Cómo implementar la planeacion administrativa de forma exitosa

¿No te pasa que te encantan las reuniones estratégicas y de planeación del equipo porque todo el mundo sale motivado y entusiasmado con las nuevas ideas, proyecciones e iniciativas? Todo parece ir bien, hasta que llega el momento de bajarlo a tierra y es ahí donde todo se empieza a difuminar. Las iniciativas empiezan a perder forma y terminan reformulándose constantemente sin una correcta implementación, gestión y seguimiento de la planeacion administrativa.

Esto no implica que las sesiones estratégicas no tengan valor, todo lo contrario. Pero sin una correcta ejecución, las personas perderán la confianza en los anuncios que se hacen en la empresa y esos espacios "estratégicos" terminan convirtiéndose en momentos de recreación que no agregan valor para tu empresa. 

En este artículo, hablaremos sobre los lineamientos y características de la planeación administrativa, cómo enfocarla correctamente y presentamos una propuesta para poder implementarla en tu negocio. 

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Tipos de planeación en administración

La planeacion administrativa es una de las etapas más importantes del proceso administrativo, donde se establecen las estrategias que van a dirigir las acciones a implementarse en la organización. Estas estrategias pueden ser de mediano y largo plazo, por lo que contribuye en la gestión de los recursos, así como a trazar objetivos claros y actividades orientadas a su cumplimiento.

Existen dentro de la planeación administrativa ejemplos de varias tipologías, según el nivel organizacional en el que se ejecute. 

Planeación estratégica

Puede considerarse el nivel más alto de planificación organizacional, ya que las decisiones que se toman en este nivel de gestión administrativa impactan en la totalidad de la empresa. Su objetivo principal busca responder a las preguntas clave de "dónde estamos parados" y "hacia dónde queremos llegar como empresa".

En función de estos cuestionamientos, se define un plan para materializar la estrategia planteada, teniendo en cuenta la visión, misión y metas a largo plazo. Además, la planeación estratégica también considera los factores externos e internos, como investigación de mercado, análisis de la competencia, recursos disponibles y nuevas unidades de negocios. En definitiva, se encarga de establecer la dirección a seguir por la empresa durante al menos los próximos 5 años.

Planeación táctica

En un nivel debajo, se encuentra la planeación o planificación táctica, que se ocupa de poner en ejecución las principales acciones definidas desde el nivel estratégico. Una vez que respondiste las preguntas en dónde estamos y a dónde queremos llegar, la consigna ahora es preguntarnos cómo vamos a ejecutar la estrategia para alcanzar nuestras metas.

Aquí, los objetivos pasan de lo intangible a lo tangible, al implementar un plan de acciones que tienen un impacto a mediano plazo, en donde identifiquemos las principales funciones, roles funcionales y responsabilidades necesarios en cada proceso administrativo y área para cumplir con los objetivos estratégicos y no desviarnos del rumbo que definimos. 

Planeación operativa

Finalmente, la planeación operativa se vincula con la actividad del día a día, por lo que su impacto es a corto plazo. Responde a las preguntas de "cómo vamos a ejecutar nuestros objetivos establecidos desde el nivel táctico", por lo que los resultados que obtengamos en el nivel operativo dependerán en gran medida de la planificación estratégica y táctica.

Así como los niveles anteriores de planeación reflejan resultados a largo y mediano plazo trabajando con objetivos y planes de acción, la planeación operativa se ocupa de llevar adelante los flujos de trabajo que se alinean directamente con la estrategia y van generando resultados diarios, que nos permiten entender qué tan cerca o lejos estamos de alcanzar los objetivos.

El enfoque basado en procesos: cómo relacionar lo que es planeación con el día a día

La iniciativa del enfoque basado en procesos involucra una estructura que integra procesos, roles y personas, que al montar en un software de gestión puedas identificar a qué procesos, roles y personas está o estaría afectando esa iniciativa. Entonces, cada estrategia, idea y plan de acción debe estar inserto dentro de este enfoque de procesos para que la estructura se mantenga sólida. 

Actualiza el Sistema de Gestión de Calidad

Teniendo en cuenta que un sistema de gestión de calidad es un conjunto de reglas encargadas de aplicar la mejora continua en tus procesos, debes asegurarte de tener actualizado tu SGC a tu estructura actual de procesos, roles y personas. Esto implica que, a medida que tu compañía crece, identifiques estos cambios en la estructura, ya sea con la incorporación de nuevos procesos para sostener una mayor carga de trabajo, la creación de nuevos puestos o el ingreso de nuevos colaboradores para cubrirlos.

