¿Sientes que el volumen de trabajo en tu fuerza de ventas ha llegado a un punto donde las hojas de Excel te parecen insuficientes? Muchas empresas llegan a un punto donde deben lidiar con la gestión manual de sus ventas, lo que desencadena problemas típicos como la falta de seguimiento de clientes y la pérdida de nuevas oportunidades de negocios.
Ante la falta de un software comercial que centralice tu información en un solo lugar, tus vendedores pasan demasiado tiempo registrando datos, tratando de encontrar esos datos en medio de un sinfín de planillas o borrando los datos que están duplicados, cuando deberían estar vendiendo y aportando valor a tu empresa.
Con el objetivo de evitar que la gestión de tus ventas se convierta en una tarea ardua, repetitiva y desmotivadora, en este artículo te ofrecemos una guía práctica y detallada de los principales aspectos clave que necesitas saber para implementar un software comercial en una empresa y decirle adiós a la carga manual de una vez y para siempre.
Tipos de software comercial
En artículos anteriores, ya hemos hablado de lo que entendemos por software comercial, sus principales funcionalidades y los usos que admite, por lo que para acceder a esta información, haz click aquí. Pero lo que nos convoca en esta oportunidad es centrarnos en las tipologías más destacadas que existen en cuanto a software comercial. Para entender cómo opera esta herramienta, así sea un software libre o propietario, debemos previamente diferenciar los modelos de ventas que existen.
B2B
El modelo B2B (Business to Business o Empresa a empresa) hace referencia a las transacciones comerciales realizadas entre empresas. En este contexto, las ventas B2B se ocupan de ofrecer productos, servicios o soluciones que satisfagan las necesidades comerciales de otros negocios.
Una de las características principales del modelo B2B es el enfoque en el valor y el retorno de la inversión, ya que una solución es considerada por el cliente empresa en función del impacto cuantificable en la reducción de costos y las ganancias a largo plazo que puede obtener al adquirirla. Por la complejidad, tiempo y volumen de compra significativo de sus procesos comerciales, las ventas B2B favorecen las relaciones comerciales duraderas.
Además, las empresas suelen requerir soluciones específicas que se adapten a sus necesidades, por lo que los proveedores del servicio B2B deben proporcionar soluciones personalizadas para cada caso particular. Ejemplos que operan bajo este modelo son IBM, General Electric e Intel.
Teniendo presente estas características, los softwares comerciales dedicados al modelo B2B son aquellos que aportan valor durante la ejecución y seguimiento del proceso comercial de los clientes empresas que contratan un servicio o solución en específico para mejorar algún aspecto de su negocio, ya sea en términos de mejora de procesos clave e implementación de software para lograr una optimización de los recursos.
Un software comercial puede ayudar a enviar correos electrónicos automatizados, como así también identificar los perfiles en Linkedin de clientes potenciales y agendar reuniones de manera automática, que incluyan recordatorios. A esto hay que agregar que puede gestionar oportunidades de negocios específicas a las que puede brindar un seguimiento efectivo.
B2C
El modelo B2C (Business to Consumer o Empresa a consumidor) incluye transacciones comerciales gestionadas entre una empresa y los consumidores finales. Por tratarse de un modelo enfocado en una persona física, la experiencia de compra va a influir positiva o negativamente en su satisfacción con el producto o servicio.
A diferencia de las ventas B2B, el modelo B2C impulsa una decisión de compra emocional, motivada por variables como el precio, la calidad, la conveniencia, la urgencia y las preferencias del consumidor. Al ser ventas que apuntan a generar una necesidad emocional, los procesos comerciales son marcadamente más reducidos para aprovechar al máximo el entusiasmo de comprar del cliente. Entonces, los consumidores suelen tomar decisiones de compra de forma casi inmediata y orientadas al uso personal o familiar, lo que implica un volumen de compra mucho menor al del modelo B2B. Ejemplos claros de empresas B2C son Mercado Libre, Apple y Nike.
Por este motivo, el software de ventas B2C es quizá la herramienta más automatizada y que debe facilitar las estrategias de marketing masivo para llegar a un público más amplio. ¿Cómo lo hace? Este software por un lado puede estar integrado a otra aplicación, por ejemplo, una central telefónica para operar en un call center y desde allí recibir distintos tipos de consultas de los consumidores. Pero por otro lado, se puede conectar con otros canales de atención como WhatsApp, mensajería y redes sociales, a partir de los cuales promover más rápido una venta.
