¿Cómo sabemos realmente lo que estamos vendiendo o si nuestras ventas están alcanzando el objetivo? A menudo, lograr esto se vuelve difícil, porque cada asesor maneja su propia cartera de clientes y negocios, y la administra a discreción. Típicamente, nos enteramos de la venta cuando ya se cerró, perdiéndonos gran parte de la película. Llegamos a ignorar cuándo se detectó esa oportunidad, por dónde vino, dónde estuvieron las principales fricciones, etc.
Entonces, menos nos enteramos de las oportunidades que se perdieron, lo que nos quita proyección de hasta dónde podemos crecer como empresa sin indicadores de ventas que nos ayuden a obtener visibilidad, ya sea de los negocios abiertos como de lo que están en curso y los que lograron cerrarse exitosamente.
Para resolver este problema de raíz, en este artículo vamos a hablar sobre qué requisitos tienen que cumplir los indicadores de ventas, algunos ejemplos de los indicadores básicos para tu negocio y una guía para que puedas implementarlos en tu equipo de manera ordenada y escalable.
Requisitos de los indicadores de ventas KPI
Para poder contar con este sistema en tu negocio, es necesario que tus indicadores cumplan con ciertos requisitos que te permitirán alcanzar una mayor claridad de tu proceso de ventas y las instancias de cada oportunidad que se abre.
Son específicos
En primer lugar, tanto los indicadores de ventas retail (comercio minorista) como wholesale (comercio mayorista) deben ser específicos, es decir, generar métricas bien definidas sobre lo que queremos saber, a fin de que no haya ambigüedades en los datos recolectados.
¿Cuál es el número de oportunidades abiertas al inicio del mes? ¿Cuál es el número de ventas cerradas del total de oportunidades abiertas? ¿Cuántas ventas se perdieron?
Estas son algunas preguntas frecuentes y específicas que deberías tener en cuenta a la hora de trazar tu sistema de indicadores.
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Fáciles de medir y controlar
Otro de los requisitos necesarios para gestionar indicadores comerciales es que sean fáciles de medir y controlar. Mientras más intuitivos sean los indicadores clave con respecto a las ventas, más certeros serán los números que arroje y, por lo tanto, mayor será la comprensión que tendremos del itinerario de nuestro ciclo de ventas.
Esto nos permitirá contar con informes detallados en tiempo real de lo que sucede paso a paso con cada una de las oportunidades comerciales de los agentes de ventas.
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Dependen exclusivamente del desempeño del vendedor
Implica incluir solo indicadores de desempeño de los asesores comerciales. Algunos indicadores buscan medir las ventas que se cerraron, otros se enfocan en medir las ventas que se cobraron al cliente. Pero a veces esos procesos de cobranza, de facturación o de entrega del servicio no dependen exclusivamente del vendedor sino de que exista otro departamento que cumplan con su parte del trabajo.
Si ese proceso no está debidamente formalizado, es posible que se termine penalizando al vendedor por ineficiencia en el resto de los procesos que van a suceder después de la venta. En nuestra experiencia, esto no debería representar un indicador de venta porque no depende absolutamente de que el representante de ventas realice bien su trabajo.
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Comparables
Permite comparar periodos de tiempo, datos con datos, a fin de contrastar los números actuales con los que fueron registrados en periodos anteriores (el mismo periodo del año pasado, el mes pasado, el semestre pasado, etc.).
También permite comparar el desempeño y resultados entre los vendedores, a fin de identificar algunas oportunidades de mejora a partir del entendimiento de las diferencias entre cada uno.
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Tipos de indicadores en ventas
Existen distintos tipos de indicadores de ventas y marketing que ayudan básicamente a segmentar los números obtenidos en diferentes categorías específicas. Desde Crentio, proponemos 3 tipos fundamentales.
De resultado
Estos indicadores miden lo que sucedió con las oportunidades de ventas, ya sea las que se iniciaron, las que derivaron en cierre exitoso, las que todavía siguen en curso o las que se perdieron, a fin de identificar puntos a mejorar en el futuro.
Sin embargo, esto no es suficiente para tener visibilidad de las ventas, ya que los resultados sin una razón o causa de por qué se generaron, será difícil implementar una mejora que agregue valor y se mantenga en el tiempo. Por eso, a estos indicadores de resultados, hay que sumarles como buena práctica indicadores que también midan el esfuerzo de las personas encargadas de llegar a estos resultados.
