Normalmente, en numerosas pymes suelen surgir de manera orgánica muchas necesidades y oportunidades de mejora. Con la operación diaria identificamos aspectos que podemos mejorar y lo expresamos. Pero al no brindarle un tratamiento correcto de mejora continua, se procrastinan estos cambios y se postergan constantemente.
Esto sucede generalmente porque solo le damos prioridad a un problema cuando nos explota en vivo y ya no hay más alternativa que resolverlo de inmediato o esperar los riesgos potenciales de haberlo subestimado o dilatado.
Con el objetivo de anticiparnos a estos incidentes y ordenar nuestras ideas para que no queden en el olvido, en este artículo, te contamos para que sirve la mejora continua y una guía completa para poder implementarla en tus procesos y equipos de trabajo.
| Buenas prácticas para la mejora continua de tu equipo |
| Cómo implementar la mejora continua en tu empresa |
| Implementa la mejora continua en tu negocio con Crentio |
Buenas prácticas para la mejora continua de tu equipo
La mejora continua es una búsqueda constante de identificar oportunidades de mejoras y ajustes en los procesos, productos y servicios de las empresas. La metodología Six Sigma, el Ciclo PDCA, el método Kaizen y causa raíz son dentro de la mejora continua ejemplos típicos de sus metodologías más conocidas.
Pero además, buscar la mejora continua en tu empresa es fundamental no solo para "apagar incendios", si bien es el primer síntoma de que necesitas aplicar algún cambio significativo en tus procesos y en la manera de gestionar tu carga de trabajo, sino para tener una mejor previsión o proyección a futuro de tus proyectos y negocios. Por este motivo, hemos seleccionado las 4 prácticas de mejora continua de la calidad que tu equipo necesita para adoptar de manera efectiva, dentro de un enfoque basado en procesos.
Busca cambios pequeños y graduales
Esto hace referencia a evitar introducir cambios demasiado grandes que no se terminan de concretar. Plantea pequeñas victorias en la mejora continua y cambios que se puedan implementar relativamente rápido, lo que va a permitir visualizar el avance de esa mejora o el proceso mejorado.
De esta manera, el equipo se sentirá más motivado, porque las cosas estarán empezando de a poco a funcionar bien, lo que evitará también que haya una gran saturación de trabajo sobre ellos.
Selecciona un responsable de cada cambio
Implica nombrar un responsable para ejecutar ciertas funciones y responsabilidades dentro de la mejora continua. De esta forma, al existir una persona encargada de cumplir con determinadas tareas o acciones, es más fácil la colaboración dentro del equipo porque cada integrante tendrá asignado un rol o cambio a implementar, que a la vez logrará una pequeña mejora que, sumada a todas las pequeñas mejoras de los demás integrantes, dará como resultado una mejora significativa que impacte a largo plazo.
Esta práctica busca evitar que una sola persona tenga que afrontar todas las responsabilidades y reducir la presión de que si él no lo activa no suceda. Algo muy frecuente en las empresas es que si no se delega a un responsable que se encargue de realizar ese cambio, probablemente esa persona no va a tener esa preocupación de hacerlo.
Ahora bien, si el dueño o el director de la empresa no lo inicia, la gente no lo ejecuta. Entonces, es fundamental incorporar un responsable para que las personas ya lo tengan dentro de su radar y también contar con un manual de procesos para que todos los miembros del equipo entiendan su funcionamiento y sean capaces de aplicar cualquier cambio, si fuera necesario.
No intentes alcanzar la perfección
En la búsqueda de la perfección, muchas veces se pierde el foco del principal problema. Por consiguiente, si en ese cambio o mejora el problema ya está resuelto pero no terminamos de cerrar la mejora o implementación hasta que no quede milimétricamente como uno lo esperaría, pero lo importante de esta mejora es básicamente que el problema se resuelva.
Si se resuelve, podemos poner fin a la implementación y continuar con otro objetivo. Y después, cuando las prioridades de primer orden desaparezcan, y solamente nos queden cuestiones accesorias, podemos retomar la mejora implementada y perfeccionarla.
Además, ningún cambio se logra de la noche a la mañana, ya que es fundamental analizar las circunstancias en que surge la necesidad de implementar la mejora continua y someterla a prueba y error para validar si funciona en el presente y qué aspectos se podrían rever en el futuro para que sea más escalable.
