Cómo dejar de ser un cuello de botella y mejorar la gestion del tiempo

Cuando estás al frente de un negocio, eres responsable de que las personas, roles y procesos se alineen para funcionar correctamente, lo que implica más tiempo de análisis y que todo el peso de las decisiones recaiga sobre tu persona. Sin embargo, abarcar muchos puntos de control en tu empresa quizá te genere la sensación de que el tiempo no te alcanza para cumplir con todas las obligaciones. Entonces, comienzas a trabajar de más. 

Una inadecuada gestion del tiempo puede provocar que tu rol se convierta poco a poco en un cuello de botella, lo que puede dar lugar a situaciones estresantes que podrían desencadenar un conflicto con las personas más cercanas de tu entorno, o incluso generarte problemas de salud. Este patrón de comportamiento tiende a replicarse en los colaboradores bajo tu dirección, que sentirán la presión de trabajar a tu mismo ritmo para cumplir con los objetivos. 

Cuando no hay un correcto método de delegación de las tareas y responsabilidades, es posible que se transmita una sensación de urgencia que se traslade al resto del equipo. Esto ocurre cuando también se sobreexige la capacidad de las personas, al esperar que resuelvan problemas de toda índole y cumplan objetivos en tiempo récord.

En este artículo, buscamos plantear algunos lineamientos importantes sobre cómo una deficiente gestión del tiempo puede impactar en tu rutina diaria produciendo cuellos de botella, qué estrategias puedes implementar para descentralizar la carga operativa y mejorar la calidad de vida evitando el estrés y la importancia de la delegación.

Relación entre la gestion del tiempo y el estrés laboral 

La gestión del tiempo según autores, como Euroinnova, implica adquirir buenas prácticas o hábitos saludables de trabajo que te permitan administrar tu carga de trabajo de manera proporcional al tiempo previamente establecido para cumplir con las tareas y objetivos diarios. Desde que nos iniciamos en el mundo laboral, mantener una gestión del tiempo equilibrada ha sido uno de los principales desafíos para sostener la productividad y asegurar una mayor sustentabilidad de los negocios.

De lo contrario, viviremos estresados por todo aquello que se escapa de nuestras manos. Por este motivo, hemos seleccionado 4 de los problemas típicos que surgen de no gestionar el tiempo de una forma ordenada y su relación con el estrés laboral.

Trabajar demasiadas horas

La mayoría de las personas normalizamos trabajar demasiadas horas porque sentimos que el tiempo que no estamos invirtiendo en la empresa es tiempo perdido, y como muchas veces, el tiempo se mide con dinero, suponemos que mientras más horas pasemos dedicando a los negocios, más ganancias obtendremos. Por consiguiente, hay que desmitificar la creencia de que más tiempo de trabajo equivale a más rentabilidad o éxito comercial. El éxito de tus negocios va a depender de lo que hagas con el tiempo destinado al trabajo, no de literalmente vivir para el trabajo.

No serás mejor gerente o director si para hacer tu trabajo tienes que dedicarle más horas, sino buscando la forma de que el tiempo para trabajar sea productivo y contenga esfuerzos que valgan la pena para llevar adelante el negocio. Por el contrario, un líder que intenta demostrar el valor de la cantidad de horas que trabaja buscando replicar este comportamiento en su equipo solo conseguirá que las personas a su alrededor terminen tan estresadas como él y que, ya sea por problemas de salud o por frustración, abandonen la empresa. 

Obviamente que siempre habrá épocas de mayor volumen de trabajo que requerirán un poco más de dedicación en términos de tiempo, pero hay que controlar esta estacionalidad evitando que trabajar muchas horas se convierta en una costumbre permanente que puede afectar el balance con la vida personal.

Problemas de salud cada vez más frecuentes

Por causa de una inconsistente gestión del tiempo, tienes más probabilidades de sufrir problemas de salud vinculados al estrés laboral. Como las situaciones estresantes son generadas, en gran medida, por una saturación de trabajo poco realista con los tiempos disponibles que tenemos, podemos llegar a desarrollar niveles más profundos de estrés como el síndrome de Burnout, que es una forma extrema de agotamiento emocional, despersonalización y bajo desempeño personal. 

Trabajar sin descanso, lejos de generar mejores resultados en la esfera empresarial, va a provocar el efecto inverso. Producto del cansancio por el excesivo esfuerzo físico y mental (dormir pocas horas, comer fuera de horario o no comer, pensar demasiado en los problemas de la empresa, etc.), la productividad irá en disminución junto con la motivación.

Esto hará que muchas veces el organismo genere respuestas negativas en forma de enfermedad, como mecanismo de defensa ante lo que no puede balancear sanamente. Entonces, podrías pasarte toda la noche construyendo un plan comercial para presentarlo al día siguiente pero, pasadas unas horas o días de la presentación, sentir los efectos del esfuerzo en tu cuerpo.

