Optimizacion de procesos: mejorando tu estructura de costos

En el intento de aplicar una reingeniería de procesos, es posible que tropieces con una estructura de costos alta. Al incorporar más personas, es lógico que se agreguen más pasos que antes no estaban contemplados y probablemente debas adoptar un software que respalde y brinde soporte a los procesos. 

Los procesos que antes no te importaban ahora te importan demasiado, lo que aumenta el riesgo de convertir tu empresa en una estructura demasiado burocrática e ineficiente. Esto puede generar demoras en la ejecución y un mal uso de los recursos. Sin embargo, la optimizacion de procesos puede ayudarte a reducir esta burocracia para mejorar tu estructura de costos y evitar ineficiencias. 

En este artículo profundizaremos en cómo aplicar ciertas técnicas de optimización de procesos para asegurar una entrega de productos y servicios de calidad, evitando así los extremos entre los procesos artesanales y la formalización excesiva, a fin de que esto no impacte en tu rentabilidad o utilidad de tu negocio.

Qué entendemos por optimizacion de procesos

La optimización de procesos en una empresa es una práctica que te permite analizar todos tus procesos de negocios con el objetivo de eliminar posibles fallas o incidencias, lo que favorece la reducción en los tiempos de ejecución de tareas para mejorar la eficiencia. Al implementar una optimización, el análisis detallado que realices estará enfocado en detectar lugares donde surgen ineficiencias para comenzar a aplicar medidas correctivas o de mejora de procesos. El fin último de incorporar esta técnica será evitar que estas ineficiencias, una vez identificadas, vuelvan a repetirse en el futuro. Además, facilita la integración de la información interna y externa en tu organización.

Normalmente, cuando no hay una correcta optimización de procesos en tu negocio (o si directamente no existen procesos formales como tal) es posible que tengas algunos problemas de eficiencia. Dificultades para encontrar datos en los sistemas (o que ni siquiera se recopilen); te cuesta planificar, definir objetivos y medir los resultados; los clientes a menudo manifiestan disconformidad con la calidad de tus productos o servicios o con la calidad inestable que presentan.

Otras veces al no haber un estándar de plazos establecido, el proceso de entrega está sujeto a demoras indefinidas; y no menos importante es la imposibilidad de delegar funciones, ya sea por falta de personas con los conocimientos adecuados o por una desconfianza en delegar a alguien más.

Si bien los procesos tienen un componente de eficiencia (tiempo) y de costos que debería ser el mínimo posible, hay algunos procesos donde es más evidente la mejora de procesos que en otros. Si analizamos nuestro artículo de indicadores de eficiencia y gestión por indicadores, notaremos que la eficiencia se corresponde principalmente con procesos administrativos y operativos (productivos),  los procesos comerciales suelen tener un componente más bajo de eficiencia, porque generalmente se miden por la efectividad de estos indicadores (nuevos leads, nuevas ventas) y no así qué tan eficientes son.

Al final del día, la optimizacion de procesos viene a ponerle un freno a los problemas asociados con la falta de eficiencia de los recursos, ya que busca desarrollar estrategias para mejorar los flujos de trabajo y la comunicación interna, anticipar cambios y prever posibles riesgos o incidencias. En otras palabras, es una manera efectiva de aportar valor a los procesos existentes aplicando distintas mejoras donde sea necesario, en términos de reducción costos y eficiencia operativa.

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Guía práctica para optimizar procesos

A continuación, te presentamos una serie de acciones que en nuestra experiencia te pueden ayudar a avanzar en la optimización de los procesos.

¿Dónde estamos invirtiendo más tiempo?

Uno de los primeros pasos para iniciar una optimización en tu empresa es identificar los pasos en donde estás invirtiendo más tiempo y esfuerzo. Dependiendo de la importancia de estos procesos o flujos de trabajo, puedes implementar una mejora para reducir el tiempo o bien evaluar si realmente necesitas ese proceso que te está retrasando. En esta instancia, implementar un mapeo de procesos puede ayudarte a detectar dónde ocurre esa fuga de tiempo.

¿Cuáles son las tareas que efectivamente agregan valor en la optimizacion de procesos? 

