Sistema de inventarios: software clave para tu empresa en crecimiento

La mayoría de empresas Pyme gestionan sus procesos de compra, producción y almacenamiento en Excel (sin mencionar tantos otros procesos). Pero al llegar a una cierta etapa del negocio, la necesidad de un sistema de inventarios profesional, se vuelve verdaderamente vital para mantener el control de lo que está sucediendo.

Por una cuestión de comodidad y probablemente de cierta resistencia al cambio, mantener tus inventarios en Excel puede generar un cierto grado de acostumbramiento y familiaridad con la herramienta; pero por otro lado implica un gasto de tiempo y esfuerzo mental en constantes revisiones y ajustes, lo que puede inducir al error humano y este al estrés laboral en todas sus formas.

En artículos relacionados a la gestión de inventarios ya abordamos algunos aspectos generales y teóricos sobre principales métodos y prácticas. Pero en este artículo, hablaremos sobre qué deberías tener en cuenta al momento de escoger un sistema de inventario, y proponemos algunas recomendaciones para evitar que caigas en herramientas de inventario que luego se transformen en silos, desconectados del resto de lo que ocurre en las demás áreas.

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¿Qué es un sistema de inventarios?

Un sistema de inventarios es una herramienta de gestión que incluye un conjunto de normas y procedimientos para obtener un registro de todo el ciclo de vida de los insumos, materiales y productos, desde la solicitud de compra hasta convertirse en productos procesados, productos terminados y, en muchos casos también, el despacho al cliente. Esta herramienta busca cubrir de punta a punta lo que ocurre con las compras, la producción y la entrega de los bienes que produce o utiliza nuestra empresa.

Centralizar la gestión de inventarios en un sistema de gestión permite conocer qué artículos están a punto de agotarse, a fin de organizar adecuadamente su reabastecimiento con anticipación para evitar posibles roturas de stock. El registro que proporciona el sistema de inventario de las entradas y salidas de mercancías en el almacén ayuda a determinar el nivel de rotación para cada artículo y tomar mejores decisiones de aprovisionamiento para asegurar un servicio sin interrupciones.

Además, contar con un sistema de inventarios perpetuos permite identificar los insumos que son indispensables para el día a día, así como calcular el stock de seguridad necesario ante un eventual aumento de la demanda. Aplica para empresas que fabrican bienes, pero también para empresas que entregan servicios que requieren de ciertos insumos o productos para ejecutar sus operaciones diarias.

Beneficios vs seguir gestionando tu sistema de inventarios Excel

Cada dueño de pyme es libre de gestionar su inventario permanente con la herramienta que desee, así sea Excel. Sin embargo, en nuestra experiencia, Excel es limitada para un control de inventarios efectivo, básicamente, porque el registro y actualizaciones son manuales y obliga a las personas a estar pendientes de cada pequeño cambio para no perder trazabilidad del inventario, lo que llega a ser una labor ardua cuando el número de negocios y demanda de los clientes aumentan.

En consecuencia, es más que probable cometer errores u olvidarse de cargar algún registro. Frente a esta realidad poco atractiva, queremos contarte los beneficios más importantes de contar con un sistema de inventario en tu negocio.

Reduce errores humanos al robustecer el proceso

¿Cuáles son los errores humanos que normalmente se pueden cometer con una herramienta como Excel?Dificultad para establecer permisos de vista y/o edición, que hace que sea casi imposible restringir la vista y que solo ciertas personas, que necesitan acceso al documento, realmente no puedan editar nada, o, por el contrario, visualizar información que no deberían.

En otras palabras, no puedes habilitar permisos de edición a otras personas ni restringirles el permiso de visualizaciones, si no quieres que accedan a esta información. 

Con un sistema de inventario, esto ya no es un problema, ya que, como administrador de la cuenta en una de estas plataformas, puedes tanto habilitar permisos de visualización y edición como restringir ambas cosas o restringir solo una, según tu necesidad seguimiento y privacidad.

Mejora el registro y favorece el control

Uno de los mayores inconvenientes de Excel es que las filas y columnas se añaden, se quitan y se editan sin demasiadas advertencias desde la herramienta, ni "ventanas de confirmación", ni respaldos en los cambios contra documentos, por lo que es fácil que la información no refleje la realidad.

Por ejemplo, es común incrementar la cantidad de artículos de tu inventario sin respaldarlo contra una factura de compra. Con un sistema de inventario, el registro y control es mucho más efectivo, ya que ningún cambio queda sin reportar, ya sea a través de notificaciones en la bandeja de entrada o alertas automáticas en la misma plataforma.

