A medida que tu negocio crece y la carga de trabajo aumenta, es posible que sientas que tu productividad laboral y la de tu equipo está sufriendo ciertos altibajos, por lo que es probable que el rendimiento de tus procesos decaiga al igual que la motivación.
Aunque quisiéramos mentenernos productivos y eficientes para cumplir con todos los compromisos, muchas veces el desgaste físico y mental tras largas horas de trabajo hace que no rindamos de la misma forma si repetimos esta conducta en el tiempo.
Existen sobre la productividad laboral artículos que apuntan a definir este indicador como una mera fórmula que puede determinar si alguien es o no productivo independientemente de lo humano, de lo que pase a su alrededor para que no produzca según lo esperado.
Lejos de ser solo una métrica dura, la productividad está ligada también al contexto, por lo que si identificamos las causas que la provocan, probablemente logremos encontrar la manera de corregirlas y hacer que se mantenga estable en un nivel deseable.
En este artículo, exploraremos el porqué tiene la productividad laboral importancia para hacer crecer un negocio, cuáles son los desafíos para las empresas, y las mejores estrategias y metodologías para replicarlas en tu organización.
Además, examinaremos cómo la innovación, la cultura organizacional y la gestión de tareas desempeñan un papel crucial en este proceso, ofreciendo un enfoque integral de procesos para maximizar la eficiencia en cualquier empresa.
¿Qué es la productividad laboral?
La productividad laboral según autores, es un concepto fundamental en el mundo empresarial, que mide la eficiencia y el rendimiento en la realización de actividades. Esta métrica representa la relación entre los resultados obtenidos, el tiempo invertido y los recursos utilizados para llevar a cabo una tarea.
Este concepto se vincula también con lo que los trabajadores hagan con el tiempo que tienen dentro de una empresa. Por este motivo, mientras más tareas logren terminar y menos recursos utilicen para lograrlo (tiempo, dinero, esfuerzo, etc.), más productivas serán esas personas.
Para determinar la productividad en el trabajo deben tenerse en cuentra 3 aspectos: los recursos necesarios para que las personas, procesos, departamentos y herramientas realicen sus tareas, vendan servicios o produzcan bienes; el periodo de tiempo necesario para que se ejecute el trabajo; y los resultados obtenidos.
Cabe destacar que no solo es la productividad laboral tesis de la manera en que los trabajadores llevan a cabo sus tareas, sino que hay otros factores que influyen en este término, como la forma en que se gestiona la comunicación entre equipos, los recursos disponibles y las metodologías de trabajo implementadas por una empresa para ejecutar un proceso o alcanzar un objetivo.
Desafíos comunes en la productividad en el trabajo
La eficiencia en las actividades cotidianas es un elemento fundamental para el éxito de cualquier organización. No obstante, alcanzar una eficiencia en estas operaciones es un desafío constante que enfrentan los responsables y los equipos.
Uno de los primeros obstáculos a los que se enfrentan es la falta de una definición clara de sus metas. Si estas no están bien establecidas, el resultado es un camino incierto y complicado. La falta de claridad puede dar lugar a confusión y desorden.
En el ámbito de las operaciones cotidianas, los cambios en el alcance son motivo de preocupación constante. Para mitigar este problema, es esencial definir con solidez los objetivos a través de una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de las necesidades de los involucrados.
La comunicación inadecuada también se convierte en un importante obstáculo en la gestión de las actividades cotidianas.
Establecer flujos de comunicación definidos y determinar qué información debe transmitirse, cómo y cuándo, son pasos clave para superar este desafío.
Esta observación nos permite redirigir la perspectiva, relacionando estos desafíos con la gestión eficiente de las operaciones diarias, en lugar de centrarse únicamente en proyectos específicos.
La importancia de la eficiencia en el trabajo
La eficiencia laboral es un concepto clave en el mundo empresarial. Se refiere a la capacidad de un equipo de trabajo para realizar sus tareas en el menor tiempo posible o con la menor cantidad de recursos, optimizando el uso de recursos.
