¿Suena fuerte verdad? Ya sea que ocupes un puesto como colaborador/a, o que seas propietario/a de la organización, pensar en construir una marca que no nos requiera para funcionar puede causarnos algo de inquietud.
El enfoque basado en procesos nos invita a cuestionar nuestro rol, pero no para desprenderse de las personas sino por el contrario: lograr construir organizaciones donde los colaboradores puedan aportar todo su valor y lograr una mejora de productividad significativa que impacte directamente sobre el ambiente laboral.
Es decir, pasar a ser una necesidad para el funcionamiento operativo del día a día del negocio, a tener un rol de aportación de valor todavía más significativo.
Hablamos entonces de construir una institución que no nos necesite; pero que se beneficie profundamente por nuestra participación activa. Y esto honestamente, suena mucho mejor.
Los procesos del negocio son el puente entre esta propuesta conceptual y el convertirlo en una realidad para tu organización. A continuación, desarrollaremos como los procesos impactan de manera directa sobre la comunicación, uno de los elementos más importantes a la hora de coordinar una organización.
El enfoque de procesos de una empresa implica transformar la dependencia de individuos específicos en el funcionamiento operativo diario en una estructura que se centra en procesos bien definidos. Esto permite que la organización funcione de manera más eficiente y productiva, ya que no está vinculada a una persona en particular. El enfoque basado en procesos ISO 9001 es un estándar internacional que ayuda a las marcas a implementar este enfoque de manera efectiva.
El ciclo productivo de tu organización
Ya sea que tu organización se dedique a brindar servicios o comercializar un producto (o una combinación de ambas), existe un ciclo relativamente estable que de manera uniforme ocurre cada vez que una nueva venta se produce.
En todos los casos, la venta es la chispa que pone a girar los engranajes internos del negocio; y que obliga a las áreas a interactuar: en algunos casos, el ciclo productivo comenzará por el aprovisionamiento de materias primas o materiales. Para otras marcas, con el pedido de cotización y presupuestos a terceros.
Aún cuando ocurra en una secuencia diferente de acuerdo a la actividad principal del negocio, en general entregar valor al cliente implica la puesta en funcionamiento en paralelo de dos flujos: uno material, y otro de dinero.
Un síntoma típico de una falencia de procesos en empresas en crecimiento, es que para ciertos pasos de estos ciclos, se necesita invariablemente de la participación de una determinada persona. A tal punto que sólo esa persona sabe cómo se ejecuta una determinada tarea.
El ciclo por completo depende de que esa persona se encuentre trabajando; o de lo contrario se frena por completo. Cualquier persona que haya trabajando en una Pyme entiende a lo que nos referimos; y posiblemente ha vivido en primera persona los dolores de cabeza que esto implica.
Incluso si esta única persona es el propio dueño/a. Este escenario es el que buscamos evitar: no se trata de que esa persona agrega valor al ciclo, sino de que el ciclo no funciona sin esa persona. Este es el peligro que el enfoque por procesos busca resolver de raíz.
Identificación de roles y procesos clave
Sin convertir a los procesos en una visión idílica de los negocios, donde todo fluirá perfecto y sin contratiempos, es una realidad que depender de una persona para el ciclo productivo no es solo incorrecto "académicamente", sino también peligroso para la continuidad de la institución.
Pasar entonces de un enfoque donde es "Juan" o "Cecilia" quien se encarga de una tarea a "el rol de Comprador", es más que semántica.
Implica haber desarrollado una estructura pensada para funcionar con independencia de las personas que la componen en un momento determinado, un diseño basado en procesos.
En nuestra página pilar sobre procesos clave, estratégicos y soporte, podrás encontrar más información para estructurar roles de una manera profesional.
¿Por qué mejorar la productividad de una empresa?
En la actualidad el término productividad ha ganado una notable popularidad en el mundo empresarial; un concepto traído muchas veces del ámbito industrial que se ha convertido en el slogan de marcas, softwares y portadas de libros alrededor del mundo.
Sin embargo deberíamos preguntarnos ¿Por qué nos interesaría incrementar la productividad? ¿Toda organización debe tener esta preocupación? ¿Qué ocurre cuando estamos conformes con nuestro rendimiento actual?
Sin intenciones de generalizar, nuestra respuesta es que el interés por la productividad tiene argumentos competitivos, por encima de lo que como dueños o gerentes podamos desear, como mejorar la productividad personal para enfocarnos en nuevos desafíos.
Cuando una institución logra ahorrar recursos (económicos, materiales, humanos, tecnológicos, etc) tiene dos alternativas.
1. Transferir este ahorro a una reducción del precio de sus productos/servicios.
2. Mantener el mismo precio al cliente, obteniendo una mayor utilidad por cada peso vendido.
Esto es la esencia de la ventaja competitiva: un término que también ha sido usado de manera incorrecta demasiadas veces, conduciendo a desinformación y malas interpretaciones de lo que verdaderamente significa.
En resumen: encontramos en el mejoramiento de la productividad ejemplos de estar creando una ventaja competitiva respecto de otras marcas de tu sector.
El asunto entonces más allá de las expectativas personales es que en el mundo empresarial "quedarse en la misma posición" es casi imposible. Debes optar por estar mejor, o estar peor. Si tu organización no trabaja por mejorar su productividad, puedes estar seguro de que alguien más lo hará.
Y cuando decidan trasladar ese ahorro a precios, es factible que tu organización no pueda competir en igualdad de condiciones.
