Una necesidad que atraviesa a cualquier PyME que comienza a expandirse y desea mantener el orden interno es incluir roles funcionales, como dinámica manifiesta en su negocio. Sin embargo, llegar a este punto lleva tiempo, porque al principio estos roles suelen estar bastante indefinidos.
Como al principio suelen ser pocas las personas que forman parte de la organización, entre todas tienen que atender las distintas áreas del negocio, desde la producción hasta la venta, y no suele dedicarse demasiado tiempo en estructurar con precisión "quién hace qué". Lo cual no es incorrecto, para esa etapa de la empresa.
Pero llega un momento en el que debido al aumento del número de personas que forman parte de la organización, es necesario establecer ciertas formalidades para los tipos de procesos, tareas y actividades que se deben desempeñar dentro de la empresa, para permitir un desarrollo organizacional ordenado. De lo contrario, podrían generarse fricciones debido a la falta de claridad en los roles que debe asumir cada persona.
En este artículo, hablaremos sobre qué entendemos por roles funcionales, qué tipologías existen, cuáles son las consecuencias de no incluirlos en tu empresa y qué beneficios brinda.
¿Qué son los roles funcionales?
Los roles son el conjunto de actividades y responsabilidades que se esperan de una posición dentro de la organización, y delimitan un puesto de trabajo. Es decir, al establecer un rol estarías marcando los límites de dónde empiezan y terminan las facultades y tareas que corresponden a una posición, como así también a qué otro rol este le reporta y rinde cuentas dentro de la estructura. Este último punto es crucial, por cuanto es muy común que en los primeros años de una empresa suela existir gran cantidad de fricción derivado de la falta de claridad sobre quién tiene jerarquía sobre quién.
Y este punto se vuelve mucho más agudo cuando en la empresa se entrecruzan lazos familiares: un enorme porcentaje de las empresas latinoamericanas son en si mismas empresas familiares, donde las líneas de autoridad parecen entremezclarse con las del árbol genealógico.
Un principio básico de la administración de empresas es el de cadena de mando: cada persona en la organización reporta a una (y solo una) persona dentro de la estructura. Sin roles; esto es impracticable, lo cual expone a los colaboradores a órdenes cruzadas, y una falta de claridad sobre el comportamiento que se espera del mismo.
Por lo tanto, los roles son las posiciones dentro de la organización que están claramente definidas con actividades y responsabilidades precisas. Estos roles permiten una operación más eficiente y organizada, ya que cada persona sabe qué se espera de ella y a quién debe rendir cuentas. Llevándolo a la práctica, podemos decir que un ejemplo de un rol funcional en una empresa podría ser el Gerente de Ventas, cuyas responsabilidades incluyen liderar el equipo de ventas, establecer metas de ventas, y reportar a la Dirección General.
Pero qué ocurre cuando las posiciones no se encuentra bien definida, pues nos encontramos con los roles disfuncionales. Los mismos hacen referencia a posiciones que carecen de una definición clara, lo que puede llevar a confusión, ineficiencia, conflictos y estrés laboral dentro de la organización. Un ejemplo de estos tipos de roles podría ser un "Hacedor de Cosas", donde una persona asume múltiples tareas sin una descripción clara de sus responsabilidades. Esto puede generar caos y dificultades para la evaluación de desempeño.
¿Qué otros tipos de roles podrían existir en una sociedad?
En una sociedad, los roles desempeñan un papel fundamental en la organización y funcionamiento de diversas dinámicas. Más allá de los roles típicos en la familia, existen otros tipos de roles que pueden influir en la cohesión social y el logro de objetivos comunes.
Roles de equipo
Los roles de equipo son esenciales en contextos laborales, deportivos y sociales. Cada miembro de un equipo asume funciones específicas que contribuyen al logro de metas colectivas. Estos roles pueden incluir un líder, que guía al grupo hacia sus objetivos; un facilitador, encargado de mantener una comunicación efectiva; un experto en contenido, que aporta conocimientos especializados; y otros roles que se adaptan a las necesidades de la tarea.
Roles de tarea de grupo ejemplo
Un ejemplo de un rol de tarea en un grupo podría ser el "Investigador". Este miembro del grupo tiene la responsabilidad de recopilar información relevante para el proyecto en curso. Su labor consiste en investigar, analizar datos y presentar hallazgos que contribuyan al proceso decisional del grupo.
Roles de mantenimiento y roles socioemocionales
Además de los roles de tarea, en cualquier grupo o equipo existen roles de mantenimiento y roles socioemocionales. Los roles de mantenimiento se centran en mantener un ambiente positivo y relaciones saludables entre los miembros del equipo. Estos roles buscan fortalecer la cohesión y la colaboración en el grupo, fomentando la empatía y resolviendo conflictos de manera constructiva.
Por otro lado, los roles socioemocionales se enfocan en apoyar emocionalmente a los miembros del grupo. Estas personas brindan apoyo, escucha activa y consuelo en momentos de dificultad, promoviendo un ambiente de confianza y bienestar emocional.
