Qué es un project manager y qué valor puede aportarle a tu empresa

Aumentar el número de proyectos de cara al cliente puede ser muy beneficioso para tu negocio por las nuevas oportunidades de generar ingresos que se abren. Del mismo modo, tomar la decisión de robustecer la gestión de proyectos internos puede agregar una mejora significativa a la manera de trabajar de tu equipo, potenciando los resultados. Pero si la cantidad y/o complejidad de proyectos escaló y siguen trabajándolos de manera algo informal, quizá deberías replantearte si la dirección de estos proyectos debería ser delegada por un project manager profesional.

Entender qué es un project manager y el valor que puede aportar para tu empresa puede facilitar la ejecución de proyectos, incorporando el liderazgo de una persona que intervenga cuando sea necesario intervenir, pero que básicamente supervise el avance del equipo, y el aprovechamiento de los recursos asegurándose de que el objetivo del proyecto se cumpla.

En este articulo, vamos a conocer las principales funciones del rol de project manager, cuándo es recomendable contratarlo, qué habilidades debe reunir esa persona para ocupar el puesto y qué herramientas pueden ayudarlo a dejar de depender de Excel o Trello para la gestión de nuevos proyectos en el futuro. 

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Empecemos por el comienzo: ¿qué es un project manager y qué hace exactamente?

El project manager o gerente de proyectos es la persona encargada de dirigir y gestionar proyectos en una organización. Es el responsable de la definición, planificación y ejecución de un proyecto, con el fin de coordinar las tareas y actividades de los equipos, adoptando un rol de impulsor.

No participa en la ejecución de las tareas directamente, pero se comporta como facilitador para el cumplimiento del proyecto, por lo que opera como un nexo entre las diferentes partes de la empresa, o incluso con clientes, proveedores y otras instituciones, según el caso.

Se trata de un perfil profesional orientado al alcance de objetivos específicos junto a su equipo y la capacidad de resolver problemas y tener en cuenta todos los escenarios posibles, a fin de evitar poner en riesgo el normal desarrollo de un proyecto. Un buen project manager sabrá cómo supervisar a su equipo, no solo realizando un seguimiento regular del avance, sino brindándole las herramientas y conocimientos necesarios para finalizar el proyecto con éxito.

Aunque no realice las tareas del proyecto junto a los integrantes del equipo, está involucrado cien por ciento en la dirección para llevarlo a buen término. De esta manera, si un proyecto no cumple con los plazos de entrega o no logra el objetivo que se planteó al inicio, gran parte de la responsabilidad de que esto suceda se deberá a una dirección ineficaz, ya que es el project manager quien debe contemplar o prever los distintos escenarios o riesgos antes de la ejecución. Y una vez que se pone en marcha el proyecto, ser quien aplique medidas de contingencia ante los desvíos o dificultades que vayan surgiendo en el camino.

Dos escenarios donde un gerente de proyectos (PM) puede aportarle valor a tu empresa

Hicimos una breve mención en la introducción, pero ahora buscamos desarrollar estas dos perspectivas teniendo en cuenta el valor que puede agregar el rol del project manager a los proyectos que gestiones en tu organización.

Qué es un project manager y por qué es importante cuando tu empresa trabaja por proyecto de cara a tus clientes

Esta situación se da justamente si tu empresa trabaja por proyectos, aunque de alguna manera seguramente ya existe alguien que "se hace cargo" de la gestión del proyecto, incluso de la ejecución misma. Sin embargo, aclaramos este punto en el apartado anterior: la persona que ejecuta no debe o debería ser quien lidere ese proyecto, para que sea posible una rendición de cuentas y un control del avance más objetivo.

Una mirada desde afuera siempre será más imparcial que si la misma persona estuviera participando de la ejecución, además de liderar al equipo, puesto que su panorama del proyecto estará sesgada por estar involucrado en la parte operativa como un integrante más. A esto hay que añadir la dificultad para supervisar las tareas de su equipo, y realizar y supervisar sus propias tareas, con el riesgo de que se le escape alguna pieza clave en el camino que implique un margen, aunque sea mínimo, de error o problema.

Asumir solo la dirección del equipo de proyectos reducirá significativamente este riesgo, porque todos sus esfuerzos estarán enfocados en hacer que cada cosa, cada pequeño detalle de la ejecución funcione armoniosamente como un todo y el cliente, que es quien solicitó el proyecto, quede satisfecho con los resultados.