Busca una herramienta de gestión para monitorear tus procesos
Una vez que comienzas a sumar esas pequeñas mejoras, asignaste a los responsables de cada cambio y entiendes que el proceso de mejora continua en una empresa es gradual, por lo que los verdaderos resultados serán realmente apreciados a largo plazo, llegó el momento de elegir para la mejora continua herramientas de gestión que te permitan monitorear el desempeño de tus procesos y colaboradores en esta nueva etapa.
Desde Crentio, recomendamos estos dos software por ser los más versátiles del mercado y con la mayor capacidad de integración con diversas herramientas y aplicaciones.
monday.com
Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los diversos tipos de procesos en los tableros y mucho más. Además, te permite la digitalización de procesos y documentos, ordenando toda la información siempre en un solo lugar.
Cabe destacar que monday.com incluye una versión gratuita pero con funcionalidades tan básicas que está limitada a equipos de dos personas. La versión gratuita es más una suerte de demo para que las personas puedan conocer la herramienta y, tras familiarizarse con su uso, contratar el plan Básico, que cuesta USD 9 por mes; el plan Estándar de USD 12 por mes; y el plan Pro de USD 19 mensuales.
Smartsuite
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales.
Además, Smartsuite admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, diagrama de procesos, entre otros.
Cómo implementar la mejora continua en tu empresa
Ahora que ya conoces estas buenas prácticas de mejora continua y dos de las más eficientes herramientas de gestión para montarlas en una plataforma centralizada, que conecte toda la información y los que sucede en tu organización en tiempo real, podemos iniciar la mejora a través de esta serie de pasos dentro de tu plataforma.
Formulario de iniciativas o necesidades
Este primer paso busca que las personas puedan completar un formulario a través de alguna de estas herramientas mencionadas, enumerando las necesidades, puntos de dolor o iniciativas de mejora de manera extensiva, no solo a los directivos sino a todo el equipo.
Comunicar las iniciativas de mejora a todas las personas de la organización, a través de un formulario tiene el objetivo de centralizar estas peticiones en un solo lugar, incluir todas las alternativas de mejora que pueden resolver esas necesidades y, a partir del análisis en conjunto, empezar a priorizar aquellas iniciativas que van a generar un impacto significativo en los procesos clave. De esta forma, la mejora continua en educación empresarial está destinada a dar soporte a los procesos que aportan valor a la empresa.
Establece una matriz de prioridades
Al recibir estas solicitudes, debes entender cuáles son las iniciativas de mejora continua más urgentes. En este sentido, vamos a plantear dos variables para medir la prioridad.
Impacto económico de la mejora continua
Implica un aumento en los ingresos devenido del cambio realizado. Al realizar un determinado cambio o mejora de procesos esto va a favorecer el ahorro de costos. Esto a la vez nos permitirá ahorrar tiempo en nuestro día a día, o bien ahorrar recursos, ya sea de equipos o personas, porque lo que antes requería un mayor segmento de tiempo y recursos para lograr resultados deseables, luego de la mejora la gestión del tiempo será más eficiente y el uso de recursos mucho más optimizado. Sin embargo, debemos tener en cuenta que la inversión necesaria no repercuta en dicho impacto económico para que valga la pena el esfuerzo.
Inversión requerida
Por otro lado, la inversión requerida se aplica en función del impacto económico que queremos alcanzar. Por ejemplo, cuando tenemos una baja inversión y un alto impacto económico, podemos establecer nuestra primera prioridad (prioridad 1). En cambio, cuando tenemos un bajo impacto económico y una alta inversión, entonces vamos a considerar esta como la última prioridad (prioridad 4).
La prioridad 1 será la que más nos beneficie porque además tendrá un bajo costo, el de prioridad son aquellos cambios que no nos cuestan esfuerzo, pero que a su vez tienen un bajo impacto económico. Por la baja inversión, es una mejora que podemos implementar relativamente rápido y sin mayores riesgos.
