Muchas veces, a la hora de buscar una herramienta para la gestión comercial, nos marea la cantidad de opciones que ofrece el mercado. Sin embargo, lo que realmente nos interesa saber y que suele estar menos especificado por los proveedores de plataformas es cuanto cuesta un CRM, en función de las características y funcionalidades que incluye y cuál de estas opciones se ajusta mejor a nuestras posibilidades.
Ante la necesidad de contratar un CRM para nuestro negocio, la información confusa sobre los distintos planes de precios que manejan no hacen la tarea de elección más sencilla. Obtener una reseña detallada sobre los componentes más relevantes requeridos de un CRM y los precios correspondientes a cada paquete de funcionalidades te ayudará unificar los criterios de búsqueda de forma significativa.
En este artículo, hablaremos sobre qué aspectos tener en cuenta a la hora de revisar los esquemas de precios de una herramienta CRM y qué alternativas pueden ser las más adecuadas, según nuestras necesidades. Pero si aún no sabes que es un CRM y para que sirve, aquí también te lo explicamos.
Una implementación CRM incluye distintos elementos orientados a desempeñar diversas funciones y cumplir determinados objetivos, en términos comerciales.
A continuación, veremos cuáles son los principales componentes que debería tener la solución que adoptes para tu empresa.
Esto implica tener la posibilidad de conectarte en una misma plataforma con todos tus contactos a través del correo electrónico por email marketing, calendarios, dispositivos móviles, WhatsApp, redes sociales y sitios web, a fin de poder gestionar cada uno de los contactos de manera rápida y sencilla.
Hacerlo por esta vía, te permitirá agilizar los tiempos de respuesta a los clientes potenciales, porque podrás reunir toda la información de tus contactos en una misma base de leads y clientes y utilizarla para interactuar con ellos, brindando un servicio al cliente optimizado.
Permite registrar los contactos en una base de datos personalizada dentro de tu mismo CRM, lo que te ayudará a segmentar, clasificar y nutrir prospectos, según el nivel de oportunidades que generen.
Dentro de esta base de datos personalizada, el CRM debería incluir propiedades o campos de información propios a los contactos y empresas, como por ejemplo, teléfono, país, industria, cantidad de empleados, ingresos mensuales o anuales de la empresa, que son algunas propiedades básicas.
Además, la herramienta debería brindarte la posibilidad de crear propiedades personalizadas, tales como la ciudad donde trabajan, el tipo de servicio que estarían interesados en generar, entre otras.
Representa el proceso comercial que debe llevarse a cabo desde el primer contacto hasta el cierre de ventas, por lo que debes tener un lugar donde puedas visualizar todo ese proceso y entender qué oportunidades se generaron en cada instancia, tener algún flujo automatizado, incluso recibir notificaciones cuando una determinada actividad o tarea esté cerca de su vencimiento o evidencie un riesgo. De esa forma, consigues un espacio donde se verá reflejado el avance de tu proceso de ventas.
En este pipeline o visualización de todas las oportunidades, deberíamos ver quién es el contacto de la empresa involucrada, cuál es el valor del negocio, para cuándo está previsto el cierre y quién es el responsable actual o el vendedor asignado a esa tarea.
Aquí, el CRM debe poder gestionar de manera eficiente y efectiva los mensajes, llamadas o una reunión de ventas con tus clientes potenciales dentro de la plataforma, sin necesidad de consultar distintas bases de datos fuera la dela plataforma.
Ahora bien, ¿qué ocurre con las notificaciones dentro de la plataforma? Esta función te brinda la posibilidad de generar tareas y notificaciones, ya sea de manera manual o automática, cuando ocurran ciertos eventos o necesites un recordatorio de tus próximos compromisos para mantener tu agenda al día y evitar descuidos.
Asimismo, debe tener la capacidad de generar los propios reportes o indicadores de desempeño en línea. En este sentido, el CRM debería incluir un espacio centralizado donde puedas visualizar fácilmente tus datos suministrados por estos informes y reportes sobre el rendimiento de tu equipo.
Además de las funciones estándar que incluyen todos o la mayoría de las soluciones CRM, podemos hilar más fino en nuestra búsqueda conociendo de antemano funcionalidades adicionales o más específicas que permitirán sacarle el máximo provecho a la herramienta, haciendo más dinámicas las distintas etapas del proceso comercial generando valor.
Por supuesto, todas estas funciones adicionales pueden llegar a requerir tarifas adicionales, pero de todas formas representan un plus en la gestión de clientes. No obstante, elegir un software CRM con estas características dependerá exclusivamente de las necesidades de tu negocio. ¿Qué métodos te ayudan a elegir al mejor CRM? Solo conocer lo que lo hace diferente a cada uno.
