A medida que tu empresa crece, es normal que necesites prestar más atención a los procesos de entrada y salida de dinero, así como a los procesos de entrada y salida de bienes y servicios, con el fin de agregar mayor valor a la eficiencia de estas operaciones y los resultados que genere. Cuando las oportunidades de negocios van en aumento, es posible que tu capacidad de gestión se vea superada cada vez más por la demanda de tus clientes y proveedores.
En circunstancias como estas, es donde un software de gestion se convierte en la solución robusta que tu empresa necesita para sostener las distintas actividades de tu organización de forma segura y escalable, ya que te permite ahorrar mucho tiempo en carga de datos, te proporciona mayor trazabilidad en las ejecuciones y contribuye a mejorar la toma de decisiones. Incorporar esta herramienta te ayudará a alinear la dirección de tu organización con el crecimiento que vaya experimentando.
Existen dos escenarios en que deberías implementar un software de gestión en tu organización. En primer lugar, cuando tu negocio está comenzando a dar las primeras señales de crecimiento pero aún no tienes una herramienta de gestión; y en segundo lugar, cuando la empresa ya está consolidada desde hace años, cuenta con procesos, una cartera de clientes importantes y un plantel de empleados numeroso, pero tienes una herramienta de gestión obsoleta que carece de las funciones avanzadas que un software moderno podría proporcionarte.
Ya sea que tengas un pequeño negocio o una empresa consolidada en el mercado, en este artículo, abordamos algunos aspectos clave del software de gestión como herramienta indispensable para organizar tus negocios y por qué deberías implementarlo en tu organización.
Definiciones básicas: qué es un software de gestion
Un software de gestión empresarial es una herramienta troncal diseñada para brindar soporte a los procesos clave de la empresa, vinculados tanto a los flujos de dinero, como a los flujos de proveedores y de clientes. Se ocupa de controlar la entrada y salida de dinero y la entrada y salida de bienes y servicios. En otras palabras, contribuye a simplificar las tareas facilitando la colaboración entre equipos para incrementar la productividad.
A diferencia de otras herramientas más específicas a una determinada área, como por ejemplo, un CRM (Customer Relationship Management) para ventas, el software de gestión es un sistema que puede integrar varios procesos empresariales, desde marketing y ventas hasta administración y finanzas.
Qué problemas tienen las empresas que no usan ninguno (o que usan uno obsoleto)
Generalmente, las pymes que nunca usaron un software de gestión no tienen la capacidad operativa para llevar adelante todos sus procesos de una manera eficiente. Del mismo modo, las empresas más grandes que en algún momento incorporaron uno es probable que esa tecnología haya quedado obsoleta y tengan que cambiarlo por otro más avanzado. Por consiguiente, tanto la pyme como la empresa de mayor tamaño pueden sufrir algunos de estos problemas que detallamos a continuación.
Falta de visibilidad de los flujos de operaciones
Es muy probable que las pymes que recién están dando sus primeros pasos no cuenten con un registro preciso de todos los movimientos de la empresa, ya sea en términos de gestión financiera con los ingresos y egresos de dinero, así como de los productos o servicios que se generan y son entregados a los clientes. No obstante, las empresas más grandes también se encontrarán limitadas para realizar muchas tareas complejas con un software de gestión obsoleto, por lo que podrían perder visibilidad de sus flujos de dinero, así como de los flujos de bienes o servicios.
Tanto las empresas que no utilizan ningún software de gestión como las que usan uno obsoleto, experimentan dolores tales como la incertidumbre por las cuentas por cobrar y pagar, el faltante o exceso de existencias en stock o las tareas pendientes de recibir o de entregar, etc., lo que dará lugar a que se ponga en riesgo todo el negocio por la falta de control y seguimiento de estos procesos.
Si no cuentas con un registro del ingreso y salida de dinero de la empresa, tenemos un problema de operación, que puede ir en aumento a medida que las oportunidades de negocios se multiplican. Frente a esta realidad, el software de gestión es innegociable, ya que si bien las otras herramientas harán que trabajes mejor, más rápido y que todo funcione según lo previsto, la falta de una herramienta de gestión que opere como ecosistema tecnológico puede frenar tu crecimiento.
