La digitalización de los procesos de tu empresa se ha vuelto prácticamente indispensable. En lugar de convencerte sobre la digitalización y abrumarte con más de 10 tipos de software diferentes, el objetivo aquí será orientarte y proporcionarte una guía sobre los tipos de software que toda empresa debería tener, y que te permitirán un crecimiento ordenado y escalable.
Probablemente, te estés haciendo estas preguntas: ¿Cuáles son los 4 tipos de software empresarial de código abierto más eficientes? ¿Qué software comercial, de gestión de proyectos y business intelligence necesito? ¿Qué valor me aportan? ¿Puedo integrarlos a otras aplicaciones? ¿Cuáles son los más recomendables? A lo largo de este artículo, intentaremos responder a estas cuestiones y más.
Tipos de software: CRM (gestión de Ventas precisa)
La gestión de relaciones con los clientes es comúnmente conocida como CRM por sus siglas en inglés (Customer Relationship Management). Cualquier empresa que esté genuinamente comprometida con su crecimiento reconoce la importancia fundamental de gestionar eficazmente la información de sus clientes.
Un sistema CRM es precisamente eso: una plataforma que brinda transparencia sobre las oportunidades de ventas en curso y los contactos con clientes potenciales que tu equipo está gestionando.
En un mercado de software donde la fidelización del cliente es clave, contar con un CRM eficaz puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento empresarial.
¿Qué es un CRM?
Un CRM es un sistema operativo diseñado para ayudar a las empresas a administrar y mejorar las relaciones con sus clientes actuales y potenciales. Estas plataformas integran diversas funcionalidades que van desde la gestión de contactos y la automatización de ventas hasta la analítica de datos y el servicio al cliente.
Su objetivo principal es centralizar toda la información relevante sobre los clientes en una sola plataforma accesible para todos los departamentos de la empresa, lo que facilita la colaboración interna y permite ofrecer experiencias personalizadas y consistentes en todos los puntos de contacto.
Algunas de las características clave de un CRM incluyen:
- Gestión de contactos: Permite almacenar y organizar la información de contacto de tus clientes y clientes potenciales, incluidos nombres, direcciones, números de teléfono y correos electrónicos.
- Seguimiento de interacciones: Registra todas las interacciones con los clientes, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, reuniones y compras, lo que proporciona un historial completo de la relación con el cliente.
- Automatización de ventas: Facilita la gestión del ciclo de ventas, desde la captación de clientes potenciales hasta el cierre de negocios, mediante la automatización de tareas repetitivas y la programación de recordatorios y seguimientos.
- Análisis de datos: Ofrece herramientas para analizar datos relacionados con las ventas, el marketing y el servicio al cliente, lo que permite identificar tendencias, predecir comportamientos y tomar decisiones informadas.
- Servicio al cliente: Proporciona funcionalidades para gestionar solicitudes de servicio al cliente, resolver problemas de manera eficiente y ofrecer un soporte de calidad.
¿Por qué el CRM es esencial para la gestión de una pyme?
El CRM es fundamental para la gestión comercial de una Pyme, ya que proporciona orden y seguimiento a las interacciones con los clientes.
Aunque es posible registrar datos en hojas de cálculo, como Excel, la falta de visibilidad sobre las acciones realizadas, como las llamadas al cliente, el envío de cotizaciones y el seguimiento, tratar de dar seguimiento a las acciones comerciales que tu equipo de Ventas realiza, sin la herramienta adecuada puede ser abrumador.
Si la aspiración es crecer y expandirse más allá de las ventas esporádicas o por referidos, es necesario pensar en incorporar esta herramienta. A largo plazo, depender únicamente de la memoria o de sistemas manuales no es sostenible.
En el futuro, se necesitará asistencia o un equipo que colabore de manera efectiva. El CRM proporciona el instrumento necesario para delegar tareas con mayor tranquilidad y control. Si bien los CRM no son tipos de software educativo, brindan conocimientos esenciales para una gestión de clientes efectiva.
Los 3 tipos de softwares CRM recomendados por Crentio
En el mercado actual, existen numerosas opciones de software CRM, cada una con sus propias características, ventajas y desventajas. Desde Crentio, queremos darte una lista con los distintos software que en nuestra experiencia han mostrado mejores resultados en empresas de diferentes sectores y tamaños, en parte debido a su facilidad de uso y versatilidad. Identificar las tecnologías adecuadas evitará implementar un software malicioso por error.
