Consultoria de procesos: ayuda experta para administrar el crecimiento

Cuando se menciona la consultoria de procesos, es común que muchos dueños de pymes y gerentes piensen de inmediato en proyectos de implementación de normas ISO: burocracia, papeleo y poco valor agregado al final del día. Sin embargo, esta percepción no refleja completamente la realidad. 

Si tu Pyme ingresó en una etapa de expansión rápida, es probable que tengas la sensación de que los métodos de trabajo y los softwares utilizados hasta ahora ya no satisfacen las demandas de tus clientes, ni las necesidades de tu equipo.

Es aquí donde es prudente considerar la opción de buscar asesoramiento especializado. En este artículo, hablaremos sobre cómo la consultoria de procesos puede ayudarte a apalancar el crecimiento, y qué herramientas de gestión pueden ser de valor en este sentido.

 

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Tabla de contenidos

Conceptos de la consultoría de procesos y cuáles son sus objetivos

Objetivos generales y específicos de la consultoría de procesos

Fases de la consultoría de procesos en 6 pasos

Qué perfil profesional debe tener un consultor de procesos

¿Qué son los procesos estratégicos, clave y de soporte?

La mejora de procesos para el consultor

Proyectos de consultoría de procesos: elementos

 

 

Conceptos de la consultoria de procesos y cuáles son sus objetivos

La consultoría de procesos consiste en un servicio enfocado en mejorar la eficiencia, la productividad y la efectividad de las organizaciones a través de la optimización de sus procesos internos. En general, toda proyecto de mejora de procesos suele abarcar una fase de diagnóstico, análisis, modificación de procesos, y luego control y ajustes.

Es fácil de comprender porque la consultoría especializada en procesos es un servicio ampliamente requerido por empresas en crecimiento: tiene el potencial de ayudar a transformar el nivel de productividad, y eliminar tareas manuales de escaso valor agregado.

 

 

Funciones y objetivos generales de la consultoría de procesos

• Mejora de la eficiencia: uno de los principales objetivos de la consultoría de procesos es aumentar la eficiencia de las operaciones, eliminando actividades innecesarias, optimizando flujos de trabajo y reduciendo los tiempos de ciclo.
• Incremento de la productividad: al mejorar la eficiencia de tus procesos, se espera un aumento significativo en la productividad de tu empresa, permitiendo hacer más con menos recursos y generando un impacto positivo en los resultados financieros.
• Alineación con los objetivos estratégicos: además, ayuda a alinear los procesos operativos con sus objetivos estratégicos a largo plazo, garantizando que cada actividad contribuya de manera efectiva al logro de dichos objetivos.
• Mejora continua: promueve una cultura de mejora, donde la optimización de procesos se convierte en un esfuerzo constante y sistemático.

 

 

Tipos de consultorías de procesos

• Consultoría experta: En este enfoque, se contratan expertos externos en un campo específico para analizar y mejorar los procesos relacionados con esa área. Por ejemplo, una empresa puede contratar consultores expertos en logística para optimizar su cadena de suministro o consultores en tecnología para mejorar sus sistemas informáticos.
• Consultoría médico-paciente: Este tipo de consultoría se basa en una relación más colaborativa entre el consultor y la organización cliente. Tiene el consultor de procesos perfil de "médico" que diagnostica los problemas de la organización y trabaja junto con el cliente para desarrollar y aplicar soluciones.
• Consultoría de procesos: En este enfoque, se pone énfasis en el análisis y la mejora de los procesos internos de la organización. El consultor y analista de procesos trabajan directamente en el desarrollo de equipos y colaboradores de la empresa para identificar oportunidades de mejora, diseñar nuevos procesos y garantizar su implementación efectiva.

 

 

 

¿Cómo saber si mi empresa necesita de una consultoria de procesos externa?

Así como reconocemos los síntomas que nos llevan a buscar atención médica, también hay señales en la salud de una empresa que indican la necesidad de una consulta externa. Aquí te presentamos algunos "síntomas" empresariales que podrían indicar la necesidad de buscar ayuda de consultores externos:

 

 

Alta rotación de personal

El constante flujo de colaboradores que abandonan la empresa puede indicar problemas asociados a la cultura organizacional, en la gestión del talento por parte de recursos humanos o en las condiciones laborales.

