En la mayoría de los casos, la incorporación y gestión de las personas en una empresa en crecimiento se considera como un proceso orgánico, donde se van resolviendo los desafíos en la medida que aparecen y de eso se adquiere aprendizaje. Pero llega un punto quiebre en la empresa, donde esta gestión orgánica se vuelve insostenible y cada error u omisión nos empieza a salir cada vez más caro sin un sistema de recursos humanos que nos permita agilizar los procesos del departamento de recursos humanos.
Un contrato que no se firma a tiempo, un documento no presentado ante el fisco, una demora en el reclutamiento y selección, un mal onboarding del recurso. Estos son solo algunos ejemplos de problemas que pueden estar apareciendo en tu empresa ante la falta de un software de gestión efectivo que te ayude a manejar el área de manera eficiente y sostenible en el tiempo.
Para ayudarte a implementar esta herramienta que acompañe tu crecimiento, en este artículo, hablaremos sobre qué implica un sistema de recursos humanos, cuáles son sus beneficios y cómo implementar un estructura minima y viable en tu negocio.
Qué debería contener un sistema de recursos humanos
Un sistema de recursos humanos es una herramienta tecnológica desarrollada para facilitar la gestión y trabajo de los profesionales encargados de manejar los procesos de reclutamiento y selección de personal dentro de una organización. A la vez, esta herramienta admite la integración con otros softwares o módulos que se adapten a todas las funciones de recursos humanos. A continuación, desarrollamos las principales funciones o requisitos que debería incluir la herramienta para agregar valor.
Directorio integral de los colaboradores
En primer lugar, este sistema debe incluir un directorio integral donde estén registrados todos los colaboradores, a fin de tener un control estricto de las personas que se van incorporando a tu empresa, los roles funcionales que van a ocupar, las condiciones de contratación, detalles de la remuneración y actualizaciones periódicas y algunas observaciones generales importantes que contribuyan favorecer la intergración de los nuevos talentos. Veamos en particular cada una de estas características.
Datos personales de la persona
Implica recolectar toda la información de las personas contratadas en una base de datos centralizada en la nube, que permita a los responsables de recursos humanos almacenar los datos personales de cada nuevo colaborador en la misma plataforma. Este registro integral acelera las búsquedas de las personas cuando es necesario realizar alguna actualización, ya sea agregar información relevante o darle de baja, además que es la mejor manera de mantener un seguimiento transparente de las personas que se incorporan a la empresa a través de una herramienta digital.
Información sobre roles y procesos asignados
Además de los datos personales de los colaboradores, el sistema integrado debe contener información detallada de los roles y procesos asignados a cada uno. ¿Qué rol ocupa dentro de la empresa? ¿Cuáles son sus principales funciones y responsabilidades? ¿A quién debe responder dentro del área? ¿Qué se espera de esta persona en cuanto a desempeño y compromiso con la organización? Básicamente, este ítem debe incluir toda la actividad que realizarán los colaboradores desde el momento de su contratación, entendiendo que estas funciones pueden estar sujetas a cambios en el tiempo, ya sea por la misma curva de aprendizaje de la persona que amerite su ascenso o por una necesidad específica de la empresa de transferirlo a otro rol.
Datos de remuneración, prestaciones y licencias
Asimismo, en esta misma base, no puede faltar la información referente a la remuneración, prestaciones y licencias de las personas contratadas. Si bien el convenio salarial y condiciones de contratación deberían quedar claras desde el momento en que ambas partes (empleador y empleado) establecieron el acuerdo laboral, agregar esta información es de vital importancia para mantener visibilidad sobre la situación de cada persona, sus necesidades, derechos y deberes. Esto no solo ayuda a recursos humanos a entender la realidad de cada miembro de la organización sino que brinda claridad a los trabajadores sobre su propia situación, teniendo la posibilidad de negociar un aumento, un cambio en alguna de las prestaciones o solicitar una licencia, si llegaran a necesitarla.