Además, en el modelo B2C el volumen del procesamiento de la información es más alto que en el B2B porque maneja la información de todos los consumidores, en tanto que el volumen de productos y servicios que comercializan estas empresas también es mucho más alto. Podemos encontrar ejemplos de softwares B2C en rubros como las apuestas deportivas, la venta e-commerce y el consumo masivo.
Híbrido
Como su nombre lo indica, el modelo híbrido puede combinar las ventas tanto de productos o servicios a otras empresas como a consumidores finales. Sus procesos comerciales pueden ser más largos cuando están orientados a satisfacer las necesidades de otros negocios, así como pueden ser más inmediatos cuando se enfocan en ofrecer bienes transaccionales a consumidores finales.
Las plataformas híbridas son adaptables para manejar volúmenes de información altos y bajos, así como de registros de datos. Permite personalizar los procesos tanto para las ventas corporativas del modelo B2B como para el consumidor final B2C. Hubspot es un claro ejemplo de software híbrido aplicable a ambos modelos de negocio.
Principales características del software comercial
Encontramos dentro del software comercial características comunes que tienen o deberían tener estos tipos de software para aportar valor a las empresas.
Única base de datos de tus contactos
Ya sea que tengas una empresa que le vende a consumidores finales o gestiones ventas corporativas, el software de ventas es la plataforma donde deberías almacenar cada uno de los contactos que tienes en tu cartera.
Sin una herramienta de gestión comercial, solo contamos con numerosas bases de datos esparcidas entre distintas áreas o personas, con datos duplicados que se registran manualmente y escasa visibilidad de los datos, los cuales podían ser comunicados con retraso al resto de los compañeros del equipo. A raíz de esto, podía suceder que se perdiera el nombre de usuario de un correo, ignorar cuándo fue la última vez que nos contactamos con él, etc. Esto se resuelve incorporando una herramienta comercial, que permita integrar una base de datos única y centralizada.
Bitácora de todas las interacciones con los contactos
Este software permite monitorear desde que se crea el contacto hasta que efectúa su última compra, llamada o consulta. Esa bitácora de información es lo que hace posible el registro de las interacciones con los contactos.
Si hubo una llamada telefónica, un correo electrónico enviado, un mensaje de WhatsApp o una consulta a tu sitio web, toda esa información queda registrada. Tanto si se crea una secuencia de venta y es necesario darle seguimiento, como si esta llega a quedar trunca, la plataforma registra cada uno de estos movimientos.
Todos tus canales de atención en un software comercial
La herramienta te permite integrar todos los canales de atención (sitio web, redes sociales, correo electrónico, atención presencial, etc.) en una misma plataforma, ya sea que tu organización se centre en las ventas B2B o en las ventas B2C. Todos estos canales quedan vinculados en un mismo lugar, por lo que la información que circula por estos canales estará centralizada, lo que representa una ventaja para mejorar la productividad.
Registro, seguimiento y cierre de ventas
Por otro lado, el software de gestión comercial es el espacio donde se registran los cierres de ventas, manteniendo un seguimiento de lo que estás vendiendo, de los clientes a los que le estás vendiendo y la manera de vender. En definitiva, esta herramienta verifica qué vendemos, a quién le vendemos y el cómo de la gestión de ventas.
Reportes e informes en automático
En el proceso de adquirir visibilidad de lo que se vende, de los clientes a los que les vendemos y el cómo lo materializamos con éxito, es posible obtener reportes en automático bastante eficientes que den cuenta del progreso de nuestros procesos comerciales, desde el primer contacto hasta que logramos cerrar la venta. Algunos softwares pueden incluir hasta funciones de inteligencia artificial para generar estos reportes.
Conexión con los procesos operativos: inventario, pagos, servicio al cliente
Existen algunos softwares comerciales que ya poseen conexión con los procesos operativos. Por ejemplo, puede conectar el CRM con el inventario, los pagos o el servicio al cliente. Asimismo, algunas herramientas están tan optimizadas en este punto que permiten descontar automáticamente del inventario un producto que fue vendido o indicar por medio de notificaciones que se encuentra en proceso. Estas alertas también estarán presentes si nos llega algún reclamo o consulta.
Ventajas de contar con un software comercial hoy
Existen al implementar el software comercial ventajas y desventajas, pero ahora vamos a enfocarnos en sus numerosas ventajas. Veremos a continuación cuáles son las más destacadas.
Visibilidad y trazabilidad de toda la operación comercial
La primera ventaja que consignamos al contratar esta herramienta es una mayor visibilidad y trazabilidad del proceso comercial. Al estar toda la información centralizada en una sola plataforma, puedes acceder a datos confiables, reportes periódicos del avance de los procesos comerciales y evitar las duplicaciones de información, así como la escasez de esta, lo que obligaría a cargar nuevamente los datos de los clientes y perder mucho más tiempo.
