprimíamos ahora se pueden convertir en documentos digitales. Históricamente, tenías que imprimir una planilla de control para emitir todas las facturas y órdenes de pago, y con el tiempo te diste cuenta que una planilla en Excel podía digitalizar todo este proceso y guardarlo dentro de una base de datos en tu computadora, lo que no solo evita que la información se pierda sino que además no ocupa espacio físico innecesario en papel, por lo que implica un ahorro importante en el almacenamiento de los documentos.
Si bien el Excel abrió un camino inicial hacia la digitalización, hoy en día existen otras herramientas mucho más completas que directamente permiten almacenar los documentos en la nube de manera casi ilimitada, lo que significa un ahorro de espacio dentro de tu almacenamiento interno del hardware. De todas formas, la digitalización de documentos es la primera fase recomendable en todo proceso de transformación digital, porque representa el primer nivel de adopción de un soporte digital que prescinde del papel para las impresiones de documentación.
Digitalizacion de procesos
La digitalización de procesos administrativos es la segunda etapa que conlleva instancias de decisión, como aprobaciones, solicitudes de pago, órdenes de trabajo generadas que ya no son más presenciales sino que directamente puedes cargarlas en algún sistema, solicitarlas desde algún correo o plataforma de comunicación digital. Entonces, la principal diferencia con las solicitudes presenciales es que puedes notificar a las personas a través de cualquier herramienta digital, ya sea de flujo de trabajo o de comunicación, para que realicen la emisión del documento requerido.
De esta manera, solamente debes asignar una tarea en un software de gestión, como Smartsuite o monday.com, etiquetando a la persona para que sea debidamente informada de la tarea encomendada. Si bien es posible continuar trabajando presencialmente, al estar los procesos montados en una plataforma (Excel, correo electrónico, Slack o monday.com) hay una herramienta digital que está reemplazando las anotaciones manuales en una pizarra o libreta.
Transformación digital
Esta tercera etapa más avanzada implica transformar todos los procesos para que admitan un soporte digital, pero además estas plataformas que incluyen los distintos procesos actuales se pueden conectar entre sí en un ecosistema digital integrado que te permita generar una acción automática y enviar la notificación de dicha acción a otra persona, aunque esté en otro espacio físico totalmente distante.
Asimismo, la transformación digital incluye la aplicación de otros elementos que favorecen aun más la colaboración en remoto, como la automatización de procesos, el uso de la inteligencia artificial para obtener respuestas intuitivas, la capacidad de almacenamiento en la nube y las integraciones entre diversas aplicaciones, plataformas o redes sociales para generar datos centralizados.
¿Problemas con la digitalizacion de procesos? Causas comunes
Hasta ahora suena muy bien, pero en la praxis diaria, entendemos que este proceso puede ser no tan sencillo y es más que probable que al aplicarlo en tu organización por primera vez, los resultados iniciales no hayan sido los mejores.
Sin embargo, esto no tiene por qué ser un impedimento para dar marcha atrás, porque una vez que logramos identificar dónde estuvo el error, es posible aplicar una mejora de procesos. A continuación, seleccionamos algunos de los principales problemas que pueden surgir tras la digitalización de procesos y sus posibles causas.
Problemas de presupuesto
A menudo, el nivel de digitalización que estás queriendo alcanzar con el dinero que estás dispuesto a invertir no es compatible y por esta razón el proceso falla. Esto se pone en evidencia en la incorporación de herramientas muy limitadas, que incluyen versiones gratuitas con funciones básicas que no te permiten alcanzar ciertos objetivos deseables, que debería ser posible a través de una digitalización efectiva.
Por supuesto que la versión gratuita de una plataforma no impide avanzar en la digitalización, siempre y cuando las expectativas con la plataforma estén alineadas con los objetivos a alcanzar. En otras palabras, si no contamos con un gran presupuesto y necesariamente debemos recurrir a la versión más básica, fijemos objetivos realistas hasta estar en condiciones de afrontar un cambio más significativo.
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Dificultades en la integración entre sistemas
Aquí puede darse una situación en que sea difícil integrar tus aplicaciones más utilizadas. Por tal motivo, si usas por un lado aplicaciones de Google, pero luego tienes una herramienta contable local y HubSpot CRM para tus gestiones con los clientes y oportunidades de negocios, pero además sigues utilizando hojas de cálculo de Excel para obtener ciertas fórmulas, puede haber cierta incompatibilidad entre las plataformas, si tan solo una de ellas no está alojada en la nube, es decir, cuando se trata de un software con un servidor local, como es el caso del ERP.
En consecuencia, esta única plataforma puede generar un silo de información, en donde, por una parte, tendrás que transferir tus datos del CRM a la otra herramienta, proceso que deberá ser necesariamente manual y analógico. En otras palabras, la gente que utilice este software contable puede requerir no solo el archivo digital sino un soporte físico impreso para poder estampar la firma física, ante la limitante de poder generar firmas digitalizadas.
