Para cualquier empresa que comercialice productos y servicios contar con una cartera de proveedores estable es fundamental para una operación solida de la cadena de suministro.
No tener visibilidad ni una relación estrecha con los proveedores puede provocarnos pasos en falso ya que nosotros tenemos que responder ante nuestros clientes si hay fallas en la cadena de suministro o si estamos cambiando constantemente el proveedor de nuestros productos o servicios clave.
En este artículo, hablaremos sobre la importancia de los proveedores en nuestra cadena de suministro y buenas prácticas de gestión de los mismos.
Qué consideramos por gestión de la cadena de suministro
Cuando hablamos de gestión de la cadena de suministro (supply chain management) nos referimos básicamente al flujo de producción de bienes y servicios, desde el proceso de compras de insumos o materias primas hasta la entrega del producto al consumidor final. En este sentido, una empresa debe crear una red de proveedores que trasladen los materiales a otras empresas que se vinculan directamente con los usuarios.
Sostener la eficiencia de los elementos de la cadena de suministro de una empresa es importante porque reduce los costos, los desperdicios y el tiempo en el ciclo de producción. En función de qué tan rápida sea la reposición de mercaderías o insumos de los fabricantes, las empresas que reciben estos artículos pueden reponer casi automáticamente lo que están vendiendo.
Además, atender la gestión de la cadena de suministro permite identificar problemas potenciales, como anticiparse a la escasez antes de que el consumidor sufra algún retraso al recibir su producto o servicio. También contribuye a mejorar la asignación y gestión de inventarios de manera dinámica, asegurándose de programar todas las tareas necesarias en cada uno de los procesos o etapas de la cadena de suministro, según la previsión de las ventas, los pedidos de los clientes y la entrega acordada de insumos de parte de los proveedores.
Asimismo, la cadena de suministro incluye una logística inversa que permite a los clientes desplazar los productos hacia el vendedor y/o proveedor con el objetivo de recuperar el valor del producto o deshacerse de él, si está generando costos excesivos para la empresa, incluyendo devoluciones por fallas, reciclaje, restauración o reventa.
Ordenando tu cartera de proveedores de cara a una cadena de suministro más eficiente
Es la cartera de proveedores dentro de la cadena de suministro ejemplo fundamental para las empresas, tanto de productos como de servicios, que buscan alcanzar la eficiencia y estabilidad. Si no gestionamos adecuadamente nuestra cartera de proveedores, ya sea por tener a nuestros proveedores lejos o no tener visibilidad sobre un proveedor en particular, nos puede provocar muchos problemas, ya que si el proveedor falla, somos nosotros los que debemos responder ante el cliente, después de que le vendimos el servicio.
Del mismo modo, si estamos cambiando al proveedor constantemente porque tenemos problemas de negociación, también tenemos que responder ante el cliente porque esta decisión podría afectar en algún punto la calidad del servicio o producto que reciban, haciendo que la cadena de suministro se vuelva ineficiente. Por ejemplo, en una empresa que provee equipo inmobiliario y utiliza una red de contratista para ello, incluir esta gestión es clave. De igual modo si se trata de una empresa que importa y fabrica productos importados, cualquier falla en la importación, están obligadas a responder por su cliente final.
Ahora bien, en función de la gestión de la cartera de proveedores, vamos a establecer algunos elementos clave para clasificarlos, entendiendo que no todos son igual de relevantes ni igual de críticos. A continuación, describimos los tipos de proveedores que, en nuestra experiencia, son los más importantes a tener en cuenta para gestionar mejor nuestra cadena de suministro.
Proveedores por tipo en la cadena de suministro
Así como existen distintos tipos de cadena de suministro, encontramos distintos tipos de proveedores. Este primer grupo incluye a los proveedores de productos y a los de servicios, independientemente.
Productos
Son los proveedores que abastecen de materias primas tangibles a las empresas que cuentan con un proceso de producción para transformar esas materias en bienes comercializables a los consumidores finales.
Servicios
Estos proveedores proporcionan un tipo de servicio intangible en la cadena de suministro que puede vincularse a una implementación de software, sistema informático o instalación de red o soporte para desempeñar una determinada actividad dentro de la empresa.
Proveedores por volumen
Por otro lado, en cuanto al nivel de prioridad que estemos manejando, debemos tener en cuenta a los proveedores, según el volumen de costo para la organización, a fin de establecer si vale la pena o no la inversión en este recurso.
Criterio del 80/20 en el costo por proveedor
Esto hace referencia al principio de Pareto acerca de la regla 80/20, en donde se establece que el 80% de los resultados dependen del 20% de las acciones. Aplicado a la gestión de proveedores en la cadena de suministro, implica identificar cuáles son aquellos proveedores que representan el 80% de tus costos. De esta manera puedes entender, independientemente de si es un proveedor de productos o servicios, cuál es el volumen en el costo que ese proveedor te representa para saber si se trata de un proveedor de prioridad 1 o no refleja un nivel de importancia significativa.
Proceso de alta y autorización de proveedores
Esto hace referencia a la necesidad de incluir un proceso donde se dé de alta a un proveedor, así como también otra instancia donde se autorice que dicho proveedor cumpla con sus funciones como corresponde. Generalmente, al comercializar productos o servicios, es necesario recolectar bastante información de distintos proveedores, ya que no podemos depender de uno solo.
Tener una amplia cartera de proveedores te permite estar preparado y responder con agilidad ante cualquier eventualidad. Sin embargo, antes de comenzar a trabajar con un proveedor un mínimo requisito es contar con sus datos para validar que se trate de un proveedor verificado.