En una sociedad, los roles pueden variar ampliamente según el contexto y las necesidades específicas. Reconocer la diversidad de roles y su importancia en la dinámica social es esencial para promover la colaboración, la cohesión y el éxito de los grupos y comunidades.
No establecer roles trae consecuencias
Incorporar personas en la organización sin antes haber definido correctamente qué papel jugarán dentro del equipo es sin dudas una fórmula para el fracaso. Si bien una lista exhaustiva de los efectos negativos que pueden generarse en casi imposible de construir, los más comunes que tu negocio enfrentará son:
Actividades inconclusas
Debido a que nadie asumió que la misma le correspondía. Por lo tanto, queda sin completarse y de alguna forma nadie es responsable.
Tareas que se estén llevando a cabo pero no por la persona ideal
¿Alguna vez escuchaste decir al dueño o colaborador clave de una empresa "es que si yo no lo hago, nadie lo hace"? Esto suele deberse a que nadie tiene asignada realmente esa tarea. Por ende las tomará a su cargo alguien más, que probablemente esté sobrecargado ya que tiene sus propias actividades con las cuales cumplir. Pero las asume porque no hay quien las lleve a cabo. Incluso cuando poco tienen que ver con su puesto.
Nula capacidad para medir el desempeño de cada colaborador
Si no están definidas las funciones y los resultados que se esperan de cada puesto, no hay forma de evaluar el trabajo de la persona que lo ocupa más que desde una perspectiva subjetiva. Esto es muy grave, porque ni siquiera el mismo colaborador entiende qué se espera de su trabajo ni cómo mejorar.
Órdenes cruzadas
Si el puesto no es formal, las jefaturas y jerarquías tampoco lo serán. ¿Qué hacer cuando dos socios dan una orden contraria al mismo colaborador? ¿O cuando quien se supone es el jefe directo dictamina una cosa, y el gerente de otra área opina lo contrario? Todos esos conflictos se pueden evitar con sencillez aclarando la estructura de la empresa.
Beneficios de establecer roles funcionales
Tiene mucho más sentido, que las personas nuevas que se integren a la empresa tengan claro cuáles son las tareas que tienen que desempeñar en base al puesto que van a cubrir y también que resultados se esperan de ellas. A la vez, que permitirá aclarar los grises que existan con los colaboradores que ya forman parte del negocio.
Por supuesto que esta relación es bi-direccional; es decir, establecer roles ayudará también a cada persona a conocer las reglas del juego y lo que se espera de sí en la organización.
El establecimiento de roles puede ayudar a tu empresa en varios aspectos como:
- Responsabilidades claras: de esta forma te estarías asegurando que el trabajo se haga. Y en caso de que no sea así, sabrás a que miembro del equipo recurrir en busca de respuestas.
- Coordinar mejor la carga de trabajo: aún teniendo claro que todos los roles se relacionan entre sí, cada colaborador sabrá cuales son las funciones y procesos clave que debe desempeñar con exactitud.
- Imparcialidad en las evaluaciones de desempeño: estarías evaluando al rol en si, con sus funciones y responsabilidades, evitando comparaciones con otras personas.
Clave para expandir tu empresa: mejora de procesos de selección
Suena a frase hecha, pero la realidad es que las personas que eliges para formar parte de tu negocio, lo son todo. Piensa que en empresas pequeñas, cada nuevo colaborador a veces representa el 10% o el 15% de toda la estructura. Un buen proceso de reclutamiento de personal genera sinergia y crecimiento. Lo contrario frena el avance y suele ser una causal del estancamiento empresarial.
Contratar bien, empieza por establecer roles claros. Como ya has delimitado con precisión que funciones va a desempeñar la persona que se va a sumar a la organización, debido a que estableciste roles con anterioridad, sabrás cuáles son los requisitos con los que debe cumplir para desempeñar ese papel de manera óptima.
Así, las evaluaciones se vuelven menos subjetivas porque lo que vuelve mejor o peor preparado a un candidato se mide contra un documento de requisitos, y no sólo a la opinión personal de los evaluadores.
Así, a tu olfato e intuición podrás acompañarla de requisitos formales, lo que te permitirá contratar a quienes se adecuen mejor al puesto en base a su preparación y experiencia.
Esto trae un desarrollo significativo para tu capacidad de contratación, pero también para recompensar, evaluar y capacitar a los nuevos integrantes de tu organización. Contratar talento, retenerlo y potenciarlo se vuelve viable.
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Es momento de ordenar tu empresa
Aunque en los inicios haya funcionado esa forma de trabajar en la que todos los miembros de la organización hacían actividades sin tener del todo claro las funciones específicas de cada uno, te aseguramos que se convierte en una limitante para la expansión de la empresa.
Llega un punto en que se vuelve clave prestar atención al desarrollo organizacional formal, permitiendo que la empresa evolucione y que quienes hacen vida en ella se puedan adaptar mejor a los flujos de trabajo.
Si sientes que el momento de crecer ha llegado, pero se te está complicando a la hora de poner en orden tu negocio, delimitando correctamente las funciones y responsabilidades propias de cada rol, agenda una videollamada con nosotros para que podamos asesorarte.
