Cuando tienes un equipo reducido de vendedores o eres tú mismo quien se encarga de mantener un seguimiento de cada nuevo negocio que se abre, con una planilla de Excel o una libreta física es más que suficiente para bajar a tierra estos registros. Ahora bien, si tu equipo comercial está sumando más personas para gestionar cada vez más oportunidades de ventas, es probable que necesites una herramienta CRM para centralizar la información de tus contactos, interacciones y estado de tu pipeline.
Una implementacion de HubSpot CRM con ayuda experta puede convertirse en la solución que necesitas para simplificar tu carga de trabajo, eliminando o reduciendo significativamente las tareas manuales, lo que te permitirá ganar tiempo para enfocarte más en tus propuestas comerciales en curso.
Ya sea para mejorar la visibilidad del seguimiento de tus prospectos y clientes, o mejorar el rendimiento general del equipo de ventas (o ambas cosas) el CRM de HubSpot puede hacerlo posible, si está correctamente implementado. Este artículo busca ofrecerte una guía práctica con todo lo que necesitas saber sobre cómo implementar HubSpot en tu negocio, desde el momento cero.
¿Qué es una implementación de HubSpot CRM y qué incluye?
Una implementación de HubSpot es un proyecto asistido por profesionales implementadores de softwares, que busca efectuar un relevamiento de las necesidades de las áreas de marketing, ventas y servicio al cliente; configurar los contactos en la herramienta, el papeline de ventas, los permisos, las alertas, automatizaciones e integraciones con otras aplicaciones; y finalmente, capacitar a las personas involucradas en el equipo comercial, como así también realizar ajustes, en función del uso que se le está dando a la plataforma y las posibles dificultades que podrían surgir.
Optar por una implementacion de HubSpot CRM es una decisión que busca básicamente incorporar una herramienta CRM para mejorar la eficiencia de los equipos comerciales, enfocándose en la gestión con los contactos y clientes para facilitar el avance de cada oportunidad de negocio, lo que aumentará la tasa de cierre. Conlleva un proceso de diagnóstico del estado actual de la empresa en su área comercial para orientar de manera adecuada, en función de sus necesidades, la adopción de la nueva herramienta.
Relevamiento de tus necesidades de Marketing, Ventas y Servicio al cliente
Un primer paso en la implementación de HubSpot CRM es realizar un relevamiento de las necesidades de las principales áreas de tu organización: marketing, ventas y servicio al cliente y asegurarse de que las tres logren alinearse con los objetivos estratégicos. A continuación, enumeramos las necesidades típicas que podrías tener en cada departamento.
Necesidades típicas de Marketing que podría tener tu empresa
- Email marketing de correo electrónico tanto para prospectos como para clientes existentes
- Publicación de artículos de blogs en tu sitio web
- Creación de landing pages
- Segmentación de contactos en tu base de datos HubSpot
- Creación de contactos mediante formularios y otras app de terceros conectados
- Integrar tu estrategia y campañas de Google Ads y redes sociales al sistema CRM
- Monitorear tus resultados de tráfico web
Para más información, puedes acceder a nuestro artículo HubSpot marketing, donde encontrarás paso a paso cómo aprovechar al máximo las principales funcionalidades de Marketing Hub.
Necesidades típicas de Ventas que podría tener tu empresa
- Asignación de contactos y consultas comerciales
- Seguimiento de prospectos
- Registro de oportunidades de venta
- Creación, envío y seguimiento de cotizaciones
- Pronósticos de ventas
- Informes de ventas mensuales / trimestrales
Necesidades típicas de Servicio al cliente que podría tener tu empresa
- Registro de reclamos
- Asociación de reclamos/tickets por cliente
- Envío de encuestas NPS
- Seguimiento y gestión de reclamos
Configuración de propiedades de contacto y negocio
La configuración de propiedades de contactos es todo lo relevante para que tus contactos, prospectos y clientes dentro de HubSpot puedan almacenar la información clave que de acuerdo con tu modelo de negocios es relevante.
