Si tu empresa se encuentra en una etapa de optimización de procesos, probablemente uno de los principales desafíos que tengas por delante sea cómo medir el desempeño de los distintos procesos y personas para tener un termómetro o semáforo de qué tan eficiente son y cómo se pueden mejorar.
¿Dónde están los cuellos de botella? ¿En qué etapa del proceso estamos dedicando más tiempo? ¿Cuáles son las actividades que están vencidas? ¿Qué tan productivos son mis colaboradores?
Muchas de estas preguntas, sin herramientas de productividad, no solo se hacen difíciles de responder sino que los procesos se vuelven difíciles de gestionar y monitorear. Este contexto se agrava si la modalidad de trabajo en tu negocio es remota/híbrida, pues al no tener a tu equipo físicamente en una oficina o lugar de trabajo puedes perder la sensibilidad de si efectivamente estás avanzando o no en la ejecución de tus procesos.
Si las planillas de Excel no te están brindando la información que necesitas o, peor aún, te da la información histórica que no te permite generar planes de acción o atajar los problemas, quédate en este artículo, en donde hablaremos sobre las principales características de las herramientas de productividad y cuáles son las ideales para medir estados, tiempos y costos de ejecución.
¿Por qué buscamos la productividad?
La búsqueda de mejora de la productividad en las empresas obedece a una necesidad de hacer que las cosas no solamente funcionen, sino que funcionen bien y con cierto nivel de eficiencia, es decir, lograr ejecutar la mayor cantidad de tareas, fabricar productos o brindar servicios en la menor cantidad de tiempo. En otras palabras, optimizar los recursos haciendo más con menos sin sacrificar la calidad de los resultados, productos o servicios. De esta forma, un negocio con una productividad alta es más competitivo, ya que tiene más posibilidades de crecimiento que uno que tiene baja productividad o procesos ineficientes.
Además, la productividad está fuertemente relacionada con la satisfacción de los colaboradores, que será el resultado de implementar una adecuada gestión del tiempo para distrubuir equitativamente la carga de trabajo de las personas. Al incorporar hábitos saludables, el estrés laboral frente a las tareas y responsabilidades se reducirá notablemente, por lo que estarán más motivados y comprometidos con los objetivos de tu empresa. Esto permitirá que el nivel de desempeño sea más alto, impactando de manera positiva en la satisfacción del cliente, proporcionando una mejor atención en todos los aspectos, desde la calidad de bienes y servicios, hasta la eficiencia y agilidad en la entrega y servicio al cliente.
¿La productividad aplica a todos los procesos por igual?
Existen departamentos que se miden por el crecimiento, mientras que otros se miden por indicadores de eficiencia. En este contexto, la productividad se encuentra en toda la empresa. Ahora bien, el hecho de ser más productivo/a te permitirá apalancarte en varias secciones, tanto en el crecimiento como en la eficiencia, pero en algunos casos, se suele priorizar la eficiencia, en áreas como compras, inventarios, operaciones, atención al cliente, etc, para que sean más productivas que otras más vinculadas al crecimiento como marketing y ventas.
Por este motivo, dependiendo del estado en que esté tu empresa y de qué tan caótica sea la situación actual, probablemente te convenga priorizar donde la productividad tenga mucho más valor en áreas como compras que en marketing. Entonces, tus esfuerzos deberán estar enfocados en obtener un valor genuino en esas áreas productivas.
Requisitos antes de buscar herramientas de productividad en las empresas
A la hora de elegir una herramienta de productividad, existen ciertos requisitos a tener en cuenta, si queremos sacarle el máximo provecho a la tecnología en la búsqueda de optimizar los procesos.
Estructura de procesos
Tener estructura de procesos implica implica incluir una secuencia de elementos identificables y medibles, ya sean tareas, actividades, pasos o procedimientos, orientados a señalar el comienzo, etapas y final de un proceso, teniendo en cuenta los límites e interconexiones de cada elemento. Una estructura de procesos bien definida debe tener trazabilidad de sus elementos, estar alineados entre sí y evidenciar interdependencia a lo largo de toda la cadena de valor. Si estos requisitos no se cumplen, se corre el riesgo de que se desperdicien recursos, lo que terminará afectando la productividad.
