Si eres dueño de una pyme que aún se encuentra en los inicios, probablemente seas tú mismo el único vendedor y responsable de identificar las oportunidades de negocios, por lo que la idea de contratar a un vendedor quizá no esté en tus planes a corto plazo. Sin embargo, a medida que pase el tiempo, probablemente sumes nuevos negocios y proyectos que no podrás gestionar solo. Pero desde que te encargues íntegramente de las propuestas comerciales hasta que logres contar con una fuerza de ventas confiable y que te permita escalar el crecimiento de tu negocio puede pasar un largo tiempo no exento de dificultades.
Generalmente, este trayecto de transición puede dividirse en 5 instancias, que abarcan desde que el dueño de una empresa es quien gestiona las ventas y cumple el rol de director comercial y vendedor, hasta que finalmente delega en otra persona este rol y contrata vendedores para sumar a su equipo.
- El dueño de la empresa es el responsable comercial y de la operación en su mayoría. Probablemente tenga ayuda en la parte administrativa o de servicios, pero un gran porcentaje de la actividad comercial lo maneja todo esa persona.
- El dueño sigue como responsable comercial y como único vendedor, aunque ahora decide delegar la operación a un equipo/una persona.
- El dueño y responsable comercial ya cuenta con un vendedor/auxiliar de ventas.
- El dueño sigue siendo el responsable comercial y ha incorporado tres o cuatro vendedores a su cargo
- El dueño contrata un director comercial que se encargue de gestionar al equipo de ventas y ahí es cuando finalmente el dueño delega toda la actividad comercial para convertirse en un director general.
Si te encuentras en la instancia inicial es muy probable que la saturación de trabajo no te permita dar abasto con la solicitudes de cotización que recibes a diario, el armado de la solución para tus clientes, el seguimiento de las cotizaciones enviadas y obtener un cierre ventas efectivo. Incluso, es posible que sientas que hay solicitudes que se te están escapando, y lo más crítico es tener la sensación de que si tuvieras más tiempo disponible podrías pensar en otras soluciones, servicios o unidades de negocio que te aseguren una mayor estabilidad financiera.
Sin embargo, las constantes exigencias y responsabilidades del día a día no te lo están permitiendo, lo que termina postergando aun más la oportunidad de crecer. Para ayudarte a salir de esta inercia, en este artículo, vamos a hablar sobre la importancia de contar con una fuerza de ventas robusta, cómo se estructura según las necesidades de tu organización y cuáles son los primeros pasos a seguir para lograrlo de la manera adecuada.
Contratar vendedores no es tener una fuerza de ventas
A menudo, muchos dueños de empresas emergentes suponen que contratar vendedores implica tener fuerza de ventas, pero esto es un error. Si bien los vendedores calificados son un componente fundamental para todo equipo comercial, deben estar alineados a las necesidades de tu negocio, ya que no son un ente aislado que los utilizas cuando los necesitas y luego te olvidas de ellos.
Así como los procesos deben acoplarse a los flujos de trabajo de tu empresa, del mismo modo la elección de las personas adecuadas para conformar tu equipo de ventas debe ser seriamente abordada, no solo para alcanzar los objetivos comerciales sino para que su trabajo represente la visión de tu negocio y agregue valor. Durante ese trayecto, probablemente debas probar que tus representantes de ventas cuentan con las habilidades comerciales deseables para comenzar a desarrollar esa fuerza de ventas.
Ahora bien, contratar vendedores a tu área comercial es un gran avance en el ciclo evolutivo de tu negocio, pero no alcanza para desarrollar una fuerza de ventas escalable, ya que es necesario construir un plan comercial efectivo, procesos robustos que los sostengan y además un CRM que permita gestionarlo de forma ágil y eficiente para reducir errores, tiempo y costos. En última instancia, lograr una fuerza de ventas efectiva es un proceso que no se alcanza de la noche a la mañana, sino después de reunir ciertas condiciones necesarias.
Condiciones para que tu equipo de ventas funcione correctamente
Existen distintas condiciones para que tu equipo de ventas comience a funcionar. A continuación, desarrollamos las que, en nuestra experiencia, generan un mayor impacto positivo.
Vendedores con el correcto entendimiento del negocio
Si tus vendedores no entienden tu modelo de negocio, probablemente será difícil que pueda vender, pero si lo consigue, no lo hará de la manera adecuada. Aunque un vendedor esté muy calificado en ventas y reúna las mejores habilidades comerciales para tratar con clientes, si no entiende cómo funciona tu modelo de negocio, es posible que no logre cumplir con las expectativas de los clientes, aunque eso implique ceder poder o beneficios en favor de estos.