La plataforma, de manera predeterminada, incluye muchas plantillas predefinidas, pero en nuestra experiencia es absolutamente crucial la configuración de propiedades o atributos específicos de tu compañía, para asegurar que la herramienta se ajusta a las necesidades de información de tus equipos de Marketing, Ventas y Servicio al cliente: HubSpot Sales Hub y Service Hub.
Configuración de propiedades de negocios es el equivalente a las propiedades de contacto anteriormente mencionadas; pero en relación a las oportunidades de venta de tu pyme.
Nuevamente, la clave es la personalización que se puede lograr con una adecuada configuración: ya sea que tu organización venda servicios o productos, puedes configurar la herramienta para que toda la información de esa venta se encuentre correctamente cargada. Esto es importante no sólo para la obtención de métricas, sino también para alimentar los procesos que le siguen a la venta en tu compañía.
De esta manera, puedes cargar datos tales como: producto, condiciones de pago, servicios asociados incluidos, ubicación del cliente; en definitiva, todo aquello que haga sentido en función de tu modelo comercial.
Es importante destacar que al configurar propiedades de negocio y de contacto, se requiere algo de experiencia para determinar correctamente el tipo de campo, y configurarlo adecuadamente: fechas, texto, números, menú desplegable y responsable suelen ser las opciones más utilizadas.
Configuración de pipelines de Ventas
Entender como hacer un pipeline de ventas es una de las secciones troncales de la configuración de tu CRM: se trata de las etapas en que estará dividido tu proceso comercial. Además, HubSpot te permite asignar distintas probabilidades de concreción de la venta según qué tan avanzado esté un negocio; y de esta forma obtener pronósticos o forecast de ventas en automático.
A su vez, el CRM de HubSpot permite establecer condiciones que aseguren que, para que un negocio alcance una determinada etapa en el funnel, exista cierta información mínima previamente cargada.
Esto suele usarse especialmente de manera más restrictiva para cuando un negocio va a ser marcado como "Ganado", para lograr que el comercial añada toda la información relevante de manera obligatoria, pero a la vez, sin hacer demasiado burocrática la carga de tus datos en estadios anteriores de la venta, cuando la oportunidad no pudiera prosperar.
Configuración de permisos según el rol de cada usuario en el negocio
Con respecto a la configuración de permisos, un gerente de ventas debería tener la capacidad de ver los negocios o contactos, o estar habilitado para editar la información en mayor medida que cualquier miembro del equipo comercial, por lo que también se puede configurar y predefinir los permisos para cada uno de los usuarios que manejan la plataforma, en función de las necesidades comerciales de tu organización.
Configuración de alertas, automatizaciones e integraciones con otras apps
Al ser HubSpot una herramienta que se integra con otras aplicaciones que probablemente el equipo ya utiliza (Google Drive, Google Meet, Zoom, Google Calendar y WhatsApp, entre las más conocidas), puedes centralizar toda la información de contactos y oportunidades de ventas para visualizarla sin problemas en en el mismo CRM. Esto permitirá, por ejemplo, que al programar reuniones HubSpot genere los recordatorios y notificaciones pertinentes a los asistentes.
Capacitación de las personas
Una vez que logramos configurar las alertas, automatizaciones e integraciones con otras herramientas, llega el momento de capacitar a las personas encargadas de manejar el CRM, es decir, los integrantes del equipo de ventas. Ante la presencia de una herramienta nueva, es fundamental que las personas reciban el debido entrenamiento para aprender a utilizarla, lo que reducirá las posibilidades de errores y una adaptación más fluida al cambio en la manera de trabajar y gestionar las oportunidades comerciales.
Cabe recalcar que dicha capacitación debe apuntar a brindar un asesoramiento específico del uso que los colaboradores le van a dar a la herramienta, en este caso, todas las funciones del CRM que van a necesitar para llevar adelante el proceso comercial de la manera adecuada. Si bien se trata de una plataforma destinada al área comercial, hay que entender que no todos los procesos de ventas y gestión de clientes responden a las mismas necesidades, porque cada empresa es diferente.