De esfuerzo
Miden la cantidad de esfuerzo realizado por el equipo de ventas para obtener ciertos resultados. La cantidad de reuniones agendadas, llamadas efectuadas a los clientes potenciales o las cotizaciones enviadas en el avance de un proceso comercial son algunos ejemplos de prácticas diarias que permiten medir el esfuerzo que determinó llegar al resultado generado.
Incluir uno solo de estos dos indicadores es como tener una parte de la película y no la película completa. Entonces, para obtener un panorama amplio del desempeño comercial de tu equipo, es necesario conocer no solo los resultados de ventas sino un registro de los esfuerzos que desencadenaron esos resultados. ¿Qué se pudo hacer para un mejor resultado? ¿Tenemos los recursos para aumentar los esfuerzos?
Predictivos
Los indicadores predictivos son aquellos que ayudan a medir las proyecciones o pronósticos de ventas sobre una determinada oportunidad abierta. Esta métrica te permitirá visualizar distintos escenarios potenciales, a partir de la información recolectada de todas las acciones de tus vendedores y las respuestas de los prospectos, por ejemplo, en una secuencia de correo electrónico automatizado. Hacer esto te facilitará la toma de decisiones para desbloquear una oportunidad estancada o acelerar el cierre de una negociación.
Indicadores de ventas ejemplos
Una vez que conoces los requisitos que deberían cumplir estos indicadores para generar oportunidades de mejora y los tipos de indicadores que puedes incluir, te presentamos algunos ejemplos clave de los principales indicadores que te pueden ser de utilidad.
Volumen de ventas por mes (en cantidad y dinero)
Define el número total de unidades vendidas en un mes y el dinero generado en el mismo periodo. Esta métrica es utilizada para evaluar el desempeño del equipo de ventas, así como para determinar el éxito de tu estrategia comercial que derivó en estos resultados.
Logro del objetivo de venta por periodo
Este indicador mide si se alcanzó el objetivo comercial establecido durante un periodo determinado, tanto de manera individual por vendedor como de manera colectiva por equipo.
Tener visibilidad sobre esta métrica te ayudará a conocer el rendimiento comercial del equipo, identificar posibles dificultades o desafíos y detectar áreas de mejora que te permitan ir aumentando la exigencia y el alcance de los objetivos que vayas trazando para el futuro.
Nuevos clientes por mes
Otro indicador relevante en ventas es determinar cuántos nuevos clientes por mes logras generar a partir de tus cierres de ventas. Esta métrica es importante porque te permite mantener un registro detallado del nivel de efectividad de tu tasa de cierre, en función de las oportunidades de negocios creadas.
Al conocer cuántos clientes nuevos obtienes en un mes, puedes establecer mejor tus metas y objetivos siguiendo por el camino que está impulsando estos resultados. Si aumenta la cantidad de clientes todos los meses o al menos no manifiesta un retroceso en el crecimiento mensual, significará que las estrategias diseñadas son las correctas.
Ahora bien, si de repente comienza a descender este promedio, será la alerta o señal que necesitas para cambiar la estrategia, dependiendo de la causa raíz de este descenso.
Asimismo, conocer la cantidad de nuevos clientes te ayudará a mejorar tus procesos de servicio al cliente y la posventa, ya que el objetivo primordial, a partir de ganar un nuevo cliente es asegurar su retención garantizando una experiencia favorable con tu marca y mantenerlo motivado para continuar adquiriendo tus productos o servicios, ya sea a través de promociones o fomentando la interacción por mail o redes sociales.
Tasa de conversión
La tasa de conversión hace referencia al promedio de conversiones de ventas logradas en un determinado periodo. Este indicador se puede dividir en dos partes, las cuales van a generar informes comerciales en dos diferentes etapas del embudo de ventas.
Conversión general
La conversión general incluye la medición desde que obtienes un lead calificado hasta que este se convierte en cliente. De cada 100 leads calificados que ingresan a tu pipeline de ventas revela cuántos de estos leads generados o clientes potenciales se convierten en clientes leales tras cerrar venta.
Tasa de cierre
Desde la cotización enviada hasta el cierre. Por ejemplo, de cada 100 cotizaciones enviadas, cuántas efectivamente logran cerrarse con éxito. Esto permite diferenciar estos dos niveles que proporcionan información específica de dos momentos clave del proceso comercial.