Mejora la coordinación y colaboración en el equipo
Implementar este software mejora la gestión manual de las ventas no en el sentido literal de trabajo manual, sino de consignar cuál es el contexto de una determinada venta, de un determinado contacto. La gestión manual implica básicamente verificar la información solicitando reportes directamente a las personas involucradas. Esta operación repetitiva es lo que hace que las tareas se retrasen.
Con una herramienta comercial puedes ver ya incluida la información de los estados de cada colaborador en relación con los clientes gestionados. Entonces, lo que mejora la coordinación y colaboración del equipo comercial en un contexto dado es incluir todos estos datos necesarios en la gestión con tus clientes para obtener tus reportes diarios. Asimismo, esta herramienta permite asignar tareas a las personas y agregar comentarios para que el resto del equipo los vea y se mantenga al tanto de cada uno de los negocios en curso.
Permite una transferencia de información entre ejecutivos
Otra de las ventajas que proporciona un software de ventas es la transferencia de datos e información relevante de ejecutivos a otras personas, en caso de que sea necesario delegar un negocio o clientes y no tener que comenzar desde cero con todo el proceso comercial. Esto evita que tanto los clientes como los representantes de ventas pierdan el avance de una negociación por no contar con la información que necesitan.
De esta forma, si una persona diferente toma un negocio iniciado por alguien que actualmente está de licencia o abandonó la empresa por el motivo que fuere, la continuidad del proceso comercial no se verá afectada por la transición.
Cómo integro las ventas al resto de la cadena de valor
Si ya has decidido implementar un software comercial, una de las preguntas que deberías formularte es cómo integrar tus ventas al resto de tus procesos de manera efectiva, ya sea administración, proceso de inventario, atención al cliente o posventa, etc. En este aspecto, existen dos miradas a considerar: por un lado, adquirir un software que no solo pueda resolver la cuestión comercial, sino que pueda resolver cada uno de los procesos que gestiones.
Se trata de una buena opción, indudablemente, pero poco viable. No solo por el hecho de que la plataforma cubra todas las necesidades y procesos empresariales, sino que adapte la estructura a esos procesos. Puede suceder que haya software que logren gestionar eficientemente toda la gestión comercial y además presentan algunos módulos de procesos, pero que en cierto modo esos módulos no son tan adaptables a tus necesidades reales. Entonces, lo ideal muchas veces es difícil de conseguir.
La otra mirada se orienta a la búsqueda del mejor software para cada uno de tus procesos o áreas. Si solamente se dedica a realizar seguimiento comercial, ese es el que debes contratar porque es un especialista. Ahora bien, si el proceso es de inventario debes buscar el software que mejor se adapte a tus necesidades de proceso de inventario. Lo mismo ocurre con el proceso de servicio al cliente.
Como la mayoría de los software que circulan en el mercado se alojan en la nube, significa que podrán integrarse en algún punto. Por consiguiente, si son compatibles para conectar, se van a poder integrar. En nuestra experiencia, es preferible adquirir un software a la medida, que atienda a tus necesidades y que funcione como una cadena de red interconectadas entre sí, pero que mantenga su propio lenguaje de programación, a implementar un software integral pero limitado a ciertas necesidades. Esto sucede porque a veces las necesidades de las áreas cambian y lo que antes aportaba valor en el futuro deja de hacerlo.
¿Software gratuito o pago?
Entendiendo que existen software CRM gratuitos y pagos, nosotros recomendamos ir escalonadamente desde la opción básica, mientras tu organización es pequeña y tiene pocos procesos que son relativamente sencillos. Ahora bien, cuando ya comienza a crecer, quizá es momento de considerar una opción de herramienta comercial con funciones adicionales o avanzadas.
Esto permite ir avanzando en tus gestiones comerciales con los clientes, a medida que tus actividades se van complejizando y requieren generar más alertas o seguimiento. Muchas veces, una herramienta gratuita es un software privativo de ciertas funciones necesarias para la gestión adecuada de tus ventas, por lo que su sistema operativo estará limitado a funcionalidades básicas que permitan probar la herramienta para escalar a un plan pago después.
Consideraciones a la hora de elegir un software comercial
Podrás encontrar en un software comercial ejemplos clave de lo que debes tener en cuenta para adquirir el software comercial adecuado.
