Cómo implementar un control de inventarios eficiente en Smartsuite

A menudo, muchas empresas padecen diversos problemas a la hora de realizar el control de inventarios. En la medida que vamos teniendo más almacenes, más productos y más personas que intervienen en los movimientos de los productos, empezamos a perder visibilidad y corremos riesgo de pérdida de producto por un mayor desperdicio, riesgo de robos de material, entre otros problemas más críticos.

Ante esta situación, el responsable de la compra de los productos no tiene previsiones sobre la cantidad económica a comprar. Entonces se suele comprar de más para evitar cualquier ruptura de stock. Pero esto lo único que hace es agravar la situación, porque los proyectos se vuelven más costosos y tenemos que salir a vender los artículos sobrantes para recuperar la inversión realizada. 

En este artículo, hablaremos sobre la importancia del control de inventarios de una empresa y cómo una implementación en Smartsuite puede ayudar a escalar nuestro sistema de stock. 

Componentes principales del control de inventarios

El control de inventarios según autores es un sistema que permite gestionar las existencias de una empresa, con el objetivo de optimizar los costos y aprovechar mejor los recursos.

Existen 4 componentes o tipos de control de inventarios que te pueden ayudar a entender con qué frecuencia debes reponer tu inventario y cuáles son los artículos que evidencian una mayor rotación. 

Categoría de los artículos

No hace referencia a la categoría típica de un inventario, sino al nivel de criticidad de los artículos. Generalmente, cualquier empresa que se maneje por tipos de inventarios suele dividir dos tipos de artículos, según el nivel de rotación. Este cálculo se logra dividiendo el costo de los productos entregados en comparación con el costo del stock en un momento dado. 

Tipo A: alta rotación 

Un producto que todo el tiempo está saliendo, ya sea porque se está vendiendo mucho, se está instalando con frecuencia o lo que fuere, probablemente también sea el que también más entrada tenga. Por lo tanto, artículos con este nivel de rotación alta deben reponerse lo suficientemente rápido para cumplir con la demanda de los clientes. Además, un artículo de alta rotación mantiene la rentabilidad, siempre y cuando los ingresos de las ventas se sostengan en el tiempo.

Tipo B: baja rotación

Hablamos básicamente de artículos que no generan demanda o muy poca, por lo que no están propensos a salidas y entradas frecuentes de stock. Normalmente, suelen ser productos que no generan mucha demanda porque tienen cierta exclusividad, es decir, que son muy específicos a un tipo de consumidor en particular y se solicita únicamente por encargo del cliente.

Por este motivo, los artículos de baja rotación van a conformar unas pocas unidades dentro del inventario, que serán las unidades equivalentes a la cantidad de solicitudes o encargos de esos clientes que consumen esos productos exclusivos.

Política y procedimiento de entrada y salida de artículos

Al tener un stock con cierta cantidad de artículos, debes incluir una política que informe quién lo puede solicitar, cómo debería ser solicitado, a través de qué formato y quién lo autoriza, tanto para la entrada como para la salida.

Ahora bien, internamente, deberías también incluir un procedimiento donde obtengas una evidencia de lo que ingresa, mediante la firma de un documento, así como la evidencia de lo que sale, que también debe ser un documento firmado por el responsable.

Entonces, este procedimiento tiene el objetivo de registrar todo el itinerario de los productos que entran y salen del stock. De esta manera, en caso de que se genere alguna falla, puedes dirigirte a esa bitácora de entrada y salida y verificar lo que allí sucedió.

Sistema de administración de inventario

En esta instancia, incorporar un sistema de administración de inventario donde puedas cargar los datos de los artículos (código, número de unidades, lugar en que se ubican, estado en que se encuentran, quién es el proveedor y otras observaciones de interés), puede ayudarte a simplificar el proceso de control del inventario y brindarte más trazabilidad con los movimientos de entradas y salidas de tus productos.

Localización física de los artículos

Asimismo, el control de inventarios debe incluir una localización física de los artículos desde un sistema informático, que permita encontrar la ubicación exacta de un determinado artículo desde la herramienta sin tener que estar buscándolo aleatoriamente de forma manual. Esta función no solo te ayuda a identificar la ubicación de los artículos en tu stock de manera rápida, sino que además te proporciona información relevante sobre su nivel de rotación.