Entender el negocio implica, además de conocer detalladamente los productos o servicios de tu compañía, saber cómo estos productos o servicios agregan valor a las personas y contribuir activamente a ofrecer la mejor experiencia al cliente.
Habilidades interpersonales para identificar y negociar oportunidades
Los vendedores que postulan para formar parte de tu equipo comercial deben tener habilidades interpersonales que les permitan gestionar a los clientes potenciales desde un lugar más humano y no solo desde el interés en vender.
Hay que tener en cuenta que las personas tienen necesidades, expectativas y objetivos que cumplir y son importantes para ellos, por lo que si el vendedor que las contacte se dedica únicamente a presentar una propuesta comercial genérica, es probable que esa propuesta no resuelva o dé solución a los principales dolores que experimentan los prospectos al iniciar el contacto con tu representante. Brindar una atención personalizada y enfocada en el cliente aumentará las oportunidades de negociación al final del día.
Un equipo con una disciplina de gestión
Puedes tener a los mejores vendedores con habilidades interpersonales, pero si no integran un equipo disciplinado en su gestión comercial, quizá colectivamente no logren los resultados esperados. Por más que el vendedor tenga las habilidades necesarias para identificar las oportunidades, dar seguimiento, negociar y cerrar, no significa que tenga la disciplina para reportar correctamente las oportunidades y tener un buen seguimiento del proceso.
Aunque la venta se logre, puedes no tener un correcto registro de los clientes y las oportunidades; incluso, puede faltar información y algunos pasos haber sido omitidos con tal de apresurar el cierre. Si no se complementan las habilidades con una disciplina de gestión, no tendrás un proceso ordenado, lo que seguramente provocará algunas fallas en algún punto del proceso comercial.
Un proceso de ventas repetible y robusto
Otra condición relevante para obtener tu fuerza es diseñar un proceso de ventas repetible y robusto. Esto hace referencia a que pueda ser entendido y ejecutado por todos los integrantes de tu equipo. En nuestro artículo ¿Estás enfocando tus esfuerzos en los tipos de procesos correctos?, dedicamos una sección completa a desglosar los principales requisitos que debe tener un proceso estandarizado. Por supuesto, un proceso de ventas no es ajeno a esta condición repetible, pero se caracteriza además por incluir dos etapas clave para avanzar hacia el cierre de ventas.
Etapa de calificación
Calificar a los clientes potenciales significa determinar si una persona que manifestó interés en tu producto o servicio reúne los requisitos o cualidades para convertirse en un cliente real. El interés que muestra el prospecto puede indicar que es preciso contactarlo para avanzar en el proceso de conversión. Los leads calificados tienen un mayor retorno de la inversión y tasa de conversión, lo que aumenta las chances de que alguno de estos prospectos se transforme en cliente.
Etapa de cotización,seguimiento y cierre
Una vez que ya segmentaste los leads calificados con posibilidades de conversión, iniciaste tu proceso con ellos y llegaron a la instancia de presentar la propuesta comercial, si aún el cliente potencial está interesado en continuar porque dicha propuesta le hace sentido, llega el momento de establecer la cotización por el producto o servicio ofrecido. Este tramo del proceso puede exigir una negociación o ajuste del precio que beneficie a ambas partes. Tras la aceptación de la propuesta y acuerdo económico, el paso siguiente hasta el cierre de ventas es el seguimiento al cliente, en donde el vendedor despeja dudas y fortalece los lazos comerciales, para completar el proceso de ventas de una manera eficaz.
Factores que te permitirán potenciar tu fuerza de ventas
Una vez que ya conoces las condiciones necesarias para desarrollar una fuerza de ventas en tu empresa, hará falta un plus para aprovechar todo su potencial. Esto incluye atender a factores específicos y prácticos que se convertirán en el motor de tu crecimiento. Veamos cuáles son.
Objetivos claros y medibles
Todo equipo de ventas debe tener un plan comercial con objetivos claros a alcanzar en un determinado periodo de tiempo, ya sea mensual, trimestral, semestral o anual. A la vez, estos objetivos deben ser realizables, es decir, tener un alcance realista, y medibles, para mantener un seguimiento en tiempo real de qué tan cerca o lejos estás de cumplir con los objetivos de ventas, según los plazos establecidos.