Luego, el paso a seguir es identificar y seleccionar aquellas tareas que aportan valor por su mayor o menor vínculo con el proceso en sí. Luego, este proceso estará asociado a un objetivo al final del día. Existen 3 tipos de tareas o pasos a tener en cuenta:

• Las que efectivamente agregan valor porque son fundamentales para el cumplimiento de los objetivos: son críticas y los procesos que las sostienen deben estar siempre actualizados y optimizados para evitar cuellos de botella. Un ejemplo de esto son las tareas que componen un proceso comercial, desde el primer contacto con el cliente potencial.
• Las que no agregan valor pero son necesarias debido a algún requerimiento interno o externo: se involucran en menor medida con el alcance de los objetivos, pero aun así ayudan a mantener la estabilidad en la actividad empresarial. Por ejemplo, un requerimiento fiscal como subir la factura a algún portal de cliente o proveedor, incluso informar a la entidad involucrada.
• Las que no agregan nada de valor porque no cumplen con ninguna de las primeras dos condiciones: estas tareas pueden ser prácticamente prescindibles, ya que no afectarán en nada al cumplimiento de los objetivos. Si bien depende mucho de cada empresa, un ejemplo de tarea que no aporta valor es la sobreproducción de bienes, que muchas veces no se regula y esto termina generando desperdicio e impactando más en los costos. A veces por la inercia y costumbre de las personas de hacer las cosas de una determinada manera, se suelen suponer como fundamentales ciertas tareas de control para evitar olvidos. Pero debemos ser conscientes que cuando el control es excesivo el resultado se frena y termina siendo más costoso. Por consiguiente, resta agilidad a la hora de avanzar en un proceso.
  
  

Plantear tres escenarios de mejora

Una vez que has identificado qué está generando retrasos en tus tiempos y cuáles son las tareas que agregan mayor valor, el próximo paso es comenzar a formular las primeras ideas de mejora a través de 3 escenarios donde se incluyan de manera resumida cómo podrían funcionar de aplicarse en la realidad.

Cada escenario deberá responder a las necesidades de mejora de la eficiencia y reducción de costos de tu organización, a fin de agilizar los tiempos de trabajo, asegurarse de que las tareas que agregan mayor valor sean optimizadas, las que son necesarias sigan estando y las que no aportan ningún valor directamente sean eliminadas. 

Realizar una simulación de los escenarios planteados 

Aplicada a cualquier proceso administrativo, la simulación de distintos escenarios permite anticipar o identificar ciertos comportamientos de una posible mejora antes de implementarla. Este paso evita introducir cambios en los procesos que podrían no generar los resultados esperados.

Entonces, para evitar el retrabajo de la prueba y error, realizar una simulación de escenarios aporta mayor visibilidad y posibilidades de acción frente a la alternativa de optimización elaborada, ya que muestra una representación teórica de lo que podría suceder si se ejecuta el cambio o mejora.

Implementar un piloto de prueba 

Este paso está orientado a poner a prueba en la realidad la optimización que se evaluó previamente durante la simulación de escenarios. De los tres escenarios, el que mejor califica como seguro será el que finalmente se ponga a prueba en esta instancia. Es aquí donde lo puedes realizar eligiendo un cliente o proveedor para monitorear los resultados a través de indicadores de eficiencia, por ejemplo. 

Poner el proceso en producción general

Después de haber identificado dónde hay más retrasos en los procesos, determinaste cuáles son las tareas que aportan más valor, planteaste los 3 escenarios de mejora, elegiste el que mejor proyección manifiesta y lo sometiste a prueba para ver si funcionaba en un contexto real a fin de comprobar su eficacia, el último paso es replicar el cambio ya aprobado y verificado en cada uno de los procesos que se busca optimizar.  

Si buscas más información sobre metodologías efectivas de mejora de procesos, descubre nuestro artículo sobre método Kaizen de nuestro blog, en donde también encontrarás referencias a Six Sigma, el Ciclo PDCA y Causa raíz, que son dentro de la optimización de procesos ejemplos concretos de mejores prácticas para obtener procesos más claros y estandarizados.