Cuando los proyectos de mejora/desarrollo internos ganan cada vez más protagonismo

El otro escenario es ejecutar proyectos internos destinados a la mejora de procesos o de la forma de trabajar en el día a día para ganar en eficiencia y productividad. Contar con la ayuda de un project manager evitará que las iniciativas que podrían transformar y/o mejorar tu negocio se pierdan en el mar de cosas por hacer, por falta de seguimiento. En otras palabras, un director de proyectos es ese árbitro interno que motoriza que las cosas sucedan, porque logra que se le rindan cuentas en función de los acuerdos del proyecto.

Sin este rol los proyectos internos pierden solidez y difícilmente lleguen a buen puerto, porque faltará la visión y seguimiento de un líder que tenga claro a dónde quiere llegar con las mejoras que propone en la gestión de tareas de su equipo. Además, que probablemente la empresa misma se terminaría estancando si no se mejora o actualiza la forma de trabajar de los colaboradores, que en definitiva son los que acercan el producto o servicio a los clientes.

Al mismo tiempo, de cómo funcionen los procesos internos dependerá qué tan alto sea el valor al cliente. Por tal motivo, los project managers deben estar dispuestos en todo momento a los proyectos de mejora de la empresa, así como el product manager estará dispuesto a liderar equipos de desarrollo de productos más eficientes. 

Project manager funciones

Si bien el campo de acción y de tareas que hace este profesional en la realidad suele ser mucho más amplio que en la teoría (como en casi todos los casos); un PM (por sus siglas en inglés) es responsable de cuidar 3 elementos fundamentales de todo proyecto: inversión, alcance y tiempo. 

Por supuesto que la metodología de gestión que se utilice puede hacer variar la manera de controlar estas tres variables; pero en esencia no importa que se trate de proyectos de metodología ágil o tradicional, las bases son las mismas y las veremos a continuación.

Cuidar el presupuesto acordado

Una de las funciones principales de un project manager es asignar recursos, vigilar desvíos, y si se producen estos desvíos, buscar opciones en donde se puedan "recuperar" para que el presupuesto no se escape de lo previsto (o al menos no demasiado). Asegurarse de que los recursos abarquen adecuadamente la totalidad del proyecto, contemplando posibles contingencias, desde el principio es necesario para lograr cierto margen de previsibilidad y tranquilidad, a fin de evitar el estrés de saber que el dinero se agota antes de lo esperado y no se logró cubrir todos los gastos del proyecto.

Vigilar que el alcance se cumpla en su totalidad

Además de controlar que el presupuesto sea el adecuado para la ejecución del proyecto, el project manager debe vigilar el cumplimiento del alcance o, de ser necesario, re-adecuarlo acorde a la realidad y requerimientos de la empresa. Esto implica trazar objetivos alcanzables, procurando mantener expectativas realistas con los recursos disponibles. Es recomendable fijar metas claras y no tan ambiciosas que sean relativamente fáciles de cumplir que arriesgarse a plantear objetivos muy altos, si no hay una seguridad de que se llevarán a cabo sin exigir un alto precio.

A medida que estos objetivos más bien pequeños se vayan cumpliendo sin problemas, puedes ir aumentando gradualmente la exigencia o complejidad de los mismos. De esta forma, te aseguras no quedar a mitad de camino y que los recursos invertidos en el proyecto realmente generen los resultados esperados, ya sea para colmar las expectativas del cliente o para garantizar el éxito de la mejora o transformación a nivel interno.

Revisar que el proyecto avance en los plazos establecidos

Otra función no menos importante es avanzar en el proyecto de acuerdo a los plazos establecidos. A menudo, los proyectos pueden ser susceptibles a demoras o postergaciones por diversos motivos, ya sean internos o externos. Sin embargo, el director de proyectos es responsable de mantener un control periódico del avance en cada etapa para asegurarse de que la ejecución se ajusta lo mejor posible al plan original, y si esto no es así, tener la capacidad de mitigar el impacto de los retrasos implementando acciones correctivas.

¿Qué habilidades necesarias debe tener para ser un buen líder de proyectos?

Podríamos hablarte de lo mismo que leerías en cualquier otro sitio web, las habilidades de un project manager que "en teoría" debe tener; pero si nos lees frecuentemente sabes que no es nuestro estilo. Entonces, ¿qué habilidades sí son apreciables en un director de proyectos efectivo?

Saber y disfrutar negociar

Más allá de las habilidades técnicas, experiencia y los conocimientos teóricos sobre el rol, un buen líder de proyectos debe saber negociar con inteligencia y cierta astucia para obtener la respuesta o resultado esperados. Contar con algo de carisma también es un plus para caerle bien a la gente y hacer más amena y sencilla la negociación, ya sea con los clientes o con los colaboradores. Buscar tener la razón con una actitud pedante (por más que la tengas) no es una buena carta de presentación, ya que terminarás espantando a la contraparte.