No se trata de trabajar más, sino de trabajar de manera más inteligente. La eficiencia laboral no solo mejora el funcionamiento interno de una empresa, sino que también estimula el crecimiento y productividad.
En una empresa en crecimiento, establecer metas de productividad en el trabajo e identificar cuando algo no está alineado a esas metas, es una labor difícil pero sumamente necesaria.
Consecuencias de la improductividad laboral
Una baja productividad genera un sinfín de problemas, ya que cuando los procesos de trabajo se vuelven ineficientes, las decisiones pueden retrasarse, y el proyecto puede avanzar a paso de tortuga.
Esto no solo tiene un impacto negativo en la calidad del trabajo, sino que también puede desmotivar a los empleados. A continuación, mencionamos las principales consecuencias de la improductividad en las empresas.
Rotación de personal
La improductividad puede llevar a la pérdida de empleados talentosos, ya que cuando los empleados más competentes se sienten frustrados y desanimados debido a la improductividad, existe una mayor probabilidad de que busquen oportunidades para continuar sus carreras en otras compañías.
Creatividad afectada
Una productividad insuficiente puede asfixiar la creatividad dentro de la organización, ya sea debido a tensiones internas en el equipo o a una baja moral general. Esta situación obstaculiza la capacidad de la empresa para generar productos nuevos e innovadores.
Falta de compromiso de los colaboradores
Esto, a su vez, disminuye la calidad y el compromiso de los trabajadores, lo que a su vez hace que la empresa sea menos competitiva y, en consecuencia, la coloca en una posición de riesgo.
Desidia laboral
Sumado a esto, la caída en la productividad genera un clima laboral laxo donde se comienza a normalizar que las tareas o proyectos se retrasen. Y esto nivela para abajo a los nuevos ingresantes, que con ánimos de demostrar su potencial, se ven arrastrados a un nivel medio de desempeño donde no pueden resaltar ni aportar valor a la empresa.
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Estrategias para mejorar la productividad empresarial
Puesto que el tiempo es un recurso valioso y limitado para las organizaciones, es esencial optimizar el desempeño de tus colaboradores y la gestión de proyectos con una adecuada gestión del tiempo.
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1. Elimina las reuniones innecesarias
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2. Aumenta la eficiencia de tus reuniones
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3. Prioriza el trabajo en función de los resultados clave
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4. Elimina, posterga, delega o reduce el trabajo con baja prioridad
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5. Aprovecha las fortalezas de tu grupo
Optimización de procesos
La eficiencia operativa es un factor interno fundamental que influye en la productividad y en el logro del éxito de cualquier entidad. La capacidad de producir más con los mismos recursos o, incluso, menos, es una ventaja que puede marcar la diferencia frente a tus competidores.
Una de las formas más efectivas de aumentar la productividad laboral en una empresa es a través de una optimización de procesos empresariales.
Les presentamos los cuatro pasos centrales que comparten todas las metodologías de mejora y optimización. Estos pasos proporcionan la base necesaria para abordar problemas y desafíos en cualquier contexto empresarial.
- Paso 1: Identificar los problemas centrales
- Paso 2: Diseñar nuevas mecánicas de trabajo
- Paso 3: Implementar
- Paso 4: Controlar
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Metodologías que permiten potenciar la productividad en el trabajo
Existen diversas metodologías de mejora de procesos que las empresas pueden implementar para optimizar su productividad laboral ejemplo de un equipo de alto desempeño. Cada una de estas metodologías se elige en función de los objetivos específicos de mejora. A continuación, presentamos tres de las metodologías más utilizadas:
1. Six Sigma
Se basa en datos estadísticos y es especialmente útil en la industria de la fabricación, donde la satisfacción del cliente depende en gran medida de la consistencia y calidad del producto.
2. Gestión de calidad total
Se centra en la mejora continua de la calidad. Involucra a todo el equipo y se basa en la toma de decisiones respaldadas por datos y métricas de rendimiento.
3. Fabricación Lean
Se basa en cinco principios fundamentales que buscan eliminar el desperdicio y mejorar la eficiencia.