Esta funcionalidad permite integrar la facturación y los pagos o directamente tener incorporado un sistema de facturación y de pagos, a fin de cubrir todo el proceso desde que recibes la primera consulta hasta que el cliente finalmente efectúa el pago.
Otra función que suele ser importante en un CRM y se valora cuando está incluida es un gestor de contenidos donde puedas crear, organizar, publicar o archivar contenidos de blog en tu sitio web. Generalmente, los sistemas CMS están enfocados en tareas específicas de marketing de contenidos, por lo que si tu organización se ha planteado el objetivo de aumentar el tráfico de tu sitio, tendrás que adquirir esta herramienta de este tipo para alcanzar este objetivo en menos tiempo.
Sin embargo, un CMS integrado al CRM te ahorra el costo de adquirir la plataforma CMS por sí sola, pero además te permite realizar acciones de marketing en la misma herramienta CRM.
Cabe señalar que los CMS no solo ejecutan tareas vinculadas con los contenidos de blog, sino que el CMS integrado también te permite gestionar landing page, páginas del sitio web, algunas acciones de marketing más avanzadas y la posibilidad de monitorear en el CRM cómo es la interacción de los contactos con el sitio, es decir, qué páginas visitan, cuáles fueron las últimas que han visitado, qué formularios han completado para poder entender el recorrido del consumidor de manera más específica.
Algunos CRM incluyen una funcionalidad especial para crear estrategias y campañas de marketing de manera recurrente y llegar a una audiencia más amplia sin tener que salir de la plataforma, lo que contribuye a articular las tareas de ventas y marketing en un mismo sistema integrado.
Otra función que suelen tener algunos CRM es la gestión de pauta publicitaria. Crear una pauta de publicidad implica generar un mensaje hacia una audiencia determinada, con un objetivo específico y durante un periodo de tiempo establecido.
Al igual que la gestión de contenidos y las estrategias de marketing, ciertos CRM incluyen la posibilidad de gestionar la pauta publicitaria de manera integrada en la plataforma, lo que facilita el proceso de generación de anuncios pagos para distintos canales de comunicación y así extender el alcance y velocidad de las promociones de tus productos o servicios.
Si el CRM, además de las 6 funcionalidades básicas mencionadas en el apartado anterior, puede incluir gestión de inventarios y stock de productos, desde donde podrás, por ejemplo, cargar un inventario en el sistema para generar notificaciones en tiempo real sobre el estado de tus productos o servicios.
Pero además de cargar el inventario, vas a poder cotizar los productos o servicios, cargándolos en una base de precios y de costos, entender la utilidad, y si tienes una plataforma e-commerce, podrás conocer el inventario actual de esos productos y que el mismo sistema te genere algunas alertas y notificaciones sobre todo lo que suceda, desde un faltante hasta alguna posible ruptura de stock.
Una vez que conoces los requisitos básicos que debería incluir un CRM y las funciones adicionales que generalmente incorporan los planes más premium, es momento de tener en cuenta ciertos aspectos en la lectura de precios antes de decidirte por un CRM. Veamos cuáles son estas cuestiones.
Entonces, ¿cuánto cuesta un CRM por estos días? Antes que nada, es fundamental diferenciar el precio de lo que te pueden llegar a cobrar ya sea por cuenta o por usuario.
Si bien no existe tanta diferencia entre el precio por cuenta y por usuario, el equipo que va a utilizar el software, ya sea ventas, marketing, finanzas, inventarios o cualquier área que tenga acceso a la plataforma, el pago por usuario no es tan conveniente y el pago por cuenta puede disminuir tu tarifa en la medida en que vaya creciendo tu empresa.
Dependerá mucho de las expectativas que tengamos sobre el equipo que va a utilizar la plataforma. Ahora bien, si la van a usar siempre las mismas pocas personas porque su tasa de crecimiento será más lenta, no marca la diferencia elegir el precio por cuenta o por usuario.
Algunas herramientas CRM proponen un precio modular, que implica separar la solución en distintos módulos (por ejemplo: marketing, ventas, finanzas, inventarios, etc.). Entonces, el mismo sistema estará tarifando lo que cuesta por separado el paquete de ventas, el paquete de marketing y así sucesivamente con todos los módulos incluidos en el plan. De esta manera, puedes construir un plan a la medida que contenga, desde funcionalidades básicas hasta características avanzadas.
