Si diriges un negocio en crecimiento, probablemente llegará un momento en que tengas que dejar de depender de los clientes referidos y salir a buscar o atraer prospectos. Pero sin un plan o estrategia efectiva es mucho más desafiante hacerlo de manera sistemática y sostener el esfuerzo de forma consistente a lo largo del tiempo.
Para evitar esto, elaborar un plan de prospeccion es un requisito crucial en el proceso comercial de cualquier empresa, sobre todo si se tiene como objetivo implementar este método de forma profesional para obtener mejores resultados comerciales y relaciones duraderas con los clientes.
En este post vamos a explicar en detalle los componentes que consideramos tiene que tener un plan de prospección comercial efectivo, enfocado fundamentalmente en el correo electrónico o email marketing, sobre todo si tu organización pertenece al sector B2B, en donde los procesos comerciales suelen ser más largos.
Asimismo, compartiremos dentro de la prospección ejemplos prácticos de empresas que desarrollan esta actividad comercial.
¡Revisa nuestro video de plan de prospeccion y deja tu comentario!
Para complementar este artículo de blog hemos desarrollado un video para nuestro canal de YouTube donde profundizamos en cada uno de los conceptos expuestos en esta publicación, y añadimos ejemplos prácticos que seguramente serán de utilidad para quienes estén buscando lograr un esfuerzo de prospección efectivo.
¿Por qué es importante tener una matriz de prospección de clientes?
La prospección en ventas es un método eficaz que puede brindarle autonomía al equipo comercial para conseguir prospectos calificados e incrementar tus ventas. Pero no solo eso, además de su eficacia también suele tener un costo más bajo comparado con otras estrategias (como una campaña de marketing digital o de inbound marketing), y te ayudará a no depender de ellas exclusivamente para poder buscar (y encontrar) a tus clientes potenciales.
Es por estas razones que hacemos énfasis en la importancia de contar con un plan dentro de tu estrategia comercial.
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Construye tu plan de prospeccion de clientes paso a paso
Seguramente, te estarás preguntando, como hacer un plan de prospección ejemplo de éxito para atraer clientes y aumentar tus oportunidades.
Los cuatro componentes que vamos a describir a continuación comprenden desde los aspectos más generales, hasta los particulares, los cuales te ayudarán a estructurar y organizar de la mejor manera tus esfuerzos de prospección comercial.
Al determinar estas cuatro variables no estamos excluyendo definitivamente a todas las empresas o tus prospectos que caigan por fuera de nuestra segmentación.
Pero sí que implicará enfocarnos en un listado específico durante el período de tiempo que abarque nuestro plan, para desarrollar un esfuerzo mucho más preciso y con los recursos acordes a tu producto o servicio , como a tu perfil de cliente ideal.
En nuestra página pilar sobre prospección de ventas, encontrarás más información acerca de cómo desarrollar una estrategia efectiva.
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1. Delimitación geográfica
Independientemente de que el alcance de nuestra empresa sea una ciudad, un estado, un país, o incluso varios países, es necesario hacer una división geográfica para determinar dónde haremos nuestros esfuerzos de prospección.
Esta segmentación va a estar determinada por el alcance respecto de dónde nuestra empresa tenga la capacidad de proveer servicios, a la vez que exista un mercado potencial suficientemente atractivo.
De acuerdo al giro de tu compañía puede que haga sentido considerar en tu elección de zonas de prospección las diferentes estacionalidades del año, que suelen impactar en el comportamiento de la demanda.
Esto aplica desde las empresas que ofrecen sus servicios en tan sólo algunas ciudades, como quienes tienen presencia en varios mercados nacionales.
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2. Definir industrias y sectores
En el caso de que nuestra empresa preste servicios a distintas industrias y sectores, y a distintos tipos de clientes potenciales; escoger cuales son aquellas industrias donde nuestra oferta suele resultar mejor valorada nos permitirá definir a qué empresas vamos a prospectar específicamente, en cada región que determinamos con anterioridad.
