Si tu empresa está en crecimiento, probablemente estés buscando la mejor forma de sostener el control administrativo de un espacio donde conviven más colaboradores, clientes y proveedores, procesos y roles. Ante esta situación, probablemente hayas pensado en tres escenarios: por un lado, contratar un software que nos brinde escalabilidad, incluir un enfoque por procesos para ordenar la empresa y, por el otro, introducir metodologías de gestión de proyectos que nos permitan avanzar con una visibilidad panorámica.
No obstante, para que estas 3 estrategias agreguen valor realmente, es necesario priorizar antes la metodología, ya que dirigir el negocio se vuelve muy complejo sin una metodología acorde, por lo que terminamos sumando reuniones diarias para entender los problemas de la empresa. Entonces, el control de nuestro negocio se vuelve agotador y pasamos más tiempo resolviendo cuestiones operativas que enfocándonos en las cuestiones estratégicas para que la empresa siga creciendo.
En este artículo, hablaremos sobre EOS (Entrepeneurial Operating System) como metodología de control administrativo y cómo puede ayudarte a enfocarte en los principales puntos de la compañía.
El sistema operativo empresarial (EOS), por su sigla en inglés, es un enfoque metodológico que reúne un conjunto de conceptos atemporales y herramientas prácticas y probadas para alcanzar con éxito tus objetivos de negocios y superar nuevos desafíos vinculados con el crecimiento. Estos conceptos se basan en 3 preceptos fundamentales: visión, tracción y salud. La visión te permitirá estar en sintonía con respecto a dónde se dirige la empresa y cómo planeas llegar a ese punto. La tracción implica incorporar disciplina, concentración y responsabilidad de punta a punta para que todos los integrantes de la organización estén alineados con la visión en su rutina diaria. Una empresa saludable asegura un liderazgo más cohesionado, funcional y que aporte estabilidad para un crecimiento escalable y medible.
EOS no es un sistema operativo informático sino un sistema operativo humano que aprovecha la energía de las personas mediante una serie de prácticas y herramientas complementarias a ese esfuerzo. Dicho de otro modo, incorporar EOS implica un cambio de mentalidad, una adaptación a las necesidades del negocio y de la gente que participa en él para encaminar el rumbo de la organización. Pensar en lo que necesita tu empresa para crecer hará que te apoyes más en las personas y estas, a la vez, se apoyen en tu visión y crean que vale la pena luchar por llevar adelante ese desafío de crecimiento. Por supuesto que surgirán problemas, pero la sinergia de equipo generada permitirá que el trabajo se potencie y produzca resultados más significativos.
Una de las particularidades de la metodología EOS es su compatibilidad con el control administrativo, porque ayuda a las empresas a mejorar el curso de las acciones, la alineación entre áreas, la trazabilidad y seguimiento de los procesos, la visibilidad de los flujos de trabajos y la resolución de problemas. Cuando trabajas bajo la metodología EOS, todos los integrantes de tu empresa comparten los mismos intereses y objetivos, lo que asegura un mejor funcionamiento general y un aumento de la rentabilidad a largo plazo. Ahora bien, la falta del control administrativo que puede proporcionar EOS podría generar los siguientes inconvenientes.
Al comienzo de un negocio, la carga de trabajo puede llegar a ser manejable para el dueño o director de la empresa, pero esto con el tiempo está destinado a cambiar, porque ese es el precio del crecimiento: trabajar más horas, gestionar más negocios, ocuparse de más cosas que antes no estaban contempladas. En consecuencia, los directores terminan saturados y sintiendo que no llegan a cumplir con todos los compromisos y responsabilidades para mantener el negocio a flote. Por un lado, saben que están manejando volúmenes de trabajo demasiado grandes, lo que les podría generar un mayor estrés laboral al aumentar la cantidad de tareas pendientes, pero por otro lado, tampoco sienten que sea el momento de delegar cuando no encuentran en las filas del negocio personas adecuadamente capacitadas para asumir este rol.
Con el aumento de la carga laboral, nuevos proyectos y negocios, aumentan los riesgos de que se generen problemas de diversa índole, por lo que es posible que nos encontremos perdidos al intentar indagar en la causa raíz de estos problemas, a medida que aparecen. Entonces, se termina dejando de lado esta búsqueda para enfocarse únicamente en los síntomas, resolviendo de manera paliativa y superficial el problema, pero sin descubrir la causa para evitar que vuelva a producirse. Esta postergación indefinida de resolver los problemas desde la raíz irá generando otros, y cuando nos demos cuenta, la bola de nieve será demasiado grande como para seguir implementando medidas paliativas.
La falta de una metodología de control administrativo va a propiciar una estructura de personas desordenada, sin un norte establecido y, por consiguiente, roles funcionales que no estén definidos. Si no hay definición de roles, las personas no sabrán qué funciones y responsabilidades les corresponden a cada uno y es ahí cuando empiezan los conflictos y fricciones en el equipo, porque siempre habrá alguien que trabaje de más y alguien que trabaje de menos, en lugar de que esta carga de trabajo esté razonablemente distribuida, según roles específicos. Esto influye drásticamente en la contratación, porque aunque sientas que incorporar más personas ayude a aliviar la carga, sin establecer inicialmente los roles que se necesitan cubrir, las nuevas incorporaciones no agregarán valor, porque seguirá habiendo una mala distribución, pero además estarás ocasionando un gasto sin retorno de la inversión.