Por eso insistimos en que las implementaciones de este tipo no deben darse de forma genérica, sino comprendiendo que la herramienta de HubSpot llega para ofrecer una solución a ciertos problemas puntuales de procesos y manejo de la información de los contactos.
Revisar el funcionamiento y ajustar
La implementación ya está hecha y las personas que van a trabajar con la herramienta están capacitadas para utilizarla como corresponde. Ahora la consigna es asegurarse de que funcione bien, realizando ajustes periódicos, en la medida en que el equipo comercial lo vaya necesitando, ya sea porque aumenta el número de negocios o es necesario simplificar parte del proceso para agilizar ciertas tareas que pueden optimizar el tiempo de los vendedores.
Estos ajustes tienen el objetivo de detectar oportunidades de mejora en la pata comercial, pero además permite conocer más a fondo los alcances de la herramienta, considerando el valor de otras funcionalidades que HubSpot CRM puede aportar a tu compañía, en un estadio superior de crecimiento.
Seguimiento de la implementacion de HubSpot CRM: ¿Tu equipo realmente lo está utilizando?
Además de las revisiones y ajustes que le vayamos haciendo a la implementación de HubSpot, es importante realizar un seguimiento para asegurarse básicamente que las personas del equipo de ventas están aprovechando los beneficios de la herramienta. Los resultados de este seguimiento también darán a conocer posibles dificultades o problemas que solo podrían manifestarse con el uso diario y no haber sido contemplados durante la capacitación.
Soporte técnico personalizado y general
Ante cualquier consulta técnica o duda sobre el funcionamiento de la herramienta, tu equipo puede acceder a dos tipos de soporte técnico.
Soporte del implementador
Hace referencia al soporte personalizado, contextual que puede proporcionar el implementador de HubSpot, no solo de su conocimiento técnico y práctico de la herramienta en la que es experto sino del conocimiento de tus procesos y uso específico. Este tipo de asistencia puede brindar una ayuda más concreta y vinculada a un proceso clave de tu organización, y puede requerir más tiempo del implementador para resolver problemas y aclarar dudas.
Soporte directo de HubSpot
Por otro lado, HubSpot CRM cuenta con un soporte técnico genérico, pero de todas maneras valioso, especialmente cuando se trata de resolver dudas pequeñas, o muy técnicas y que no dependen del uso específico sino de un uso o aplicación muy puntual. Una consulta sobre cómo usar correctamente una funcionalidad del CRM, saber si se puede integrar a una determinada herramienta, entre otras cuestiones técnicas inherentes al software son algunos ejemplos de lo que puedes esperar de este servicio.
Problemas que una empresa podría enfrentar al hacer una implementación de HubSpot sin ayuda profesional
La implementación de HubSpot no está exenta de enfrentar algunos problemas, cuando no se realiza con el equipo de profesionales capacitados para entender las necesidades de cada caso, o bien cuando la misma empresa tiene intenciones de implementar la herramienta por su propia cuenta, sin ayuda externa. Este es justamente una de las razones principales de que se generen los problemas que detallamos a continuación.
Resistencia a reemplazar sus herramientas anteriores por HubSpot
Uno de los problemas más visibles de una implementación sin ayuda profesional es que las personas del equipo se resisten a abandonar sus herramientas previas, muchas veces tablas de Excel, ya sea por comodidad, costumbre o desconfianza en que una sola herramienta distinta pueda ocuparse de todo y mejorar el rendimiento. No olvidemos que la gente tiende a desconfiar de aquello que promete grandes beneficios.
Entonces, mientras el líder del proyecto se encarga de aprender a utilizar HubSpot o de entender lo suficiente como para poder utilizarla, es probable que el equipo comercial no se convenza del todo de la necesidad de cambiar su antigua manera de trabajar, aunque esto suponga continuar realizando todo el trabajo manual de carga de datos y esfuerzo mental para actualizar estos registros, a medida que se produce alguna nueva interacción con un prospecto o cliente.