En el de prioridad 3 tenemos un alto impacto económico pero igualmente una alta inversión, son proyectos o iniciativas que requieren un mejor análisis o tratamiento porque suelen ser a largo plazo. Y finalmente, el de prioridad 4 son aquellos cambios que probablemente descartemos o analicemos en última instancia, porque presentan un alto costo y un bajo impacto económico.
| Impacto económico/inversión requerida | Bajo impacto económico | Alto impacto económico |
| Baja inversión | Prioridad 2: Victorias rápidas | Prioridad 1: Mejora de la la eficiencia |
| Alta inversión | Prioridad 4: Mejora accesoria | Prioridad 3: Mejora estratégica |
Configura un plan de trabajo de alto nivel
Hace referencia a cómo será el plan de trabajo en función de las iniciativas de mejora continua, cuándo debe ejecutarse, qué acciones se realizarán, quién es el responsable, el nivel de expectativas, entre otras cuestiones.
Este plan incluirá objetivos; un cronograma de actividades, que pueden ser desde un mapeo de procesos hasta una reingeniería de procesos; un presupuesto asignado; indicadores de desempeño y revisiones periódicas para validar su efectividad.
Proveedor de la solución de mejora continua
Probablemente, sea en esta iniciativa donde debas implementar una herramienta o solicitar ayuda profesional de consultoría de negocios o procesos. En este punto, ya aplicaste seguramente algunas de las prácticas de mejora continua, comenzaste a explorar una herramienta para iniciar el proceso, lograste identificar las iniciativas de prioridad 1 y quizá hasta ya tengas en mente un plan de acción para llevarlo a cabo. Sin embargo, implementarlo de forma autónoma puede ser sumamente agotador y extenderse demasiado en el tiempo.
Por este motivo, contar con un proveedor externo para ayudarte a implementar la solución de mejora continua puede reducir significativamente los tiempos de implementación y mejora que estás necesitando. La experiencia de un consultor profesional puede proporcionarte una perspectiva clave del tipo de solución que tu organización está necesitando para sostener el crecimiento.
Responsables internos
El próximo paso en esta implementación de la mejora continua es elegir quiénes serán los responsables internos de llevar a cabo o monitorear que las iniciativas de mejora se ejecuten y se cumpla el objetivo. Delegar responsables que supervisen la ejecución ayudará a delimitar los roles funcionales y flujos de trabajo de los colaboradores, a fin de garantizar una mayor comunicación y colaboración en el equipo.
A la vez, estos responsables designados deberán aprender a manejar la herramienta para generar reportes diarios sobre el estado de las tareas y procesos en curso, lo que permitirá entender si estamos yendo en la dirección correcta de mejora o debemos aplicar nuevos cambios.
Cronograma de trabajo
Si tienes pensado contratar los servicios de un consultor, fijar un cronograma de trabajo es una actividad que deberías coordinar con él, ya que en función de la necesidad, solución propuesta y presupuesto asignado, deberás asegurarte de que la carga de trabajo se ajuste a ese cronograma o por lo menos que no se desvíe demasiado del tiempo establecido para ejecutar los esfuerzos de mejora.
Un cronograma tiene la finalidad de señalar el comienzo y finalización de las actividades o tareas por fechas, de modo tal que permita a los supervisores de la actividad comprobar si se realizó y cuándo se realizó. De esta forma, obtienes un seguimiento del avance del proyecto de mejora continua iniciado con el consultor experto.
Entregables
Finalmente, deberás establecer cuáles serán los entregables que se van a definir, es decir, los resultados que esperas obtener al final del día, y que darán cuenta del progreso de aplicación de la mejora continua. En esta instancia, podremos analizar si efectivamente el cronograma se cumple o no para alcanzar los objetivos.
Si los objetivos se cumplen, se comenzarán a evidenciar los primeros indicios de mejora continua en los procesos. Ahora bien, si esto no es así, seguiremos trabajando y aplicando cambios hasta alcanzar los resultados esperados.
Implementa la mejora continua en tu negocio con Crentio
A lo largo de este artículo, buscamos no simplemente insistir en definiciones teóricas sobre la mejora continua, entendiendo que ya se han escrito infinidades de artículos sobre este concepto y no hay mucho que agregar sobre ello, basta con saber que se aplica a la metodología de detectar oportunidades de mejora, y en función de esto, introducir cambios que rompan esquemas obsoletos de gestión para impulsar la eficiencia operativa y el crecimiento sostenido en el tiempo.
Para ayudarte en este trayecto, hemos incluido 4 buenas prácticas y una guía de pasos para implementar la mejora continua en tu organización, a través de una herramienta como monday.com o Smartsuite.