Agiliza la toma de decisiones

Esta ventaja se desprende de las dos anteriores: al utilizar Excel, es posible que la información no sea fiable. Por tal motivo, usualmente los dueños o gerentes en estas situaciones se aseguran de que los datos estén correctos, ya sea llamando por teléfono, enviando WhatsApp y demás a sus colaboradores, antes de tomar decisiones importantes (sean de compra o venta), lo que los impulsa a supervisar permanentemente la información de los inventarios.

Cuando dicha información se aloja en un sistema de inventario que incluya por ejemplo el método abc de clasificación y priorización de los inventarios es más fácil y rápido tomar decisiones, porque ya la herramienta actualiza los reportes, evitando que tengas que estar pendiente de algún cambio y tener que registrarlo para que otros lo sepan o vean. 

Qué tener en cuenta para escoger el mejor sistema de inventario para tu empresa

Ahora buscamos compartirte algunos consejos clave a la hora de elegir el sistema de inventario que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.

Integrable con otras herramientas en la nube

Esto implica que sea una plataforma de software en la nube (SaaS), es decir, que no es un software de instalación y puedes conectarte a la plataforma desde cualquier dispositivo que cuente con conexión de internet. Además, es importante que la herramienta que elijas sea bien conocida y difundida internacionalmente, porque mejora tus chances de que sea conectable con otros softwares que ya usen en tu compañía (CRM, Google Workspace, ERP, etc).

Mientras más moderna sea la herramienta para conectarte, menores serán los riesgos de que tu sistema de gestión de inventarios se transforme en un "silo". Los silos en las empresas suelen generarse por la desconexión entre las áreas, lo que es entendible en un entorno donde la única manera de conectar esa información del inventario con otras herramientas es manualmente.

Asistencia para la implementación

Más allá de la herramienta, asegúrate de contar con personas que la implementen (ya sea un partner o el propio equipo del software). Otro detalle no menos importante en la asistencia es asegurarse de que tenga el servicio de gestión de inventarios en tu idioma, porque al final del día, no estamos hablando de una implementación sencilla, sino que presenta cierta complejidad para manejarla de la manera correcta por parte de todos los colaboradores.

Entonces, es esencial que las personas que van a manipular la herramienta estén debidamente capacitadas y sus consultas atendidas cuando lo necesiten, a fin de aprovechar su potencial al máximo.

Complejidad acorde al negocio

Un error frecuente en la decisión de compra de una herramienta de gestión de inventarios por primera vez es pretender que incluye más características y funcionalidades avanzadas que no son compatibles con la situación actual de tu Pyme. Si te ha pasado de notar que te restaban demasiados módulos sin usar de la herramienta, es una señal inequívoca de que no era el software indicado para aplicar en tu organización, pero quizá lo sea dentro de algunos años. 

Al apresurarte a contratarlo, no solo lo vas a desaprovechar, sino que el equipo podría sentirse perdido al intentar utilizar un software que incluye demasiadas pantallas, módulos, autorizaciones y demás que no terminarán aportando valor a la manera actual de trabajo de tu organización. Por esta razón, si venías utilizando Excel, no pretendas saltar a una herramienta compleja y avanzada que quizás utilizan empresas de gran tamaño. Busca una alternativa acorde con el estadio en que se encuentra tu organización para que el crecimiento sea gradual y consistente.

Gestión de rutas logísticas y/o entregas

Si tu pyme debe no solo gestionar el inventario "dentro" de la empresa, sino también es responsable por la logística de salida, o despachos, es una buena idea buscar un software de gestión de inventarios, que también contemple las rutas logísticas, y no quede "desconectado" o por fuera de la cadena de suministro.

Es decir, que pueda ayudarte a registrar los transportes, rutas de salida y fechas de salida y entrega estimadas para tus clientes.

Códigos QR y de barra para la gestión de inventarios

El Código de Respuesta Rápida (QR) es un código cuadrado que generan un código matriz, legible tanto vertical como horizontalmente, y proporciona datos al escanear con la cámara del celular u otros dispositivos. Es una de las maneras más rápidas y efectivas de acceder a información al instante.

Con respecto a la gestión de inventarios, el código QR puede almacenar y acceder a información básica y extendida del producto, incluyendo número de lote, ubicación de fabricación, lugar de importación, entre otras cosas.