Esto no quiere decir que solo nos vamos a dirigir a una industria en una región específica, pero lo que si va a permitirnos es priorizar a aquellas que tiene sentido contactar en primera instancia. Prospectar implica priorizar. A diferencia de las acciones de Marketing, aquí tendrás la oportunidad de escoger a tu cliente potencial.
Por esto, tiene sentido comenzar primero por aquellos sectores en los que tenemos mayor experiencia de éxito, y hasta donde podríamos usar referencias de tus clientes potenciales para lograr "abrir la puerta" de un nuevo prospecto.
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3. Puestos a prospectar
Es importante definir también a qué cargos conviene dirigirnos dentro de cada empresa, para abrir una conversación que nos permita ofrecer nuestro producto o servicio. El puesto al que nos vamos a dirigir va a estar determinado por una combinación de tres factores:
-La industria/sector al que pertenece nuestro prospecto
-Su tamaño
Ya sea determinado por cantidad de colaboradores y/o facturación.
-Nuestra propia oferta comercial
Existirán perfiles naturalmente más interesados a escucharnos de acuerdo a qué problemática resolvamos.
-La viabilidad real de obtener su dirección de correo electrónico.
En ocasiones tendrá sentido hablar con el director de la empresa, lo cual será más común en empresas pequeñas en donde la dirección está a cargo incluso del mismo dueño. Un caso similar podemos encontrar en Pymes en donde resulta todavía accesible lograr un contacto directo con los gerentes funcionales, cuando para nuestra empresa haga más sentido.
Es decir, cuando por experiencia tengamos la capacidad de anticipar que ciertos buyer personas suelen ser quienes se interesan por nuestra oferta y se encargan internamente de usar su influencia sobre las decisiones para impulsar adquisiciones. Un buyer persona es una representación semificticia de lo que sería un cliente ideal.
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Ejemplo práctico
Ahora te mostramos cómo ofrece la prospección de clientes ejemplos prácticos en el mundo empresarial moderno. Si nuestra empresa ofrece servicios de mantenimiento eléctrico industrial y nuestro cliente potencial suele ser el dueño del negocio, es factible que esta persona no esté al tanto de los problemas relacionados que pudieran estar afectando a su empresa en este ámbito.
Por lo tanto, contactar con el Gerente de Operaciones, quien probablemente "sufre en carne propia" cada desperfecto eléctrico sería el camino más corto. Si esta persona ve valor en nuestra oferta comercial, seguramente se encargará de hacer ver al Director o dueño del negocio de la necesidad de contratarnos.
Ser tácticamente inteligentes a la hora de escoger a quiénes contactar dentro de una misma empresa nos da mejores oportunidades de entablar una conversación, y a partir de allí lograr acercarnos hacia los procesos de toma de decisiones de la organización.
La selección de las empresas que formarán parte de nuestro listado-objetivo, y las soluciones que especialmente creemos pueden aportarles valor significa un paso de importancia clave para obtener resultados positivos en nuestro plan de prospección.
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4. Conocer en profundidad los dolores o problemas de los clientes potenciales
Hacer una investigación que nos permita conocer los problemas que aquejan al prospecto a quién nos vamos a dirigir, es fundamental para poder comunicarnos con eficacia, demostrando en el mensaje que nuestra oferta resuelve ese problema o situación por la que está pasando.
Una teoría de ventas que nos será de gran utilidad en este punto es la del job to be done. Básicamente postula que las personas tienen un rol y unas tareas que cumplir en su trabajo, y que por lo tanto miran el mundo a través de esa lente como si se tratase de un filtro.
Es decir, que bajo una misma situación problemática dentro de la empresa, dos personas que ocupan posiciones diferentes probablemente tendrán distinto grado de preocupación al respecto, de prioridad, y estarán más o menos predispuestos a encontrarle una solución.
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Llevado a un ejemplo práctico
Otro ejemplo de prospección en ventas es una situación problemática común en una Pyme, donde obtiene ingresos por debajo de lo esperado. Mientras que el Gerente de Ventas pudiera estar buscando disminuir los precios para ganar terreno u ofrecer descuentos a tus clientes, es probable que el Gerente Financiero opine muy distinto al respecto.
