A pesar de que sus equipos se hacen cada vez más grandes, muchas veces los directores de las pymes no logran delegar responsabilidades cuando la carga de trabajo y los clientes aumentan.
Es lógico que inicialmente las tareas o procesos clave de la empresa en crecimiento las dirija y ejecute directamente el director o dueño de la empresa. Estos procesos requieren conocimientos específicos o manejan información demasiado sensible como para asignárselo facilmente a un "extraño".
Sin embargo, la contracara de esta centralización en los procesos trae aparejada una sobrecarga de trabajo que perjudica no solo al negocio, sino también que empieza a generar consecuencias en la vida personal del director.
En este artículo, hablaremos sobre por qué a las personas les cuesta delegar y brindaremos algunas herramientas para empezar el proceso de delegación de manera gradual y sin perder el control de tu negocio.
¿Por qué las personas no logran delegar?
En la mayoría de las pymes, suele producirse el fenómeno de la imposibilidad de delegar parte del trabajo a otras personas.
Esto se da frecuentemente porque los dueños suelen estar acostumbrados a realizar todo el trabajo ellos, tienen un dominio único de lo que debe hacerse porque conocen como nadie su propio negocio y representan prácticamente todas las áreas. Pero sobre todo, nadie como ellos puede comprometerse 24/7 con las necesidades de la empresa, sacrificando incluso horas de descanso y tiempo libre para otras actividades. No obstante, existen otras causas implícitas que dificultan la delegación y las vamos a reseñar a continuación.
La información que se maneja en el proceso es muy sensible para el negocio
Una de las principales causas de no delegar es el celo excesivo por la información sensible que se maneja. Procesos como la facturación pueden contener este tipo de información sensible porque revela detalles de lo que está facturando la empresa por cada cliente. Las cuentas por pagar a los proveedores, las claves o contraseñas bancarias y la nómina de clientes también entran dentro de esta categoría, lo que puede generar ciertas reticencias a la hora de suministrar estos datos para delegar estos procesos.
En este sentido, está en juego la confianza de que las personas delegadas no usarán esta información en perjuicio de la organización, ya sea para acceder a las cuentas bancarias indebidamente, manipular la información confidencial de manera fraudulenta o simplemente realizar una administración negligente que termine dañando los intereses financieros de la empresa.
Esta causa se vincula más a un temor del dueño de pyme a confiar en las personas equivocadas y que le roben. Entonces, sienten que, por más que lo necesiten, al no delegar y encargarse ellos mismos de estos procesos, están protegiendo su patrimonio, reduciendo cualquier riesgo potencial de estafa en el futuro.
Con el sistema de gestión adecuado, puedes evitar vivir con la preocupación sobre quién o quiénes podrían acceder a tu información sensible, ya que estas herramientas permiten administrar de manera conveniente el acceso a los datos de las personas, asegurando una mayor seguridad, por lo que el destino de la información empresarial dejaría de ser un problema.
No sabes a quién delegar: conocimientos y habilidades específicas
Otra de las causas es no saber a quién delegar, no por falta de confianza en la gente que te rodea, sino porque no existe una persona idónea que pueda cumplir con la responsabilidad que necesitarías delegar. Ya sea porque el proceso requiere de ciertos conocimientos y habilidades específicos que hoy en día ninguna persona los está adquiriendo.
En consecuencia, como no hay nadie que posea estas competencias y es necesario que las tareas se ejecuten de la manera correcta y con cierta urgencia, los directores prefieren hacerlo ellos mismos y evitarse el trabajo de capacitar a las personas para que incorporen esas habilidades. Implementar un manual de procesos y procedimientos puede ayudarte a resolver el problema de las personas con falta de conocimientos y habilidades específicas.
Te sientes más cómodo haciendolo tú mismo
Esta causa está ligada a la anterior y de ella se desprenden dos aristas: la primera es justamente que te sientes tan cómodo encargándote de todo en la empresa que prefieres seguir así, mientras puedas soportar la carga laboral. La segunda tiene que ver con la incertidumbre que genera capacitar a alguien, brindarle todo el conocimiento que posees sobre un tema y que, a pesar de todo, esa persona se termine yendo de la empresa y se lleve ese know how a otra parte.
Entonces, nuevamente debes volver a entrenar a otra persona para realizar las tareas que les asignes, invirtiendo parte de tu tiempo para que la delegación sea exitosa, cuando en realidad esto no siempre sucede a pesar de todos los esfuerzos.
Esta última arista se relaciona también con una cuestión de poder que siente la persona al tener un conocimiento que otros no tienen. Esa sensación de poder, en cambio, estaría en peligro ante la posibilidad de ceder el conocimiento, porque entonces alguien más adquiriría ese poder y ya el dueño dejaría de ser el único que sabe cómo hacer las cosas. Obviamente este y los que mencionamos anteriomente son parte de los mitos que se han ido generando para no delegar.