Es importante tener en cuenta el contexto específico de cada empresa al seleccionar los sistemas operativos CRM. Factores como el tamaño de la empresa, el presupuesto disponible y las necesidades específicas de gestión de clientes deben ser considerados al tomar una decisión. Conoce a continuación los 3 tipos de software CRM más utilizados por las empresas exitosas.
HubSpot
HubSpot es una plataforma de CRM popular que ofrece una amplia gama de herramientas para la gestión de clientes, marketing y ventas. Su interfaz intuitiva y sus diversas funcionalidades lo convierten en una opción atractiva para las Pymes que buscan un sistema operativo integral de gestiónde relaciones con los clientes.
¿Lo mejor de la plataforma? Que puedes comenzar a utilizar una gran cantidad de funciones en forma gratuita, y en caso de estar listo para comprar una licencia, los primeros escalones son verdaderamente económicos. Este software de aplicación está disponible para su descarga en Android e iOS.
monday.com
Monday.com es una herramienta de gestión de proyectos, procesos y colaboración que también ofrece capacidades de CRM. Su enfoque en la visualización de tareas y la colaboración en equipo lo hace ideal para empresas que buscan una solución todo en uno para gestionar tanto relaciones con clientes como proyectos internos.
Puede resultar más caro que HubSpot, y su plan gratuito no es realmente muy funcional. Sin embargo, una licencia de monday.com permite ser usada para muchas más funciones dentro de una empresa.
Puede ser una buena elección para quienes desean invertir en un sistema operativo que además de cubrir Ventas se haga extensiva a Operaciones, Administración y la Dirección del negocio.
Bitrix24
Bitrix24 es una plataforma completa de gestión empresarial que incluye CRM, comunicación interna, gestión de proyectos y más. Es también un sistema operativo especialmente adecuado para empresas que buscan una solución integral que abarque múltiples aspectos de su operación.
Software contable
Contar con una contabilidad precisa y eficiente es crucial para el éxito de cualquier empresa y debemos reconocer que el uso de Excel no siempre garantiza esta precisión contable.
En este sentido, el uso de un software libre contable se ha convertido en una herramienta indispensable para gestionar adecuadamente las finanzas y la contabilidad de una empresa.
¿Por qué necesitamos un software contable?
El software contable es un sistema operativo que desempeña un papel crucial al proporcionar una visión clara y actualizada de la situación financiera de la empresa.
Permite registrar y monitorear todas las transacciones financieras, como ingresos, gastos, activos y pasivos, de manera organizada, pero más importante: automatizada y en tiempo real. Esto no solo facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales y regulatorias, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
En la transición de un negocio a una empresa más establecida, la necesidad de un software contable se vuelve aún más evidente.
A medida que la empresa crece, la complejidad de su contabilidad también aumenta, lo que hace imperativo contar con una herramienta que pueda manejar esta complejidad de manera eficiente y escalable.
¿Qué cosas debo tener en cuenta a la hora de contratar un software contable?
Al seleccionar un software contable, es crucial considerar varios aspectos para asegurar que se adapte a las necesidades específicas de la empresa. Algunos de los factores a tener en cuenta incluyen:
Cumplimiento con las regulaciones fiscales locales
El software debe cumplir con las regulaciones fiscales y contables locales vigentes. Esto garantiza que la empresa esté en conformidad con la ley y evita posibles sanciones o multas.
Facturación electrónica y vinculación con los saldos bancarios
La capacidad de emitir facturas electrónicas y vincular el software con los saldos bancarios facilita la gestión de las transacciones financieras y agiliza los procesos contables.
Conectividad vía API
Cuando nos referimos a API, hablamos de la capacidad de integrar tu software contable con otras aplicaciones que se utilizan en tu organización. Esta integración posibilita conectar procesos y automatizar tareas, eliminando la necesidad de realizar trabajos manuales y de recurrir a hojas de cálculo de Excel para transferir datos e información entre diferentes plataformas.
¿Qué tipos de software recomienda Crentio?
Existen varias opciones de categoría de software contable en el mercado para tu negocio, cada una con sus propias características y ventajas. Aquí enumeramos algunos tipos de software y sus funciones más destacadas, dentro de la gestión contable:
Odoo
Odoo es una plataforma empresarial integral de código abierto que incluye módulos para la gestión contable, entre otros. Su flexibilidad y escalabilidad lo hacen adecuado para empresas de diferentes tamaños y sectores.
Zoho Books
Zoho Books es una solución de contabilidad en línea diseñada para pequeñas y medianas empresas que buscan gestionar sus finanzas de manera eficiente y sin complicaciones.
Con una interfaz intuitiva y fácil de usar, Zoho Books ofrece una amplia gama de herramientas para la gestión de facturas, seguimiento de gastos, conciliación bancaria, generación de informes financieros y más.