Problemas de visibilidad de los procesos/tareas que están ejecutando los equipos

La falta de claridad sobre quién está haciendo qué y cómo se están llevando a cabo las tareas puede resultar en una baja eficiencia, redundancia de esfuerzos y errores frecuentes. 

Incidentes graves en la operación que están causando pérdidas económicas y de clientes

La ocurrencia frecuente de incidentes graves, como fallas en la cadena de suministro, errores de producción o problemas de calidad, que resultan en pérdidas financieras y afectan la satisfacción del cliente.

Dificultad para ver y planificar un año completo

La falta de una visión clara del futuro y la incapacidad para establecer metas y estrategias a largo plazo dificultan la planificación y el crecimiento sostenible de la empresa. Reconocer estos síntomas y buscar ayuda externa a tiempo puede ser fundamental para abordar los desafíos y aprovechar las oportunidades de crecimiento y mejora en la empresa. 

 

 

Fases de la consultoria de procesos: 6 pasos para una transformación real de tu negocio

Cuando se trata de llevar a cabo una consultoría de procesos ejemplo o modelo para transformar un negocio, es esencial seguir una serie de pasos estructurados para lograr resultados efectivos y duraderos. Estos pasos pueden compararse con la dinámica entre un médico y su paciente, donde el diagnóstico preciso, el tratamiento adecuado y el seguimiento continuo son fundamentales para la recuperación del paciente. A continuación, desglosaremos cada fase de la consultoría de procesos utilizando esta analogía médica.

 

 

Relevamiento

Al igual que un médico comienza su consulta recopilando información sobre los síntomas y antecedentes médicos del paciente, en esta fase inicial de la consultoría en procesos de negocio, hace el consultor de procesos empleo de sus conocimientos y datos recolectados para comprender su situación actual. Esto implica reunirse con los líderes y colaboradores relevantes, analizar datos, y observar los procesos en acción para identificar los puntos problemáticos y las oportunidades de mejora. Es como tomar el pulso del negocio para entender su estado de salud.

 

 

Diagnóstico

Una vez recopilada toda la información relevante, el siguiente paso es realizar un diagnóstico preciso. Aquí es donde el médico utiliza sus conocimientos y experiencia para identificar la causa de los síntomas del paciente. De manera similar, el consultor de procesos analiza los datos recopilados durante el relevamiento para identificar las causas raíz de los problemas en los procesos.  

 

 

Propuesta de trabajo

Con el diagnóstico en mano, el médico elabora un plan de tratamiento específico para abordar las necesidades del paciente. De manera similar, el consultor de procesos desarrolla una propuesta detallada que incluye recomendaciones específicas para mejorar los procesos identificados. Esto puede implicar la redefinición de roles y responsabilidades, la implementación de nuevas tecnologías o la optimización de flujos de trabajo. La clave aquí es diseñar un plan realista y factible que pueda llevarse a cabo con éxito.

Implementación

Una vez que se ha acordado la propuesta de trabajo, llega el momento de implementar los cambios. El consultor de procesos trabaja en estrecha colaboración con el equipo de la empresa para implementar las mejoras planificadas . Esto puede implicar la capacitación del personal, la transformación digital o actualización de sistemas, o bien la introducción de nuevas prácticas. 

Capacitación

Así como el paciente necesita entender cómo seguir su plan de tratamiento en casa, los colaboradores de la empresa necesitan capacitación para adaptarse a los nuevos procesos y procedimientos. El consultor de procesos proporciona la capacitación necesaria para garantizar que todos comprendan sus roles y responsabilidades dentro de los nuevos procesos y puedan implementarlos de manera efectiva en su trabajo diario.