Proyecto de implementacion de HubSpot CRM inacabado que genera frustración
Aquí el problema no es comenzar una implementación de manera autónoma sino llevarla a buen término, que es donde la mayoría de las empresas que deciden emprender este camino fracasan. ¿Por qué sucede esto? Generalmente, porque van surgiendo distintos obstáculos en el trayecto que de a poco van generando una sensación de frustración, ya que los líderes que se ponen al frente del proyecto de implementación no tienen la expertise necesaria para resolver las dificultades típicas de adaptar la herramienta a los procesos comerciales.
Otras veces, el obstáculo principal es la falta de tiempo suficiente para dedicarle a un proyecto de este tipo. En la teoría, un par de horas semanales parecerían suficientes, pero esto no es realista si no se trata de un perfil experto en esto. Implementar mientras se aprende toma muchísimo tiempo. A la vez, esto genera confusión, porque los resultados no se ven reflejados con el trabajo y el tiempo apremia, impulsando a muchos dueños de pymes a dar la implementación por perdida y continuar usando la gestión de clientes y oportunidades de Excel o plataforma afín.
Temor a un control excesivo desde la Dirección
Usar un CRM supone incorporar un nivel de visibilidad nuevo para todas las personas en la empresa. Sin el ajuste correcto entre la tecnología y las políticas de gestión de la compañía, se puede perder el equilibrio y generar cierta incertidumbre por control excesivo sobre el equipo de ventas.
El consultor experto es quien arbitra para que la herramienta no se convierta en un mecanismo demasiado burocrático ni demasiado controlador. Del otro lado (equipo comercial), se asegura que sí se utiliza de manera oportuna y suficiente.
Manejo limitado de la herramienta por falta de conocimiento profundo
Finalmente y no menos importante es el manejo limitado de la herramienta que puede desempeñar una persona que no tiene una asesoría externa y busca aprender cómo funciona a base de prueba y error. Esto no significa que no aprenda con la práctica insistente, pero puede requerir una dedicación de tiempo considerable que quizá el dueño o líder del proyecto no pueda darse el lujo de asumir, debido a los otros compromisos que seguramente debe cumplir con los clientes y le van a proporcionar un beneficio económico seguro.
¿Conviene invertir en una implementación de HubSpot asistida? ¿Qué beneficios tendría?
Después de conocer los principales problemas de intentar una implementación de HubSpot sin ayuda profesional, ya imaginarás que la respuesta es sí, totalmente, y estos son los beneficios que ofrece.
Mejor visibilidad comercial
Tener mejor visibilidad implica adquirir un panorama más claro de cómo un equipo gestiona las consultas nuevas y los clientes existentes, lo que te permite potenciar la capacidad para pronosticar tus ventas mensuales y estar atento ante cualquier eventualidad. Aumentar la visibilidad te ayuda a mantener un control más efectivo de tus cierres de negocios y oportunidades en curso, a fin de evitar riesgos o incertidumbre con respecto al destino de una venta o cliente.
Un historial completo y unificado para cada cliente
Significa que tu organización será dueña de la información comercial, y cada interacción relevante se añade a un registro unificado del prospecto. Desde cotizaciones, reuniones, llamadas y mensajes por WhatsApp, podrás generar una historia clínica que permitirá el acceso a cualquier integrante del área comercial que desee entender qué sucedió con un contacto no solo para mantener un seguimiento más preciso sino para brindar una atención más personalizada, atendiendo al detalle.
Menos trabajo manual de reportes
Otro beneficio no menos importante es la reducción del trabajo manual, ya que te permite generar reportes de ventas mensuales / trimestrales, por zonas, tipos de clientes, vendedores, etc., de forma automática. La mayoría de las empresas que no usan un CRM gastan horas todos los meses en armar informes a mano. Con HubSpot, esto puede convertirse en informes que se programan automáticamente para enviarse periódicamente: semanal, mensual o cuando lo necesites.
