OKR: qué es y como implementar esta metodología en tu empresa

A la hora de trazar objetivos para nuestro negocio, generalmente buscamos que sean lo suficientemente ambiciosos para que sirvan como fuente de motivación, pero para ello debe ser viable todo el recorrido para obtener el resultado deseado.

Si nos empeñamos en alcanzar objetivos grandes sin descomponerlo en partes accionables, o bien sin fijar metas más pequeñas , es posible que nos quedemos a mitad de camino. ¿Te imaginas el plan de construir una una casa sin planear construir los cimientos antes? No, ¿verdad? La metodología OKR puede ayudarte a descomponer esos objetivos para que sean realizables.

En este artículo, no buscamos seguir insistiendo con los objetivos SMART ni nada por el estilo, porque internet ya está lleno de artículos que hablan sobre ellos y, ciertamente, no hay nada nuevo bajo el sol, sino ayudarte a comprender  la metodología OKR, identificar el objetivo que sea transformador para el negocio y fragmentarlo en resultados clave a corto plazo, que permitan cuantificarlo de manera efectiva.

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Metodología OKR que es y para que sirve

OKR (Objectives and Key Results), traducido como "objetivos y resultados clave", es una metodología de trabajo para fijar objetivos de negocios y descomponerlos en un número muy reducido de ejes centrales, los cuales se desglosan en tareas o actividades clave.

Parte de fijar un objetivo a nivel general, que debe ser lo suficientemente significativo o ambicioso que, de lograrse, eleve a la empresa a un nivel más alto de crecimiento.

La lógica detrás de este método OKR es de cascada: parte de la premisa de que si se logra cumplir con éxito con las tareas de un eje, ese pilar del objetivo está logrado. Y si a su vez, todos los pilares se desarrollan adecuadamente, el objetivo general (muchas veces cualitativo, y en cierta medida abstracto) estará logrado.

Bien utilizada, la metodología OKR contribuye en la ejecución de los distintos proyectos en los que puede trabajar un equipo, en el corto o mediano plazo. Basarse en el modelo OKR te permite trazar tus propios objetivos OKR para que tanto tus procesos, roles, tecnologías y personas se encaminen hacia la misma dirección.

Establecer objetivos que se alineen con tu manera de trabajar facilitará su alcance, ya que estarás pisando sobre terreno seguro. Además, OKR proporciona entornos de trabajo más colaborativos, como así también mejora la productividad y eficiencia de las personas.

Esto les permite aprender a gestionar cargas de trabajo más acordes con tu realidad empresarial actual, en lugar de sobrepasar las capacidades operativas, que no solo harán peligrar el alcance de los objetivos, sino que generaran frustración y desmotivación en los colaboradores.

En definitiva, son los OKR ejemplos de una estructura piramidal, conformada de una base de pequeños objetivos tangibles que van sosteniendo a un objetivo principal en la cima de la pirámide, lo que va a representar el crecimiento sostenido de una empresa.

Objetivos (objectives)

Cuando se habla de "objetivos", hay que entender que el enfoque OKR va más allá de la teoría, más allá de la definición de manual de "SMART". Implica que algo debería ser transformador, significativo para la compañía, ya que, si se logra, necesariamente cambiará tu estrategia de forma positiva.

Como dijimos, usualmente estas metas son de carácter cualitativo: por esta razón, dividirlo en resultados clave ayuda a eliminar la subjetividad, y "fijar las reglas" de qué se considera como un objetivo logrado.

Resultados clave (key results)

Son los "ejes" o pequeños objetivos vinculados que, si se logran de manera concurrente, la empresa entiende que su objetivo mayor se daría por cumplido. Básicamente, estos resultados permiten seguir la ruta del avance de un proyecto y anticipar cómo será su desenlace mediante indicadores clave, si cumpliendo el objetivo, cumpliéndolo en parte o quedando muy lejos de lo esperado.

Beneficios de aplicar OKR en tus procesos y proyectos

Si bien OKR muchas veces termina siendo un proyecto en si, con sus actividades propias y demás elementos, usualmente también interviene en los procesos mismos de la empresa. Entonces, OKR en general involucra procesos, determinantes para el cumplimiento del resultado clave (y sus actividades).

Siguiendo esta línea, OKR ofrece diversos beneficios para la mejora de procesos empresariales, y los detallamos a continuación.

Alinean a tu organización detrás de lo verdaderamente importante

OKR ayuda a que los procesos y objetivos se alineen, facilitando la comunicación entre los equipos o departamentos. Es la forma en que la dirección de la empresa le comunica a todos los colaboradores lo que realmente importa y donde deben poner el foco de su trabajo. 

Contribuyen al logro de metas claras o significativas

Incluso si el objetivo general no se logra del modo deseado, el resultado clave obtenido tras la alineación entre objetivos y procesos genera un impacto para la empresa, lo que significará que la atención estaba puesta en el foco correcto.