Entonces, existe cierta información que te ayudará a entender que tu proveedor existe, como por ejemplo número de cuil, constancia de situación fiscal, incluir un sitio web y perfil de LinkedIn, etc. Todos estos datos son importantes a la hora de elegir a un proveedor no solo porque tiene existencia física, lo que determina en gran medida tu nivel de confianza en la calidad de su servicio, sino también porque mientras más información haya del proveedor más estandarizada será su relación con los clientes, reduciendo los riesgos potenciales de demoras o incumplimiento de los pedidos.
Dependiendo del tipo de negocio, será la información que vamos a requerir para verificar si es apto o no. En tanto que la autorización del proveedor supone una doble verificación de que ese proveedor es de confianza.
Buenas prácticas para una saludable gestión de proveedores en tu cadena de suministro
Dada la importancia de la cadena de suministro en las organizaciones, gestionar proveedores adecuadamente va a garantizar un proceso más robusto. Aquí te compartimos una serie de mejores prácticas que te serán de utilidad para mantener a los proveedores que agregan más valor, en términos de ahorro de presupuesto, calidad de los productos o servicios y tiempos de entrega.
Busca y desarrolla proveedores especializados
Una vez que ya tenemos clasificados los proveedores por tipo, volumen de costo y proceso de alta y autorización, una buena primera práctica ahora es seleccionar a los proveedores especializados en un determinado rubro. Los tipos de proveedores que brindan servicios más integrales no son tan recomendables, ya que por un lado son menos rentables porque suelen tener un costo más alto al tener una mayor diversidad de servicios. Pero por otro lado, dentro de su cartera de servicios puede incluir alguno que tu empresa también ofrece, por lo que estos proveedores eventualmente podrían convertirse en tu competencia.
Esas empresas, al ofrecer un servicio integral y de características similares al tuyo, posiblemente subcontraten esos mismos servicios a otras empresas, por lo que puede existir una acumulación de márgenes que haga que se torne más costoso para tu organización. En consecuencia, el core de tu negocio se puede empezar a perder. Por esta razón, elegir solo a los proveedores especializados en los productos o servicios que necesitamos es una manera inteligente, tanto de ahorrar costos como de proteger nuestro core empresarial.
Establece internamente dos roles funcionales dentro de la cadena de suministro: Operaciones y Compras
A la vez, la gestión de proveedores incluye dos tipos de roles funcionales que deben desempeñar en la administración de operaciones para asegurar una cadena de suministro eficiente: analista de operaciones y analista de compras.
Analista de Operaciones
Es el responsable de que la operación de la cadena de suministro se ejecute en el tiempo y forma solicitados, independientemente del costo o la negociación. Al equipo de operaciones que requiere ese servicio del proveedor solo va a enfocarse en que las tareas se realicen de la manera correcta.
Analista de Compras
Por otro lado, el encargado de hacer que la gestión de presupuesto se respete y de negociar constantemente la tarifa del proveedor en la cadena de suministro es el analista de compras. Ambos servicios son necesarios, porque de nada sirve que el servicio se ejecute si no es de la forma adecuada. Como tampoco sirve tener el mejor nivel de servicio si por ello el gasto es excesivo, lo que impactará negativamente en tu rentabilidad.
Identifica y desarrolla proveedores en base a tus productos y servicios clave
En función del tipo de proveedor y su roles, el paso siguiente es identificar los proveedores según los productos o servicios que ofrece tu empresa. Esto te permite continuar buscando proveedores para tu supply chain relacionados con tu modelo de negocio.
Realiza reuniones periódicas con tus proveedores relevantes
Una vez que ya estableciste tu cartera de proveedores, es conveniente realizar reuniones periódicas de por lo menos una vez a la semana, en donde les muestres un balance de las actividades en conjunto que se avecinan, así como ellos también te puedan mostrar el estado de su situación actual y cuáles son sus planes de crecimiento. Teniendo esto presente, busca alinear estos objetivos para consolidar relaciones de confianza a largo plazo que aporten mas valor a la cadena de suministro.
Establece acuerdos y alianzas de largo plazo
Organizar estas reuniones recurrentes con tus proveedores evitará negociar o renegociar precios por cada nuevo servicio que necesites de uno de estos proveedores. Esto a la vez creará una suerte de puente para construir una alianza estratégica, que impulse al proveedor a definir una tarifa determinada durante un cierto periodo, mientras que de tu parte te comprometas a realizar una solicitud de compra definida durante el periodo de tiempo acordado. De esta manera, logras una mayor previsibilidad de la cadena de suministro de cara al cliente, porque al contar con el mismo proveedor, será más fácil mantener el precio previamente establecido por más tiempo.
Indicadores de eficiencia de tus proveedores
Finalmente, la idea aquí es fijar indicadores de eficiencia para medir el grado de cumplimiento de tus proveedores con respecto a las compras solicitadas, a fin de verificar si son entregadas en el tiempo establecido, con la calidad esperada y manteniendo el presupuesto acordado. Hacer esto te permitirá entender qué tan eficientes son tus proveedores dentro de la cadena de suministro para saber si es necesario ajustar los términos del acuerdo o directamente para cambiar de proveedor.
Una gestión de proveedores adecuada genera una cadena de suministro saludable
Hasta aquí, hemos analizado qué entendemos por cadena de suministro en una organización, cómo ordenar la gestión de proveedores para que sea rentable y una serie de buenas prácticas para mejorar la eficiencia de este proceso.
Si consideras que esta información te ha servido para llevar las funciones de la cadena de suministro a un nivel superior, contáctanos para brindarte nuestro asesoramiento profesional de manera genuina.