Esto nos deja entender que, al momento de intentar posicionar el valor de nuestra oferta deberemos tomar en cuenta las preocupaciones normales que son esperables de nuestro interlocutor, basándonos preliminarmente en la posición que ocupa.
Incluso cuando la solución al problema sea la misma, si queremos captar la atención de este Gerente de Ventas y su par Financiero de nuestra empresa ficticia; valdrá la pena ajustar nuestra comunicación para ser asertivos respecto de lo que cada uno cree que es la raíz del problema.
En pocas palabras: tu trabajo como prospectador es explicar como lo que tu compañia ofrece puede ayudarle a tu prospecto con aquello que necesita resolver. Nada de información de relleno, ni datos genéricos que no han sido incluidos específicamente pensando en quién está del otro lado.
Evidentemente, estos "dolores" pueden variar dependiendo de la industria, el tamaño de la empresa y el cargo que ocupe la persona, por esta razón nuestro mensaje tendrá que ser lo más personalizado posible.
Buscar un evento disparador o señal, ya sea en el sitio web o redes sociales de la empresa objetivo puede alertarnos de algún acontecimiento puntual que les esté ocurriendo, y que haga particularmente valioso para nosotros el intentar aprovechar esa ventana de oportunidad.
De acuerdo a los productos/servicios que nuestra compañía ofrezca, los eventos que pueden indicarnos que existe una coyuntura especial serán de distinta naturaleza.
Vale decir, si ofrecemos servicios de reclutamiento de personal y selección corporativa los eventos disparadores serán en ocasiones distintos a aquellos a buscar si nos dedicamos a la ciberseguridad.
Algunos ejemplos típicos de eventos disparadores que puedes buscar son:
-Cambios en el tamaño de la plantilla (tanto incrementos como reducciones).
-Cambios en el tamaño de las sucursales
-Anuncios de contrataciones/despidos en puestos clave
-Anuncios de nuevos productos/servicios ofrecidos
-Noticias sobre nuevos proyectos en curso
En este punto también es importante tener en cuenta que al tratarse de una interacción humana, no hay una fórmula que nos permita obtener un resultado específico a la hora de crear un mensaje.
Lo más conveniente sería tener por lo menos dos modelos de mensaje, en el que abordemos distintos dolores del prospecto, o aunque se trate del mismo, podamos abordarlo de una forma distinta.
Luego de elaborar estos mensajes, podríamos enviar el mensaje "A" a un determinado número de clientes potenciales, hacer lo mismo con el mensaje "B", y luego comparar el resultado de ambos en base a las métricas logradas. Una vez tengamos estas cuatro variables ya cubiertas, es hora de dar el siguiente paso: poner en ejecución nuestro plan.
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Determinar la cantidad de prospectos a gestionar en un periodo de tiempo determinado
Ya tienes claro en qué regiones vas a prospectar, en qué industrias, a que cargos te vas a dirigir dentro de cada empresa, y con qué mensaje dirigido a qué dolores. Bien, ahora es momento de determinar la cantidad de prospecciones a realizar en el periodo de tiempo para el que se está armando el plan.
Supongamos que tu negocio presta servicios, tiene alcance a nivel internacional, y que has decidido prospectar en tres países distintos. El paso restante es determinar qué cantidad de tus prospectos, supongamos en el trimestre.
Sobre tu base de esfuerzo total, tendremos que distribuir por cada variable nuestros intentos, casi como distribuyendo nuestras fichas sobre un tablero. Como ya mencionamos al comienzo, prospectar implica priorizar. No todas las regiones, industrias o cargos deberían tener la misma ponderación en el plan.
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Ejemplo Práctico
Los 3 países a los que has decidido hacer ciertos tipos de prospección de clientes en tu compañía son:
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Argentina.
-
Chile.
-
Colombia.
Bueno, ahora tocaría definir qué porcentaje de prospectos se van a dedicar a cada país, por ejemplo: 60% Argentina, 30% Chile y 10% Colombia.
Luego hacemos lo mismo con las industrias: 50% agencias de marketing, 50% empresas inmobiliarias, para todas las prospecciones en general.