El desafío de lograr una comunicación efectiva
Mientras vivimos en la época de la hipercomunicación, las empresas y organizaciones siguen reportando a los problemas de comunicación como uno de sus desafíos más frecuentes: ¿Por qué ocurre esta paradoja?
Mientras más herramientas están a disposición, mayores parecen las complejidades para coordinar áreas, o darle agilidad a procesos operativos que ocurren de manera recurrente.
¿Resuena contigo lo siguiente: cadenas de correos electrónicos, grupos de whatsapp de trabajo, reuniones innecesarias? Entonces en tu marca forman parte de la estadística negativa. Una comunicación deficiente impide el logro de diversos objetivos cruciales para tu organización, como mejorar la productividad de los empleados, aumentar tus ventas o acelerar el proceso de reclutamiento de recursos humanos.
Un proceso bien diseñado alinea expectativas
Sin convertirnos en lingüistas, hablamos de comunicación efectiva para referirnos a la que ocurre cumpliendo con tres lineamientos básicos:
1. Comunicada en el momento oportuno.
2. Con la información completa.
3. En el canal de comunicación apropiado.
No parece tan complejo, sin embargo estas reglas básicas pocas veces se cumplen cuando formamos parte de cadenas de mails donde no deberíamos participar, o cuando recibimos requerimientos de otras áreas sin información suficiente.
La implementación de procesos claros y efectivos, junto con una comunicación efectiva, son los promotores del crecimiento de tu negocio. La productividad y la comunicación son elementos clave que deben ser mejorados para asegurar la competitividad de tu equipo en el mercado. Identificar roles y procesos clave y establecer indicadores de mejora de productividad y comunicación son pasos importantes en este proceso.
Para gestionar estos cambios en tu pyme, es recomendable formar un equipo interno que se encargue de relevar información, buscar soluciones y validar herramientas, entre otras tareas. Esto garantiza una implementación efectiva de los cambios necesarios para construir una empresa que no te necesite para funcionar de manera óptima.
Coordina y colabora mejor
Cuando la comunicación pasa a ser entendida como una parte fundamental de los procesos, que debe contemplarse como parte esencial de los mismos (y no como algo que fluye por separado), el escenario mejora radicalmente.
Este es el problema típico de las empresas que usan herramientas inadecuadas para gestionar sus procesos: la comunicación casi siempre se ve forzada a fluir por otros canales; generando fricción y un mal clima laboral que es, francamente evitable.
Implementación de cambios
La solución de fondo suele ser bastante sencilla: establecer lineamientos internos sobre qué información es la que se requiere para que cada área puede hacer su trabajo, y las vías y periodicidad con que debe ser provista.
Luego, lo ideal es implementar un software que contemple e incorpore la gestión de mensajes, archivos y documentos dentro de la misma plataforma.
Resolución de conflictos
La vieja frase popular "hablando se entiende la gente" aplica en gran medida. Muchas veces la fricción entre áreas ocurre porque no se respetan protocolos o procedimientos esenciales sobre comunicación efectiva, generando retrasos y pérdidas de tiempo.
En un ejemplo: es normal que entre Ventas y Administración ocurran rispideces, debido a que el vendedor en su prisa por cerrar un acuerdo comercial omite solicitar documentos clave.
Establecer procesos dentro de herramientas adecuadas puede evitar que esto se torne personal: si Ventas en lugar de enviar el "alta de un cliente" por correo debe hacerlo por un formulario, cuyos campos son obligatorios, el documento hubiera llegado completo en primera instancia.
La mejora de productividad y comunicación: promotores del crecimiento
Procesos claros y efectivos
Una organización donde el trabajo rutinario y operativo fluye sin mayores novedades permite que la atención y el esfuerzo está puesto en crecer (y no en funcionar). Puede parecer simple, pero la proporción de dueños y gerentes que pasan sus horas resolviendo problemas de la operación es mayoría.
Procesos claros implica expectativas claras, y una guía simple de qué se debe realizar en cada paso. Por supuesto que no pueden contemplar la totalidad de los escenarios, pero si logran contener el 80%, esto nos libera mentalmente para enfocarnos en la expansión y mejora continua.
Indicadores de mejora de productividad y comunicación
Si estás leyendo este blog, es porque buscas soluciones prácticas, y posiblemente tu empresa está dando los primeros pasos hacia la sobriedad de procesos y mejora de productividad.
En lugar de darte como consejo la utilización de fórmulas complejas, cocientes y ratios entre valores, preferimos alentarte a buscar señales mucho más simples (pero igual de poderosas).
Implementa cambios de proceso y herramienta en tu marca y busca medidas simples y visuales para monitorear el avance: uno de nuestros clientes en México, luego de una implementación en sus procesos entre Operaciones y Ventas generó el siguiente método.
"Cada vez que un vendedor te brinde información incompleta, pegaremos un post it en la pizarra central de la oficina. Cada mes cambiaremos el color de los post it, queremos ver cada vez menos papelitos pegados".
Simple, pero visual e intuitivo.
Cómo gestionarlo en tu empresa
Cada vez que damos consejos y recomendaciones sobre mejoras de proceso que se desean aplicar en una empresa, sugerimos conformar un equipo interno.
Ya sea que se contrate ayuda externa o no, es una muy buena idea constituir un pequeño gabinete encargado de relevar información, buscar alternativas de solución, validar herramientas de software en la nube, definir requerimientos, plantear 5 estrategias para mejorar la productividad laboral, etc.
Si estás buscando un socio estratégico que te ayude a crear un plan de mejoramiento de la productividad de tus empleados y optimizar sus procesos, nos encantaría agendar una reunión contigo.
