En el intento por desarrollar un departamento de compras separado del área administrativa y financiera de tu empresa, es probable que empiecen a aparecer, tanto problemas como oportunidades de crecimiento. Las oportunidades irán surgiendo a partir del aprendizaje y la experiencia de gestionar un proceso de compras de principio a fin; no obstante, los problemas pueden ser el resultado de mantener una gestión desordenada.
Para agregar orden a ese crecimiento del área, en este artículo, hablaremos sobre las funciones principales de un departamento de compras en una empresa, los problemas típicos que podemos estar teniendo y cómo monday.com puede ayudarnos a construir un departamento simple, ordenado y escalable.
Departamento de Compras funciones
La gestión de compras en logística es una práctica empresarial que busca seleccionar, negociar, brindar seguimiento y control de los proveedores de insumos o servicios que requiere una empresa para alcanzar sus principales objetivos de negocios. Esta es una definición típica de la gestión de compras según autores diversos, pero nosotros queremos ir un poco más allá hablando de qué es lo que realmente ocurre en esta área.
Identificamos dentro de todo departamento de compras organigrama con las diversas funciones importantes que deben incluirse sí o sí para que el proceso de adquisición se desarrolle de la manera adecuada y sin interrupciones. Veamos ahora la importancia de la gestión de compras en estas 3 de las funciones más relevantes para tu negocio.
Administrar, controlar y comunicar los flujos de compras
Todo requerimiento de materias primas e insumos se tiene que centralizar, obtener el control de esa solicitud o procesamiento y comunicar al resto de las áreas quién es el responsable de ese flujo de compras. Por este motivo, siempre que haya un departamento de compras, es necesario encargarse del proceso de compras de punta a punta para gestionar adquisición de algún servicio o producto y que el resto de las personas del equipo estén al tanto de los requerimientos y sean debidamente notificados cuando el pedido es confirmado, se encuentra en tránsito y finalmente fue entregado a destino.
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Reducir costos de adquisición
Una función no menos importante es reducir costes de adquisición. Generalmente, cuando hay una persona al frente del área de compras, suele tener mayor disponibilidad para investigar mejores precios, buscar alternativas de proveedores que sean más convenientes para la empresa y probar si estas alternativas funcionan de la manera esperada.
Hacer esto permite establecer ciertos términos de negociación con los proveedores, por el hecho de existir una persona específica y responsable de las compras que cuenta con ciertas habilidades para negociar formas de pago. Entonces, esta persona, además de saber administrar el departamento de compras, su segunda función implica tener la capacidad de, a través de distintas estrategias de investigación y negociación, reducir significativamente los costos de las compras.
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Establecer relaciones de confianza
Parte del sentido de desarrollar un departamento de compras es que tu equipo establezca una red de proveedores de confianza para que tus operaciones no se vean afectadas. Lograr relaciones duraderas y de confianza con los proveedores te permite obtener ciertas proyecciones a futuro garantizando la provisión de productos o servicios y tener la seguridad ante posibles urgencias de que podrás contar con la mercadería que necesitas.
A la vez, esto puede acelerar los tiempos de procesamiento de la solicitud de compra y entrega o incluso la misma relación de confianza con tus proveedores puede favorecer que prioricen tus necesidades por encima de otros clientes o competidores.
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Desafíos de la Gestión del Departamento de Compras
Estás construyendo tu área de compras y logras identificar estas funciones para estructurar tus procesos. Sin embargo, a medida que las oportunidades de negocios aumentan, probablemente, te enfrentes a ciertos desafíos. A continuación, mencionamos algunos de los que típicamente identifican la mayoría de las empresas, cuando comienzan a crecer.
Dificultades con la anticipación a problemas
Uno de los problemas que suelen presentarse en un departamento de compras que se está desarrollando es la dificultad para anticiparnos a los problemas potenciales que pueden surgir, como por ejemplo, alguna rotura de stock, alguna demora en la prestación del servicio. A veces, el departamento de compras puede ser tanto de productos como de servicios. Entonces, puede suceder que el proveedor del servicio no brinde la visibilidad que necesitas, se demore y esto ocasione problemas.