Mayor carga de trabajo y atención al detalle
Al inicio de un negocio, cuando los proyectos de negocios son esporádicos, puede parecer que una herramienta de gestión no es tan necesaria y que solo con un Excel, o incluso una libreta manual alcanza para tener las cuentas al día. Sin embargo, lo que al principio fue un emprendimiento, con el correr de los años puede convertirse en un negocio más grande y rentable, que requerirá más dedicación y compromiso de parte de sus dueños y empleados, lo que puede traducirse en más carga de trabajo y más atención al detalle de los números para evitar errores tanto con los clientes como con los proveedores.
Sin un software de gestión comercial, estas empresas pueden tener serias dificultades a la hora de mantener un registro de las principales operaciones de su actividad comercial, lo que podría poner en riesgo la continuidad del negocio en el futuro.
Resistencia al cambio
Del mismo modo, las empresas que han llegado a cierto estadio de crecimiento en su ciclo evolutivo y ya decidieron en algún momento incorporar esta herramienta, es posible que esta quede obsoleta después de varios años, teniendo en cuenta las cada vez más exigentes demandas del mercado y el avance acelerado de la tecnología para brindar respuesta a estas demandas.
Entonces, llegará un punto en que su software de gestión les resultará útil solo para algunas operaciones básicas, pero no podrá gestionar operaciones más complejas, que únicamente podría llevar a cabo de forma adecuada una herramienta más moderna de funcionalidades avanzadas. Aunque se trate de empresas de mayor trayectoria, si son reticentes a cambiar su software de gestión por uno más completo, probablemente la proyección a futuro sea la misma que para las pequeñas empresas que nunca adquirieron el software.
En consecuencia, no hay por qué esperar a que las operaciones se vuelvan caóticas para contratar un software de gestión por primera vez, o pretender que la misma herramienta de hace 20 años haga el trabajo de una herramienta de gestión actual.
Qué ventajas tiene usar un software de gestión adecuado en el negocio
Aunque consideres al Excel como uno de los mejores programas para almacenar datos, implementar un software de gestión en un negocio puede brindarte muchas más ventajas, incluso que un software de programación, para asegurar tu crecimiento y mantener una saludable supervivencia en el tiempo. A continuación, mencionamos las 3 más importantes que necesitas conocer.
Ahorro de tiempo
Cuando no utilizas un software de gestión y recurres a las clásicas planillas impresas, es mucho el tiempo que pierdes buscando la información que necesitas. Adquirir una herramienta de gestión te permitirá un gran ahorro de tiempo en tus proyectos, especialmente en tareas que requieren mucha concentración y precisión, como los registros de ingresos y egresos de dinero a la empresa.
Al tratarse de un software que automatiza funciones clave como la carga de datos, puede realizar la misma tarea que quizá a una persona le demandaría horas, en apenas unos minutos y con una probabilidad mínima de cometer errores. De esta manera, una vez que tienes tu información relevante y digitalizada en orden, puedes utilizar el tiempo ahorrado en tareas que aporten más valor a las oportunidades de negocios abiertas.
Trazabilidad de las ejecuciones
Otra ventaja significativa de implementar un software de gestión es la trazabilidad. Esto significa no perder de vista en ningún momento el proceso de ejecución de una tarea o actividad destinada a cumplir un objetivo comercial. Cualquier cambio inesperado o alteración que se genere durante la realización de un proceso, debería revelar una alerta o notificación a todos los involucrados para que puedan tomar las acciones pertinentes evitando problemas más graves que podrían poner en riesgo la calidad del producto o resultado final.
Toma de decisiones en tiempo real (comprar/pagar | recibir/entregar)
Además, un software de gestión es una herramienta valiosa que ayuda a tomar mejores decisiones en tiempo real, con respecto a los procesos de flujos de dinero y flujos de bienes y servicios. Los primeros hacen referencia a las cuentas por pagar y cobrar y los segundos a la producción y entrega de bienes o servicios.
Esto te permite estar al tanto de tus compras e inversiones, negocios potenciales, ventas realizadas y la rentabilidad al final del día, para decidir el curso de acción a seguir, en función del nivel de riesgo y/o oportunidad que manifiesten las operaciones ejecutadas de tu organización. Aunque utilices herramientas específicas para ventas y finanzas, incorporar un software de gestión te puede proporcionar una mayor consistencia y estabilidad a la hora de ver reflejados los números de tu compañía.
Mi empresa funciona basada en Excel. ¿Cuándo dar el salto?