Teniendo en cuenta que son 100 a realizar en los próximos 3 meses, esto nos daría como resultado la siguiente división:
En Argentina: 60 prospecciones, de las cuales 30 serían agencias de marketing, y las otras 30 empresas inmobiliarias.
En Chile y Colombia: 30 prospecciones en cada país, que serían 15 agencias de Marketing y 15 empresas inmobiliarias.
El objetivo de esto es poder calendarizar los esfuerzos de prospección para tener claro el próximo mes a que empresas nos vamos a dirigir, en qué región y en qué industria.
Esto último va determinar a qué cargo nos vamos dirigir, a cuál de tus canales y con qué mensaje , ya sea de lead nurturing o de llamadas telefónicas.
Habiendo logrado esto, tendrás estructurado un plan de prospección de una manera en la que ya tengas claro con anticipación, cuáles serán tus próximos movimientos.
Además, al contar con esta matriz de prospección de clientes, tu plan te traerá tres grandes beneficios versus un esfuerzo aislado:
- Podrás distribuir cada "casillero" de la matriz dentro de varias personas en tu equipo.
- Podrás hacer comparaciones "entre casilleros" para determinar en tu siguiente plan qué fue lo que resultó bien y replicarlo.
- Será más sencillo definir a tu público objetivo mes a mes y ajustar tu propuesta y tus correos (o tu prospección telefónica) para encontrar clientes de una manera sistematizada.
Si tu fuerza de ventas es lo suficientemente experimentado, es viable pensar también en diseñar tu proceso de lead scoring que permita priorizar en forma diferenciada a los prospectos, de acuerdo a su nivel de engagement, o respuesta-interacción con tu contacto.
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La organización: la mejor aliada para tu propio plan de prospección
Aquellas empresas que deciden empezar de forma profesional con la prospección, pero que no construyan un plan, van sentirse un poco perdidas. Incluir un plan de prospección de clientes Excel es mejor que no tener ningún plan, pero tampoco es la solución escalable a largo plazo. Mejorar tu desempeño y resultados sin un plan a la medida de tu negocio será casi imposible.
Al no contar con un marco de trabajo que los guíe quedan a merced de la improvisación, malgastando tiempo a diario en decidir cómo van a orientar sus esfuerzos.
Por eso es importante estructurarlo con anticipación y armar una grilla que sirva de brújula, para poder determinar si van en la dirección correcta en base al objetivo que se plantearon. Además, incluir una herramienta CRM (customer relationship management) puedes organizar con Hubspot prospección eficaz.
Esto permite optimizar los esfuerzos del equipo comercial debido a que no tendrán que dedicar tiempo cada día en pensar a qué empresas van a prospectar, en que país, y en que industria; sino que ya tendrán establecido un paso a paso calendarizado que los va a orientar.
Al terminar el periodo de tiempo de un plan de prospección es necesario evaluar el resultado que produjo en cada sección para poder determinar qué funciona y que no, de acuerdo a tus objetivos.
Con estos datos podrás comenzar el siguiente, sabiendo qué aspectos debes tomar en cuenta a la hora de elaborarlo, como por ejemplo: qué cargos responden más o qué industrias son más sensibles a ser prospectadas. Así, podrás afinar los detalles que hagan falta antes de empezar con el siguiente plan.
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Implementa tu plan de prospección de la mano de Crentio
Esperamos que en este artículo hayamos logrado transmitirte con éxito que prospectar clientes es mucho más complejo que enviar correos electrónicos o buscar una solución de inteligencia artificial que "se encargue de todo".
Y si bien es una técnica comercial completamente válida para escalar tu venta directa en tu empresa, queremos dejarte un último consejo: define tu éxito en función de nivel de experiencia que tengan previamente en el equipo en esta etapa. Esto evitará que tus objetivos sean demasiado ambiciosos, y abandones el esfuerzo antes de recibir sus frutos.
Si tu proceso comercial todavía está montado íntegramente en Excel, y sientes que primero necesitan implementar un CRM para ordenar tus ventas, podemos ayudarte a lograrlo. Agenda una reunión gratuita con uno de nuestros expertos en implementación de herramientas CRM.