Esquema de incentivos y comisiones
Otro factor clave en toda fuerza de ventas es incluir un esquema de incentivos y comisiones para tus vendedores, lo que motiva significativamente los esfuerzos de tu equipo para alcanzar fácilmente los objetivos y plantearse nuevos objetivos más ambiciosos cada vez. Los incentivos económicos a través de comisiones para los representantes de ventas revela un voto de confianza en las habilidades, estrategias y convicciones del equipo para multiplicar las oportunidades de cierre de negocios. Y probablemente los vendedores que obtengan comisiones de sus ventas estarán mucho más motivados para lograr los objetivos que los que no las tienen.
Dinámica de seguimiento, monitoreo y mejora de tu fuerza de ventas
Cuando ya tienes objetivos definidos en un plan de venta y un esquema de incentivos y comisiones, el último paso para consolidar tu fuerza de ventas es garantizar el seguimiento, monitoreo y mejora de forma regular, lo que permite detectar posibles cuellos de botella, errores y puntos a mejorar para asegurar un proceso comercial eficiente y sin complicaciones.
Una realidad de muchos dueños de empresas que recién se inician es que les suele costar delegar las ventas en un equipo comercial, porque sienten o temen que están arriesgando toda su experiencia y conocimientos en otras personas que no conocerán el negocio de la misma forma, por lo que si no llegan a vender de la manera esperada, corren gran peligro de fundirse. Esta resistencia a la delegación puede jugarles en contra a la hora de pasar del punto 1 al punto 2. Incluso cuando contraten vendedores, estos dueños seguirán cumpliendo el rol de director comercial hasta que encuentren a la persona adecuada.
SIn embargo, delegar de más tampoco es la solución, porque a veces los vendedores no logran la misma expertise y conocimiento de negocio que el mismo dueño. Por este motivo, es necesario una dinámica de seguimiento donde obtengas visibilidad sobre aquellas oportunidades críticas, las que están vencidas, reuniones de equipo y revisiones de pipelines recurrentes a través de un panel de control donde puedas verificar las situaciones críticas de cada caso para atenderlas en el momento oportuno y no cuando sea demasiado tarde.
Estructurando tu equipo de ventas: dos enfoques prácticos
Ya analizamos las condiciones para conformar una fuerza de ventas potente y los factores que la impulsarán hacia el éxito. Ahora vamos a mencionar dos enfoques comerciales que deberían terminar de estructurar tu equipo.
El esquema vendedor y Back Office
En este esquema hay un vendedor principal que se encarga de negociar, cerrar y salir a buscar oportunidades de negocios y un auxiliar que se ocupa de ayudar en los procesos comerciales, ejecutando tareas más bien administrativas. Puede representar el primer paso para un dueño que recién está construyendo su equipo de ventas, porque le permite delegar pequeñas tareas, como generar reportes de los avances mensuales, gestionar la documentación, enviar los correos electrónicos, agendar los recordatorios,entre otras cosas.
Además, el Back Office es un perfil técnico que contribuye bastante con la actividad del vendedor sin tener la experiencia o los conocimientos del vendedor. Si el dueño cumple el rol de vendedor, en este primer esquema no hay un problema de demanda inmediato, por lo que el tiempo no se escapa en la búsqueda y calificación de oportunidades, sino en cómo ordenarlas y brindarles seguimiento hasta que se produce el cierre de negociación.
El esquema BDR y SDR
El prospectador de ventas o BDR es la persona encargada de buscar, calificar y filtrar las oportunidades de ventas; en tanto que el SDR (representante de desarrollo de ventas) es quien utiliza las oportunidades filtradas por el BDR para realizar un nuevo filtro o selección de los leads más calificados que le permitan avanzar en el proceso comercial. A diferencia de los vendedores, los SDR no necesariamente van a cerrar una venta, pero su papel en la prospección saliente va a favorecer o acelerar la conversión.
Ahora bien, si el SDR es el director o dueño de la empresa, sí será él quien termine cerrando ventas, mientras el BDR contribuye en la búsqueda y calificación de oportunidades para facilitar el cierre. Entonces, el SDR calificará y obtendrá del BDR los mejores leads para luego contactarlos y conducirlos por el embudo de ventas.
Software de ventas aplicables para tu negocio
Dependiendo del modelo de negocio que tengas, encontrarás diversos software comercial que pueden aplicarse de manera efectiva en tu empresa. A continuación, enumeramos los que en nuestra experiencia son más completos y aportan mayor valor.