Gestión de procesos de recursos humanos
Otras de las funcionalidades clave que debería incluir un sistema de recursos humanos es la gestión de procesos. Puesto que este departamento incluye diversos procesos, desde que se inicia la búsqueda de nuevos talentos hasta que finalmente se contrata a una persona y luego debemos asegurar una inducción e integración adecuada para asegurar su retención y compromiso. Entre los principales procesos que este sistema integral agiliza, podemos mencionar los siguientes.
Reclutamiento y selección
El proceso de reclutamiento de personal es un proceso inicial en la búsqueda de personas, en el que establecemos un primer filtro en la elección de posibles candidatos, cuyos perfiles se ajustan más a la cultura de nuestra empresa. Una vez que tenemos a las personas que pasaron ese primer filtro, llega el proceso de selección, en donde ya podemos realizar un escaneo más profundo de las habilidades, experiencia y conocimientos que nos generó más interés para contactarlas y coordinar una primera entrevista, que nos dé un poco más de visibilidad de lo que pueden ofrecer esas personas a la empresa, a fin de saber si se trata de los perfiles que estamos necesitando o debemos continuar la búsqueda.
Generalmente, estos dos procesos pueden demorar semanas y hasta meses cuando la gestión de la información de los candidatos es manual, porque obliga a los responsables de RRHH a pasar largas horas revisando currículums. Y esto puede empeorar si son muchos los candidatos y poco el personal de reclutamiento y selección. Un sistema de gestión acelera significativamente estas dos instancias, permitiendo que el primer filtro sea prácticamente automático y la selección puramente romota.
Onboarding y Offboarding de personal
El onboarding es el proceso por el cual se recibe y prepara a los nuevos colaboradores para el puesto. Implica un periodo de adaptación al nuevo rol, que cumple el objetivo que acelerar la curva de aprendizaje para que estas personas se integren lo mejor posible al entorno laboral y asimilen correctamente las tareas y funciones que les sean asignadas. Idealmente, este proceso busca que los nuevos integrantes se desempeñen bien y permanezcan el mayor tiempo posible dentro de la organización. Pero si esto no ocurre y eventualmente alguna persona se termina yendo voluntariamente o la empresa decide desvincularla, el offboarding existe justamente para hacer esta instancia, difícil para ambas partes, más digerible.
Un sistema de recursos humanos puede gestionar estos dos procesos de forma que, tanto el ingreso y adaptación al nuevo puesto como la finalización del vínculo laboral, se efectúen de manera ágil y llevadera. El offboarding puede requerir un feedback de despedida, incluso una encuesta de experiencia del empleado, que puede ejecutar la misma herramienta en función de todo el historial laboral de la persona saliente dentro de la empresa. Además del feedback de esto, el offboarding puede incluir un proceso de recopilación de cierta documentación específica, devolución de equipos y credenciales de empleado.
De no existir estos acuerdos previos a la hora de firmar un contrato, por ejemplo, con el préstamo de un equipo, puede afectar a la empresa al momento del cese de la relación laboral, si el ex colaborador no consiente a devolver el equipo al empleador. Contar con una información de base siempre del capital humano te ayuda a entender todo el proceso por el que transita cada persona desde que ingresa hasta que, por el motivo que sea, abandona la organización.
Gestión de permisos, licencias y ausentismos
Este proceso implica mantener un registro en la herramienta de los permisos, licencias y ausentismos de los colaboradores, consignando en cada caso el momento en que sucede, cuánto dura el receso y la causa de que se esté generando o se haya hecho la solicitud para frenar sus actividades laborales. En función de los informes del sistema sobre estas contingencias, RRHH puede entender cada caso y tomar decisiones para garantizar que la licencia, permiso o ausentismo sean justificados y, de necesitarlo, tu empresa les brinde la debida contención para facilitar la reincorporación a sus actividades diarias.
