¿Te ha ocurrido que aunque tus ventas vayan en aumento, la entrega del servicio/producto sea la correcta, pero al revisar las finanzas la rentabilidad del negocio es menor a la esperada? Uno de los motivos de esta preocupante situación es que la operación de entrega de servicio/producto está siendo muy costosa y eso repercute directamente en la utilidad de tu negocio.
Entonces, la cantidad de personas, plataformas y recursos para realizar el mismo proceso es excesiva, comprometiendo la eficiencia operativa de la empresa, y probablemente empecemos a detectar, de manera superficial, algunas ineficiencias particularmente que nos generan una alarma y una necesidad de generar un cambio urgente.
Dos personas asignadas para realizar el mismo trabajo, tareas que se replican en una y otra área de manera simultánea, procesos que han quedado obsoletos y que las personas ya no ejecutan, demasiadas tareas de control o revisión que obliga a dedicar demasiado tiempo en cosas que no agregan valor, muchos procesos o instancias de revalidación sin sentido, son algunos de los ejemplos más reiterados de estas ineficiencias en la gestión de la operación.
Con el objetivo de ayudarte a mantener las utilidades de tu empresa, en este articulo, hablaremos sobre la eficiencia operativa, consecuencias de no medirla y algunos consejos para que puedas implementarla.
¿A qué hacemos referencia con eficiencia operativa?
El enfoque de eficiencia operativa según autores, que abordaremos busca fomentar un gasto compatible con la utilidad requerida, no se orienta a la eficiencia de los recursos que busca gastar lo menos posible. El resultado de esta ecuación va a enfocarse en la rentabilidad y no en el costo.
En este sentido, aunque gastes un poco más de lo que deberías, si la rentabilidad sigue siendo la esperada, no habría un problema de qué preocuparse. Sin embargo, cuando gastas y la rentabilidad es inferior a la que esperas, ahí sí tenemos un problema por delante.
En casos de falta de eficiencia operativa como este, cuando los números comienzan a dar en rojo, podemos empezar a notar que hay varias personas para realizar el mismo trabajo o quizá alguien que tiene capacidad ociosa que no se está aprovechando, o bien existen tareas que se duplican en las distintas áreas, y eso ocasiona que nos lleve más tiempo y requiramos a más personas cuando se manifieste un crecimiento de la venta.
Frente a esta realidad, no se trata de gastar cada vez menos sino que de la utilidad esperada se va a regir el costo. Entonces, es la eficiencia operativa ejemplo de entrega de un servicio o producto ejecutando un proceso con un costo que no perjudique a la utilidad. De esta forma, lo primero que debe establecerse en cuanto a la eficiencia operativa en contabilidad es cuánto queremos ganar.
A partir de ahí el sistema va a definir cuál es el costo límite o permitido para lograr la eficiencia operativa en una empresa. Si gastas igual o menos que eso, vas a ser eficiente. Ahora bien, si sobrepasas ese límite, puedes tener ciertas ineficiencias que te pueden generar las consecuencias que vamos a explicar a continuación.
En función de todo lo dicho hasta el momento, ¿sabes lo que quieres ganar o la utilidad que esperas de cada proyecto, cliente o servicio?
Consecuencias típicas de la falta de eficiencia operativa
Hemos buscado definir lo que en nuestra experiencia entendemos por eficiencia operativa, por lo que ahora estamos en condiciones de aplicar estos parámetros a la hora de identificar las consecuencias de tener procesos ineficientes en una organización.
Aplicación de recortes radical
Implica que, ante el hallazgo de una baja significativa en la eficiencia y eficacia operativa que pueden estar afectando la rentabilidad, a menudo muchas empresas aplican recortes de personal de manera drástica, como una forma de reducir esos gastos y retomar la curva de crecimiento.
En la mayoría de los casos, estos recortes suelen decidirse de forma arbitraria, sin evaluar cuáles de esas personas realmente generan un gasto para la organización en comparación con el valor que aportan.
Antes de contratar por contratar frente a las primeras señales de sobrecarga de trabajo, hay que considerar que la falta de eficiencia puede deberse en realidad a otros factores, como procesos no estandarizados, tener un software de gestión obsoleto o no tenerlo, o no contar ni con un manual de procedimientos.