A menudo, compras se comporta como un departamento reactivo cuando el resto de las áreas, clientes o proveedores le solicita algún requerimiento o genera alguna alerta. En esto de administrar, controlar y comunicar los flujos y reducir los costos de adquisición, muchas veces actuamos de manera reactiva. Esto ocasiona que la reacción ante un problema salga más cara que la anticipación. En consecuencia, la reactividad es incompatible con las proyecciones de compras que debería asegurar el área para mantenerse operativa, porque al recibir los requerimientos sin tiempo de antelación, obtendremos el pedido fuera de término o, con suerte, sobre la marcha.
Gestión documental y administrativa
A veces, en el mismo desorden que suele tener un departamento de compras en desarrollo, es posible que la lista de proveedores también caiga en este caos, por lo que esto puede repercutir en la gestión documental y la gestión administrativa de la compra. En este ámbito, pueden suceder miles de problemas, desde extraviar algunas órdenes de compras, olvidar incluir algún producto en la solicitud o que este no pase por un proceso correcto de cotización o licitación, por incluirse a último momento.
Entonces, todo el proceso termina siendo artesanal y poco formal, lo que impide que tengamos una visibilidad completa de lo que sucede en el departamento, si estamos entregando a tiempo las solicitudes, si todos los productos están incluidos o si estamos recibiendo a tiempo las compras al final del día.
Integración del Departamento de Compras con el resto de la empresa
Con frecuencia, el departamento de compras no comunica de manera acertada o en el momento oportuno el estado particular de la solicitud del área administrativa o del área logística. Esto puede ocasionar que se produzcan desavenencias entre el área de compras y logística, con respecto al depósito o traslado de los materiales que se compraron.
De algún modo, Compras se desprende del resto de la empresa y termina trabajando como una entidad separada o aislada de la organización, con sus propias reglas y dinámicas de trabajo. Cuando esto ocurre, se pueden generar fricciones entre áreas que impactan negativamente en la gestión de las ventas y el trato con los clientes.
Extrema dependencia con proveedores y productos
El hecho de trabajar con un solo proveedor para ciertos productos puede desencadenar diversos problemas más o menos graves, dependiendo de la gente que estemos contratando. A veces, tener varios proveedores puede resultar poco escalable y por demás costoso, sobre todo si establecemos un contrato a largo plazo. En cambio, tener una sola empresa que te administre puede permitir establecer una condición de negociación a largo plazo. Pero por otro lado, te limita a depender de ese único proveedor como tu primera y última opción.
La dependencia a servicios o productos que no son centrales para el servicio o la operación de tu modelo de negocio no es un problema en sí, sino cuando esa dependencia se vuelve un poco extrema y termina afectando la operación. Entonces, tenemos ciertos productos o servicios que son clave para la empresa y solo contamos con uno o dos proveedores disponibles. Esto genera que tengamos menos maniobra de negociación, y ante la potencial falla o cancelación de ese único proveedor, nos quedamos sin alternativa para gestionar las compras en tiempo y forma, de cara al servicio que brindamos a los clientes.
Dificultades para planificar y hacer proyecciones
Si te está costando anticipar los problemas, notas que surgen dificultades en la gestión documental producto del desorden en el departamento, identificas dificultades para integrar el área al resto de los departamentos de la organización para entender lo que sucede y las necesidades del día a día para la efectiva operación, y además sostienes cierta dependencia a uno o dos proveedores, el área de compras no puede planificar correctamente ni realizar proyecciones a futuro.
¿Por qué implementar monday.com para tu departamento de Compras?
Generalmente, puesto que los departamentos de compras poseen una estructura de compras muy derivadas de áreas administrativas y contables, se suelen monitorear en el software contable o ERP de una empresa. Entonces, es probable que esta herramienta no sea suficiente para abarcar todos los procesos o instancias del área de compras.