Al contar con este control de localización física en tu negocio, puedes saber dónde se encuentra el producto, cuándo se produce un traslado hacia otro lugar, cuándo se vende y al cliente le brinda una mayor tranquilidad, porque también sabrá dónde encontrar, por ejemplo, el producto por el que preguntó y no estaba físicamente en una de las sucursales a la que había ido inicialmente, pero que sí figuraba en el stock de otra sucursal de la misma marca.

Cómo valorar el inventario en tu empresa

Puesto que la gestión de inventarios es una estrategia efectiva que permite anticiparse a la demanda, evitar excesos de existencias y garantizar la disponibilidad de insumos, materias primas y productos en el momento adecuado, aquí incluimos 3 de los mejores métodos para un control efectivo de tus inventarios. 

Método ABC

El método de clasificación de inventarios ABC es un sistema que permite una asignación de recursos más precisa, a través de la segmentación y organización de los artículos de tu stock en función de su importancia para la empresa, valor económico, beneficios generados, nivel de rotación, entre otros.

El objetivo de esta práctica es priorizar los insumos de un stock que son visiblemente más rentables para tu empresa, los que a su vez tendrán mayor rotación de inventario. Esta priorización obedece a la necesidad de clasificar y privilegiar los artículos que generan mayores ingresos.

En este sentido, los artículos se clasifican A, B y C según su orden de importancia en la tabla de valores de la organización. Así los artículos pertenecientes a la categoría A son los que tienen máxima prioridad y tienen una alta rotación, por lo que reciben un trato especial, en términos de control y asignación de recursos.

Los artículos de categoría B serán menos prioritarios, aunque no necesariamente irrelevantes o prescindibles, mientras que los artículos de la categoría C probablemente sean los que menos requieran esfuerzos, a menos que aumente significativamente la demanda, a la hora de asignar recursos.

Método PEPS

El método PEPS se basa en el control de las primeras entradas y salidas de un almacén. Este sistema sigue un orden cronológico que ayuda a registrar los artículos comprados, vendidos y en stock. Generalmente, es utilizado para comercializar productos perecederos o que requieren estar en constante rotación, como los alimentos, y lo eligen las empresas que tienen un inventario permanente de todos sus productos.

Esto les permite llevar un control más estricto por fechas de las unidades de entrada, costo por unidad y total de compras; unidades de salida, costo total de ventas, incluso los saldos finales de todas estas operaciones. 

La principal ventaja de este método es que puede generar reportes de la rotación de inventario, a fin de conocer, entre otras cosas, qué productos fueron devueltos por los clientes o qué artículos retornaron a los proveedores, por diversos motivos.

Además, PEPS evita que la mercadería en stock se eche a perder, quede obsoleta o pase demasiado tiempo almacenada y ocupando espacio que podrían ocupar otros artículos de mayor rotación e interés para el negocio. En consecuencia, los productos más antiguos son los primeros que deben venderse para evitar la obsolescencia o que caduque en el inventario.

Método del precio ponderado

También conocido como método PMP, se trata de una metodología que busca medir el valor medio de los stocks que se encuentran desde el inicio en un almacén, lo que te permite visualizar qué cantidad de existencias ingresaron y salieron, en función del movimiento comercial de la empresa. Cabe destacar que PMP relaciona los costos totales de compra o aquellos destinados a la producción de bienes o servicios, contabilizando la cantidad de estos productos.

Es un método que básicamente está enfocado en las empresas que no cuentan con un criterio específico para valorar las mercancías o artículos que salen de su almacén. El precio medio ponderado se calcula sumando el precio de cada artículo por la cantidad de artículos comprados, lo que dará como resultado la cantidad total de artículos o productos en stock.

Cómo implementar un control de inventario en Smartsuite

Una vez que conoces los componentes esenciales del control de inventarios y los principales métodos para valorar los artículos de tu almacén, la consigna ahora es trasladar este control a una de las herramientas para el control de inventarios más completas del mercado: Smartsuite. A continuación, te contamos cómo hacerlo paso por paso y de manera eficiente.

Codifica y clasifica los artículos para el control de inventarios

Aquí, debemos entender que cada artículo incluye un código de seguimiento, una categoría que lo diferencia del resto, ya sea del tipo A y B, y luego otras subcategorías que te permiten agrupar los artículos por equipo. Esto agrega mayor visibilidad que realizar tu control de inventarios en Excel, ayudando a identificar los productos que tienen más rotación.