Presencia de conflictos personales que antes no ocurrían

Cuando eres joven y quizá vives en sintonía con una persona que también lo es, es muy probable que pasarse todo el día trabajando sea no solo tolerable sino hasta la normalidad para ustedes. Sin embargo, cuando surgen nuevas obligaciones familiares, como parte del compromiso de construir una familia, trabajar de la misma manera que antes ya dejará de ser una opción aceptable para convertirse en un problema. 

En consecuencia, puede suceder que el trabajo, tal como lo disfrutabas al principio, ya no signifique para ti ese impulso que te permitía construir tu mejor versión, sino una obligación donde tengas que demostrar constantemente que tomas las decisiones correctas para llevar tu negocio por el buen camino y que a la vez estas decisiones no afecten la vida familiar.

El crecimiento se vuelve algo no deseable

En línea con el punto anterior, a veces el crecimiento puede convertirse en algo no deseable cuando se contrapone con los intereses y necesidades del entorno personal y familiar, porque supone sacrificar varios de los aspectos más valorables de la vida personal para alcanzar el éxito en los negocios. Entonces, para demostrar ese compromiso con la familia, puedes llegar a sacrificar o posponer ciertos objetivos empresariales más grandes y te conformes con un crecimiento moderado.

De igual manera que dedicar todo tu tiempo al trabajo y descuidar tu vida personal, es poco saludable irse al otro extremo, es decir, renunciar a los sueños de crecimiento para mantener una vida tranquila y hogareña que no termina de convencerte. Se pueden lograr ambos objetivos, solo hay que saber cómo administrar el tiempo para hacer viable el equilibrio entre vida personal y laboral.

Mejora la calidad de vida dentro y fuera del trabajo

Aunque parezca difícil de lograr, mejorar la calidad de vida de las personas dentro y fuera del trabajo es posible, si comenzamos a incorporar a nuestra vida ciertas prácticas que nos ayuden a encontrar un balance más óptimo entre la vida personal y laboral. En esto reside la importancia de la gestión del tiempo. Por este motivo, proponemos hábitos realistas, acordes con las necesidades humanas y que puedan adoptarse progresivamente sin suponer un sacrificio de sostener en el tiempo. 

Beneficios de una correcta gestion del tiempo 

Llevar a cabo una gestión eficaz del tiempo ofrece diversos beneficios a las organizaciones. A continuación, señalamos las 3 más relevantes.

Optimiza las horas de trabajo

Optimizar las horas de trabajo significa mejorar el rendimiento de las personas en el trabajo. Sin embargo, para lograr un tiempo optimizado, primero hay que saber planificar de forma ordenada las tareas y objetivos del día para que sea más fácil entender dónde centrar los esfuerzos para que luego el avance sea mucho más rápido.

Una planificación bien realizada aumentará gradualmente la productividad laboral de tu equipo, lo que permitirá que también adquieran una mayor autonomía y fluidez en el trabajo.

Reduce el estrés laboral

Cuando se consigue optimizar el tiempo con una correcta planificación, entendiendo qué tareas, actividades y objetivos priorizar, se pone en evidencia una reducción del estrés laboral. Generalmente, el estrés se manifiesta como una reacción natural del cuerpo ante la incertidumbre, es decir, aquello que no puede controlar o prever. Sin una planificación previa de la carga de trabajo que tenemos por delante, la sensación de incertidumbre se potenciará y con ella el estrés laboral. 

Al incorporar el hábito de la planificación y organización de nuestro día a día, podremos anticiparnos a las incidencias y reducir su impacto en los negocios. De esta forma, cuando obtenemos visibilidad de nuestros flujos de trabajo, optimizamos también nuestro tiempo, adquiriendo una perspectiva mucho más clara de dónde estamos parados y lo que puede acontecer en el futuro en distintos escenarios, si hacemos esto o aquello. Esta nueva realidad contribuye a mantener los niveles de incertidumbre y estrés bajo control.

Favorece la toma de decisiones

Distribuir la carga de trabajo equitativamente cumpliendo con los plazos establecidos reduce en gran medida la presión sobre el equipo, lo que facilita la colaboración en proyectos importantes.

Cuando las personas están alineadas con la visión de tu empresa, no solo mejora la productividad, el ambiente laboral y la motivación de tu gente sino que se simplifica la toma de decisiones, lo que permite avanzar más rápido en el alcance de objetivos estratégicos.