Tradicionalmente, los software más conocidos ya implementaban el enfoque modular, pero este modelo se dejó de replicar por varios años, hasta que en la actualidad de nuevo está cobrando vigencia en herramientas de gestión como monday.com y HubSpot, que han lanzado varios productos específicos para desarrollar dentro de la misma plataforma.
Más que una funcionalidad en sí, el precio modular es una estrategia de marketing para que las personas puedan asociar un determinado módulo a necesidades concretas, pero no necesariamente esto será lo que les conviene.
El precio por plan es la manera de englobar distintos paquetes de funcionalidades y beneficios con un precio específico, pautado a partir de lo que los desarrolladores consideran que vale ese conjunto de características del software. De este modo, segmentan los precios según el nivel y alcance de las funciones y componentes que incluye el plan.
Por ejemplo, los CRM gratuitos incluirán funciones muy básicas que tienen como objetivo que los usuarios conozcan y aprendan a utilizar la herramienta para después avanzar hacia un plan de pago; los planes básico y estándar tienen el objetivo de incluir más funciones pero siguen siendo limitadas y para un equipo de pocas personas.
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Estos planes iniciales suelen estar orientados a las pequeñas empresas y pymes que recién están incorporando un software de gestión para optimizar sus procesos.
En un nivel más alto de diferenciación, se encuentran los planes profesional y corporativo, que ya incluyen funcionalidades premium, como integraciones y automatizaciones ilimitadas, y un mayor grado de personalización de los flujos de trabajo. Normalmente, estos últimos planes están dirigidos a empresas en crecimiento que buscan expandir su modelo de negocio.
Ahora que ya conoces los distintos tipos de esquemas de precios que suelen manejar los proveedores para ofrecer una solución CRM, si bien existen herramientas muy buenas como Salesforce y Zoho CRM gratis, en esta oportunidad, hablaremos de dos de los sistema CRM más versátiles que puedes encontrar y de cuánto cuesta implementarlos.
Monday CRM es una solución completa enfocada en la gestión de ventas. La herramienta es intuitiva y fácil de usar, por lo que garantiza la permanencia de clientes potenciales y ahorrar tiempo en largas búsquedas de prospectos.
Esto es posible gracias a su rápida configuración y adopción de datos actualizados en una sola plataforma centralizada. Puedes obtener esto a través de filtros o atajos para acceder a la información en cualquier momento y obtener una visualización personalizable en el calendario de la carga de trabajo de tu equipo comercial.
Una de las principales ventajas de monday crm es su seguimiento y generación de informes en tiempo real y admitir integraciones con otras herramientas para reducir los tiempos de respuesta. También puedes programar notificaciones y recordatorios de manera automática y consultar los flujos de trabajo en proceso, finalizados o pendientes en cada tablero, generando alertas y respuestas a las preguntas o inquietudes dentro del equipo.
Puedes incluir tu prueba gratuita pero con funcionalidades tan básicas que está limitada a equipos de dos personas. La versión gratuita es más una suerte de demo para que las personas puedan conocer la herramienta y, tras familiarizarse con su uso, contratar el plan Básico, que cuesta USD 9 por mes; el plan Estándar de USD 12 por mes; y el plan Pro de USD 19 mensuales.
HubSpot es una plataforma CRM que incluye funciones de marketing, ventas, servicio al cliente, operaciones y gestión de contenidos. Cada producto de la herramienta está conectado a la misma base de datos del CRM, de modo tal que puedas obtener información más completa de todos tus contactos en cada etapa del recorrido del comprador.
Como software de ventas, HubSpot permite recopilar datos importantes de tus prospectos, automatizar las tareas monótonas y repetitivas e impulsar el cierre de negocios. Además, incluye una funcionalidad que permite programar reuniones, correo electrónico automatizado y un chatbot de inteligencia artificial para responder las preguntas o consultas de los prospectos y clientes.
Esta plataforma incluye 3 planes de pago:
A lo largo de este artículo, hemos explorado las funciones y características básicas que toda plataforma CRM debería incluir para establecer una comparativa preliminar y además las funcionalidades avanzadas para cubrir necesidades más exigentes, propias de las empresas en crecimiento.
Asimismo, analizamos los aspectos clave a tener en cuenta antes de decidirse por el mejor CRM para tu organización.
Si ahora tienes un panorama definido de cuanto cuesta un CRM, las distintas opciones disponibles y reconoces en monday.com o HubSpot la herramienta que se adapta mejor a tus necesidades, ya sea en funciones y precio, pero aún sientes que la implementación puede absorberte más tiempo y dedicación de lo que te gustaría, agenda una reunión con nosotros para que respondamos tus preguntas frecuentes y podamos hacer este proceso más amigable.