Cómo un software administrativo puede transformar tu negocio

Si tu empresa está experimentando un progresivo crecimiento en términos de ventas, pero en cambio tienes cada vez más problemas en la operación y los procesos administrativos que dan soporte a una venta, es probable que necesites un software administrativo para ayudarte a mejorar y transformar la eficiencia de tu equipo, especialmente, los procesos y departamentos de entrega del servicio y soporte. 

Gestión de proyectos; entregables; despacho de productos; compras de materiales, insumos y servicios; facturación y cobranza; reclutamiento; logística son solo algunos ejemplos de los procesos principales que pueden verse afectados o superados cuando las oportunidades de negocios aumentan y no contamos con una herramienta adecuada para gestionarlas de manera eficiente. 

En este articulo, hablaremos sobre cómo un software administrativo puede transformar nuestro negocio, proporcionándonos una infraestructura escalable y ordenada que acompañe nuestro crecimiento. 

Funciones del software administrativo

Un software administrativo es una herramienta que busca simplificar y sistematizar las tareas y procesos de los departamentos, lo que permite obtener un panorama amplio del estado en el que se encuentra una empresa para promover la toma de decisiones informadas. Entre las funciones principales de un software administrativo, podemos destacar las siguientes.

Gestionar tus proyectos y tareas

Una de las principales funciones de un software administrativo es la gestión de proyectos y tareas, puesto que permite mantener un seguimiento constante de cada etapa de un proyecto y dar visibilidad a los estados de un proceso. Además, esta herramienta puede compartir información con todos los miembros del equipo, a fin de que todos estén al tanto de cómo está avanzando un proyecto, si es necesario modificar o corregir algo durante su ejecución y si el progreso está alineado con el cumplimiento de plazos para cada etapa. Como software de gestión de proyectos, incluye distintos aspectos a tener en cuenta.

Responsables

Definir los responsables es una de las tareas más importantes de un proyecto, porque permite establecer los roles de cada persona delimitando tareas y responsabilidades. Esta información de asignación de responsables se puede visualizar en la herramienta para que cada miembro del equipo conozca qué parte del proyecto le corresponde a cada uno, y así poder tener una mayor trazabilidad del avance y logro de los objetivos en cada etapa. Incluso, se puede cambiar de responsable, si la ocasión lo amerita, y este cambio se verá reflejado también en la plataforma.

Cronograma

Otro aspecto importante de las funciones del software administrativo es la posibilidad de fijar un cronograma visual de las actividades que deberá cumplir cada responsable involucrado dentro del proyecto. Esto permitirá a las personas de tu equipo conocer los plazos de tiempo para cumplir con las tareas y organizar su carga de trabajo en función de esos cronogramas establecidos.

Incluir cronogramas es una forma efectiva de mostrarle a tu equipo cuándo les son asignadas las tareas y el tiempo que tienen para ejecutarlas. A medida que se van completando estas tareas, podrás obtener un seguimiento en tiempo real del avance del proyecto y detectar posibles demoras o pendientes, lo que te permitirá tomar mejores decisiones para asegurar el cumplimiento del alcance, reduciendo al máximo el nivel de incidencias.

Entregables

Además de asignar responsables y fijar cronogramas de trabajo para cada integrante del equipo, el software administrativo permite visualizar los entregables del proyecto, que son básicamente resultados o productos específicos a lograr para alcanzar determinados objetivos. Generalmente, estos pueden ser de dos tipos: internos, si están dirigidos para promover una mejora a nivel organizacional; y externos, cualquier producto o implementación dirigida al cliente.

Una pieza de redacción, diseño o campaña de marketing son ejemplos de entregables que pueden incluirse dentro de una herramienta para que las personas, tanto supervisores y otros colaboradores como clientes accedan a estas vistas, a fin de que corroboren si estos entregables cumplen con los requerimientos solicitados.

Avance del proyecto

Por todo lo expuesto hasta ahora, lógicamente una herramienta administrativa también podrá brindar visibilidad sobre el avance del proyecto, desde que se asigna a los responsables, cada nuevo cambio de estado (no iniciado, requiere aprobación, en proceso, etc.), hasta que la actividad se completa, es revisada por un líder de proyectos y se da por concluida satisfactoriamente para avanzar con las próximas tareas.

Controlar tus compras e inventario

Además de la gestión de proyectos, el software administrativo puede utilizarse de manera eficaz para la gestión de inventarios y asegurar una mayor eficiencia del proceso de compras, ya que permite monitorear el estado de tu stock en tiempo real, generando alertas de reposición o exceso cuando sea necesario. Obtener esta información te ayudará a la toma de decisiones a la hora de gestionar tus compras para mantener un uso optimizado de los recursos y fomentar la capacidad de ahorro, lo que a largo plazo va a repercutir positivamente en tu rentabilidad.

Stock

Contar con una herramienta administrativa proporciona informes en detalle de la situación del stock de tu negocio. Un stock bajo o insuficiente será un indicador de que debes realizar una próxima solicitud de compra para abastecer el faltante. Por supuesto que esta dependerá de la demanda de productos que tenga el equipo comercial. El aumento de ventas obligará a stockearse más y obtener una alerta automatizada con anticipación para no poner en peligro la entrega de productos o servicios. Del mismo modo, mantener este registro, evitará el exceso de stock si de repente la demanda de ventas cae. Esto ayudará a alinear la operación con las ventas.

