Cómo el Excel para ventas podría estar perjudicando tu negocio

Aunque utilizar la herramienta Excel para ventas puede ser la opción menos costosa para gestionar tu estrategia comercial en tu equipo, es posible que con el tiempo no sea lo suficientemente eficiente para alcanzar tus objetivos de ventas de forma escalable. Entonces, a medida que la carga de trabajo aumente, probablemente necesites una herramienta complementaria, porque, de lo contrario, tardarás demasiado buscando los datos de tus clientes potenciales desde una plantilla Excel ventas diarias.

A esto hay que agregar que el seguimiento de tus ventas diarias será más dificultoso a través de la carga manual de tus datos en Excel, sin contar almacenar en estas planillas los datos históricos de tus cierres de ventas. Si bien Microsoft Excel logró gran popularidad en el mundo empresarial y es utilizado para más funciones de las que fue diseñada, es bastante limitada para gestionar un volumen alto de oportunidades y ventas mensuales.

Con el propósito de que descubras otras alternativas más eficientes, en este artículo, te revelamos por qué el control de ventas en Excel no es la opción más adecuada para gestionar tus oportunidades de negocios, si tu organización se encuentra en una instancia de crecimiento.

Gestiona un equipo moderno superando el Excel para ventas

Para los equipos de ventas llevar un registro detallado de las oportunidades comerciales y ventas que se generan; es decir, de todas las interacciones con los clientes, sin duda es una prioridad. Pero registrar toda esta información de forma clara y organizada se vuelve una tarea extenuante si no se cuenta con la herramienta adecuada.

Considerando que Excel es una hoja de cálculo y no un software CRM, posiblemente no se adapte a todas tus necesidades, por lo que podrías enfrentarte a diversos obstáculos al usar esta herramienta para la gestión de las relaciones con el cliente. La buena noticia es que hay muchas otras alternativas más completas, que descargar plantillas Excel ventas gratis, y que podrías evaluar para su implementación en tu empresa.

Principales limitaciones de utilizar Excel para ventas

Ahora vamos a describir una por una las limitaciones más relevantes que te convencerán de migrar tus oportunidades de negocios a una plataforma centralizada que optimice de mejor manera tu tiempo y esfuerzos de ventas. 

1. No es posible tener una visión consolidada

Para quien lidera el equipo de ventas en tu organización es fundamental tener unificada la información que le proporciona un vendedor sobre cada prospecto o cliente específico. Esto, permite conocer en profundidad las necesidades clave para ganar la venta o el negocio, y así poder satisfacerlas de una manera óptima, lo que sin duda puede marcar la diferencia para generar una relación comercial rentable y duradera.

Con información de este tipo, el Líder del equipo comercial puede ayudar a su equipo a desempeñarse de una mejor manera; de lo contrario se encuentra casi a ciegas.

Llevar este tipo de registros de manera unificada en hojas de cálculo de Excel o herramientas similares, sería una tarea extremadamente difícil, porque requiere de enormes esfuerzos manuales por registrar cada dato (por no decir imposible).

Estas herramientas no fueron diseñadas para cumplir este tipo de funciones, y aunque se podría decir que de algún modo pueden llegar a cumplirlas, no lo hacen de manera adecuada.

Si no son las opciones adecuadas para la gestión de ventas ¿por qué se siguen usando estas herramientas para la gestión de estos procesos? Probablemente se deba a la costumbre y al desconocimiento de que hoy existen herramientas especialmente diseñadas para ello, incluso con alternativas gratuitas.

2. La comunicación entre miembros del equipo y prospectos no queda registrada

Aunque Excel permite almacenar datos, saber con qué clientes interactúan los ejecutivos de ventas y agregar algo de información adicional, no hay forma de adjuntar las comunicaciones entre miembros del equipo como puede ser entre gerente y ejecutivo de ventas, en el contexto del negocio o prospecto puntual al que se refiere esa conversación.

Esto representa un problema debido a que tendrás por un lado en una hoja de cálculo algo de información sobre determinado cliente, y por otro, probablemente a través de una plataforma sencilla de comunicación (WhatsApp, correo, u otros), la información de contexto que el ejecutivo tiene sobre la relación comercial que se está estableciendo, que de hecho suele ser lo más relevante.

Es importante para la persona que está a la cabeza del equipo conocer también en qué punto del proceso comercial se encuentra cada vendedor con sus prospectos y clientes, esto permite determinar qué tan cerca están de cumplir las metas planteadas para hacer los ajustes necesarios.