El principal objetivo de esta función en la herramienta es colaborar con los usuarios para que puedan solicitar sus licencias y el sistema pueda controlar los días pendientes de tales licencias, así como garantizar un proceso de autorización transparente. De esta manera, para cuando se envíe la solicitud el supervisor o gerente a cargo sea notificado, a fin de que sea él quien la autorice o rechace. En otras palabras, el sistema te brinda un mapa de quiénes actualmente están de licencia, por cuánto tiempo y cuál es el motivo.
Registro de horas de trabajo
Esta herramienta también debería registrar las horas de trabajo de cada colaborador. Si bien hoy en día los horarios tienden a ser no lineales, desde que se impulsó como alternativa el trabajo remoto, es importante contar con cierta visibilidad de lo que le lleva a cada persona cumplir con sus objetivos al final del día. Esto, más que nada, nos sirve para saber si estamos distribuyendo correctamente entre el personal la carga de trabajo en las horas promedio que maneja tu empresa o debemos realizar alguna modificación para evitar la saturación.
Atención de quejas, sugerencias e iniciativas
Otro proceso específico del departamento de RRHH que puede gestionar un sistema de gestión es la atención de quejas, sugerencias, incluso iniciativas de los colaboradores. Sobre todo cuando tu negocio comienza a crecer y tu equipo también lo hace, será necesario atender lo que las personas que trabajan con nosotros tienen para decirnos, sea bueno o malo. Incluir este proceso evitará que alguien que tenga un problema, disconformidad o ganas de aportar algo valioso se lo guarde pensando que su opinión o reclamo no será escuchado, propiciando una bola de nieve que podría terminar en una renuncia precipitada.
Medición del clima laboral
Medir el clima laboral también es importante porque representa un indicador de la satisfacción interna de las personas. No solo las condiciones de contratación y el trabajo en sí definen la felicidad de una persona sino cómo se sienten en el espacio de trabajo que comparte con los demás. Esto se puede hacer también a través de encuestas de satisfacción que la misma plataforma puede ayudar a implementar, según la experiencia y convivencia cotidiana del equipo.
Evaluación de desempeño laboral
Otro proceso no menos importante es la evaluación de desempeño a los colaboradores, lo que brinda visibilidad sobre si las personas están realizando bien su trabajo, cuáles son sus limitaciones o desafíos y qué o cómo se puede mejorar, en función de sus posibilidades y competencias adquiridas. Los indicadores de desempeño que obtengamos van a contemplar la evolución de las personas en su rol, a partir del análisis de datos de la herramienta, generados de su capacidad demostrada para resolver problemas y cumplir con los objetivos asignados por los supervisores.
Liquidación de la nómina
Este proceso hace referencia al pago y cálculo de los salarios de los empleados contratados por tu organización. Un sistema de recursos humanos debe incluir una vista que permita visualizar la nómina de personas que integran la empresa con sus respectivos saldos a cobrar por su trabajo. Dentro de esta nómina, debemos tener en cuenta dos elementos relevantes.
Cálculo y reporte de las nóminas periodicas
El cálculo de la nómina consiste en entender cómo se estiman ciertos elementos de la liquidación salarial vinculados a horas extraordinarias o salario de base para gestionar posibles actualizaciones, adicionales o aportes jubilatorios.
Pago de la remuneración al capital humano
La plataforma debería brindar un soporte donde deberíamos entender cuánto es la masa salarial que deberíamos liquidar, qué novedades o actualizaciones se produjeron y dar cuenta de confirmar el pago o si este se realizó en el momento adecuado a las personas. Tener este registro nos ayudará a tener un control efectivo de los pagos a los colaboradores, tanto en tiempo como en el monto que se liquida, evitando retrasos o errores en el cálculo de los salarios mes a mes.
Ventajas de contar con un sistema de recursos humanos
Hemos visto hasta aquí las funcionalidades destacadas que debería incluir un sistema de recursos humanos completo. Ahora hablaremos sobre las principales ventajas que ofrece incorporarlo en tu compañía.