Monto facturado por mes
A diferencia del volumen de ventas por mes, este indicador mide exclusivamente el dinero facturado tras todas las ventas cerradas. Su importancia radica en que permite mantener la transparencia de lo que facturan los clientes por cada venta en ingresos directos a tu flujo de caja, además de obtener un registro comparativo entre las ventas generadas y las facturaciones emitidas por tus clientes.
Idealmente, el monto facturado mensual debería coincidir con el volumen de ventas de este mismo periodo, pero esto no siempre ocurre, y es ahí donde tener conocimiento preciso de estos datos te puede ayudar a tomar decisiones sobre las acciones a implementar con los clientes que generaron una deuda.
Ticket promedio
Este típico KPI de ventas indica el promedio de compras por cliente en un plazo de tiempo determinado, mostrando y evaluando la efectividad de las acciones de ventas con el fin de aplicar mejoras o ajustes que aseguren un promedio adecuado de ventas cerradas.
Nuevas ventas por tipo
Este indicador puede medir distintas clasificaciones adicionales para establecer un parámetro claro en tu gestión comercial: clientes nuevos/existentes, tipo de proyecto, servicios incluidos, región, país, etc. Estas distintas categorías te ayudarán a entender tus fortalezas y debilidades, en términos de ventas, según el modelo de negocio al que se pertenece tu empresa.
Si tu modelo de negocio se orienta a las ventas B2B, lo que necesitas saber es qué tipo de cliente es (intermediario, desarrollista, consumidor final), qué tipo de proyecto estás desarrollando, de qué país o región es el cliente.
Satisfacción del cliente
Finalmente, uno de los indicadores más relevantes para tu crecimiento comercial es medir la satisfacción del cliente, es decir, qué tan contentos están tus clientes con tu propuesta de valor y desempeño comercial. Esto se puede medir de diversas maneras, pero al final del día esto implicará establecer una escala del 1 al 10, en donde los números más cercanos al 10 van a representar un mayor nivel de satisfacción, mientras que una puntuación baja significará claramente disconformidad con el servicio.
Por consiguiente, será crucial revertir este índice impulsando acciones más enfocadas a las necesidades del cliente.
Herramientas para medir la productividad de tu fuerza de ventas
Una vez que ya conoces los requisitos para establecer tus KPIs, los tipos que existen y algunos ejemplos que te pueden servir de ayuda para fijarlos, te recomendamos las mejores herramientas de productividad para utilizar como soporte eficiente de estos indicadores.
HubSpot
HubSpot es una plataforma CRM que incluye funciones de marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones y gestión de contenidos. Cada producto de la herramienta está conectado a la misma base de datos del CRM, de modo tal que puedas obtener información más completa de todos tus contactos en cada etapa del recorrido del comprador.
Como software de ventas, HubSpot CRM permite recopilar datos importantes de tus prospectos, automatizar las tareas monótonas y repetitivas e impulsar el cierre de negocios. Además, incluye una funcionalidad que permite programar reuniones y un chatbot para responder las preguntas o consultas de los prospectos y clientes.
monday crm
Monday CRM es una solución completa enfocada en la gestión de ventas. La herramienta es intuitiva y fácil de usar, por lo que garantiza la permanencia de clientes potenciales y ahorrar tiempo en largas búsquedas de prospectos. Esto es posible gracias a su rápida configuración y adopción de datos actualizados en una sola plataforma centralizada. Esto se logra a través de filtros o atajos para acceder a la información en cualquier momento y obtener una visualización personalizable en el calendario de la carga de trabajo del equipo comercial.
Una de las principales ventajas de monday crm es su seguimiento y generación de informes en tiempo real y admitir integraciones con otras herramientas para reducir los tiempos de respuesta. También puedes programar notificaciones y recordatorios de manera automática y consultar los flujos de trabajo en proceso, finalizados o pendientes en cada tablero, generando alertas y respuestas a las preguntas o inquietudes dentro del equipo.
Smartsuite
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales.
Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros.
Cómo implementar estos indicadores en tu empresa
Para implementar indicadores en tu negocio existen dos escenarios: incorporar un CRM para configurarlo según tus necesidades, o bien estar trabajando aún con Excel y buscar adaptar los indicadores a esta herramienta, entendiendo las limitaciones que conlleva su aplicación manual para obtener datos en tiempo real.