Entonces, aunque no se cumplan las expectativas del objetivo mayor, al final del día, es probable que sí se hayan cumplido varios de los objetivos y metas que conducen a este. A partir de este resultado clave, podemos retomar el camino donde lo dejamos y completar el trayecto, aunque nos lleve más tiempo. Pero a fin de cuentas, siguiendo el modelo OKR, llegaremos a cumplir el objetivo máximo.

Motivan a las personas y les otorga herramientas profesionales

Asimismo, OKR crea perfiles laborales que aprenden a trabajar con una mentalidad de persecución de objetivos, y que aprenden a entender cómo su desempeño individual se relaciona con lo que la empresa hace, conocen su impacto, priorizan lo verdaderamente importante y deciden en función de ello.

De esta manera, OKR también permite que los objetivos empresariales estén alineados a las metas y objetivos de las personas que trabajan en la empresa, porque se sentirán más comprometidos e integrados a esta cultura afín a sus principios.

Cómo definir e implementar OKR en tu empresa

Una vez que entiendes el concepto de OKR y sus principales beneficios, te contamos cómo implementar esta metodología en tu compañía. A continuación, enumeramos y describimos una lista de 9 pasos con los que podrás implementar diversos tipos de OKR, según las necesidades de tu compañía.

Paso 1: Establece las reglas para tu negocio

El método OKR es lo suficientemente flexible como para adaptarse a la mayoría de los objetivos. Sin embargo, muchas organizaciones suponen que OKR es un marco rígido que no permite desviarse de una metodología prescriptiva. Nada más lejos de la realidad, puesto que es justamente lo contrario: OKR te permite establecer las reglas básicas para definir los objetivos de tu compañía, manteniendo equipo y procesos alineados con dichos objetivos.

Ahora bien, ¿cómo aplicar los OKR de manera efectiva? Existen tres elementos a considerar: cadencia, proceso de revisión y creación.

• Cadencia: hace referencia a con qué frecuencia se establece objetivos. Nuestra recomendación es que sea anualmente, o como mínimo semestralmente si son nuevos en la metodología.
• Proceso de revisión: involucra la comprobación del progreso hacia tus objetivos. ¿Qué vamos a medir? ¿Quién va a medir tus resultados y cómo?
• Creación: da a conocer cómo se crea el proceso para trazar los objetivos claros y resultados clave.

2. Define un objetivo central a perseguir para tu empresa

Una vez que ya estableciste las reglas para aplicar en tu compañía, el paso siguiente para incorporar OKR es definir el objetivo central que buscas alcanzar con las acciones de un equipo de trabajo. Reglas claras, facilitan la ejecución de tu plan, porque de esta forma todos los integrantes están en la misma sintonía que la empresa.

3. Define resultados que de lograrse conjuntamente, te llevarían allí

Los resultados clave son los principales componentes de OKR para hacer posible el alcance de los objetivos más ambiciosos, ya que cada uno es una pieza fundamental para acortar la distancia con el cumplimiento de estos objetivos. Sin estos "pequeños avances", sería mucho más difícil fijar el alcance y predecir qué tan factible es llegar a la meta con los recursos humanos, financieros y tecnológicos que tenemos, entendiendo qué esfuerzos son necesarios de nuestra parte.

4.Valida tu modelo con tu equipo y otros actores clave

Luego de haber definido tus resultados, procura validar el modelo de tu plan con el resto del equipo y demás actores involucrados para garantizar que todas las personas están alineadas para alcanzar el objetivo, pero que además están de acuerdo con las acciones o tareas consignadas para su ejecución.

Esta validación sirve para detectar posibles errores en la planificación y poder introducir cambios que generen un mayor impacto en los resultados esperados.

5. Asegúrate de que las personas conozcan las metas

Incluir la validación como paso de la implementación de OKR permite, a la vez, que las personas de la organización estén al tanto de los objetivos planteados y puedan expresar su punto de vista sobre lo que se está haciendo para alcanzarlos.

Además, si no conocen las metas de la empresa, los colaboradores no van a saber en función de qué lineamientos van a centrar sus esfuerzos. En otras palabras, será como si fueran navegando en un barco a la deriva, con más posibilidades de naufragar que de llegar a la orilla.

6. Desarma tus resultados en actividades centrales por áreas/departamentos

Otra práctica que puedes incluir en la aplicación de OKR es dividir los resultados clave en actividades específicas de cada área. Esto te permitirá obtener un nivel más fino de visibilidad sobre el avance de todas las tareas que buscarán cumplir con estos resultados. De esta manera, puedes ver qué porcentaje de la actividad está completada y qué falta por hacer para llegar a los resultados esperados. 

A medida que alcanzas estos objetivos, la brecha con el objetivo final se irá acortando, porque el esfuerzo fue cuotificado para que sea más digerible y fácil de cumplir.

7. Pide planes de acción a tus líderes de área

Asimismo, es recomendable solicitar los planes de acción a cada líder de área para asegurarse de que estos planes de trabajo están alineados al objetivo o si hace falta reformular alguna actividad que no esté lo suficientemente clara.