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Procesos mal diseñados
Si el proceso está mal diseñado o la lógica de ejecución en el proceso no está revisada, se corre el riesgo de que todo lo que digitalices no evidencie una coherencia y tengas que recurrir al retrabajo en la subida de archivos que no se conectan. Estos son los problemas típicos que suceden cuando un proceso no está bien diseñado, razón por la cual será difícil comunicarlo a las personas para que sea ejecutado de la manera correcta.
Entonces, esto termina retrasando toda la ejecución, provocando una significativa pérdida de la productividad y eficiencia que impactará en el alcance de tus objetivos de negocios. Por el contrario, deben ser los procesos digitales ejemplos de comunicación fluida entre departamentos y personas.
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Beneficios de implementar un entorno digital en tu empresa
Una vez que lograste conocer las etapas fundamentales en torno a la digitalización de procesos en tu compañía e identificar las posibles causas de los problemas asociados, ya puedes comenzar a entender los beneficios cuando se aborda esta transformación de la manera adecuada.
Seguridad de datos
Permite consolidar y mantener la confidencialidad de los datos en un solo lugar o en distintas plataformas pero que están conectadas entre sí. De esta manera, cuentas con más herramientas para restringir el acceso a cierta información que a través de un proceso analógico o físico.
Si una persona de pronto tiene acceso a un archivo físico y decide robarte la información de tus clientes para venderla, lo puede hacer sin dejar rastros. En cambio, en un entorno digital, puedes incluir mayores restricciones de seguridad, y si hubiera algún hackeo de la información de una de tus cuentas, es posible rastrear o identificar al responsable, logrando una mejor trazabilidad de tus datos.
Más eficiencia y productividad
La digitalización de procesos en las empresas permite aumentar progresivamente la eficiencia y la productividad laboral de las personas. Sustituir el papel impreso por los documentos digitalizados y alojados en la nube, así como reducir las tareas manuales y repetitivas, facilita la ejecución y control de procesos, reduciendo los cuellos de botella en la carga de trabajo de tus colaboradores.
No obstante, iniciar una digitalización implica conocer muy bien el funcionamiento de los procesos, a partir de revisiones periódicas y mapeo de procesos, que van a contribuir a definir el escenario sobre el cual va a brindar soporte tecnológico una plataforma digital.
Facilidad de intercambio de datos e información
Aunque te encuentres en un entorno presencial, necesitas coincidir con tu equipo en el mismo espacio disponible para transferir la información relevante de un proyecto o actividad, mientras que en un entorno digital directamente transfieres lo que necesitas y el destinatario lo recibe y abre cuando lo desea.
Esto facilita la comunicación con los distintos integrantes del equipo sin la necesidad de reunirse en una oficina, lo que no siempre garantiza que se traten todos los puntos importantes en forma directa y haciendo un uso responsable del tiempo de las personas.
Esto permite que las personas puedan manejar horarios más flexibles, porque dejan de depender de un espacio físico en común para que los congregue, agilizando el proceso de recolección y análisis de datos de una manera cómoda, rápida y robusta.
Equipos integrados
A través de la digitalización de procesos los equipos comienzan a integrarse de manera más sólida porque se acortan las barreras de comunicación entre las personas. En cambio, en un entorno analógico, a veces, es difícil coordinar a los equipos de forma presencial porque requiere un mayor esfuerzo.
Siguiendo con el punto anterior, las reuniones presenciales no siempre aseguran una gestión del tiempo acertada, una integración de equipo sin fricciones y una transferencia de información eficaz, puesto que es necesario escuchar todas las voces y dedicarle más tiempo de maduración a las decisiones.
El proceso de digitalización hace las integraciones entre equipos mucho más fáciles e inmediatas, porque todos pueden acceder a los distintos niveles de información cuando la necesitan, a través de los canales de comunicación corporativos (correo electrónico, Slack, llamadas telefónicas, videoconferencias, mensajes de WhatsApp, etc.) o de las notificaciones dentro de las mismas herramientas de gestión (monday.com, Smartsuite, HubSpot).
Esto permite que todos los integrantes de tu equipo se mantengan conectados estén donde estén, que cada uno conozca las lista de tareas y objetivos del día, puedan resolver sus dudas mediante la interacción en estas plataformas y los líderes o gerentes obtengan mayor visibilidad de los procesos.
Digitalización de procesos: ¿por dónde comenzar?
Una vez que ya conoces las etapas y el orden en que debes realizar el proceso de digitalización de procesos, identificaste las posibles causas de los problemas de una implementación deficiente y consideraste las ventajas que proporciona a tu organización, cuando se ejecuta de la forma adecuada, llegó el momento de poner manos a la obra y comenzar la transformación. Veamos qué pasos necesitas realizar para tener éxito.