En nuestra experiencia, si estás buscando monitorear indicadores en el área de ventas cuando sigues trabajando en Excel, puede representar un síntoma de que necesitas un CRM, porque seguramente tus oportunidades han aumentado, ya tienes un equipo de personas para gestionar tus ventas y necesitas generar indicadores que te revelen el estado de tus negocios en cada etapa.
Para ayudarte a materializar este sistema de indicadores en tu organización, hemos diseñado una guía práctica que busca simplificar el proceso de implementación de manera significativa.
Configura un pipeline de ventas
El primer paso en la implementación de un sistema de gestión por indicadores conlleva utilizar el CRM, definir las macroetapas de tu proceso y ponerlo a funcionar con todas las propiedades del software comercial. De este modo, lo primero que debes determinar en la configuración de un pipeline son las etapas del proceso de ventas, qué debería suceder en cada una de ellas y quién es el responsable de realizar las distintas tareas o acciones.
Establece las fechas clave de tu proceso comercial
En este segundo paso, debes configurar en tu CRM las fechas clave para delimitar tu proceso comercial. A veces, las distintas etapas del proceso están asociadas a distintas fechas. Por ejemplo, si tienes establecida una etapa dentro de tu proceso que es la cotización, probablemente esté vinculada a una fecha específica donde debes enviar esa cotización.
Si en cambio, tienes una etapa de contratación, es probable que aquí tengas no una sino varias fechas importantes, como la firma tentativa del contrato, la fecha de inicio del proyecto, la fecha de cierre, etc.
Entonces, dependiendo de la etapa que necesites brindar visibilidad, podrás incluir una fecha estándar correspondiente a una única etapa o varias fechas clave para consignar distintos momentos en un mismo estadio. Conocer cuáles son las fechas importantes, automatizarlas o implementarlas en tu CRM es fundamental para entender los ciclos de los cuellos de botella y las oportunidades de mejora para agilizar tu proceso comercial.
Define el valor de venta de los negocios
A menudo, en muchas empresas notan que el valor de ventas totales de su negocio no es representativo para lo que buscan medir, porque probablemente en ese valor de ventas estén incluidos muchos otros costos que terminan inflando la utilidad. Entonces, estos valores no representan lo que estas empresas obtienen por sus ventas.
En consecuencia, se comienzan a considerar otros valores de ventas, como el valor recurrente, relacionado a servicios también recurrentes, ya sea de licencia o lo que fuere, y empezar a tener en cuenta los valores recurrentes por los ingresos anuales y mensuales con un cliente que paga la licencia.
Al existir tanta diferencia entre la venta y la ganancia en sí, se puede llegar a perder el valor a nuestro negocio, de ahí que sea tan importante definirlo previamente para trazar los indicadores en función de ese valor.
Agregar propiedades específicas de tu proceso de ventas
A veces, debes categorizar las oportunidades en función de tu modelo de negocio, a fin de tener esas propiedades en tu CRM (país del negocio, tipo de cliente, cliente nuevo, existente, por dónde llegó, quién es el responsable, etc.
Carga todos los contactos, empresas y negocios al CRM
Ahora que tienes el pipeline configurado por macroetapas, las fechas clave según las distintas etapas del proceso comercial, tienes definido el valor de ventas de tu negocio y las propiedades específicas de tu proceso de ventas, el próximo paso ahora es cargar todos los datos de tus contactos en tu CRM y comenzar a gestionar las oportunidades que se vayan generando.
Entrena y monitorea a tu equipo con los indicadores de ventas
Finalmente, ya estás en condiciones de entrenar a tu equipo comercial y monitorear su desempeño tanto en el cumplimiento de los objetivos del plan de ventas como en la búsqueda sostenida de una mejora de productividad a largo plazo que impulse el crecimiento.
Apóyate en un especialista para acelerar el proceso
No tiene este sistema de indicadores de ventas fórmulas mágicas, puesto que lo que aquí te proponemos es bastante sencillo y cualquier persona lo puede llevar adelante, pero contar con un especialista te puede ayudar a acelerar el proceso agregando valor, y pasar de una implementación estándar de 6 meses o un año, a lograr en 3 meses una incorporación segura de los indicadores que necesitas para garantizar una mayor trazabilidad de tus oportunidades comerciales.
Si estás considerando la posibilidad de adquirir un CRM para bajar a tierra los indicadores de ventas, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte como corresponde y logres acelerar este proceso de manera efectiva y escalable.