El código de barra es unidimensional, es decir, que escanea de forma horizontal y no vertical, solo es legible por un escáner de código de barra y permite transmitir información esencial de un producto, como precio, características, unidad de almacenamiento, etc. Estos códigos se utilizan en todo el mundo para etiquetar y brindar seguimiento a todo tipo de productos en todas las industrias.

Ahora bien, los códigos QR son más versátiles y son la mejor opción si necesitas almacenar una gran cantidad de datos en el código. También aseguran mejores protocolos de seguridad, identificación y corrección de errores, legibilidad y accesibilidad de la información. No obstante, si tu negocio no busca almacenar muchos datos en un código de escaneo o si únicamente necesitas el tipo de producto, precio y el SKU, los códigos de barras bastarán.  

Afortunadamente en los últimos años, la implementación de los códigos QR se abarató considerablemente, ya que muchas veces para el escaneo se pueden usar los mismos smarthphones o tablets que tu compañía ya utiliza para otros procesos internos, lo cual disminuye el costo inicial de nueva infraestructura, al menos para arrancar el ordenamiento de tus inventarios.

Consejos para la implementación de este tipo de softwares

Una vez que ya entiendes qué es un sistema de inventario, cuáles con sus beneficios frente a continuar con Excel, qué requisitos necesitas para poder implementarlo y algunas nociones sobre códigos QR y de barra que te pueden ser de utilidad, te proponemos algunos consejos prácticos para su efectiva implementación.

Hazlo gradualmente

No te apresures para escalar un negocio a pasos agigantados queriendo implementar una herramienta muy avanzada, si recién estás dejando atrás tu gestión de inventarios en Excel. El crecimiento no se genera de la noche a la mañana, por lo que la mejor manera de lograrlo es yendo gradualmente, es decir, asegurarte de que tu primer sistema de inventario cuente con las funciones y características esenciales que pueden brindar soporte a los procesos actuales del área de operaciones, incluyendo el proceso de compras, tipos de inventarios y la entrega de tus productos/servicios.

Las funciones más básicas puedes encontrarlas en los planes más económicos de las herramientas de gestión que describimos a continuación. Luego, a medida que tus negocios vayan aumentando, puedes acceder a mejores prestaciones, contratando planes más caros, pero mucho más compatibles con tu realidad empresarial.

El mejor momento para implementar un sistema de inventarios gratis o de suscripción de pago es en temporada baja

Un aspecto a tener en cuenta es el momento para la implementación. Aquí lo ideal es apuntar a la temporada alta con la nueva herramienta, cuando ya se encuentra correctamente testeada y validada. De lo contrario, en el momento de mayor auge y carga de trabajo, probablemente se terminará sumando un estrés laboral que no te ayudará en absoluto a alcanzar los resultados esperados. Al final del día, llegaron hasta acá gestionando en Excel.

Asegúrate de que más de una persona de tu equipo reciba capacitación adecuada

Para implementar un sistema de inventario de forma exitosa en tu organización, nada mejor que hacerlo garantizando que todas las personas reciban la capacitación necesaria para realizar sus tareas y cumplir con los objetivos asignados de la manera esperada.

El hecho de que todos reciban capacitación evitará que se genere la rotación, o al menos se reducirán bastante las probabilidades, porque si los colaboradores sienten que pueden desempeñarse cada vez mejor aprendiendo nuevas habilidades, estarán más motivados en el trabajo y no tendrán intenciones de abandonar la empresa.

Y si alguno inevitablemente renunciara, otra persona del mismo equipo podría suplantarlo en la labor, momentáneamente, hasta reclutar un nuevo talento para ocupar el puesto vacante. Algo similar ocurre en épocas de vacaciones, cuando falta personal por este tipo de licencia y el personal activo debe reemplazarlo en sus funciones.

Nuevamente, si todos están capacitados en el uso de la herramienta, cualquiera de estas personas activas podrá utilizarla aunque los responsables no estén actualmente en la empresa, ya sea por vacaciones o cualquier tipo de licencia.

Sistema de inventarios ejemplos recomendables si tu empresa todavía usa Excel

Finalmente, concluimos nuestro artículo con las mejores herramientas recomendadas por Crentio para implementar tu sistema de inventario periódico o continuo.

monday.com

Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más.

Su gran versatilidad le permite gestionar los inventarios, control de stock, cálculos de precio ponderado, entradas y salidas de productos de forma precisa, centralizando la información en la misma plataforma y generando alertas automáticas cuando se produce algún movimiento.