Tener visibilidad sobre el organigrama completo y sus funciones asignadas
A medida que tu negocio va creciendo, puede ser sumamente importante poder ver cómo se está armando el mapa de personas que está trabajando, cuáles son sus funciones, roles y a quiénes están respondiendo. De esa manera, puedes ver y proyectar un crecimiento sostenido a futuro, entendiendo dónde estarían las principales necesidades o hacia dónde deberíamos apuntar para reclutar nuevos colaboradores. Crecer implica sumar nuevos roles y personas, por lo que tener asimilada esta línea evolutiva de incorporarciones nos permitirá buscar nuevos ingresos en la dirección correcta.
Simplificar y ordenar los procesos internos de recursos humanos
Implica almacenar en una misma plataforma toda la información relevante sobre todos los procesos de recursos humanos mencionados, ya sean los reclutamientos pendientes, los permisos que se están gestionando, el clima laboral, las evaluaciones de desempeño, las quejas e iniciativas de los colaboradores actuales, etc.
Contar con alertas y notificaciones ante eventos importantes
Asimismo, esta herramienta debería generar alertas y notificaciones ante eventos importantes, ya sean renovaciones de contrato, ingresos de nuevas personas, salidas de nuevas personas, licencias que se están por vencer y licencias que están por iniciarse, evaluaciones negativas del clima laboral, evaluaciones de desempeño por debajo de la media, entre otros. Sobre cada uno de esos puntos, es importante contar con una alerta que te mantenga al tanto de la situación para tomar decisiones informadas que resuelvan estas cuestiones.
Tomar decisiones de contratacion, transferencia o desviculación en base a información confiable
Al final del día, la dirección va a tener que tomar decisiones importantes de contratación, transferencia o desvinculación de personas sobre la base de información confiable en tu plataforma. Al contar con toda la información de recursos humanos que te permita entender a quién tienes que contratar, si tienes que realizar alguna transferencia o movimiento de colaborador entre áreas o bien, a quién debes desvincular y por qué razón, obtienes una mayor visibilidad y transparencia de lo que sucede en tu organización, por lo que es más fácil tomar decisiones acertadas.
Implementa un sistema de recursos humanos en 5 pasos con monday.com
El software monday es una excelente opción entre las mejores herramientas de gestión del mercado, ya que, al igual que la gestión de proyectos y procesos, gestión documental y contabilidad, también puede gestionar eficientemente los procesos de recursos humanos. Veamos a continuación de qué manera puede hacerlo.
Paso 1: Configura el directorio de personal completo
Como primera medida, debes armar un tablero con filas donde figuren las personas y en las columnas deberían aparecer todos sus datos de contacto, a quién reporta o quién es su líder directo, cuál es el salario, las horas por mes que trabaja, sus licencias, nacionalidad y demás documentación completa del directorio que podría ser importante. De este modo, monday.com permite configurar ciertos permisos y restricciones para elegir qué columnas pueden visualizar todos, qué columnas pueden ver pero no editar y qué columnas ni siquiera pueden ver.
Pero antes de configurar los permisos y restricciones, es necesario designar los propietarios, quienes sí tendrán permiso para editar todo. En este caso, probablemente sean los responsables de recursos humanos los que sean asignados como propietarios de los tableros y obtengan los permisos necesarios para editar la información del personal, así como la dirección podrá visualizar y quizá editar ciertos contenidos. En cambio, los colaboradores no tendrán estos permisos, salvo que sea necesario suministrar algún tipo de dato relevante.
Paso 2: Configura formularios para los procesos principales y sus tableros asociados
La mayoría de los procesos de recursos humanos pueden crear formularios y un tablero donde se cargue toda la información contenida en dicho formularios. La principal bondad de configurarlos dentro de la plataforma es que se conectan con nuestros tableros de gestión, a diferencia de un formulario de Google, por ejemplo, que solo lo puedes crear desde Google. En la plataforma, puedes crearlos haciendo clic en la parte superior del tablero, sobre el signo (+), y seleccionar "Formulario". Desde allí puedes empezar a personalizar tus formularios desde cero o utilizar las plantillas existentes, según tus necesidades. A la vez, estos formularios pueden ser de distintos tipos.