Acompañamiento

Finalmente, al igual que un médico sigue de cerca el progreso de su paciente durante el proceso de recuperación, el consultor de procesos ofrece acompañamiento continuo a la empresa para garantizar que los cambios implementados funcionen de manera óptima y se mantengan en el tiempo. Esto puede implicar realizar ajustes según sea necesario, proporcionar orientación adicional o monitorear métricas clave de rendimiento. El objetivo es asegurar que la transformación sea sostenible y continúe generando valor a largo plazo.

Qué perfil profesional debe tener un consultor de procesos

Una vez que ya comprendes de qué se ocupa la consultoría de procesos, probablemente te estés preguntando ahora que hace un consultor de procesos. Los consultores de procesos surgen como figuras clave, encargadas de identificar áreas de mejora, diseñar soluciones y guiar a las empresas hacia la eficiencia operativa. Sin embargo, ¿qué características y habilidades debe poseer un consultor de procesos para desempeñar efectivamente su rol? 

1. Conocimientos profundos en gestión de procesos

Un consultor de procesos debe tener un dominio sólido de los principios y metodologías de gestión de procesos. Esto incluye la comprensión de marcos de referencia como BPM (Business Process Management), Lean Six Sigma, y Agile, así como la capacidad para aplicar herramientas y técnicas específicas para analizar, diseñar y mejorar procesos empresariales.

2. Habilidades analíticas y de resolución de problemas

La capacidad de analizar datos, identificar patrones y diagnosticar problemas es fundamental para un consultor de procesos. Debe ser capaz de descomponer procesos complejos en componentes más simples, identificar cuellos de botella y puntos de mejora, y proponer soluciones efectivas que impulsen la eficiencia y la calidad.

3. Excelentes habilidades de comunicación

Un consultor de procesos debe ser un comunicador eficaz, capaz de interactuar con una amplia gama de stakeholders, desde colaboradores de nivel operativo hasta altos directivos. Debe poder explicar conceptos técnicos de manera clara y persuasiva, y gestionar eficazmente las expectativas de los clientes y partes interesadas.

4. Orientación al cliente y habilidades de consultoría

El consultor de procesos debe adoptar una mentalidad orientada al cliente, comprendiendo las necesidades y objetivos de la organización para la cual trabaja. Debe ser capaz de establecer relaciones de confianza con los clientes, entender sus desafíos específicos y ofrecer soluciones adaptadas a sus necesidades particulares.

5. Capacidad de adaptación y aprendizaje continuo:

Dada la naturaleza cambiante de las empresas, un consultor de procesos debe ser ágil y adaptable, capaz de trabajar en entornos diversos y enfrentar nuevos desafíos. Además, debe tener una mentalidad de aprendizaje continuo, manteniéndose al tanto de las últimas tendencias en gestión de procesos y actualizando constantemente sus habilidades y conocimientos. De esta manera, es más probable que tenga el consultor de procesos sueldo competitivo conforme va adquiriendo nuevas habilidades y formación.

¿Qué son los procesos estratégicos, clave y de soporte?

Son aquellos que están directamente alineados con los objetivos de la organización y contribuyen significativamente a su ventaja competitiva. Estos procesos suelen ser únicos y difíciles de imitar, y están estrechamente vinculados con la misión y visión de la empresa.

Por otro lado, los procesos clave son aquellos que, aunque no son necesariamente estratégicos, son fundamentales para el funcionamiento diario de la organización y tienen un impacto directo en la satisfacción del cliente y la calidad del producto o servicio.

¿Qué revisará un consultor en relación a estos procesos?

Un consultor experto en mejora de procesos llevará a cabo un análisis exhaustivo de estos procesos organizacionales, clave y de soporte de la organización. Para ello, empleará una serie de técnicas y herramientas especializadas con el fin de identificar áreas de oportunidad y proponer soluciones concretas. Algunos aspectos que revisará un consultor incluyen:

• Análisis de procesos actuales: El consultor revisará en detalle los procesos existentes, desde su inicio hasta su conclusión, identificando posibles cuellos de botella, redundancias o actividades innecesarias que puedan estar afectando la eficiencia operativa.

