¿Te suele suceder que a pesar de haber comenzado a utilizar indicadores tu información sigue estando desordenada? ¿Te cuesta identificar la causa de por qué obtuviste ese resultado, ya sea negativo o positivo. Probablemente, ya cuentes con reportes de lo que ocurre en tu empresa pero eso no llega a ser suficiente para entender las causas que generan un resultado en distintas áreas o procesos.
Por consiguiente, es difícil tomar decisiones en función de este resultado parcial. De ahí que sea tan importante conocer y contar con distintos tipos de indicadores para ordenar toda la información vinculada a tu negocio. Esto te permitirá obtener una mayor visibilidad y transparencia a tus flujos de trabajo y cómo tus colaboradores los ejecutan.
En este artículo, hablaremos sobre cómo ordenar los tipos de indicadores en tu empresa y convertirlos en un sistema de métricas robusto y escalable.
Como ya abordamos en un artículo anterior, el enfoque de la gestión por indicadores se orienta básicamente a la implementación de un sistema de métricas para medir el estado general de tu organización. Estos indicadores permiten arrojar datos cuantificables sobre el desempeño de un proceso, a partir de datos anteriores con los cuales establecer una comparación para analizar el rendimiento o evolución de dicho proceso a lo largo del tiempo.
El objetivo de utilizar indicadores en una empresa es conocer en qué estado se encuentra para entender qué ajustes o medidas se pueden aplicar en los procesos para que generen mejores resultados, alineados con los objetivos estratégicos.
Implementar distintos tipos de indicadores de gestión ofrecen diversos beneficios, especialmente para las pymes. Los datos de las causas que provocaron una situación en particular, la generación de proyecciones de lo que podría suceder en el futuro y la facilidad con que la información suministrada promueve la planificación de metas realistas son tres de los beneficios más significativos que te brinda incluir un sistema de indicadores clave.
Ahora bien, ¿qué necesitas para aplicar un sistema de estos en tu organización? Tener roles funcionales, procesos y objetivos definidos que te ayuden a entender lo que vas a medir, cómo lo vas a medir y cuándo lo vas a medir para saber qué decisiones tomar y en qué momento.
Implementar un sistema de indicadores incluye tener en cuenta ciertos componentes para que las métricas generen datos efectivos y confiables. A continuación, enumeramos de los indicadores de medición ejemplos de sus características más destacadas.
En primer lugar, los indicadores que implementes en tu negocio deben determinar las causas que expliquen el resultado generado. ¿Por qué llegamos a este número? ¿Qué desencadenó el resultado que obtuvimos? En todo dato revelado, existe un antecedente que lo generó, lo que permitirá establecer las posibles circunstancias de un resultado, sea positivo o negativo.
Esto te brindará visibilidad para trabajar en ellas y aplicar acciones correctivas, si se trata de un problema, o mantener el mismo esquema de trabajo, si los resultados fueron de crecimiento.
Los indicadores de resultados hacen referencia a las métricas proporcionadas por el indicador, en función del análisis de datos de un proceso o del desempeño de una persona del equipo. Ahora bien, veamos cómo pueden ser esos resultados generados por el indicador.
Todo resultado del indicador, sea del tipo que fuere, debe expresar una cantidad numérica que revele lo que está sucediendo con el flujo de trabajo que buscamos medir.
Asimismo, el resultado debe registrarse en un plazo de tiempo determinado, es decir, que un hecho particular obedece a las circunstancias de un periodo de tiempo específico y no otro. Delimitar el tiempo de lo que se desea medir en plazos o periodos ayuda a tener visibilidad del proceso, área o desempeño de la persona durante ese trayecto, lo que contribuye a tener un control más preciso de lo que ocurre en el histórico de tu compañía.
Por otro lado, el resultado obtenido con el indicador está enfocado en alcanzar un objetivo. Medimos siempre para mejorar algo que nos permite seguir creciendo en lo que hacemos. Entonces, el objetivo es la mejora que definimos a partir de ese resultado. Por este motivo, los indicadores están estrechamente vinculados a la toma de decisiones basada en datos relevantes.
Finalmente, el último componente, vinculado al resultado, es el conjunto de acciones a llevar a cabo al evaluar dicho resultado y el impacto que que podría generar para la empresa cambiar, de pronto, la manera en que se venía trabajando con un proceso, procedimiento o persona. En definitiva, contar con un sistema de indicadores tiene que poder brindarte recomendaciones, pasos a seguir y algún indicio acerca de si ese resultado es positivo o negativo, dependiendo de la meta u objetivo que plantees a través de ese indicador.
Por eso es fundamental que contenga estas 3 variables, porque sin una meta a alcanzar nunca sabremos si estamos haciendo las cosas bien o mal. Entonces, al incluir estos componentes, el sistema de indicadores implementado ya debería de poder ofrecerte toda la información de cómo se encuentra actualmente la empresa, en función de un objetivo, periodos anteriores, otro departamento o responsable del mismo proceso.
Una vez que tenemos claro de qué se trata la gestión por indicadores y delimitamos sus componentes principales, el próximo paso está orientado a integrar los distintos tipos de indicadores cualitativos y cuantitativos más adecuados para tu organización.
Los indicadores de crecimiento son aquellos encargados de medir la rentabilidad de un negocio, a partir de qué tan productivas son las personas que integran el equipo. En estas métricas se mide el esfuerzo realizado para alcanzar objetivos de crecimiento escalable, tanto a nivel de productividad como de nivel de ventas.