Usabilidad
Un primer requisito apreciable al considerar esta herramienta es su usabilidad, es decir, la capacidad de ser comprendido, aprendido, usado y ser intuitivo para el usuario, en condiciones concretas de uso. Además, debe incluir una función de soporte técnico para responder las dudas de los usuarios y de esta forma hacer un mejor uso de la herramienta. En otras palabras, es la facilidad de uso de una herramienta tecnológica para alcanzar un objetivo.
Versión escritorio y móvil
Una segunda característica importante que debe tener un software comercial es que incluya una versión móvil y de escritorio, y que ambas sean de fácil acceso, ya sea desde una tienda de aplicaciones para un dispositivo móvil, o descargarla en una computadora desde un sitio online seguro.
Integración de canales de atención
Normalmente, una plataforma comercial permite la integración con distintos canales de atención: sitio web, correo electrónico, WhatsApp, Facebook, Messenger, Instagram, entre otros. Esta conexión facilita las interacciones con los consumidores, ya sea para realizar consultas o para iniciar un proceso de compra. Además, al estar centralizada la información en la plataforma, los datos de los clientes serán reconocidos por cada uno de los canales integrados al software, lo que hará más rápida y sencilla cualquier operación.
Capacidad de automatización
El software comercial debe brindar solución al problema de base de la gestión manual de tus ventas, por lo que debe tener capacidad de automatización de procesos justamente para librar a tus colaboradores de llenar interminables planillas de Excel para ventas y de tener que dar cuenta por mensaje de cada paso que dan, cuando una simple alerta automática podría agilizar este trámite.
Generación de reportes de alto nivel
Este requisito es fundamental en la elección de una buena herramienta comercial. De nada te sirve cumplir con todos los requerimientos anteriores si al final del día no genera reportes de las tareas de tus colaboradores. Entonces, cuando esto ocurre, por más que sea un software muy completo, sin la capacidad de obtener reportes, vas a tener que recurrir a las indeseables planillas de Excel solo para lograr el seguimiento que necesitas.
En la medida en que hagas la elección de un software libre de restricciones para reportes automáticos que puedas monitorear en tiempo real para obtener mayor visibilidad del avance de tus procesos, no necesitas de mucho más.
Cómo implementar el software comercial en tu pyme
Una vez que ya has elegido el software que mejor se adapta a tu situación actual, es el mejor momento para implementarlo. ¿Cómo lo hacemos?
- Primero el equipo de ventas: para que el software funcione correctamente, debes incluir en primer término al equipo comercial, a fin de que se vaya familiarizando con la herramienta e internalice su funcionamiento a cada instancia del proceso comercial.
- Segundo la gerencia: una vez que tienes al equipo de ventas debidamente informado, incluye a la gerencia o supervisores, que se encargarán de monitorear qué se está vendiendo, a quién y de qué forma, como así también de generar reportes de seguimiento.
- Tercero marketing: muchos de los softwares comerciales incluyen una sección donde puedes realizar marketing sobre tu misma base de contactos. Esto lo puedes gestionar a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, WhatsApp, etc., y además, allí vas a poder conectar herramientas de diseño, la gestión de contenidos, anuncios o campañas en redes, entre otras funcionalidades.
- Por último, Customer Success: El Customer Success es un ejecutivo de cuentas que se encarga de posicionarse como el nexo entre la venta, la operación y la administración. Este rol se ocupa de verificar que el proceso comercial se ejecute sin inconvenientes para el cliente. También se encarga de atender y deleitar la experiencia de compra de las personas, asegurando su satisfacción con el producto, servicio y la atención en general recibida.
Ten en cuenta que si buscas características como la colaboración, personalización y rentabilidad las encontrarás en un software libre de código abierto. En tanto que si lo que quieres es una herramienta con funcionalidades más específicas y a la medida de tu negocio, lo más recomendable es un software propietario, donde el código fuente solo puede modificarlo su dueño.
Apóyate en nuestros especialistas en software comerciales
Para que la gestión manual de las ventas sea parte del pasado, un software comercial puede convertirse en la solución tecnológica que tu compañía necesita para escalar.
Si bien podríamos incluir hasta 10 ejemplos de software comercial diferentes para que vayas tomando nota, no fue esa la intención de este artículo, sino más bien ofrecerte algunos consejos prácticos para que sea mucho más sencilla la elección, en medio de tantas opciones.
De esta forma, una vez que encuentres el adecuado, no encontrarás en ese software comercial desventajas, ya que se adaptará a las necesidades de tu organización.
Si precisas algo de apoyo para implementar una herramienta comercial o ya la elegiste y solo buscas implementarla de la manera correcta en tu equipo de trabajo, agenda una llamada con nosotros.