En nuestra experiencia, si tu organización aún funciona utilizando Excel, el salto hacia la implementación de un software de gestión debería realizarse cuando los flujos de trabajo comienzan a ejecutarse a destiempo, llegando a advertir cada vez más diferencias de temporalidad. Un ejemplo de esto es cuando tus procesos de cobro y pagos empiezan a salirse de control. Esto es una señal evidente de que se vuelve urgente retomar el control lo antes posible.
Si los flujos de trabajo ya no se ejecutan al mismo tiempo, es probable que las planillas de Excel ya no puedan seguir el ritmo de los registros de pagos, cobros, inventarios, etc. y eventualmente pierdas el rumbo de tus negocios. Por este motivo, es crucial considerar la posibilidad de incorporar una herramienta de gestión para obtener el soporte necesario cuando la carga de trabajo aumente significativamente.
Tradicionalmente, implementar un software implicaba un costo importante para una organización, ya sea en dinero o en tiempo, porque además de pagarle a un programador para que desarrollara un software a medida, debía esperar hasta que estuviera listo para ser utilizado, porque debía crearlo desde cero. Hoy en día, no es necesario contratar a un programador experto para que desarrollen un software de instalación a la medida, sino que solo necesitas conocer a fondo las mejores opciones de software en la nube que te brinda el mercado y cuál de ellas se acopla mejor a las necesidades de tu organización, para directamente pagar una licencia por su implementación e inmediatamente comenzar a utilizarlo, capacitando a tu equipo en su manejo correcto.
Funciones básicas de los buenos softwares de gestión
Para saber cuál es la mejor herramienta que tu organización necesita para escalar, aquí te compartimos del software de gestión características y funciones algunos aspectos clave sobre las principales funciones clave que deberías tener en cuenta a la hora de elegir uno.
Registro de clientes y proveedores
Esta función consiste en una base de datos que incluye toda la información de los clientes y proveedores para visualizar todos los movimientos que realizan con más facilidad y detalle. Si se trata de clientes, este registro del software permite constatar el dinero que ingresan al final de un proceso de compra. En el caso de los proveedores, el registro corrobora la efectiva salida de dinero de caja para pagar a los proveedores. La importancia de esta función radica en que permite sistematizar y seleccionar la información relevante de los clientes en una misma plataforma, en este caso, el software de gestión.
Registro de facturas de venta y órdenes de pedido
Son informes que representan de forma detallada y precisa la descripción de los productos o servicios que los clientes solicitan que les sean entregados.
Registro de cuentas por cobrar y pagar
El registro de cuentas por cobrar hace referencia al dinero adeudado por los clientes y la forma de pago establecida por la empresa para regularizar dicha deuda. En tanto, el registro de cuentas por pagar es el pago que debe efectuarse a los proveedores.
Registro de compras e inventario
Consiste en un proceso automatizado que inicia proporcionando un control detallado de las órdenes de compra que realiza la empresa, para luego generar un recibo de las mercaderías adquiridas para que formen parte de la gestión de inventario y, finalmente crear una cuenta para pagar al proveedor.
Seguimiento de órdenes de producción / servicio
Otra función que cumple esta herramienta es el seguimiento de órdenes de producción o servicio. Como hay empresas que no tienen registros de inventarios porque lo que ofrecen es un servicio y no productos, no contarán con un stock físico, pero sí incluirá órdenes de servicio. Una ventaja del software de gestión es que permite realizar un seguimiento eficaz tanto de las órdenes de producción como de servicio (venta/entrega/cobranza/compra/pago) sin la necesidad de atenerse al orden de esta estructura, por lo que el registro de los datos de un cobro o pago siempre quedará consignado.
Funciones avanzadas de un software de gestión
Además de las funciones básicas que cumple un software de gestión, ahora hablamos sobre las funciones avanzadas que debería incluir una buena herramienta para no estar obsoleta.
Gestión de tareas
La gestión de tareas va a permitir realizar un seguimiento avanzado de los flujos de trabajo vinculados al comportamiento de los clientes para efectuar los pagos por la compra de productos o servicios, o bien para asegurar que tus cuentas estén al día con tus proveedores, mediante alertas o notificaciones de vencimientos.