Cómo delegar sin que se prenda fuego mi empresa

La delegación no es una actividad que puedas hacer de un día para el otro, además puedes continuar dedicando la misma cantidad de tiempo pero utilizar el soporte de otra persona que ya sabes que le estás transmitiendo el conocimiento o el cómo hacerlo. No es lo mismo delegar al 100%, con todo el riesgo que ello implica, que delegar una parte del trabajo manteniendo un adecuado seguimiento de que las tareas serán resueltas como habían sido pensadas o planeadas por quien delega.

Este seguimiento no sería permanente, sino hasta tanto puedas apreciar la autonomía ganada por la persona delegada, por lo que, felizmente, necesitará cada vez menos de tu ayuda o intervención. Ahora bien, el principal obstáculo de la delegación es el conocimiento que ya tienes y tus colaboradores de confianza no tienen, pero que debes transferirles.

El problema es que a veces ese conocimiento no se desea transferir por considerarlo muy crítico o directamente está tan personalizado en tu modus operandis que te cuesta transmitirlo de una forma coherente y replicable. También una delegación puede exponer los propios errores de gestión. No obstante, cuando no tienes el proceso definido se hace prácticamente imposible delegar.

La clave para delegar tareas está en realizar un mapeo de procesos, diseñarlos y definirlos con claridad para que, en función de esa estructura, entrenar a un equipo o persona de confianza les brinde la posibilidad de entender el nuevo conocimiento. De esta manera, la delegación es posible y tiene más posibilidades de éxito, sin caer ni en la microgestión ni en la libertad total. La delegación no es una fórmula mágica que te saca de apuros cuando estás hasta las manos de trabajo, sino que debe ser un proceso ordenado que se realice de forma incremental para lograr los resultados deseables.

Cómo generar hábitos saludables en mi equipo 

Conlleva implementar las actividades de gestión del tiempo necesarias para obtener una mayor visibilidad. Por ejemplo, hacer que un equipo incorpore el hábito de agendar reuniones o dividir el calendario en las tareas del día, a fin de poder tener un registro de lo que van haciendo sin tener que estar preguntando constantemente. Por eso es necesario saber cuáles son los pendientes de cobrar o de pagar. 

Esos hábitos son saludables en ambos sentidos, porque te permitirá dedicar menos tiempo a trackearlo y a ellos les llevará menos tiempo reportarlo, porque con el solo hecho de realizarlo en la propia plataforma de gestión, ya lo están reportando al director. Por lo tanto, significa menos correos, menos llamadas y menos reuniones innecesarias. Si el director tiene que pedir algo, entonces ya es tarde. Otro hábito a incorporar es evitar trabajar de manera reactiva esperando a que te pidan las cosas para finalmente hacerlo.

4 Estrategias para administrar el tiempo

Ya hemos hablado sobre incorporar prácticas o buenos hábitos para gestionar mejor nuestro tiempo y evitar el estrés de una carga operativa inadecuada. Ahora nos enfocaremos en las metodologías más efectivas para que estas nuevas prácticas tengan un soporte que de verdad funcione.

Time blocking

Esta estrategia permite organizar y planificar todo tu día a día. Como su nombre lo indica, esta metodología de gestión del tiempo te ayuda a dividir la semana en pequeños bloques de tiempo, según la actividad que estés realizando. Por ejemplo, un bloque de dos horas lo puedes utilizar para establecer prioridades en un proyecto, otro bloque de dos horas dedicado a la planificación, luego puedes agregar un bloque más chico de media hora para responder emails y un bloque intermedio de una hora para agendar una reunión. Dentro de esta compartición del tiempo no olvides incluir algunos intervalos para tomar descansos. 

Esta estrategia es especialmente útil para las personas que tienen ciertas dificultades para desconectarse del trabajo, por lo que su incorporación es un factor clave para evitar el agotamiento, particionando tu tiempo entre el trabajo y las necesidades personales de manera equilibrada y saludable. En nuestra experiencia, recomendamos planificar el 80% de nuestra capacidad, dejando un margen para imprevistos y urgencias.

El principio de Pareto

Hace referencia básicamente a la regla 80/20 que permite definir y priorizar las tareas de mayor impacto en tu negocio para garantizar una mayor productividad y ahorro de tiempo en el trabajo. El principio de Pareto establece que el 20% de tus esfuerzos pueden generar el 80% de los resultados.

Como se trata de una metodología que apela a la priorización, su objetivo es justamente rastrear en nuestra actividad aquel 20% de procesos críticos que merecen obtener el 80% de los beneficios. Un ejemplo de esto podría ser optimizar un 20% tu estrategia de contenidos con buenas prácticas SEO para mejorar un 80% tus resultados en los motores de búsqueda de Google.

El método “Getting Things Done” (GTD)

Este método afirma que el cerebro no está hecho para almacenar tanta información, por lo que mientras más información intentes retener en tu memoria, menos concentración y productividad obtendrás. El objetivo del método GTD consiste en que dejes de depender de tu memoria para recordar un montón de datos que eventualmente terminarás olvidando para delegar esta tarea en una fuente externa y organizada que lo haga por ti y sin perder detalle.