Una de las características destacadas de Zoho Books es su integración perfecta con otras aplicaciones de Zoho, como Zoho CRM y Zoho Inventory, lo que permite una gestión completa de los procesos comerciales desde un solo lugar.
Además, ofrece la posibilidad de personalizar y automatizar flujos de trabajo, lo que ayuda a ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia operativa.
Quickbooks
QuickBooks es una opción popular para las PYME debido a su facilidad de uso y amplia gama de funciones contables, que incluyen seguimiento de ingresos y gastos, facturación y gestión de impuestos.
Gestor de proyectos
Toda empresa gestiona proyectos: la diferencia es que algunas entregan su producto/servicio a través de estos, y para las restantes, los proyectos son el camino para cambios, y mejoras de procesos. Con lo cual, en cualquier caso los proyectos son un motor del desarrollo.
Sin embargo, aunque pueda parecer obvia su importancia, no todas las organizaciones implementan herramientas adecuadas para su gestión, cayendo en el uso de planillas de Excel, correos electrónicos e incontables reuniones evitables.
Por lo tanto, es crucial preguntarse: ¿Cómo saber si en mi empresa se gestionan proyectos de manera adecuada?
¿Cómo saber si en mi empresa se gestionan proyectos adecuadamente?
Para determinar si tu negocio gestiona proyectos de manera efectiva, es importante prestar atención a ciertas señales.
- Comunicación fluida y transparente: En un entorno de gestión de proyectos eficiente, la comunicación entre los miembros del equipo y los stakeholders es clara y constante. Se establecen canales de comunicación efectivos para garantizar que todos estén al tanto del progreso del proyecto y de cualquier cambio en los objetivos o requisitos.
- Cumplimiento de plazos y presupuestos: Una gestión de proyectos exitosa implica cumplir con los plazos establecidos y administrar los recursos de manera eficiente para mantenerse dentro del presupuesto asignado.
- Evaluación y aprendizaje continuo: Las empresas que gestionan proyectos de manera efectiva realizan evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y aprender de los éxitos y fracasos pasados.
- Utilización de herramientas de gestión de proyectos: La adopción de herramientas específicas para la gestión de proyectos puede ser un indicador de que una empresa valora y prioriza esta práctica.
Si notas deficiencias en alguno de estos aspectos en tu compañía, es posible que la gestión de proyectos no esté funcionando como debería. En ese caso, es importante abordar las áreas problemáticas y considerar la implementación de soluciones para mejorar la eficiencia y la efectividad en la gestiónde proyectos.
Funciones avanzadas de un gestor de proyectos
Para optimizar la gestión de proyectos, los gestores de proyectos pueden aprovechar una variedad de funciones avanzadas disponibles en las herramientas de gestión de proyectos. Algunas de estas funciones incluyen:
Cronograma de Gantt: línea base, cronograma real y medición de desvíos
El cronograma de Gantt es una herramienta visual que muestra las tareas de un proyecto, junto con sus fechas de inicio y finalización previstas. Permite comparar la línea base del proyecto con el cronograma real y medir los desvíos para identificar posibles retrasos o adelantos.
Carga de trabajo de mi equipo
Esta función permite a los gestores de proyectos asignar tareas de manera equitativa, teniendo en cuenta la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo. Esto ayuda a evitar la sobrecarga de trabajo y a garantizar que los recursos huamanos se asignen de manera eficiente.
Múltiples metodologías de gestión
Las herramientas de gestión de proyectos suelen ser flexibles y permiten la adopción de diferentes metodologías, como Scrum, Kanban o la metodología tradicional de cascada. Esto permite a los equipos adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto y trabajar de manera más eficiente.
Gestión de Dependencias
Esta función permite a los gestores de proyectos identificar y gestionar las dependencias entre las distintas tareas de un proyecto. Esto ayuda a evitar cuellos de botella y garantiza que las tareas se completen en el orden adecuado.
Conexión con el Calendario de la Empresa
Integrar el calendario de la empresa con la herramienta de gestión de proyectos permite a los equipos mantenerse al tanto de los plazos y eventos importantes, facilitando la planificación y la coordinación.
Los recomendados Crentio
A la hora de elegir una herramienta de gestión de proyectos, es importante seleccionar aquella que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu equipo y proyecto. Algunas opciones recomendadas incluyen:
monday.com
Una plataforma versátil que ofrece funciones de seguimiento de proyectos, colaboración en equipo y gestión de tareas, funciones basadas en inteligencia artificial, todo en un solo lugar.