¿Sientes que para saber el estado de los flujos de trabajo de tu equipo tienes que agendar reuniones y seguimiento constante porque de otra forma no te enteras de las cosas o te ves obligado a preguntar cómo van? Uno de los principales problemas de la falta de control de procesos es requerir reuniones todos los días y que estas se conviertan en una pérdida de tiempo para las mismas personas que precisamente buscan realizar una gestión del tiempo más eficiente.
El enfoque EOS incluye diversos componentes que facilitan el control administrativo en las organizaciones. A continuación, desarrollamos los que en nuestra experiencia consideramos más relevantes para conducir tu negocio hacia el éxito.
Implementar EOS garantiza que todas las personas de tu organización estén conectadas y dirijan sus acciones hacia el mismo objetivo. En lugar de que solo el dueño o director se preocupe por gestionar los negocios, las personas que lo rodean compartirán su visión y actuarán en consecuencia en un esfuerzo colaborativo. De esta manera, podrás delegar con confianza, sabiendo que cada persona entiende el rol que ocupa y cómo puede contribuir en el crecimiento de tu compañía, lo que sin duda hará disminuir la presión y saturación de trabajo.
Además, EOS te proporciona una estructura ordenada de personas, roles y procesos, del mismo modo que lo hace un sistema de gestión de calidad. Al alinear estos 3 niveles, es más fácil lograr una empresa eficiente e incrementar la productividad. Una estructura ordenada implica tener a las personas adecuadas para ocupar los distintos roles requeridos para impulsar tu organización y que entiendan todos los procesos para que eso suceda. Al tener una perspectiva integral, EOS se adapta al enfoque basado en procesos, ya que es posible mantener un control administrativo de principio a fin de todo lo que sucede en tu empresa.
Asimismo, la metodología EOS te ayuda a tomar mejores decisiones basadas en el análisis de datos, a fin de que tus estrategias del plan de acción orientadas al cumplimiento de metas y objetivos estén respaldadas por información certera y confiable, tanto de la situación actual de tu negocio como de la influencia del entorno externo para decidir si llevar adelante un determinado negocio es viable o no en el corto plazo. Tomar decisiones informadas te permitirá reducir los riesgos de problemas, identificar sus posibles causas y resolverlos a la brevedad mitigando el impacto signficativamente.
Gracias a las sesiones de seguimiento y las rocas estratégicas, que son prácticas orientadas a establecer objetivos escalonados más pequeños para promover el alcance de los objetivos mayores, EOS te ayuda a mantener a raya las incidencias que podrían presentarse en cualquier etapa de la ejecución, ya sea de un proceso, proyecto o plan de negocio. La suma de objetivos más fáciles de alcanzar vinculados al objetivo mayor da como resultado que este necesariamente se termine cumpliendo. También es una forma eficaz de aumentar gradualmente la exigencia del objetivo, de forma tal que los obstáculos y dificultades sean más fáciles de sortear en el camino para reducir el grado de incertidumbre sobre lo que podría suceder o no en la empresa.
El control administrativo también se puede realizar a través de un correcto diseño y documentación de los procesos. La metodología EOS te ofrece mayor visibilidad de la información en la gestión documental, al igual que aportar claridad sobre las mejores prácticas o procedimientos para llevar a cabo estos procesos clave. Si complementas esta metodología con la incorporación de un software contable, podrás obtener una optimización de procesos que aporte valor a todo el negocio de manera integral.
La tracción, como uno de los 3 pilares del método EOS, se vincula al progreso empresarial en el impulso y esfuerzos que realizamos para alcanzar ciertos objetivos de negocios, a medida que nuestra empresa crece. Cuando la tracción se agota, las ventas y la base de clientes tiende a disminuir, porque la realidad demuestra que hay algo que no estamos haciendo o dejamos de hacer para asegurarnos de que los objetivos se cumplan. Fijar objetivos claros puede ayudar a reducir la presión de la tracción, permitiendo que los esfuerzos sean equilibrados entre todas las personas de la organización. Además, aporta disciplina, compromiso y entusiasmo en aquello que queremos lograr, erradicando de nuestra rutina todos los hábitos poco saludables que nos saturan la rutina y nos llenan de estrés, ante lo que parece demasiado desafiante.
Una vez que entiendes que EOS es compatible con la necesidad de control administrativo para tu empresa y los elementos principales que la componen, estamos en condiciones de trasladar este enfoque a un software de gestión, que te proporcione la claridad que necesitas para
Monday.com es una de las plataformas de gestión más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más. Esta característica la hace ideal para el control administrativo de tu organización.
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales. Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros, lo que también la convierte en una opción adecuada para controlar todas las etapas de un proceso administrativo.
Si te encuentras en ese estadio de crecimiento en que cada vez tienes más colaboradores, roles, procesos, clientes y proveedores, y sientes que el control del tus negocios es insuficiente, pero te interesa saber más a fondo sobre cómo implementar la metodología EOS, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte y acompañarte en este camino.