Gestión de proyectos
En empresas que no entregan productos tangibles sino que ofrecen algún servicio, generalmente trabajan por proyectos. Un software de gestión de proyectos es una herramienta ideal para tener un control y registro efectivo de las tareas y actividades a realizar para cumplir con los objetivos del proyecto. Esta función se ocupa básicamente de mostrar el avance de un proyecto en tiempo real, generando alertas tempranas de una fecha límite, por ejemplo, para la implementación de gestores de proyectos como monday.com.
Gestión de procesos core
Los procesos core hacen referencia a todas aquellas actividades que aportan valor a la organización, llegando a constituir una verdadera ventaja competitiva frente a otras empresas de la misma industria. Son los procesos que le dan sentido a todos los objetivos y metas que establece a lo largo del tiempo. Añadida al software, la gestión de procesos core permite identificar justamente los procesos más críticos y asignarles el valor que merecen para el éxito del negocio.
Automatización de tareas recurrentes
Un software tradicional normalmente registra los pagos pero no crea tareas automáticas recurrentes para tener visibilidad en tiempo real del proceso de pagos. En cambio, el valor diferencial de un software de gestión moderno es la automatización de procesos. Esto permite generar alertas automáticas de todas las tareas pendientes para evitar que la fecha de un pago o el tiempo de una deuda no queden registradas.
Integración vía API con otros softwares en la nube
Un software de gestión avanzado va a poder integrarse con otras herramientas y plataformas de negocios, como un CRM, un canal de comunicación como Slack, un ERP, la cuenta de Gmail, el homebanking, incluso el ente de recaudación fiscal, entre otras. Esta capacidad de integración contribuye a una mejor visualización de los procesos e información más relevante sin la necesidad de tener abiertas un montón de pestañas que podrían generar distracciones y retrasar el ritmo del trabajo.
¿Cómo elegir el mejor software de gestión para mi empresa?
Existen diversas características clave que poseen los buenos software de gestión y que nunca está de más conocer para hacer nuestra búsqueda más consciente y efectiva. A continuación, mencionaremos las 4 más importantes.
Personalización
Uno de los requisitos centrales que debe cumplir un software de gestión para ser efectivo es su poder de personalización. Puesto que cada empresa es diferente y todas tienen necesidades específicas para gestionar sus negocios, la mejor solución integral para tu compañía será la que sea más adaptable a tus procesos. Un software personalizable hará que tus flujos de trabajo sean más dinámicos, flexibles y escalables, incluso para las personas que no cuentan con grandes habilidades técnicas en el manejo de herramientas tecnológicas.
Intuitivo y amigable
Asimismo, el software que elijas debe tener una interfaz intuitiva y amigable que permita a los usuarios aprender rápidamente a utilizarlo, sin la necesidad de contar con conocimientos previos en programación o manejo avanzado de herramientas. Si las funciones son fáciles de entender y encontrar, las opciones están bien delimitadas y los menúes son accesibles, es muy probable que tus colaboradores tengan una experiencia más fluida y enriquecedora con la tecnología, lo que les permitirá mejorar su desempeño significativamente.
Capacidad de almacenamiento
No menos importante es considerar la capacidad de almacenamiento de un software de gestión. Por lo general, las versiones gratuitas de estas herramientas suelen tener un almacenamiento limitado de unos pocos gigas en la nube, lo que aumenta la posibilidad de que su capacidad sea superada rápidamente y te obligue a comprar más gigas para continuar utilizando la herramienta. Es recomendable el software que tenga mayor capacidad de almacenamiento, pero también dependerá de las necesidades del negocio.
Una empresa con una amplia cartera de clientes, empleados, socios y proveedores necesitará un almacenamiento prácticamente ilimitado para gestionar tanta información. En cambio, una empresa con menos personas y clientes puede ser gestionada, al menos al principio, con la versión gratuita de un software de gestión. Pero luego asegúrate de comprar más gigas en la medida en que el negocio vaya creciendo y aumentando su carga de trabajo.
Permisos y restricciones
Por el hecho de que existen regulaciones y leyes comerciales en permanente cambio, es importante que el software que elijas incluya funciones que aseguren el cumplimiento normativo en distintas áreas de la actividad empresarial, como recursos humanos, contabilidad, ventas y ciberseguridad. Además, esto te permitirá definir roles por usuario, lo que te ayudará a administrar mejor los permisos y limitaciones de cada usuario en tu organización, según las responsabilidades asignadas a cada persona.