Smartsuite
Una suite de herramientas de gestión de proyectos que incluye funciones avanzadas como diagramas de Gantt, gestión de recursos y seguimiento del tiempo.
Click Up
Una herramienta todo-en-uno que ofrece una amplia gama de funciones, incluyendo seguimiento de tareas, gestión de documentos y colaboración en tiempo real.
Gestor de tareas/procesos administrativos
Con la creciente complejidad de las operaciones comerciales, la necesidad de herramientas especializadas que simplifiquen la planificación, organización y ejecución de tareas se ha vuelto cada vez más evidente.
En respuesta a esta demanda, han surgido diversas soluciones de software, entre las que se destacan los gestores de tareas y procesos administrativos.
¿Cuál es la diferencia entre mi software contable y el gestor de tareas?
A menudo, las personas tienden a confundir las funciones de un software contable con las de un gestor de tareas o procesos administrativos. Si bien ambos software están diseñados para mejorar la eficiencia en la gestión de empresas, difieren en sus enfoques y funcionalidades principales.
Mientras que un software contable se centra principalmente en la gestión financiera y contable de una empresa, incluyendo funciones como la facturación, la contabilidad de costos y la generación de informes financieros, un gestor de tareas se enfoca en la planificación, seguimiento y coordinación de actividades y procesos administrativos en toda la organización.
Una de las principales diferencias radica en la capacidad de anticiparse y planificar a futuro que ofrece un gestor de tareas.
A través de funciones de programación y asignación de tareas, así como la visualización de calendarios y plazos, estos sistemas permiten a los usuarios planificar y gestionar proactivamente las actividades empresariales, lo que puede conducir a una mayor eficiencia y productividad en comparación con un software contable tradicional.
Interfaz disponible para PC y móvil
Un buen gestor de tareas debe ofrecer una interfaz intuitiva y fácil de usar tanto en dispositivos de escritorio como en dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios acceder y gestionar tareas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Capacidad de automatización y alerta ante problemas
La capacidad de automatizar tareas repetitivas y recibir alertas ante posibles problemas o retrasos es fundamental para mejorar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento de los plazos.
Capacidad de integrarse vía API
La integración con otras herramientas y sistemas empresariales a través de API facilita el intercambio de datos y la sincronización de información, lo que contribuye a una gestión más integrada y eficiente de los procesos empresariales.
Comunicación interna/externa dentro de la plataforma
La posibilidad de comunicarse de manera efectiva tanto dentro como fuera de la plataforma de gestión de tareas es esencial para fomentar la colaboración entre equipos y garantizar una coordinación eficiente de las actividades empresariales.
Reportería e informes en vivo
La capacidad de generar informes en tiempo real y obtener una visión clara del estado de las tareas y procesos es crucial para tomar decisiones informadas y mejorar continuamente la eficiencia operativa.
Los recomendados Crentio
monday.com
monday.com es una plataforma de gestión de trabajo en equipo que permite a los usuarios planificar, organizar y realizar un seguimiento de las tareas y proyectos de manera colaborativa, ofreciendo una interfaz visual y fácil de usar.
Smartsuite
Smartsuite es una suite de herramientas empresariales que incluye un gestor de tareas avanzado, así como funciones de gestión de proyectos, colaboración en equipo, seguimiento del tiempo y generación de informes, todo en una sola plataforma integrada.
ClickUp
ClickUp es una plataforma todo en uno que ofrece una amplia gama de herramientas de gestión de tareas y proyectos, incluyendo programación, seguimiento del tiempo, gestión de documentos, integraciones con otras aplicaciones y mucho más.
La digitalización de los procesos empresariales es más que una tendencia; se ha convertido en una necesidad para garantizar un crecimiento ordenado y escalable en un entorno cada vez más competitivo. En este sentido, la adopción de software especializado es fundamental. De ahí que insistamos en ofrecerte varias alternativas o tipos de software de sistema.
Ahora bien, como entendemos que los CRM abarcan solo una pequeña parte de la transformación digital, en futuras publicaciones, también estaremos desarrollando los principales tipos de software de programación que deberías considerar, si tus conocimientos técnicos son limitados.
Desde la gestión de relaciones con los clientes hasta la contabilidad y la administración de proyectos, cada área de tu organización puede beneficiarse enormemente de las herramientas digitales y demás plataformas disponibles en el mercado.
Si deseas iniciar tu proceso de digitalización en tu negocio con alguna de las herramientas recomendadas por Crentio, agenda una reunión con nosotros para que nuestros especialistas puedan asesorarte de manera genuina.