Los indicadores de productividad incluyen tanto la productividad operativa como la administrativa. Los del primer grupo se enfocan en obtener resultados de crecimiento (procesos de ventas y operaciones). Los del segundo grupo se centran en mantener la eficiencia de los roles administrativos, la cadena de valor, gestión empresarial y capital humano.
Ahora bien, dentro de los indicadores de productividad operativos, reconocemos dos clases:
En tanto que los administrativos engloban también dos subtipos:
Existen 3 tipos de métricas o indicadores de ventas para medir el desempeño comercial de tu equipo de ventas para alcanzar los objetivos del área:
Por ejemplo, dentro de los indicadores que miden esfuerzo, algunos de los que podemos encontrar son:
Y si de resultados hablamos, podemos incluir los siguientes:
Los indicadores de eficiencia se ocupan de medir el estado de tus flujos de trabajo, a fin de identificar posibles riesgos o problemas que podrían generar ineficiencias, lo que contribuye a la toma de decisiones informadas para aplicar mejoras significativas destinadas a aumentar la eficiencia de tus procesos y flujos de tareas.
Implica evaluar en qué medida los colaboradores cumplen con las expectativas y responsabilidades de sus roles.
Mide cómo tu área de marketing está manejando estas solicitudes. Un indicador efectivo es el tiempo de respuesta: ¿son atendidas estas consultas dentro del plazo establecido?
Revela cuántas propuestas de ventas se convierten en transacciones reales.
En lugar de registrar la cantidad de reclamos de tus clientes, es más útil medir la tasa de resolución satisfactoria.
Se ocupa de asegurar que se cobre el 100% de las deudas pendientes, e idealmente, dentro del plazo establecido según las condiciones de pago acordadas. Este indicador permite calcular el beneficio neto para entender qué tan rentable es tu compañía.
Los indicadores de desempeño se ocupan de medir y mejorar la productividad de tu equipo de trabajo, así como de la empresa en general. Saber interpretar los datos de los indicadores de la manera adecuada te ayudará a definir tus objetivos y verificar el cumplimiento de las metas a largo plazo y además te permite comprobar que tu estrategia aplicada para alcanzar un objetivo está generando los resultados deseados o es necesario introducir mejoras.
Obtener visibilidad sobre el rendimiento de tu equipo permite replicar lo que se está haciendo bien y continuar mejorando. La toma de decisiones informadas, la identificación de áreas de mejora, la alineación estratégica y detectar riesgos potenciales son algunos de los beneficios de aplicar indicadores de desempeño. Encontramos en estos tipos de indicadores de desempeño ejemplos más específicos a continuación.
Los indicadores de calidad son métricas orientadas a medir los procesos y roles funcionales que impactan directamente en la rentabilidad de un negocio. Uno de los principales enfoques de estos indicadores es evaluar estos procesos, a partir del cumplimiento o no cumplimiento de una tarea en concreto.
Para identificar estos datos, utilizamos también indicadores de eficiencia que nos servirán de medición del logro o no logro de un determinado objetivo, vinculado a esa tarea. Obtener métricas cercanas al 100% de eficiencia significa que nuestros procesos funcionan como corresponde. Si esos valores disminuyen, tendremos una alerta de que debemos implementar una mejora.
Finalmente, no podemos dejar de mencionar, dentro de este tipo de indicadores, el desempeño y productividad laboral de los colaboradores, que mide básicamente el rendimiento de las personas con la carga de trabajo que tienen asignada.
Este indicador no solo muestra el desempeño actual del personal sino la evolución o progreso en el rol que ocupan, lo que contribuye a identificar incidencias, pero también puntos de mejora para continuar avanzando profesionalmente y dentro de la organización. Esta métrica se vincula más a la manera de trabajar de las personas y cómo organizan su día a día, que al funcionamiento o diseño como tales de los procesos.
Una vez que ya conoces de los distintos tipos de indicadores ejemplos clave de los que puedes incorporar en tu compañía y cómo se relacionan entre sí, aquí te recomendamos los 3 mejores software de gestión que te ayudarán a configurar un sistema de indicadores completo.
Databox es una herramienta de análisis de business intelligence que permite construir paneles y tableros de comando para analizar la información de cualquier área funcional y herramienta, reuniéndola en un solo lugar o vista.
Una de las mejores ventajas de Databox es su capacidad de integrar datos, lo que ayuda especialmente a los directores de empresa y profesionales de las ventas y marketing a generar informes personalizados según las necesidades de la organización y agregando métricas requeridas en cada momento, de manera fácil y sin necesidad de tener conocimientos de programación.
Monday.com es una de las plataformas de gestión más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más.
En esta herramienta puedes montar tu sistema de indicadores de manera escalable y ágil y en un solo lugar, recibiendo alertas automáticas cada vez que se produzca un cambio de estado en tus procesos.
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales. Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas.
Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros. Al igual que monday, Smartsuite es una excelente herramienta para el control de procesos, gracias a que puedes implementar tu sistema de indicadores y estar al día con todo lo que ocurre en tu organización.
Hasta aquí, hemos hecho un recorrido por los diferentes tipos de indicadores que puedes implementar en tu organización, sus componentes principales y recomendamos las mejores 3 herramientas de gestión para bajar a tierra la gestión por indicadores que incorpores: Databox, monday.com y Smartsuite.
Si necesitas asesoramiento profesional para trasladar tu sistema de indicadores a una de estas plataformas y tener visibilidad permanente de tus procesos y actividades, agenda una videollamada con nosotros para que podamos ayudarte a lograrlo con éxito.