Tipos de procesos en una empresa
Existen diversos tipos de procesos en las empresas. En este apartado, nos vamos a enfocar en aquellos que no están determinados por su jerarquía sino por sus funcionalidades, a fin de entender cuáles son tus procesos clave, estratégicos y de soporte presentes en tu empresa.
Comerciales
Son los procesos que incluyen las áreas de marketing y ventas y están enfocadas en generar oportunidades comerciales desde el primer contacto hasta el momento del cierre de ventas.
Productivos
Incluyen el conjunto de operaciones que ejecuta tu empresa para obtener un resultado, producto o servicio que se brinda a los clientes.
De soporte
Hacen referencia generalmente a los procesos administrativos, financieros y contables que involucran a las cuentas por pagar y cobrar. Aunque también incluyen los procesos de los departamentos de IT, reclutamiento de personal y onboarding.
Indicadores de desempeño de los procesos
Los indicadores de desempeño (KPI) son métricas encargadas de medir y mejorar la productividad de tus equipos de trabajo, a fin de aumentar el rendimiento de tu empresa en su conjunto. Incluir estos indicadores para medir el estado de tus procesos permite definir objetivos y evaluar el cumplimiento de metas a largo plazo, identificando en el trayecto cualquier posible incidencia o problema que pudiera obstaculizar el logro de los resultados esperados. Los indicadores cumplen el objetivo de monitorear la actividad de tus procesos en tiempo real, asegurándose de que las tareas se vayan desarrollando sin contratiempos. Esto contribuye a detectar posibles fallas y evitar que se manifiesten en el futuro, aplicando acciones preventivas.
Ahora bien, si la amenaza no se puede frenar porque la naturaleza del problema es más crítica, el análisis del impacto del problema te permitirá tomar acciones correctivas para mitigar el daño. Medir la productividad es fundamental para obtener visibilidad de los procesos de tu empresa, a partir de las variaciones numéricas registradas durante la ejecución. De esta forma, lo que no funciona bien se puede mejorar o cambiar, y lo que ya funcionaba y generaba buenos resultados se puede replicar para que todos los miembros del equipo adopten el proceso y estén en condiciones de optimizar la eficiencia implementando una herramienta de productividad.
Estos son algunos ejemplos de indicadores de productividad:
- Proyectos finalizados.
- Tareas completadas.
- Tiempo de ejecución por tarea/actividad.
- Tasa de entregas de productos/servicios.
Establecer cuotas de cumplimiento y políticas SLA
SLA (Service Level Agreement, por su sigla en inglés) puede traducirse como Acuerdo de Nivel de Servicio, y es un documento utilizado generalmente entre consultores o proveedores de servicios y clientes, en donde se especifica todas las condiciones del servicio brindado, deberes o responsabilidades de cada una de las partes y propone posibles soluciones en un determinado plazo de tiempo, en caso de incumplimiento. Existen 3 tipos de SLA que podrían tener lugar en las empresas:
Basado en el cliente
Tiene presente las características y expectativas que tiene el cliente para establecer el acuerdo, por lo que cada cliente puede tener un SLA diferente según sus necesidades. Este servicio es más utilizado por las pequeñas y medianas empresas, por lo que suele requerir mayor análisis de las necesidades de los clientes y capacidad de adaptación. Por este motivo, este modelo puede resultar poco sostenible, ya que deberás evaluar los pro y contras antes de aceptar un cliente para este tipo de servicio. Pero por otro lado, es más personalizado para el cliente.
Basado en el servicio
Utiliza el mismo acuerdo con todos los clientes a los que les ofrece el mismo servicio. Si bien es más cómodo para las empresas o proveedores que ofrecen el servicio, porque ya los términos están determinados previamente, para los clientes puede ser más desafiante aceptar estos términos sin sugerir concesiones.
SLA multinivel
La combinación de los SLA basado en el cliente y en el servicio conforma un SLA multinivel. Sirve básicamente para flexibilizar las condiciones de un acuerdo en beneficio de los clientes sin tener que adaptarse o aceptar completamente sus requerimientos.