Ambiente de incertidumbre en el equipo por la baja eficiencia operativa
Al mismo tiempo, los recortes de personal pueden generar un ambiente de incertidumbre y desconcierto en el equipo, porque este se había quedado con la idea de que la empresa estaba funcionando como corresponde, es decir, vendiendo bien y entregando el servicio al cliente.
¿Por qué se están aplicando estos recortes entonces? Probablemente sea porque el equipo no conoce el verdadero trasfondo del negocio sobre las causas que están generando estas pérdidas o no manteniendo la utilidad que se esperaba.
En este sentido, la incertidumbre dentro del equipo surge también porque no existe una conciencia del presupuesto asignado a los proyectos y entrega del servicio, debido a la falta de comunicación efectiva con los colaboradores.
Aunque ese presupuesto esté definido, así como la utilidad, al no conocerlo el equipo y al no formar parte de sus responsabilidades esa gestión de presupuesto, hace que se priorice más la calidad o el enfoque del servicio al cliente que el costo que está generando para la empresa.
El hecho de que se estén aplicando cambios desde recursos humanos, a nivel recorte de personal, auditoría de gastos, etc., es una clara señal de que se están produciendo ineficiencias. En consecuencia, se genera un efecto dominó en el resto del personal, lo que va a repercutir directamente en el trabajo, propiciando más ineficiencia y baja del rendimiento, esta vez, debido a la creciente desmotivación y miedo a ser los próximos en la lista de despedidos.
Aumento de precios que disminuye nuestra competitividad
En la búsqueda de recuperar la utilidad perdida, puedes ir por dos caminos: o disminuyes los costos o aumentas los ingresos. En la ecuación representada en los ingresos menos los gastos, obtendrás la utilidad que necesitas. La primera alternativa que suele tenerse en cuenta es disminuir los gastos para obtener utilidad, pero ya sabemos que esto va a ocasionar el ambiente de incertidumbre en el equipo del que hablamos anteriormente.
No obstante, la otra alternativa de aumento de precios a los clientes para alcanzar la utilidad deseada tampoco es mejor, ya que disminuye significativamente tu ventaja competitiva con respecto a otras empresas del mercado. Pero no solo esto, tu empresa comienza a percibirse más cara porque tu estructura también se encarece para cubrir las ineficiencias y sostener esa utilidad. En consecuencia, esta práctica podría convertirse en un círculo vicioso que haga que el negocio no sea viable.
Aumento de créditos con proveedores y bancos
Si nuestra estructura se está volviendo cara, y tal vez no tengamos el flujo de caja suficiente para continuar manteniendo el negocio con lo que los clientes pagan, es posible que estemos aumentando los créditos con nuestros bancos y proveedores, lo que provoca que nuestra situación de solvencia se vea comprometida, interrumpiendo la continuidad del negocio.
Depender de los créditos con proveedores y bancos puede ser una opción salvadora al principio, cuando necesitamos cubrir gastos y mantener la rentabilidad, pero no es sostenible en el tiempo, ya que los intereses por esos créditos podrían volverse impagables, generando más pérdidas para el negocio.
Como mejorar la eficiencia operativa de una empresa
Una vez que ya sabemos a qué hacemos referencia cuando hablamos de eficiencia operativa y entendemos las consecuencias que podemos llegar a atravesar en el negocio por volvernos ineficientes, resta optimizar la eficiencia operativa del equipo. Aquí te presentamos una serie de pasos que te ayudarán a mejorar la productividad laboral.
1. Define los procesos clave de Operaciones
En artículos relacionados de nuestro blog, ya mencionamos que los procesos clave intervienen directamente en la generación de valor al cliente, dándole una razón de peso para que nos elija como marca o solución. También llamados procesos operativos, se encuentran en la frontera entre la empresa y sus clientes.
Los procesos del área de marketing, los que involucran a las ventas y a la entrega del servicio/producto son referentes de estos tipos de procesos, ya que son responsables directos de la atracción, decisión de compra y satisfacción del cliente.
Por este motivo, son fundamentales para el buen funcionamiento y rentabilidad de tu negocio. Al definir cuáles son los procesos clave de operaciones, en este caso, la entrega del producto o servicio y la atención al cliente, podrás entender dónde enfocar tus esfuerzos de mejora continua de los procesos, lo que se traducirá en una mayor eficiencia operativa sinónimo de progreso.