Vacantes para el reclutamiento
Se trata de un tipo de formulario cuyo objetivo es la búsqueda y reclutamiento de una persona o varias que desempeñen distintos roles dentro de la organización. Deben especificar muy bien los requisitos para el puesto (formación, experiencia, habilidades respecto al puesto, idiomas, cursos realizados, perfil que se busca, remuneración estimada o dejar un campo para anotar la remuneración pretendida, etc.) y un botón para clickear y pasar al formulario de solicitud, si el interesado/a percibe que reúne las condiciones para postularse.
Licencias y permisos especiales
El formulario de licencias y permisos tiene la función de dejar consignadas las fechas de inicio y finalización de una licencia, así como la descripción del motivo por el cual un colaborador la está solicitando, con la correspondiente autorización y firma del supervisor.
Buzón de sugerencias y quejas
Este formulario incluye todas aquellas sugerencias, iniciativas o quejas que podría expresar un colaborador, sobre aquello que le está generando algún tipo de incomodidad en el trabajo. Una sugerencia invita a mejorar o innovar algo que funciona, pero que podría funcionar mejor. La queja directamente da cuenta de un malestar con alguna política o aspecto de la organización que genera rechazo.
Clima laboral
Aquí, el formulario se orienta a recabar información de los colaboradores de cómo encuentran el clima laboral en la empresa. Sus respuestas permitirán a los responsables tomar medidas para mitigar posibles fricciones, descontento y señales de estrés con el objetivo de promover un entorno laboral saludable que fomente la colaboración.
Evaluación de desempeño
También los supervisores pueden hacer en monday evaluaciones de desempeño para el personal. Recomendamos configurar un formulario a la medida, establece los grupos de los responsables dentro del tablero para definir quiénes son las personas que deben autorizar, las actualizaciones de los estados y las notificaciones a la persona sobre cómo se está midiendo su desempeño laboral.
Paso 3: Configura una plantilla de cálculo para medición de salarios + incentivos
En esta instancia, deberías construir un tablero donde puedas establecer a través de la columna de conectar tableros y las columnas de fórmulas cuánto le corresponde cobrar mes a mes a cada uno de los colaboradores, así como también incluir la actualización del estado para saber si efectivamente se realizó el pago de salarios, comisiones e incentivos o no.
Paso 4: Construye un panel consolidado de todo el equipo
Los paneles facilitan los flujos de trabajo para estar al día con los cambios de estado en tus tableros. Por este motivo, puedes crear informes utilizando estos paneles de monday y consolidar la información de tu capital humano en una sola vista, lo que te facilitará cualquier proceso de RRHH, desde el reclutamiento hasta las capacitaciones y promociones. Para crear un panel, haz clic en la pestaña + debajo del nombre del espacio de trabajo y selecciona "panel nuevo". También puedes agregar un panel directamente desde tu carpeta predilecta haciendo clic en el menú de tres puntos dentro de tu carpeta del espacio de trabajo y seleccionar panel nuevo.
Paso 5: Documenta, presenta y capacita a todo el capital humano
Finalmente, el último paso está enfocado en documentar, presentar y capacitar a tus colaboradores en las funciones, tareas y responsabilidades que debe asumir para favorecer la transición al nuevo rol asignado. Esto permite un proceso de onboarding más rápido y dinámico, a través de monday, favoreciendo la retención.
Implementa monday.com para tu área de RRHH de la mano de Crentio
Si sientes que la gestión orgánica de tus procesos de recursos humanos se está volviendo insostenible con el crecimiento de tu negocio y te diste cuenta que un sistema de recursos humanos puede marcar ese punto de inflexión en tu organigrama, agenda una reunión con nosotros para que podamos ayudarte a cumplir esta meta implementando monday.com.