Negociar con éxito implica que ambas partes estén conformes con la decisión, pero que internamente la negociación beneficie más a tu empresa. Como el PM es un facilitador, básicamente no hace nada por sí mismo, sino a través de los acuerdos que consigue. Entonces, esta habilidad permitirá que todos obtengan lo que quieren, siempre y cuando estas necesidades se alineen con el objetivo del proyecto.

Diferenciar lo importante de lo permisible

Teniendo en cuenta que las cosas nunca salen como se planea, hay que saber diferenciar qué se permite y que no. Esta manera de priorizar las tareas que deben cumplirse sí o sí, ya sea porque involucra directamente un requerimiento del cliente o una necesidad de mejora de la empresa, ayuda a ahorrar tiempo y recursos en aspectos que quizá no aporten tanto valor al proyecto para enfocarse en lo que verdaderamente va a generar mayores beneficios y contribuciones al cumplimiento del objetivo.

Haber experimentado en carne propia las tareas que está gestionando es crucial

Finalmente, un buen PM será aquel que ya formó parte de un equipo de proyecto en reiteradas oportunidades y tiene la experiencia necesaria en la ejecución de las tareas típicas de la empresa. Por esta razón, si ya la persona trabajó en proyectos durante un considerable periodo de tiempo, es probable que llegue un punto en que su constancia y experiencia le adjudiquen un status de especialista en proyectos, por lo que ya estará en condiciones de liderar un equipo propio y capacitar a sus integrantes en todo lo que necesitan saber, en función de lo ya aprendido ejecutando proyectos.

Al tener esta experiencia, será más fácil transmitir el conocimiento y brindar consejos útiles a las personas que integren el equipo. Por ejemplo, un PM arquitecto que no sepa nada de construcción, no puede cumplir ninguna de las 2 funciones anteriores. Generalmente, muchas empresas cometen el error de contratar projects managers con numerosas certificaciones técnicas en gestión de proyectos, pero con nulo conocimiento real de su industria, lo que representa una fórmula inexorable para el dolor de cabeza.

Herramientas de software para mejorar el project management de las empresas que están usando Excel para sus proyectos

Ya lo hemos dicho en artículos anteriores cuando de recomendar herramientas de gestión se trata: Excel no es la mejor herramienta para gestionar proyectos por ser básicamente una hoja de cálculo que te obliga a actualizar los datos e información constantemente, con el riesgo de que además puedan generarse errores u olvidos en los registros diarios.

Al ser tan limitada, Excel no te permite generar alertas automáticas sobre la proximidad de una fecha límite ni para notificarte que existen tareas pendientes o qué porcentaje del proyecto ha sido completado.

Cuando tus proyectos aumentan en número y tu equipo se agranda, Excel irremediablemente te quedará chico porque dejará de ser efectivo memorizando las permanentes actualizaciones y registros de muchos proyectos en simultáneo. Con el agrandamiento de un equipo para ejecutar más proyectos, surgen nuevas necesidades operativas y tecnológicas que es recomendable atender para realizar una búsqueda de la herramienta de software adecuada. 

Por qué Trello para lo que es un project management también te quedará chico

Aunque indudablemente más eficiente y completa que Excel, no obstante Trello sigue siendo una herramienta limitada para gestionar proyectos de equipos en crecimiento,  principalmente ya que no fue pensada para reportes cuantitativos ni medir desvíos. Tampoco fue pensada para un uso basado en diferentes jerarquías, por lo que configurar niveles de permisos y restricciones no es fácil.

Otra limitante es que Trello no te permite realizar cálculos matemáticos de cuestiones básicas, como desvíos de tiempo, dinero, etc. En este sentido, debes recurrir a la calculadora o hacer cálculos mentales para obtener respuestas numéricas. Por último, y no menos importante, la herramienta no te permite establecer dependencias entre tareas y automatizaciones en consecuencia.

Esto obstaculiza el correcto seguimiento de qué tareas fueron completadas y cuáles aún continúan pendientes, sin alertas que delimiten un cambio de estado en los procesos. Por este motivo, a continuación recomendamos a tu project manager softwares mucho más efectivos y específicos para la gestión de proyectos.

Gestión de proyectos en monday.com

Monday.com es una de las plataformas de gestión de proyectos y procesos más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registro de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros, seguimiento de proyectos interdepartamentales, hoja de ruta del producto y mucho más.