Un SLA no solo puede gestionarse de manera externa a través de un proveedor y/o consultoría de procesos, sino también prestando servicios internamente a tu empresa. Por ejemplo, tu área de administración puede acordar con ventas para facturarle en un plazo de tiempo establecido, según la venta cerrada con tu cliente. Entonces, una vez que defines la cuota de cumplimiento y condiciones de SLA, ya sea externa o interna, puedes lograr un mayor control sobre el rendimiento de tus procesos y estar más alerta a los posibles cambios para actuar de manera acertada y rápida.
Determinar la capacidad de tu equipo
Esta instancia permite medir la capacidad de un equipo para soportar la carga de trabajo que se maneja en tu empresa, y en función de ello, comenzar a dosificar esta carga, según los resultados de estas mediciones con el objetivo de encontrar un equilibrio. Por ejemplo, si tienes colaboradores que están muy sobresaturados de tareas, lo recomendable es alivianar esta carga delegando o transfiriendo algunas tareas a quienes disponen de más tiempo o tienen menos actividad. De esta manera, todos los integrantes del equipo manejarán volúmenes de tareas similares, lo que permitirá una mejor valoración del desempeño real de cada uno, al final del día.
Funciones y ventajas de las herramientas de productividad
Si necesitas medir el desempeño de procesos y personas, las herramientas de productividad deben cumplir con ciertas funciones esenciales, que detallamos a continuación.
Las herramientas de productividad deben permitir el trabajo colaborativo
La herramienta implementada debería ser colaborativa, es decir, que tenga visibilidad de las tareas para todos los integrantes del equipo, genere reportes automáticos y actualizaciones de los estados para que las personas estén al tanto de los cambios y el avance de los procesos. Esto te permitirá conocer en qué actividad trabaja cada persona y si es necesario o no intervenir para brindar ayuda, enviar feedback o resolver un problema. Por ejemplo, el paquete de Google Workspace, que son herramientas de productividad de Google, incluye diversas aplicaciones muy conocidas y gratuitas como Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, entre otras.
Medición en tiempo real
Además, la herramienta debiera poder reportar en tiempo real todo lo que está sucediendo durante la ejecución de los procesos. Si se produce una desviación o falla en el proceso, el software debería registrarlo justo en el momento en que surge generando alertas tempranas a los dueños del proceso para que tomen decisiones basadas en datos reales con el fin de detectar los riesgos potenciales o corregir los problemas para evitar una mayor amenaza.
Estimación de tiempos técnicos
Además, la herramienta tendría que incluir una función que establezca cuánto tiempo debería durar cada tarea o actividad, ya sea en medidas en horas o puntos de esfuerzo. Este registro está más orientado a un cálculo probabilístico basado en las condiciones normales del entorno, que a la realidad en sí misma del proceso en ejecución, ya que esto podría cambiar drásticamente ante cualquier eventualidad. Teniendo en cuenta la estimación de tiempos técnicos de la herramienta, tu objetivo será acortar la brecha entre este tiempo estimado y el tiempo real de ejecución para que el desempeño, tanto del proceso como de la persona sea eficiente.
Registros de tiempos de ejecución
Una función importante de una herramienta de productividad es que pueda registrar los tiempos de ejecución de cada tarea o actividad de manera efectiva, y a partir de este informe, entender los ritmos de cada persona para ajustar donde veas que se está produciendo un cuello de botella y evitar las mesetas de tiempos de ejecución demasiado largos. Dependiendo de cada proceso, ese tiempo puede estar medido en horas, días o semanas, por lo que la plataforma que elijamos para medir la productividad de un equipo debe ser adaptable para los tres niveles
Carga de trabajo fácil e intuitiva
Por último, a raíz de la estimación de los tiempos, la medición del tiempo real y el registro de ejecución de tareas, la herramienta que elijas debería poder mostrar estos indicadores de manera muy simple sin la necesidad de una configuración demasiado compleja para saber cómo se encuentra la carga de trabajo actual del equipo y cómo esta podría estar proyectada a futuro. De esta forma, estas métricas permitirán revelar cuánto puede crecer tu organización, teniendo en cuenta la capacidad ocupada hoy y la capacidad disponible hoy.