Cómo medir y evaluar la productividad
Medir y evaluar la productividad es esencial para tomar decisiones informadas y realizar mejoras efectivas. Contar con datos verificados y análisis previos es crucial para evitar errores que puedan afectar el rendimiento de la empresa.
Indicadores clave y análisis de rendimiento
Para medir la productividad de los colaboradores de manera efectiva, es fundamental establecer un criterio numérico sólido. Esto implica que la medida de productividad se base en indicadores de eficiencia.
Al evaluar el desempeño de un trabajador o un equipo, es esencial considerar las mismas condiciones laborales, desde la cantidad de horas de trabajo diarias hasta el espacio en el que se realiza el trabajo.
Si estamos frente a muchos indicadores para medir la productividad de los recursos humanos, recomendamos trabajar sobre la "punta del iceberg". Es decir sobre los indicadores que ayuden a resolver los problemas mas urgentes de la empresa.
Además, es importante definir el período de tiempo durante el cual se llevará a cabo la medición de la productividad.
La base temporal sobre la cual medir a tus empleados es fundamental porque genera un ambiente laboral que se administra por objetivos y plazos límites. Un clima laboral donde no importen las horas trabajadas, sino el objetivo a cumplir. Estos factores impactan de manera directa en la productividad.
Por ejemplo, puede tener impacto en la jornada laboral al contar con una mayor flexibilidad horaria.
Puede ser en días, meses o años, pero es fundamental tener en cuenta que los análisis más útiles suelen realizarse en lapsos cortos. Esto permite una revisión más frecuente y una corrección oportuna de las desviaciones.
Innovación y productividad
El vínculo entre innovación y productividad ha sido un tema crucial en la economía y los negocios. Investigadores notables han explorado esta relación, destacando cómo ciertos países lideran en patentes y progreso.
Cuatro variables organizacionales también influyen: estructura del mercado, características de la organización, atributos intraorganizacionales y abastecimiento de ciencia.
Para potenciar la eficiencia y la innovación, la comunicación desempeña un papel esencial. La comunicación efectiva genera preguntas poderosas y fomenta la investigación y el aprendizaje.
La creatividad, la innovación y la comunicación deben ser contextuales y centrarse en las necesidades de los destinatarios.
Cultura organizacional y productividad
La productividad es un objetivo fundamental para cualquier organización que aspira al cumplimiento de sus objetivos en el competitivo mundo de los negocios. Sin embargo, alcanzar altos niveles de productividad no solo implica optimizar procesos o invertir en tecnología de vanguardia.
La cultura organizacional desempeña un papel crucial en este proceso, ya que influye en la forma en que los empleados se relacionan con su trabajo y, en última instancia, en los resultados que la empresa puede alcanzar.
Antes de emprender iniciativas para aumentar la productividad, como el análisis de solución de problemas o la creación de equipos de alto desempeño, es esencial evaluar la cultura organizacional actual.
¿Qué factores influyen en la cultura de trabajo? ¿Cómo medir y obtener una cultura organizacional saludable?
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Gestión de tareas: Pilares de la productividad
La productividad resulta fundamental para el triunfo de cualquier entidad. Para lograr un alto nivel de productividad, es esencial comprender y aplicar los cuatro pilares fundamentales: gestión de tareas, priorización, gestión del tiempo y enfoque.
- Pilar 1: Gestión de Tareas
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Pilar 2: Priorización
- Pilar 3: Gestión del Tiempo
- Pilar 4: Enfoque
Software para el logro de los objetivos empresariales
Nuestro objetivo es que saques el máximo provecho de la tecnología para impulsar la productividad y optimizar los procesos en tu organización.
Por ello, te proporcionamos información sobre las mejores herramientas que puedes emplear para transformar tu negocio.
Monday
Destaca como una plataforma flexible para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Sus tableros personalizables te permiten organizar tareas, asignar responsabilidades, establecer plazos y usar etiquetas para clasificar actividades. Es una herramienta ideal para mejorar la gestión de proyectos.
Smartsuite
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales.
Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros.