Tradicionalmente esta fuente de información ajena a tu cerebro debería ser una agenda física, un block de notas, una calculadora, un documento de Word, una planilla de Excel, etc. En la actualidad, estas herramientas para almacenar datos e información relevante son digitales y la gran mayoría se alojan en la nube.

Implementar una herramienta para la gestión del tiempo te permitirá contar en todo momento con la información que necesitas para completar tus tareas pendientes de manera eficaz. Para organizar mejor tu día a día y tener todas tus reuniones programadas con sus respectivos recordatorios, Google Calendar es una plataforma ideal para probar la eficacia del método GTD.

Técnica Pomodoro

Otra estrategia de gestión del tiempo no menos importante es Pomodoro, que consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos, llamados "pomodoros", y descansar 5 minutos entre cada uno. El ciclo debe repetirse hasta completar cuatro pomodoros, después del cual se puede tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos, siempre y cuando los cuatro intervalos consecutivos hayan sido completados.

Aplicar la gestión del tiempo en el trabajo con este método te permite aumentar la productividad y eficiencia de tus colaboradores, ya que harán más cosas en menos tiempo, evitarás distracciones, porque los descansos estarán planificados, y lograrás reducir la presión en el equipo, lo que también atenuará el estrés, a medida que las tareas se vayan completando.

Cómo Google Calendar nos puede ayudar a administrar mejor el tiempo

Google Calendar es una herramienta para programar reuniones virtuales fácilmente y mejorar la gestión de tu tiempo obteniendo la visualización de todas tus reuniones agendadas en una sola plataforma. Es efectiva para visibilizar diversas tareas relacionadas con la distribución de los flujos de trabajo y programación de reuniones. Entre sus características más destacadas, podemos mencionar las siguientes.

Eventos externos o internos

Esta herramienta permite crear eventos externos e internos. Para realizar esta acción, debes ingresar a la plataforma abriendo la vista del calendario de Google. Si quieres agregar un evento haz un clic en en una franja horaria del calendario y se abrirá una pestaña donde tendrás varias opciones: Evento, Tiempo dedicado, Fuera de oficina, Ubicación de trabajo, Tarea y Agenda de citas. En la opción eventos podrás definir el horario, la duración, invitar personas, agregar lugar, guardar cambios y notificar a los invitados de la reunión 10 minutos antes como recordatorio. 

Tiempos de concentración

El tiempo dedicado de Google Calendar significa que puedes rechazar las invitaciones a reuniones durante los espacios de tiempo que consideras ocupado para tus necesidades de trabajo o personales. Al elegir esta opción, tus colaboradores, cuando busquen tu nombre para agendarte una reunión, verán que no estás disponible en determinados días u horarios.

Minuta de reunión dinámica

Sirve específicamente para crear un archivo o documento donde los integrantes de la reunión pueden compartir sus impresiones sobre los temas que se están debatiendo o exponiendo. Esa nota creada quedará guardada automáticamente en Google Drive

Ver disponibilidad de colaboradores

Al ingresar al calendario, puedes visualizar la disponibilidad de horarios de cada integrante del equipo de trabajo, para de esta forma saber en qué horario encontrar un hueco con el fin de agendar una reunión que tenga menos posibilidades de ser cancelada o reprogramada. 

Cómo gestionar sin reunirme con mi equipo

Llegamos a un punto de nuestro recorrido en que ya conocimos algunas prácticas de gestión del tiempo para incorporar, a las que acabamos de sumar 3 métodos para estandarizar estas prácticas. Luego, con Google Calendar hemos conocido los principales aportes de sus funciones más específicas. En el último apartado, hablaremos de 3 herramientas bastante efectivas para la gestion del tiempo, en términos de visibilidad de los procesos clave y flujos de trabajo.

monday.com

Monday.com es una plataforma de gestión de tareas y de proyectos en la nube que tiene como principal objetivo crear flujos de trabajo con plazos establecidos en tableros Kanban y mantener un registro o seguimiento del avance de los procesos para asegurar que se realicen. Al ser una herramienta sumamente intuitiva, todos los integrantes de un equipo incluidos en la cuenta de monday.com pueden acceder a los tableros y ver el progreso de las tareas, incluso realizar modificaciones, generar alertas y/o notificaciones o proponer sugerencias.  

Permite integrarse a otras aplicaciones e incluye una versión gratuita con funcionalidades básicas para equipos pequeños, y luego 3 planes pagos: uno Básico por un costo de USD 9 mensuales; un plan Estándar de USD 12 por mes; y un plan Pro que cuesta USD 19 mensuales.