2. Establece un punto de referencia para cada proceso
Este paso consiste en incorporar una metodología muy utilizada que busca identificar el punto de referencia de un proceso en particular. De manera similar a establecer los procesos clave para tu organización, definir el punto de referencia implica detectar en qué instancia de un proceso poner el foco o priorizar para organizar nuestro flujo de trabajo de principio a fin.
Un punto de referencia en la entrega del servicio o producto es la aspiración a lograr con este proceso y cómo lo hacemos posible. Por ejemplo, el servicio logístico que contratamos para los despachos de productos y en qué plazo deben entregarse o los responsables de la entrega del servicio al cliente y las condiciones ya establecidas con Ventas y con el cliente para recibirlo adecuadamente.
3. Estandarización de los procesos clave
Acto seguido, la consigna ahora es estandarizar esos procesos clave que ya identificamos como vitales para nuestro negocio con el objetivo de reducir costos. La idea con esto es que cada nueva unidad producida cueste menos para la empresa, a fin de que mejore la eficiencia operativa.
Pero la estandarización o formalización de procesos no solo busca reducir costos, sino reducir la complejidad de ciertas tareas, que pueden resultar tediosas y repetitivas, haciéndolas más ágiles. Esto ayuda a ganar mayor autonomía, reducir el error humano y delimitar mejor los roles funcionales y responsabilidades de cada miembro del equipo.
En un ambiente de incertidumbre, estandarizar procesos puede contribuir a disminuir las fricciones, ya que todos sabrán hasta dónde llega el alcance de sus propias funciones, lo que evitará la baja en la eficiencia operativa. Esta práctica de formalizar procesos clave consta generalmente de 8 pasos:
- Tener un equipo de trabajo;
- Definir el alcance o lo que quieres lograr con un proceso;
- Crear un cronograma de tiempo realista;
- Iniciar el relevamiento de la información;
- Mapeo de procesos tal como se ejecutan en la realidad;
- Ajustes y correcciones;
- Formalizar los nuevos procesos;
- Vigilar el funcionamiento del proceso formalizado.
4. Estima, mide y monitorea la carga de trabajo de tu equipo
Aquí es fundamental entender la capacidad ociosa o disponible de cada uno de tus colaboradores para conocer hasta cuánto pueden aguantar la carga de trabajo, ya sea de proyectos, generación de productos, conjunto de tareas y objetivos del día, etc., lo que va a influir en la eficiencia operativa de tus colaboradores.
En función de la cuota de cumplimiento que vayan consiguiendo puedes decidir si realizas alguna modificación en la carga laboral de las personas, de modo tal que sea más balanceada para todo el equipo y se obtengan los mejores resultados. De esta manera, puedes medir en la eficiencia operativa indicadores clave de desempeño de forma periódica y tomar decisiones informadas y basadas en datos reales.
5. Calcula y controla la utilidad por proyecto, cliente o servicio
No solamente es importante la utilidad global de tu empresa sino también poder entender cuánta utilidad te queda en cada proyecto, cliente o servicio. Esto también se relaciona con saber priorizar los negocios y clientes más rentables para tu organización, asegurando la satisfacción con tu servicio o producto para promover la recompra y la generación de referidos.
6. Calcula tu nueva rentabilidad
Tras replicar cada uno de estos pasos, finalmente deberías calcular los nuevos márgenes de tu rentabilidad, a fin de comprobar la mejora con los cambios implementados. De ser necesario, se pueden continuar modificando algunos aspectos puntuales, pero ya no será todo el proceso, hasta obtener la utilidad deseada para garantizar un crecimiento sostenible. Como notarás, no tiene la eficiencia operativa fórmula mágica que se obtenga de la noche a la mañana, pero con pequeños cambios se puede incrementar paulatinamente y mantenerla en el tiempo.
Mejora tu eficiencia operativa con Crentio
Hemos analizado a lo largo de este artículo lo que entendemos por eficiencia operativa, las consecuencias típicas de tener ineficiencia en tus procesos e incluimos una serie de 6 pasos para optimizar tu eficiencia operativa y mantener la utilidad deseable que asegure el crecimiento de tu organización.
Si estás necesitando ayuda profesional para mejorar de verdad tu eficiencia operativa, agenda una videollamada con nosotros para que podamos asesorarte como corresponde, respondiendo todas tus preguntas frecuentes.