Lo ideal sería tener en un mismo lugar toda esta información importante, incluso por si en el transcurso del tiempo ocurre un traspaso en el ejecutivo que lleva adelante una cuenta. Así, el ejecutivo no tendrá que “empezar de nuevo” con cada prospecto, sino más bien podrá seguir un paso a paso ya establecido; aprovechándose de toda la información adjunta, que le brinde contexto sobre esa relación comercial.

3. Establecer recordatorios y asignar tareas tampoco es posible a través de hojas de cálculo

Supongamos que quieres establecer una fecha límite para el cumplimiento de una determinada tarea; en Excel podrás agregar esa fecha en la hoja de cálculo o planilla de ventas para imprimir; pero, la herramienta no lo interpreta como tal, por lo que no podrá mostrarle un recordatorio a quienes necesiten cumplir con ese objetivo.

Esto significa que además de establecer la fecha en la hoja de cálculo tendrás que notificar por otro medio que se acerca su llegada. De manera similar, la persona responsable de la tarea deberá utilizar ese mismo canal (o a veces en el peor escenario, otro distinto) para notificar que la ha completado, y el resultado logrado.

Lo mismo pasa con la asignación de tareas a miembros del equipo, puedes dejar comentarios y demás, pero no hay una función específica para esto que le notifique a la persona que se le ha asignado una tarea, por lo que tendrás que recurrir (sí, de nuevo) a otro canal de comunicación para informarle, incluso recurrir a las redes sociales.

4.Introducir datos de forma manual lleva más tiempo

No es un secreto que para registrar la información de seguimiento de los clientes y oportunidades de ventas en Excel, la introducción de los datos debe hacerse de forma manual, lo cual le ocupa una cantidad de tiempo importante a los representantes de ventas; esto sin mencionar que la posibilidad de incurrir en errores que distorsionen la información puede ser mucho mayor.

Al contar con una herramienta que simplifique el registro de los datos, y que se autoabastezca de los mismos tanto como sea posible, los vendedores podrían aprovechar el tiempo que les lleva hacer esta tarea de forma manual en crear nuevas oportunidades comerciales o en atender a las necesidades de los clientes ya existentes; logrando con esto colaboradores y clientes más satisfechos.

5. La información no está segura en Excel para ventas

Si bien se puede configurar contraseñas en las hojas y archivos de Excel, esto no significa que los datos de tu compañía están 100% protegidos. Su acceso a ellos sigue siendo posible y con algo tan sencillo como copiar y pegar un vendedor que decida dejar la empresa podría llevarse consigo información valiosa.

De manera similar, lograr que cada persona acceda solo a la porción de información que le corresponde es una tarea bastante compleja de lograr; por lo que es frecuente que no exista un verdadero control corporativo de la información del negocio.

Entonces, ¿cómo resolverlo?

Como ya vimos a lo largo de este artículo, son más las limitantes que las ventajas que representa hacer uso de Excel para la gestión de ventas. En artículos relacionados de nuestro blog, encontrarás más información sobre la no conveniencia de trabajar con una plantilla de registro de ventas Excel cuando puedes conseguir mejores plantillas en otras herramientas más avanzadas.

La solución ideal a estas limitantes es la contratación de un software CRM (Customer Relationship Manager o gestor de las relaciones con el cliente), debido a que son sistemas creados específicamente para la gestión de ventas, que te permiten llevar un registro detallado de la interacción con el cliente de principio a fin, permitiendo solucionar los problemas que mencionamos anteriormente.

Existe una amplia variedad de ofertas en el mercado, por lo que tomarte un tiempo para conocer algunas y saber cuál es la que mejor se adaptaría a las necesidades de tu organización, puede ayudarte a optimizar significativamente el rendimiento comercial en tu negocio.

Lo mejor es que ni siquiera te costará una inversión extra de dinero, o por lo menos no al principio. Hay opciones gratis donde puedes obtener una plantilla gratuita similar al Excel pero integrada con otras herramientas y actualizaciones mediante notificaciones(como HubSpot, Pipedrive, Bitrix24), y otras que solo te cobrarán en la medida en que aumenten tus requerimientos, y se vuelvan más avanzados. 

Si quieres modernizar a tu equipo comercial y dejar de depender del Excel para ventas, a fin de mejorar tus resultados, comienza a considerar una herramienta CRM y agenda una reunión con nosotros para que te asesoremos y ayudemos a implementarla con éxito.