Asana
Te brinda la capacidad de crear proyectos, asignar tareas y establecer fechas de vencimiento de manera eficiente. Una de sus ventajas principales radica en la visualización del progreso a través de gráficos y paneles personalizables. Resulta especialmente útil para una gestión eficaz de tareas y proyectos.
HubSpot
Sus características principales incluyen la gestión de contactos, seguimiento de interacciones, automatización del marketing y generación de informes. HubSpot se destaca en la gestión de relaciones con los clientes y el marketing.
Es importante destacar que cada una de estas herramientas cumple funciones específicas y están diseñadas para diferentes necesidades en tu negocio.
Gestión de rendimiento
Para llevar a cabo el proceso de la gestión del rendimiento de forma ordenada, lo primero que se debe hacer es una jerarquización de objetivos. Es importante que, desde la cúpula hasta las bases, las metas de desempeño y desarrollo sean claras.
La gestión de rendimiento no se trata solo de evaluar a los empleados, sino de ayudarlos a desarrollar su potencial.
Esto requiere un enfoque en el acompañamiento y el feedback periódico. Los responsables deben observar el desarrollo de las personas, ofrecer apoyo y acompañar sus dudas y necesidades.
Buenas prácticas para la gestión efectiva de recursos
La gestión empresarial es un campo amplio y diverso que abarca la administración de personas, proyectos y tiempo. Estas tres dimensiones, aunque distintas, están interconectadas y juegan un papel fundamental en el logro de los objetivos empresariales.
A continuación, presentaremos 3 técnicas de gestión que te ayudarán a conectar con tu equipo, y promover un entorno de trabajo productivo y placentero.
- Crea un Ambiente Inclusivo
- Contrata al Mejor Equipo
- Elige el Estilo de Liderazgo Adecuado
Hacia la búsqueda de una gestión de tareas con hábitos saludables
Cuando se trata de la productividad en el ámbito laboral, a menudo nos encontramos atrapados en patrones de comportamiento arraigados y automáticos en la gestión de tareas. Nuestras elecciones diarias pueden ser cómodas, pero no necesariamente útiles.
La ansiedad que sentimos cuando una tarea pende sobre nuestras cabezas puede ser un factor importante en la gestión de tareas.
La lista de tareas en la vida es interminable, y la constante presión por completarlas de inmediato puede llevar al agotamiento y el aumento de síntomas físicos desagradables.
Para mejorar la productividad y la motivación laboral en general, a menudo es necesario desaprender patrones de comportamiento inútiles.
Aprender a tolerar la incomodidad de no responder de inmediato y explorar enfoques alternativos es un proceso de reaprendizaje.
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Adaptándose para alcanzar la máxima productividad laboral
El primer paso hacia la máxima productividad es establecer rutinas de trabajo efectivas y proporcionar formación continua a los empleados. La formación constante garantiza que los equipos estén actualizados en las últimas tendencias y tecnologías, lo que aumenta la eficiencia y la calidad de su trabajo.
La organización es esencial, pero no es suficiente. Es crucial poner en marcha las tareas planificadas y ejecutarlas con precisión. La acción es la clave para lograr resultados.
La comunicación efectiva y un flujo de información sin obstáculos son fundamentales para la productividad.
Los equipos de trabajo deben estar compuestos por individuos capacitados y comprometidos. La calidad de los equipos afecta directamente a la productividad, ya que los empleados pueden desempeñar sus tareas de manera más eficiente cuando trabajan en conjunto de manera armoniosa.
Reflexionar sobre los logros, aprender de los errores y mantener una actitud positiva son componentes clave para alcanzar la máxima productividad . Nuestro artículo sobre enfoque basado en procesos puede ayudarte a mejorar significativamente el rendimiento de tu empresa.
No es la productividad laboral fórmula mágica que se obtiene de un día para otro. Requiere de un enfoque sólido y coherente. Además de un objetivo claro para tu negocio.
Si estás pensando en mejorar la productividad de tu negocio, pero aún sientes que no estás listo/a para dar este gran paso, desde Crentio podemos ayudarte. ¿Agendamos una reunión?