Compras de manera integral

Por otro lado, también puedes organizar tus compras de forma eficiente con la ayuda de este software, desde la orden de compra, los plazos de entrega de los proveedores y los plazos de pago que estos definen, la herramienta te permite tener un control más estricto de las adquisiciones y reposiciones que mantendrán a tu empresa competitiva mejor que con cualquier planilla de Excel.

Manejo de proveedores

Si este software administrativo puede ayudarte en el control de stock y la gestión integral de tus compras, también te ayudará a promover relaciones duraderas con tus proveedores. Al saber exactamente lo que necesitas, realizarás el listado de compras que necesitas, basado en el estado de tu stock e inventario, de manera anticipada y no sobre la marcha . Entonces, tu proveedor tendrá mayor disponibilidad de tiempo para conseguir la mercadería, efectuar una cotización y cumplir así con la solicitud en un plazo previamente acordado.

Administrar tu flujo de ingresos y gastos

Finalmente, esta herramienta también incluye funciones de un software contable para gestionar más adecuadamente todos los ingresos y gastos de tu empresa. Obtener un registro preciso de ingresos, débitos, envío de facturas, control de caja (cobros y pagos), manejo de documentos de contabililidad, balances financieros, gestión de cuentas de resultados son algunos de los procesos que puede ejecutar esta herramienta administrativa. Esta información te permite tomar mejores decisiones de negocios, evitando poner en peligro tu rentabilidad.

Estados de cuenta por cliente o proveedor

Dentro de las funciones contables, la herramienta te permite mostrar en detalle el estado de las cuentas de tus clientes o proveedores, con todo el histórico de sus movimientos de cobros o pagos. Con cada nuevo cliente, puedes abrir una cuenta y consultar allí las compras facturadas y pagas, las deudas atrasadas, los pagos a crédito y saldos, etc. Del mismo modo, puedes seguir el control y regularizacón de tus pagos a proveedores a través de esta funcionalidad.

Pronóstico de ingresos y costos

Está muy bien tener un control de los ingresos y egresos de tu flujo de caja, pero poder hacer proyecciones a futuro de lo que podría suceder con tu dinero en función de tu actividad comercial, o en qué podrías invertirlo para impulsar el crecimiento de tu negocio es incluso mejor. No solo te ayuda obtener estimaciones de tus ingresos a largo plazo sino que te permite considerar distintos escenarios de tales estimaciones con el objetivo de definir las metas adecuadas que te ayuden a mejorar esos ingresos.

Por qué el software administrativo impulsa la eficiencia de tu equipo

Una vez que conoces las funciones principales del software administrativo, especialmente en aquellos procesos donde la herramienta podrá agregar valor, deberías conocer los beneficios que más incrementan la eficiencia.

Trazabilidad y colaboración en tiempo real

Los procesos de servicio al cliente, facturación y cobranza, reclutamiento de personal, entrega de productos/servicios, gestión de proyectos, compras son los principales beneficiados por la implementación de  un software administrativo, ya que obtendrán mayor trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro, recibiendo alertas en tiempo real de cualquier incidencia. Esto te ayudará a mantener el seguimiento de tu producto o servicio tras el proceso de ventas y garantizar al cliente una experiencia formidable que lo motive a seguir confiando en tu propuesta de valor. Una respuesta rápida a un problema a partir de una alerta de la herramienta, mitigará riesgos posteriores y al cliente le brindará la tranquilidad de que tu equipo está preparado para atenderlo en sus necesidades.

Un software administrativo automatiza tus flujos de trabajo

La mayoría de las herramientas de gestión del mercado incluyen integraciones y automatización de procesos, por lo que permiten reducir el trabajo manual y repetitivo que le estaban restando tiempo a las tareas que aportan más valor. La carga de datos manual y la duplicación de tareas dejarán de ser un problema con un software administrativo, mejorando significativamente los indicadores de eficiencia en los procesos operativos.

Mide los tiempos de respuesta y resolución en automático

Por el hecho de que automatiza los flujos de trabajo, este software puede medir los tiempos de respuesta y resolución de problemas en automático, a través de notificaciones a las personas del equipo. Esto significa que desde que se genera la alerta, la herramienta marcará el tiempo que pasó hasta que realizaste algún cambio en el estado o generaste la respuesta solicitada. El objetivo que se busca es justamente evitar que se nos olvide resolver un tema en cuestión, porque las incidencias, al ser situaciones no contempladas, tienden a postergarse si no presentan un nivel de criticidad alto. Sin embargo, tarde o temprano, lo que hoy puede ser un riesgo menor, en el futuro podría transformarse en un problema grave que comprometa a la organización.

Genera reportes e informes de desempeño

Por último, el software administrativo proporciona reportes e indicadores de desempeño de los colaboradores, en función de su manejo de la carga operativa, los objetivos alcanzados y la productividad laboral promedio que evidencian. Entender cuál es el rendimiento de las personas te permitirá "conocer toda la película" no solo a nivel productivo sino personal de su día a día, para implementar mejoras consistentes que logren alinear crecimiento empresarial y profesional.

Softwares administrativos de primer nivel

Hemos estado hablando de las funciones típicas y los principales aportes que un software administrativo puede ofrecer a los procesos de tu organización. Ahora llegó el momento de hablar de los mejores software de gestión que cumplen con estos requisitos y por qué los recomendamos.

monday.com

Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más. Si bien monday.com no es una herramienta de gestión documental, te permite tener digitalizados y ordenados los documentos en cada una de las etapas del proceso administrativo.