Evitar o corregir esto se logra más que nada con un cambio de actitud de parte del dueño o director, en donde deberá entender que no podrá sobrellevar una carga de trabajo tan grande sin delegar y que hacerlo no lo hará perder poder ni autoridad. Por el contrario, aportará eficiencia operativa a la organización. Y si a esto le sumamos una herramienta de gestión que organice los flujos de trabajo, la tranquilidad al delegar será mucho mayor, porque se podrás monitorear el día a día de todo lo que sucede en tu negocio.
Piensas que al delegar una tarea se perderá la noción de importancia del proceso
Muchas veces, los dueños de empresas tienen el prejuicio de que las personas no tienen idea de la importancia del proceso que ellos le dan y por el que se han comprometido un 100%. Sin embargo, un dueño no puede esperar que el colaborador comparta exactamente su misma visión y compromiso porque sería injusto desde el punto de vista compensatorio: uno es el dueño del negocio y el otro el empleado, que por más comprometido que esté con la empresa, no es su empresa, trabaja para ella.
De todas formas, esta realidad no excluye la debida importancia que el colaborador tiene que asignarle dentro de su rol para que se ejecute de la manera adecuada. Esto se resuelve dejando en claro las expectativas del puesto a las personas que van a desempeñar un determinado rol para tu empresa.
Sientes que estás sobreexigiendo a las personas al delegar mas procesos
Ahora bien, por otro lado, es común que muchos directores o dueños piensen que si delegan están sobreexigiendo a las personas con más tareas de las que les habían asignado inicialmente. Entonces, con esta lógica de evitar la sobrecarga a los colaboradores, los dueños continúan ocupándose de todo y dilatando el momento de delegar, aunque lo necesiten. Medir la carga de trabajo puede ayudar a determinar el nivel de exigencia sobre el equipo y, a partir de los indicadores de desempeño generados, permitir regular esta carga de la manera más equitativa y saludable para las personas.
El miedo a la rotación: ¿y si esta persona se va de la empresa?
El miedo a la rotación hace alusión también a la comodidad de los dueños para no delegar. Frente a la posibilidad de la rotación, algunos dueños optan directamente por no delegar. Llegar a este punto se puede evitar generando acciones para que las personas delegadas no se vayan, ya sea promoviendo ascensos profesionales a medida que les son delegadas nuevas responsabilidades o premiando de algún modo el compromiso con la empresa. Asimismo, se puede prevenir teniendo un plan de contingencia de talentos humanos disponibles para reclutar, en caso de que suceda la rotación.
En definitiva, todas estas posibles causas son de hecho pensamientos de los directivos sobre lo que podría suceder pero que no termina sucediendo, llegando a imaginar siempre el peor de los escenarios. Esto responde más a un cuestión de supervivencia que los impulsa a evitar cualquier amenaza potencial para el negocio.
Cuáles son los procesos que típicamente nos cuesta delegar
Una vez que identificas las posibles causas de no poder delegar, conocer cuáles son los procesos que más te cuestan para tomar esta iniciativa y te puede ayudar a revertir la situación, logrando la transición adecuada. A continuación, detallamos los más importantes.
Procesos legales o jurídicos
Estos procesos involucran la firma de contratos, aprobaciones de contratos (compras, ventas, alquileres, etc) y generalmente le cuesta delegar a los directores de empresas porque deben poner su firma, lo que supone una aceptación de la responsabilidad, aun cuando el contrato no esté bien hecho o exista algún error que pueda perjudicar a la empresa. Si bien estos escenarios son potenciales y no hay muchas posibilidades de que suceda, es lógico que preocupe a los directores.
Proceso de compras y relación con los proveedores
A causa de la información que se maneja con los proveedores, donde los importes, los documentos que van y que vienen, la sensibilidad del producto o servicio que estás comprando o contratando hace que nos imaginemos los peores escenarios en los que la persona delegada podría realizar una mala gestión del proceso de compras y de la relación con los proveedores o, incluso, llegar a utilizar la información sensible de la empresa en beneficio de la competencia.
Proceso de definición de precios y costos de los productos y servicios
Definir los términos sobre cuánto vas cobrar o cuánto vas a ganar por cada producto o servicio implica un proceso que cuesta delegar, porque de alguna manera sentimos que estamos expuestos a mostrar las estrategias a los colaboradores de lo que estás vendiendo o las ganancias que estás obteniendo. En este sentido, existe una cierta reticencia de los directores a mostrarle a sus colaboradores cuánto gana la empresa realmente.
Esto obedece básicamente al temor de que se les vuelva en contra y alguna de estas personas utilice esta información para extorsionarlo o pretender un porcentaje de esta ganancia. Pero insistimos, son temores que alimentan la imaginación de personas que han puesto en juego todo su capital para montar un negocio, y lógicamente no quieren dejar estos detalles librados al azar.
Proceso de gestión y autorización de presupuestos
Este es uno de los procesos típicos en donde el dueño necesita estar presente para asegurarse de que no se esté gastando de más, entender qué es lo que se está presupuestando, entre otras cuestiones, por lo que es un proceso que suele centralizarse también en la dirección y puede generar cierta resistencia a la delegación.