8. Busquen una plataforma para reportar y dar seguimiento de los OKR

Luego de verificar que todos los planes por área están correctos, es momento de buscar una herramienta de gestión donde montar estos planes de la manera más adecuada y que permita realizar reportes en tiempo real de cada tarea cuando se inicia, brindar seguimiento mientras está en proceso y generar notificaciones cuando se finaliza, o bien enviar alertas tempranas de una tarea demorada.

9. Monitorea el desempeño y propón ajustes para tus OKR

Contar con la plataforma te permitirá obtener estos informes periódicos para monitorear el desempeño de tus colaboradores en cualquier proyecto OKR y, dependiendo de los resultados que se generen, podrás efectuar los cambios o mejoras pertinentes para orientar las acciones hacia el cumplimiento exitoso del objetivo establecido.

Ejemplos de OKR para empresas de diferentes sectores

De manera gráfica, la metodología OKR puede entenderse a través de un objetivo central del cual se desprenden una serie de pilares de resultados clave, obtenidos mediante la ejecución de ciertas tareas y actividades correspondientes a cada pilar. 

Llevada a ejemplos prácticos de objetivos OKR, incluimos 2 casos de tipos de empresas aplicando la metodología: una agencia de marketing y una constructora. Veamos cómo se desglosan los resultados del objetivo mayor.

En los ejemplos representados en cada imagen, podemos ver varios aspectos en común: los objetivos son ambiciosos pero no cuantitativos, por lo que, hasta cierto punto, podríamos decir que son relativamente ambiguos o algo subjetivos como para ser medibles, que es un requisito necesario de los SMART.

Entonces, mientras el objetivo "convertirse en una agencia de marketing digital líder en Sudamérica" no es SMART porque no es fácilmente medible, dada su tendencia valorativa, los resultados que son clave sí lo son, ya que estos pilares de resultados que pueden cumplirse en simultaneo y revelar que el objetivo global se alcanzó, son cuantitativos y, por lo tanto, susceptibles de medición. 

Errores de novato: qué podría salir mal al intentar la metodología por primera vez

Por supuesto que no esperamos un éxito absoluto en la implementación de OKR al primer intento, porque, como todas las cosas, requiere su periodo de adaptación. Desde esta perspectiva, es frecuente cometer algunos errores la primera vez que incorporamos esta metodología en la empresa. Pero es totalmente normal.

Aquí te contamos cuáles son estos errores para que puedas identificarlos y anticiparte a ellos a tiempo.

Objetivo poco claro o poco realista (aún peor aún, varios objetivos)

Al principio de aplicar OKR, es muy común que los dueños de empresas se dejen llevar por sus altas expectativas de crecimiento y empiecen a trazar objetivos demasiado poco realistas o muy ambiciosos para sus posibilidades.

Si bien es cierto que los resultados que alimentan al objetivo más grande sirven de palanca para hacer que se cumpla, si este es demasiado desafiante para la realidad empresarial del momento, requerirá un esfuerzo descomunal, incluso en los resultados para llegar a buen puerto, lo que terminará generando sobrecarga y estrés, por un lado, y desmotivación o frustración si, pese al esfuerzo, el objetivo no se cumple.

Del mismo modo, si no fueran empresariales sino esos OKR personales ejemplos semejantes de objetivos difíciles de alcanzar, probablemente tampoco los cumplirías por el esfuerzo que exige su ejecución.

No compartir los resultados clave y tareas clave con el resto de equipos

Esta es una metodología pensada para permear en cada área y departamento del negocio, por lo que se supone que el objetivo es tan desafiante, que todos desempeñan un papel importante por jugar. Si se plantea este tipo de metas, pero solo un puñado de personas la están siguiendo; probablemente el objetivo no se logre.

Al tratarse de una metodología bastante flexible, no hay necesidad de ser prescriptivos y seguir al pie de la letra el método como si no se amoldara a las necesidades de las empresas. Ahora bien, si por una cuestión de adaptación a OKR adviertes que amerita cierta rigidez y apegarte lo mayor posible a los fundamentos generales para no desviarte del camino, puedes comenzar así.

No obstante, cuando el equipo de liderazgo o de dirección finalmente ya comprende la metodología lo suficiente, ya puedes permearla al resto de las personas y que estas entiendan cómo llevarla adelante.

Ser demasiado rígidos en la implementación

Ya afirmamos que OKR no es una metodología rígida; por lo tanto, si no lo es, ¿para qué convertirla necesariamente en algo rígido? Está bien poner atención al detalle, tener cierto orden de las cosas, pero tampoco debemos irnos al extremo con la rigurosidad de la implementación.

En su lugar, debemos aceptar que podemos introducir cambios, en la medida en que sea necesario para el alcance del objetivo o para asegurar la redistribución de una carga de trabajo adecuada para todo el equipo. 

Hablemos de plataformas: qué softwares para OKR podrías implementar

En uno de los pasos de la implementación de OKR señalamos la importancia de adquirir una plataforma de gestión para bajar a tierra esta metodología. A continuación, te recomendamos estas 3 herramientas con las que puedes gestionar tus OKR sin complicarte la vida.

monday.com

Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros, elegir un diseño de plantilla OKR o personalizarla y mucho más.