No obstante, si ya estás utilizando un software contable que te funciona bastante bien y no tienes pensado sustituirlo por una plataforma de gestión eficiente, pero quizá consideras una integración de tu mismo ERP con una herramienta más completa, lo puedes hacer porque las plataformas no son excluyentes.
No obstante, en nuestra experiencia, el software contable presenta dos debilidades:
- No suele mostrar proyecciones a futuro, es decir, solo te muestra el histórico de tus compras y procesos administrativos pero no lo que podría suceder más adelante, teniendo en cuenta ese balance, lo que podría limitarte a la hora de tomar decisiones informadas, como por ejemplo, en el pronóstico de demanda;
- No suele ser tan intuitivo y amigable para llevar a cabo la gestión y documentos de los procesos de compras. Por este motivo, implementar una plataforma como monday.com, que sea más amigable y colaborativa, donde toda el área pueda estar presente y caminar en la misma dirección, puede convertirse en una mejor herramienta que un ERP, a largo plazo.
Cómo construir un departamento de Compras en monday.com
El software monday es una plataforma de gestión de proyectos y tareas que funciona como un ecosistema tecnológico muy completo capaz de integrarse a distintas aplicaciones y herramientas, automatizar procesos y digitalizar documentos.
Montar tu departamento de compras en esta herramienta te proporcionará no solo mayor visibilidad a tus operaciones y procesos productivos, sino que también te permitirá mejorar la comunicación con el resto de tu organización, a través de tableros con información centralizada. A continuación, te compartimos las mejores prácticas para empezar a construir tu departamento de compras paso a paso utilizando monday.com.
Construye una base de proveedores, productos y servicios
A partir de toda la información que reuniste de tus proveedores (quiénes son, qué tipos de productos o servicios ofrecen, puntos de contacto, condiciones de pago, etc.), productos y servicios, construye una base de datos en la plataforma.
Diseña un formulario para la solicitud de materiales y servicios
Monday permite crear formularios, ya sea predeterminados o personalizables, para solicitar materiales, insumos o servicios sin la necesidad de que la persona tenga acceso al sistema, a través de un formulario público donde la persona pueda realizar una solicitud a Compras, y esta ingresaría directamente al departamento.
Tablero de gestión de compras
Implica armar un tablero en la plataforma para la gestión de compras donde se incluyan las principales instancias, fechas y responsables del proceso. Puedes usar tanto una plantilla predeterminada como crear un tablero de cero y personalizarlo a tu gusto, configurando la privacidad o restricciones que prefieras sobre la información que allí aparecerá.
Sin embargo, en el caso de que tu negocio gestione tanto compras nacionales como internacionales, es recomendable crear tableros diferentes para lograr una visibilidad más amplia de cada una.
Compras nacionales
Este tipo de compras conllevan menos procesos y, por ende, menos nivel de dificultades. Solo hay que prestar atención al estado de las compras, el estado de las solicitudes de pago, si estas fueron entregadas adecuadamente, quiénes son los proveedores vinculados a estas compras, entre otras cuestiones.
Importaciones
Aquí el proceso es más extenso, ya que no solo es preciso monitorear el proceso de la fabricación, sino también realizar un seguimiento del tránsito del comercio internacional, el despacho en la aduana de destino y entrega nacional, por lo que suele haber al menos 4 etapas principales. En el medio, no solamente interviene el proveedor del servicio sino también agentes aduaneros, fletes marítimos, terrestres y aéreos. También están involucradas cuestiones de índole impositiva, de seguridad, entre otras que deben monitorearse en un tablero exclusivo y no podrían incluirse en el mismo tablero de las compras nacionales.
Vincula tu tablero de compras a un tablero de pagos
Si bien la instancia de pagos debería gestionarse en un software contable, a veces y debido a una cuestión de gestión, sí hace sentido tener un pequeño tablero de pagos, donde vayan llegando todas las solicitudes del área de compras y que podamos trabajar de manera colaborativa. Entonces, Compras solicita el pago y Administración o Finanzas lo gestionan y determinan qué está pago y qué no. En este sentido, podemos visualizar dos formas de visualizar las gestiones de pagos.