De esta manera, cualquier planificación administrativa que implementes reunirá los recursos necesarios para su correcta ejecución, lo que facilitará el cumplimiento de las metas que hayas establecido desde el principio.

Define los procesos, roles y personas que estarán afectados por la planeacion administrativa

Implica tener asociadas siempre las iniciativas estratégicas a la estructura de procesos, personas y roles que se verán afectados en los principios de la planeación en administración. Entonces, el enfoque de la gestión de procesos te brindará los lineamientos necesarios para adaptar tu estructura a la planeación, a fin de comprender con qué recursos cuentas y qué recursos necesitas para bajar a tierra estas iniciativas de manera efectiva.

Si tienes los procesos, los roles y las personas adecuados, la ejecución seguramente será exitosa, pero si te faltan estos o algunos elementos de la planeación en administración y aún no estás en condiciones de conseguirlos, quizá debas bajar el nivel de expectativas con respecto a la planeación.

De la estrategia a la ejecución: estableciendo presupuestos y objetivos

Una vez que tenemos las iniciativas generadas, se encuentran alineadas a una estructura de roles, procesos y personas que aportan valor a la organización, el paso siguiente es asignarle ciertas cuotas de presupuestos y objetivos. Incluye la cantidad de dinero que tienes disponible para implementar un plan de acciones. Muchas veces, en las sesiones estratégicas se barajan ideas originales pero irrealizables porque no se contemplaron las cuestiones de presupuesto para llevarlas a la práctica.

Sin un esquema de objetivos claros, estructura definida y presupuesto acorde a las iniciativas estratégicas de la planeación, por más buenas que sean las ideas, no será posible materializarlas y muy probablemente terminen quedando en el aire. Para que las sesiones de design thinking no se conviertan en jornadas de divagación que no conducen a nada, es fundamental incluir desde el primer momento un cálculo estimativo del presupuesto que necesitamos para llevar a cabo la estrategia. De esta forma, el tiempo invertido en estas reuniones no estará desperdiciado.

Define tu metodología de ejecución y seguimiento [EOS]

La metodología EOS es un modelo organizacional que combina la visión de la empresa con los roles, procesos, indicadores y objetivos. Su implementación asegura el alcance de los objetivos de manera escalonada pero firme, mitigando los riesgos asociados a la ejecución. Entender el papel que juegan los procesos, los roles y las personas, nos permitirá identificar los posibles problemas que podrían obstaculizar el alcance de los objetivos.

Para lograr esto, este enfoque contempla rocas estratégicas y reuniones de seguimiento para particionar los objetivos grandes en objetivos más pequeños y amigables, que sean más fáciles de cumplir, lo que, a largo plazo, debería evidenciar una línea de progresos modestos, que sumados en el tiempo se traducirá en un progreso significativo.

A la vez, estas sesiones de seguimiento de los pequeños objetivos permitirá identificar incidentes durante el proceso de ejecución, a fin de que estas alertas ayuden a reducir su impacto en el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Por consiguiente, la ventaja que tiene el seguimiento diario a nivel operativo es lograr anticiparse a los problemas para resolverlos cuando no representan una amenaza crítica.

Sin la posibilidad de alcanzar estos pequeños objetivos de forma confiable, nunca sabremos cómo llegaremos en realidad a cumplir el objetivo más grande, lo que podría dejarnos a mitad de camino, ante la falta de un norte claro que dé cuenta de la evolución que hicimos para llegar al tramo final de nuestro recorrido.

Un software de gestión donde implementar las etapas de la planeación en administración: monday.com o Smartsuite

Finalmente, una vez que ya entendimos los tipos de planeación que existen, cómo el enfoque basado en procesos puede ayudarnos a bajar a la realidad las iniciativas estratégicas, la importancia de la planeación administrativa, en términos de presupuesto y definición de objetivos claros, así como de incluir una metodología de ejecución y seguimiento adecuada, como EOS, solo resta implementar una herramienta de gestión versátil, eficiente e intuitiva, que bien puede ser monday.com o Smartsuite.

Vincula e integra los procesos con el plan administrativo

Una plataforma de gestión te permite integrar tus procesos con el plan administrativo a través de flujos de integraciones predefinidos, pero también admite cierto grado de personalización. Al estar incluidos los procesos, en función de sus necesidades, nivel de estandarización y los responsables asignados a cada uno, puedes entender si tu plan podría funcionar con los recursos que tienes o requiere implementar alguna acción de mejora, como el mapeo de procesos o una automatización.