Procesos de facturación y cuentas por cobrar
Estos procesos son los que permiten tener acceso a los datos del cliente, la información del banco, los datos de facturación, qué se facturó y qué no, etc. Como en la mente del director esta información es muy sensible de manejar, generalmente estos procesos serán los últimos en delegar, a menos que sea estrictamente necesario. Pero serán ellos quienes continuarán, en la medida de lo posible, encargándose de la facturación y las cuentas por cobrar.
Pasos para comenzar a delegar con confianza
Para ir finalizando este recorrido, vamos a recomendar una serie de pasos efectivos para delegar exitosamente y no morir en el intento. Veamos cuáles son y por qué son importantes.
Establece un listado de procesos por persona que resulte coherente
Este primer paso busca entender cuáles son los procesos asignados a cada persona, y a partir de eso establecer si este listado de procesos es coherente con el rol que desempeña cada colaborador o no. Esto implica asegurarse de que todas las personas tengan asignadas tareas que respondan a las funciones, conocimientos y habilidades por las que han sido contratadas para el puesto.
De esta forma, puedes ordenar los procesos por rol de manera coherente de tal forma que a la hora de delegar cada proceso o flujo de trabajo esté asociado al rol específico de la persona. Además, ejecutar las tareas vinculadas a su campo de aplicación, permitirá que todos los colaboradores se desempeñen mejor en sus respectivos roles y que, como dueño o director, confíes en que lo harán de la manera esperada.
No es necesario delegar el 100% del proceso: desglosa el proceso en pequeñas partes
Muchas veces, una de las dificultades a la hora de delegar radica en que tenemos la creencia de que debemos delegar todo el proceso, cuando en realidad la consigna es delimitar qué parte de este proceso admite ser delegado. Por ejemplo, la elaboración de un contrato es uno de los procesos que no conviene delegar al 100%, sino desglosar en pequeños pasos para determinar lo que es factible y no implica un riesgo al dejar en manos de otra persona: 1) elaboración del contrato; 2) control del contrato; 3) firma y aprobación y; 4) envío del contrato.
De estas 4 partes, el dueño puede delegar 3 de los 4 pasos (elaboración, control y envío) y encargarse él mismo de la firma, es decir, ocuparse del 25% del proceso cuando antes ejecutaba el 100%. Esto te ayudará a no perder el control de la delegación, pero a la vez evitarás la sensación de estar saturado.
Identifica a los roles funcionales clave para tu negocio
Otro paso importante en la delegación es identificar los roles funcionales que necesitarás para llevar adelante tu negocio, a fin de saber a quiénes asignar determinadas funciones vinculadas a un área o proceso específicos. De esta manera, todas las personas sabrán cuáles son sus responsabilidades y organizarse mejor con las tareas, en tanto que sabrás lo que esperar de ellos y en qué momento para facilitar el seguimiento.
Utiliza una herramienta de gestión que respalde el proceso realizado
Una práctica que no debe faltar en la delegación de tareas es utilizar una herramienta de gestión para la optimización de procesos, obtener informes automáticos en tiempo real del progreso de las tareas, a fin de no estar tan al pendiente de lo que hacen los colaboradores y que la delegación tenga sentido. Desde Crentio, recomendamos como siempre estas 2 plataformas.
monday.com
Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más.
Smartsuite
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales. Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros.
Delega pero no dejes de controlar
Delegar debe ser algo a lo que aspiramos todos cuando notamos que nuestro negocio comienza a dar señales de crecimiento y como directores ya no podemos ocuparnos de todo sin caer en el típico estrés laboral. Pero así como la delegación es un esfuerzo, no debe llevarse al extremo una vez logrado y olvidarnos de lo que delegamos, como si ya no fuera nuestro problema. De hecho, es aquí donde el control de procesos tras delegar agrega valor y equilibrio a la organización. Pero, ¿cómo obtenemos ese control en el proceso de delegación? A través de 2 prácticas.
Reuniones periódicas
Una buena forma de entender si la delegación funciona es agendando reuniones periódicas con las personas de tu equipo para revisar el desempeño y avance de los procesos, lo que permitirá obtener visibilidad de cómo se manejan los colaboradores en el día a día, comprobar que van por el buen o camino o identificar puntos de mejora.
Reportes recurrentes
Los colaboradores pueden generar reportes recurrentes por correo electrónico sobre las tareas completadas, las que quedaron pendientes y los problemas que hayan tenido durante la ejecución.
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Aprende a delegar con confianza y respaldo
A lo largo de este artículo, hemos analizado por qué nos cuesta tanto delegar, cuáles son los procesos más difíciles para delegar y las mejores prácticas para iniciar un proceso de delegación efectivo. Si esta información te hizo sentido y tienes interés en darle una vuelta de tuerca a la gestión de tu negocio solicitando nuestros servicios, agenda una reunión con nosotros.