Mejores softwares de gestión: los 3 recomendados de Crentio
En artículos relacionados, ya hablamos de al menos 5 ejemplos de software de gestión más conocidos del mercado. Ahora procedemos a mencionar las 3 mejores herramientas de gestión recomendadas por Crentio para que puedas automatizar procesos e impulsar tu crecimiento.
monday.com
Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más. Si bien no es una herramienta de gestión documental, te permite tener digitalizados y ordenados los documentos en tus procesos administrativos.
Incluyó recientemente una versión gratuita pero con funcionalidades tan básicas que está limitada a equipos de dos personas. ¿Cuánto cuesta? La versión gratuita es más una suerte de demo para que las personas puedan conocer la herramienta y, tras familiarizarse con su uso, contratar el plan Básico, que cuesta USD 9 por mes; el plan Estándar de USD 12 por mes; y el plan Pro de USD 19 mensuales.
Smartsuite
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales. Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros.
Se puede acceder a la herramienta desde cualquier dispositivo móvil Android e iOS. Smartsuite incluye una opción de uso freemium por tiempo ilimitado y con funciones básicas, como así también 3 opciones pagas para distintas necesidades: Team (USD 10 por mes); Professional (USD 25 por mes); y Enterprise (USD 35 por mes).
Odoo
Odoo es otra de las herramientas efectivas de código abierto para la gestión empresarial, ya que permite administrar la mayoría de los flujos de trabajo, como gastos, puntos de ventas, gestión de inventarios, recepción y más. Se integra perfectamente a otras aplicaciones en una misma plataforma y es sumamente intuitiva en el manejo. Finalmente, incluye una versión libre y gratuita (Community), y otra paga (Enterprise), que ofrece servicios y funciones adicionales o avanzadas.
Como habrás notado, son estos software de gestión ejemplos de herramientas sumamente versátiles, intuitivas y accesibles a las distintas necesidades y posibilidades de la mayoría de las empresas en crecimiento.
Consejos para ahorrar tiempo (y dinero)
Mientras más tiempo pase tu compañía sin un software de gestión, más riesgo corres de que tus flujos de trabajo no tengan la capacidad de gestionar adecuadamente tus negocios. Por eso, es preferible atender el problema cuando todavía es solucionable a un bajo costo. Ahora bien, si ya has atravesado esa curva de crecimiento y estás utilizando un software obsoleto o incluso no tienes ninguno, hay más riesgos de que tu organización no prospere. Para evitar que esta realidad te atraviese, desde Crentio tenemos dos consejos que podrían ayudarte para finalizar este recorrido.
Anticípate a los problemas adquiriendo un software de gestion
Si no cuentas aún con ningún software y tu organización todavía es pequeña, no esperes a ver surgir los primeros problemas o que el riesgo que ya tienes sin esta herramienta adquiera más dimensión y considera implementarla lo antes posible. Ahora bien, si la curva de crecimiento te hizo notar que el problema ya cobró esa dimensión, lo que está en riesgo es la sustentabilidad del negocio. Si no tienes ningún software y tu organización es más grande, con más razón deberías implementarlo urgente para resolver el problema y evitar futuras consecuencias.
Separa lo prioritario de lo deseable
Es posible que al principio no estés tan seguro/a de contratar un software de gestión, sobre todo si nunca manejaste uno y estás acostumbrado a trabajar con cierta fluidez en planillas de Excel. Sin embargo, a medida que tu negocio crece, la complejidad de las tareas irá en aumento y es de máxima prioridad tomar una decisión que beneficie el crecimiento de la empresa, en este caso, la implementación de un software adecuado. Lo mismo aplica si estás utilizando un software obsoleto, porque, en definitiva, a largo plazo mantener un software obsoleto o no incorporar ninguno generan los mismos riesgos de sustentabilidad para tu organización.
Crece sin complicaciones con un software de gestión
Si te has sentido identificado con alguno de estos dos escenarios que planteamos a lo largo de este artículo (un negocio pequeño sin herramienta de gestión / una empresa más grande con un software obsoleto) y estás considerando la posibilidad de implementar un software de gestion para administrar mejor la carga operativa, agenda una reunión con nosotros para que podamos responder tus preguntas frecuentes, brindarte la ayuda que necesitas que puedas crecer sin complicaciones.