¿Cuánto cuesta una implementación de HubSpot?
Cada empresa que se dedique a implementar software concibe una manera diferente de cobrar por una implementación, sea de HubSpot u otra herramienta, según el nivel de dificultad, desafíos que presente la empresa y cantidad de horas que le demande ejecutar todo el proyecto.
Nosotros en Crentio no tenemos tarifas predefinidas; sino que cotizamos cada proyecto a la medida de nuestro cliente. La buena noticia es que puedes agendar con nuestro equipo de profesionales una reunión sin cargo para que podamos cotizarte y evaluar si es el mejor momento para empezar o no.
Mejores empresas para implementar el CRM de HubSpot 2025
#1 Crentio
El valor diferencial de elegirnos es que somos implementadores de softwares, específicamente de HubSpot CRM y monday.com. Mientras la mayoría de las empresas consultoras de negocios abarcan o intentan abarcar una amplia variedad de servicios y venta de licencias de diversas plataformas, en Crentio decidimos especializarnos en HubSpot y monday.com, porque consideramos que ambas ofrecen la síntesis perfecta de funcionalidades más efectivas para mejorar, tanto el área comercial como la gestión de procesos de todos los días.
En el caso particular de HubSpot, por nuestro amplio conocimiento y experiencia implementando esta herramienta a nuestros clientes y trabajando nosotros mismos con ella en nuestros procesos, nos permite llevar adelante con éxito proyectos de implementación de HubSpot CRM para equipos comerciales de todos los tamaños y adaptados a cada necesidad.
Nuestros clientes destacan nuestro conocimiento profundo de ambas plataformas, y nuestra disponibilidad de servicio para responder de manera ágil, atendiendo todas sus necesidades.
Como la implementación de estas herramientas es nuestro punto fuerte, todos nuestros procesos internos están pensados y diseñados para una sola cosa: asegurarnos de que nuestros clientes logren una adopción con éxito de la plataforma que necesitan, sea HubSpot o monday.com.
#2 Tiralíneas
Es una empresa tecnológica española que brinda servicios de implementación de softwares. Se destaca especialmente en realizar integraciones entre HubSpot y sistemas de gestión tipo CRM, ERP y ecommerce. Planifican la estrategia digital de sus clientes aplicando inbound marketing.
#3 Leadin
Esta es otra empresa española dedicada a implementar proyectos vinculados a HubSpot, ya sea para integración, migración u optimización de sus funciones dentro de la plataforma. Ofrece sus servicios tanto a clientes directos como a otros partners.
Implementa el CRM de HubSpot con la ayuda de Crentio y potencia tu área comercial
Implementar una herramienta nueva cuando estabas acostumbrado a utilizar una libreta física o una planilla de Excel puede sonar desafiante y no siempre resulta sencillo tomar la decisión de cambiar. Sin embargo, con los profesionales adecuados, el proceso se hace mucho más llevadero y los resultados comenzarán a reflejarse en menos tiempo.
Nuestro objetivo con estos artículos de implementaciones de softwares es justamente facilitarte el tránsito entre la forma tradicional de gestionar tus oportunidades de ventas y el cambio tras la implementación de la herramienta; de modo tal que sepas qué esperar de un proyecto de esta naturaleza: el costo promedio, el tiempo que puede demorar, las ventajas que va a lograr tu negocio con la adopción y la capacitación requerida para que la transformación sea exitosa.
Ya sea que hayas intentado una implementación de HubSpot CRM alguna vez o recién la estés explorando y la consideres una opción conveniente para mejorar tu gestión comercial, nuestra recomendación es que, cuando decidas dar el paso, recurras a la ayuda de un equipo de implementadores expertos para asegurar el éxito del proyecto. Creemos que podemos ser esa solución. Agenda una reunión con nuestros especialistas.