• Mapeo de procesos: Mediante la elaboración de diagramas de flujo y mapas de procesos, el consultor visualizará de manera clara y concisa cómo se desarrollan las diferentes actividades dentro de la organización, lo que facilitará la identificación de áreas de mejora.

• Identificación de indicadores clave de desempeño (KPIs): Los KPIs son métricas que permiten evaluar el desempeño de los procesos en función de los objetivos organizacionales. El consultor definirá los KPIs relevantes para cada proceso y establecerá metas claras que sirvan como punto de referencia para medir el progreso.

• Benchmarking: El consultor comparará los procesos de la organización con los de empresas similares en el mismo sector, identificando mejores prácticas y oportunidades de mejora que puedan implementarse para aumentar la eficiencia y la competitividad.

• Diseño e implementación de mejoras: Una vez identificadas las áreas de oportunidad, el consultor colaborará con el equipo de la organización para diseñar e implementar soluciones efectivas que permitan optimizar los procesos y alcanzar los objetivos establecidos.

Finalmente, los procesos de soporte son aquellos que brindan el apoyo necesario para que los procesos clave y estratégicos funcionen correctamente. Aunque no son visibles para el cliente final, son esenciales para la eficiencia operativa y el alcance de los objetivos.

La mejora de procesos para el consultor

La mejora de procesos es un aspecto fundamental para cualquier organización que busque aumentar su eficiencia, reducir costos y satisfacer las necesidades de sus clientes. Sin embargo, llevar a cabo este proceso de manera efectiva y sostenible requiere de una metodología estructurada y bien definida. En este sentido, realizará un buen consultor mejora de procesos, será capaz de identificar objetivos y alcance, podrá analizar la situación actual y detectar áreas de oportunidad para implementar soluciones, monitorear los resultados, realizar revisiones periódicas y continuar mejorando todas las veces que sea necesario.

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Proyectos de consultoría de procesos: elementos para una elección inteligente

Los proyectos de consultoría de procesos se presentan como una herramienta fundamental para lograr este objetivo, pero elegir el enfoque adecuado puede marcar la diferencia.

Alcance

El alcance de un proyecto de consultoría de procesos define el conjunto de actividades, objetivos y entregables que se llevarán a cabo durante su ejecución. Debe estar claramente definido desde el principio, de manera que todas las partes involucradas tengan una comprensión clara de lo que se espera lograr. Esto incluye identificar los procesos específicos que se van a analizar y mejorar, así como los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera efectiva.

Plazos

Los plazos son otro aspecto crucial a considerar al elegir un proyecto de consultoría de procesos. Es importante establecer un cronograma realista que permita cumplir con los objetivos del proyecto en el tiempo previsto. Esto implica identificar y gestionar adecuadamente los riesgos y las posibles demoras que puedan surgir durante la ejecución del proyecto. Además, es fundamental mantener una comunicación abierta y transparente entre el equipo de consultoría y los stakeholders de la organización para garantizar que se cumplan los plazos establecidos.

Inversión

La inversión requerida para llevar a cabo un proyecto de consultoría de procesos puede variar considerablemente según la complejidad y el alcance del proyecto. Es importante evaluar los costos asociados con el proyecto, incluyendo honorarios de consultoría empresarial, herramientas y recursos necesarios, y posibles gastos adicionales.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la inversión en la mejora de procesos puede generar beneficios a largo plazo, incluyendo la reducción de costos, el aumento de la productividad y la mejora de la calidad del producto o servicio. Al final del día, va a generar la consultoría de procesos desarrollo organizacional a largo plazo, lo que te permitirá alcanzar cierto liderazgo en el mercado.

Conclusión de consultoría de procesos: invierte en ella y mejora tu el desempeño de tu empresa con Crentio

Al invertir en consultoría de gestión de procesos, tu Pyme puede esperar un retorno significativo en términos de eficiencia operativa, reducción de costos, mejora de la calidad y capacidad para adaptarse a los cambios del mercado, teniendo la seguridad de que el proyecto de mejora realmente va a llegar a buen puerto y aportará valor a largo plazo.

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