CRM para procesos B2B
Estas herramientas están enfocadas en los procesos de ventas B2B, es decir, aquellas que venden productos o servicios a otras empresas, tienen un volumen de clientes menor pero mayor ticket promedio, los procesos comerciales son más largos y existen mayores riesgos asociados, debido al tamaño de las inversiones en juego. Veamos las mejores herramientas para gestionar tus ventas.
Hubspot CRM
Hubspot es una plataforma CRM que incluye funciones de marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones y gestión de contenidos. Cada producto de la herramienta está conectado a la misma base de datos del CRM, de modo tal que puedas obtener información más completa de todos tus contactos en cada etapa del recorrido del comprador.
Como software de ventas, permite recopilar datos importantes de tus prospectos, automatizar las tareas monótonas y repetitivas e impulsar el cierre de negocios. Además, incluye una funcionalidad que permite programar reuniones y un chatbot para responder las preguntas o consultas de los prospectos y clientes.
Monday CRM
Monday Sales CRM es una solución completa enfocada en la gestión de ventas. La herramienta es intuitiva y fácil de usar, por lo que garantiza la permanencia de clientes potenciales y ahorrar tiempo en largas búsquedas de prospectos. Esto es posible gracias a su rápida configuración y adopción de datos actualizados en una sola plataforma centralizada. Esto se logra a través de filtros o atajos para acceder a la información en cualquier momento y obtener una visualización personalizable en el calendario de la carga de trabajo de tu equipo comercial.
Una de sus principales ventajas es su seguimiento y generación de informes en tiempo real y admitir integraciones con otras herramientas para reducir los tiempos de respuesta. También puedes programar notificaciones y recordatorios de manera automática y consultar los flujos de trabajo en proceso, finalizados o pendientes en cada tablero, generando alertas y respuestas a las preguntas o inquietudes dentro del equipo.
Odoo CRM
El CRM de Odoo es una aplicación que te permite enfocarte en las necesidades de tus clientes. Se ocupa de brindar seguimiento, obtener pronósticos precisos para potenciar las oportunidades de cierres. La vista de kanban organiza oportunidades por etapa, y con la función de arrastrar y soltar puedes desplazarte por etapa para comprobar el estado de tus negocios. También puedes agendar llamadas y reuniones o programar el envío de correos y cotizaciones.
Los correos electrónicos entrantes se activan en automático a tu carga de trabajo y puedes comunicarte con tu equipo y clientes desde la misma plataforma. Además, se integra a otras aplicaciones como correo electrónico, chat en vivo, SMS, VoIP, entre otras. Cabe señalar que también genera actualizaciones en tiempo real de sus reportes, generando métricas de ventas con las funciones de previsión de ingresos, análisis de rendimiento de tu equipo y tableros personalizados.
CRM para procesos B2C
Son herramientas que te ayudan a gestionar ventas en empresas B2C, es decir, que comercializa productos para el consumidor final, manejan un gran volumen de información y te permiten conectarte, por ejemplo, con portales de e-commerce.
Hubspot CRM para retail
El CRM para retail de Hubspot es un sistema diseñado para organizar la base de clientes actuales y potenciales de tu empresa para agilizar el contacto de forma rastreable, segura, rápida y automatizada. Permite la recopilación y almacenamiento de datos y perfiles de clientes, ayudando a identificar la demanda; a la vez que promueve una mejor gestión de proveedores. Además, te permite optimizar y automatizar la comunicación con los clientes a través de correos electrónicos automatizados, chats en línea y redes sociales.
Bitrix 24
Bitrix24 es una plataforma en la nube para marketing, gestión de tareas y automatización. Incluye varios componentes, como CRM, espacios de trabajo, gestión de proyectos, chats, reuniones online, creador de sitios web, creación de documentos online y más. Están integrados a una única plataforma. Como CRM, esta herramienta permite generar, gestionar y brindarles seguimiento a prospectos y clientes, como así también automatizar los procesos comerciales.
Softland
Softland es un software de gestión ERP que permite a las empresas optimizar sus procesos de negocios. Puede integrar los distintos procesos de ventas, inventarios, producción, contabilidad, tesorería y presupuestos.
Entrena tu fuerza de ventas con Crentio
Si has llegado hasta aquí porque sentiste que llegó el momento de comenzar a delegar y agrandar tu equipo comercial para aumentar tus oportunidades de negocios, agenda una reunión con nosotros para que podamos brindarte la ayuda que necesitas en este proceso de cambio.