5 herramientas de productividad ideales para tu empresa
Finalmente, desde Crentio recomendamos las mejores herramientas de gestión efectivas que te permitirán llevar la mejora de tus procesos a un nivel más preciso y consistente de optimización. Normalmente, estaríamos recomendando 3 herramientas de productividad (monday.com, Smartsuite y Hubspot), pero hoy incluimos 2 más.
Monday.com
Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros, integrarse a otras aplicaciones como Google Calendar, compartir archivos desde Google Drive, recibir notificaciones de correo electrónico, conectarte con tu sitio web, redes sociales y mucho más.
Incluyó recientemente una versión gratuita pero con funcionalidades tan básicas que está limitada a equipos de dos personas. La versión gratuita de monday.com es más una suerte de demo para que las personas puedan conocer la herramienta y, tras familiarizarse con su uso, contratar el plan Básico, que cuesta USD 9 por mes; el plan Estándar de USD 12 por mes; y el plan Pro de USD 19 mensuales.
Smartsuite
Smartsuite es otra de las plataformas centralizadas de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales. Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros.
Se puede acceder a la herramienta desde cualquier dispositivo móvil Android e iOS. Smartsuite incluye una opción de uso freemium por tiempo ilimitado y con funciones básicas, como así también 3 opciones pagas para distintas necesidades: Team (USD 10 por mes); Professional (USD 25 por mes); y Enterprise (USD 35 por mes).
Cor
Cor es un software en la nube que automatiza la carga de horas al contabilizar la interacción de cada usuario con la herramienta, generando una sugerencia de horas para cada tarea. También puede predecir mediante inteligencia artificial los plazos de tiempo de los entregables con precisión, a partir de las interacciones de los usuarios. Estas funciones permiten identificar la cantidad de horas invertidas en retrabajos internos y externos para sugerir cambios que favorezcan la eficiencia de los flujos de trabajo. La plataforma también visualiza la diferencia entre el tiempo vendido y el tiempo ejecutado para ofrecer mayor visibilidad sobre los procesos de negocios en curso e identificar posibles costos ocultos.
KissFlow
Kissflow es una plataforma de código bajo que ayuda a desarrollar, implementar y administrar aplicaciones corporativas para acelerar los tiempos de desarrollo. Permite a los usuarios crear aplicaciones sencillas para empresas en unas cuantas semanas. Al ser una herramienta low code, incluye un diseñador intuitivo y generador de formularios fácil de arrastrar y soltar, lo que simplifica la configuración de los flujos de trabajo.
Además, se puede integrar con otras herramientas de manera segura, ya que el acceso basado en roles refuerza la seguridad de los datos y preserva la información confidencial. Cabe destacar que genera informes en tiempo real y análisis de datos para facilitar la toma de decisiones. Finalmente, el alojamiento en la nube permite acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Clickup
Clickup es una herramienta de gestión de tareas y proyectos en la nube que reúne a todos tus equipos de trabajo y aplicaciones en una sola plataforma integral. Presenta una interfaz intuitiva y flujos de trabajos personalizables, así como integraciones con otras aplicaciones. Incluye funciones de gestión de tareas, control del tiempo, colaboración en equipo, plantillas personalizables, mapas mentales, planificación estratégica y hasta un asistente IA de redacción para agilizar el proceso de creación de contenidos. Cabe destacar que ofrece más de 15 vistas de trabajo personalizables, ya sea para crear nuevos flujos de trabajo o gestionar proyectos.
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Si estás en la búsqueda de una herramienta para mejorar tu productividad y la gran diversidad de opciones del mercado llega a abrumarte, esperamos que este artículo te haya aclarado el panorama para a elegir el software de gestión correcto que se adapte a las necesidades de tu compañía. Si ya lo elegiste y necesitas la ayuda de un especialista para implementarlo de la manera correcta, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte.