Identificación de archivos y documentos físicos
En sintonía con las etapas de la digitalización que vimos al comienzo, cuando ya estás en condiciones de digitalizar, el primer paso es identificar aquellos archivos físicos que manejas, que solo están malgastando tu tiempo en búsquedas interminables y ocupando demasiado espacio físico en papel.
Al sustituir la documentación en papel por una base de datos exclusivamente digital, te aseguras la protección de la información, no solo de los extravíos o robos, sino del típico deterioro físico de los documentos en papel, ahorras espacio físico de almacenamiento y tiempo de búsquedas, y, finalmente, puedes acceder a tus documentos digitales desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
Si bien hay herramientas con servidor local que también digitalizan archivos, al no estar alojadas en la nube, no te permitirán una verdadera digitalización de procesos, ya que probablemente tengas que imprimir algunos documentos para incluir firmas en papel, ante la falta de una herramienta contable integral que incluya firmas electrónicas y demás datos, como por ejemplo, análisis biométricos para una identificación de cuentas más segura y eficiente.
¿Cadenas de correos internos y WhatsApp? Convierte la comunicación en tu negocio
Llegado este punto del proceso, el objetivo es identificar si encuentras cadenas de correos y grupos de WhatsApp internos que tengan una longitud considerable, donde normalmente se resuelven las cuestiones del día a día. De esta forma, estarás obteniendo una oportunidad de mejora al transformar la comunicación de tu empresa hacia la digitalización, ya sea migrando la información a través de una plataforma de comunicación corporativa como Slack, o implementando una herramienta de gestión que te permita llevar a cabo cada paso de un proceso.
Además, cada una de estas herramientas tiene su propia funcionalidad de chat interno, donde puedes consultar sobre algún tema en específico o abrir la conversación con el equipo.
Planillas de Excel vs. Software de gestión
Si normalmente estás trabajando con planillas Excel para gestionar cada una de las tareas en curso y pendientes, evalúa la implementación de un software de gestión, porque te ayudará a realizar todo el proceso de manera ágil, ahorrando mucho tiempo y reduciendo las probabilidades de errores.
Si bien al principio Excel puede ser la opción más conveniente y económica cuando tu equipo cuenta con pocas personas, con el tiempo notarás que esta solución se volverá cada vez menos escalable con un equipo y cantidad de oportunidades de negocios en crecimiento.
Existen diferentes tipos de software de gestión que pueden continuar la labor de Excel, agregando valor en distintas áreas, como la automatización de tareas, mayor precisión y coherencia en la bajada de la información, generación de informes avanzados y una colaboración entre equipos mejorada, que permite el acceso a los registros en simultáneo para todos los usuarios vinculados a la plataforma.
Inicia tu Sistema de Gestión de Calidad
Si ya tienes digitalizados todos tus archivos, los correos internos y de WhatsApp ya no son un problema porque están montados en una plataforma de comunicación o de gestión, y si ya estás reemplazando las planillas Excel con una herramienta de gestión, ya estás en condiciones de implementar un Sistema de Gestión de Calidad, en donde puedes integrar procesos, estructura y plataformas digitales de forma escalable.
Los sistemas de gestión son herramientas mucho más robustas para la mejora continua y optimización de procesos que te ayudan a entender el estado de los procesos y las acciones recomendables para montarlos de forma efectiva e integral en tu organización, manteniendo la eficiencia operativa en cada una de sus etapas.
Digitaliza procesos de manera segura y aprovecha al máximo las ventajas del trabajo remoto
Hasta aquí, hemos analizado las distintas etapas de iniciar un proceso de digitalización, los problemas comunes y sus causas cuando no se realiza de la manera correcta, los beneficios que sí aporta bien ejecutado y, por último, los pasos clave para digitalizar procesos y no morir en el intento.
En una cultura híbrida entre lo digital y lo análogo, la adopción gradual de la digitalizacion de procesos evitará que tengas que ir todos los días a la oficina y te ayudará a convertir el home office en una realidad para tu pyme.
Digitalizar tu empresa te permitirá obtener mayor visibilidad en el seguimiento de un proceso, gestionarlo de manera adecuada y coordinar a tu equipo sin la necesidad de que estén todas las personas compartiendo el mismo lugar.
Si sientes que tienes que cambiar la modalidad de tu trabajo en la oficina, pero aún no estás preparado para realizar la transición hacia el trabajo remoto porque no tienes los procesos digitalizados y continúan resolviéndose de manera presencial, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte adecuadamente y ayudarte a transitar este camino hacia la industria 4.0 y la digitalización de forma óptima.