Esta clasificación, a la vez, reduce la posibilidad de errores durante los despachos de productos, ya que muchas veces la carga manual de tantos datos, especialmente cuando el inventario es grande, puede generar descuidos, como anotar mal un código en un artículo y, a causa de esta confusión, empaquetar el producto equivocado, lo que derivará en reclamos y devoluciones de parte del cliente.

A continuación, encontramos dentro del control de inventarios ejemplos de cómo categorizarlos, según el código de seguimiento.

Utiliza un sistema de etiquetado de los productos

Esto es fundamental, sobre todo cuando el producto es físico y se encuentra alojado en almacenes o bodegas muy grandes, por lo que es importante que cada artículo esté correctamente etiquetado. Un sistema de etiquetado permite aplicar etiquetas a productos, envases y contenedores, como parte de una producción en serie.

La importancia del etiquetado reside en que proporciona información clave sobre las características, usos y seguridad de los productos, con el fin de informar a los consumidores acerca de lo que está comprando. Este proceso no solo es fundamental para cumplir con las regulaciones legales sino que ayuda a que los clientes puedan tomar decisiones informadas.

Carga el stock inicial en una tabla de artículos

Esta instancia puedes realizarla directamente en Smartsuite creando un tablero donde cargues toda la información de tu stock, incluyendo cada unidad, código, categoría, precio, proveedor, nivel de rotación, ubicación y alguna descripción relevante que necesites recordar.

Configura una tabla de movimientos de almacén

En otra tabla de la misma plataforma, deberías poder configurar las entradas y las salidas incluyendo las políticas de procedimientos que definimos previamente. Para llevar a cabo esta configuración, debemos considerar 3 pasos clave. 

Responsable del movimiento

Una persona debe ser asignada como responsable dentro de Smartsuite. Esto lo habilitará a ejecutar diversas acciones, desde subir un archivo mandatario a la misma tabla con el resumen de los últimos movimientos del inventario hasta configurar ciertos campos de firma, donde sea autoriza digitalmente ese movimiento (salida o entrada de stock), sin la necesidad de crear un archivo físico. 

Detalle del producto que entra o sale

El mismo responsable debe proporcionar información relevante de cada producto que entra y sale del almacén, a fin de evitar quedarnos sin stock, si de repente aumenta la demanda de un artículo.

Del mismo modo, deberá estar atento a las posibles fluctuaciones de la rotación para tampoco comprar de más y que la mercadería termine hibernando en el depósito, ocupando lugar y generando pérdidas.

Evidencia del movimiento de producto

Finalmente, el responsable del movimiento deberá presentar informes que pongan en evidencia cómo va rotando el producto y también estampar las firmas de lo que autorizó y dejó de autorizar en esos movimientos. 

Conecta los movimientos con la tabla de artículos

Smartsuite permite conectar las tablas entre sí, como así también generar fórmulas muy avanzadas para entender el nivel de stock de cada artículo en tiempo real, en la medida en que vayas registrando cada uno de los movimientos. 

Establece notificaciones ante mínimos de inventario por artículo o grupo de artículos

Esto significa que los artículos pueden dividirse en un inventario mínimo o en un grupo más numeroso con características relacionadas. A partir de las distintas fórmulas que podemos configurar en los niveles de stock dentro del tablero de Smartsuite, tenemos la posibilidad de introducir algunas alertas que den cuenta de cualquier cambio en el stock y así obtener un mayor seguimiento de las entradas y salidas, lo que nos ayudará también a optimizar los recursos de la organización potenciando la rentabilidad. 

Optimiza tu control de inventarios de la mano de Smartsuite y Crentio

Hasta aquí, hemos hablado de los componentes principales que incluye el control de inventarios, los 3 métodos recomendados por Crentio para mantener un seguimiento eficiente y cómo implementarlo paso a paso con éxito en Smartsuite. 

Si tu negocio está comenzando a crecer, has incorporado más personas para gestionar tu procesos de compras y las operaciones, y aun así sientes que el control de tu inventario no logra la visibilidad deseada para evitar los típicos problemas de stock, ya sea de faltantes, ruptura o exceso, y consideras que Smartsuite es la solución a tu medida, agenda una videollamada con nosotros para que te ayudemos a implementar la herramienta de la mejor manera.