Pagos de anticipos
Dentro de tu tablero de pagos, monday.com te ofrece la opción también de incluir una columna donde se mencionen los pagos de anticipos por las compras realizadas. Este registro permite obtener visibilidad de los anticipos que se destinan a los proveedores por reservar o asegurar una determinada solicitud, que generalmente involucra materiales o insumos sumamente exclusivos o difíciles de conseguir en el mercado.
Cancelación de saldos a proveedores
De igual manera, en el mismo tablero puedes incluir una vista para la cancelación de los saldos a los proveedores, lo que te ayudará en el registro de las cuentas que vas saldando para evitar descuidos a la hora de pagar o dudas sobre si efectivamente cancelaste una cuenta o queda pendiente. Esto es fundamental como comprobante de pago interno para mantener la transparencia de tu flujo de caja.
Estado de cuenta por proveedor
En monday, asimismo puedes visualizar el estado general de las cuentas con tus proveedores en función de lo que te indicaron pagar por las compras realizadas. Lo que figure pendiente de pago, aparecerá aquí, en tanto lo que vayas cancelando deberá visualizarse en la vista de "cancelación de saldos a proveedores".
Flujo de egresos
Según todas las solicitudes de pagos que tengas, esta parte del tablero te permitirá entender cómo debería progresar la proyección de flujo mes a mes o semana a semana de las próximas fechas de pago a tus proveedores.
Configura los usuarios y equipos
Una vez que tienes diseñado tu tablero de gestión de compras con los datos de tus proveedores y pagos, configura los usuarios y equipos que tendrán acceso a este tablero. La plataforma te permite la opción de tableros públicos, privados o compartidos, a fin de administrar quiénes, además del equipo de compras, podrán ver o incluso editar la información contenida allí.
Establece alertas y notificaciones críticas para tu proceso
Además de construir tu base de proveedores, productos y servicios, crear formularios de solicitudes de compras, diseñar tu tablero de gestión de compras y vincularlo a un tablero de pagos y configurar usuarios y equipos, el próximo paso es definir alertas y notificaciones que te permitirán obtener un seguimiento efectivo de todo lo que ocurra en el área, pero también notificar a las personas ante cualquier cambio, evento, incidencia, etc., en tiempo real, para ejecutar las acciones que sean necesarias para evitar posibles contingencias futuras.
Diseña un panel de control y compártelo con los usuarios
Los paneles de monday con inteligencia artificial te permiten crear informes y resúmenes con la información relevante que necesitas para gestionar tus flujos de trabajo. Al tener la opción de público y privado, puedes elegir quién puede ver y quién no tu panel y conectarlo a tu tablero de compras. De esta manera, puedes compartir tu panel de control con tus colaboradores.
Incluso, puedes importar archivos de otras aplicaciones y exportar el panel en PDF y Excel para una mejor visualización. Además, puedes editar y filtrar la información de distintas áreas del departamento de compras, organizando tu panel con widget que te faciliten las búsquedas en torno al proceso de adquisiciones, control de inventarios y eficiencia del área, etc.
Si este contenido te pareció interesante y buscas más información en nuestro blog, en artículos relacionados como indicadores de compras y gestión de inventarios puedes encontrarla.
Ordena tu departamento de compras con monday.com y Crentio
A lo largo de este artículo, hemos hablado de las principales funciones del departamentos de compras, identificando los posibles problemas o desafíos que suelen presentarse en las empresas, la importancia de implementar una plataforma de gestión como monday para ordenar el área, integrarla con otras herramientas y cómo llevarlo a cabo paso por paso. En definitiva, encontramos en la gestión del departamento de compras ejemplos clave de cómo optimizar este proceso de manera escalable con la ayuda de esta herramienta.
Si tu departamento de gestión de compras se encuentra en pleno desarrollo, pero aún no tiene la robustez necesaria para apalancar el crecimiento de tu negocio de forma sostenible, y te diste cuenta de que monday puede ser la solución tecnológica que te ayude a lograrlo, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte y acompañarte en este trayecto.
