Si manejas un negocio que recién está comenzando a crecer pero hasta ahora los cierres de ventas han sido por vender e intentar mantener positivo el flujo de ingresos de la empresa, probablemente no tengas la claridad suficiente sobre el monto objetivo de ventas que necesitas, ya que en el radar hay varias cuestiones a tener en cuenta: los costos fijos de la empresa, inversiones planificadas, nuevas líneas de negocios o servicios, entre otros.
Trabajar sin un plan de ventas específico puede ser perjudicial para tu equipo comercial, ya que nos vemos tentados a cerrar todas las ventas posibles sin tener en cuenta factores como: la capacidad actual de la operación, si nuestra oferta efectivamente encaja con la necesidad del cliente ideal, etc. Generalmente, esto sucede porque no contamos con un plan de ventas que nos asegure la tranquilidad de crecer en función de una línea de referencia y no vender por vender.
En este artículo, hablaremos sobre cómo un plan de ventas puede ayudar a ordenarnos, trabajar sobre un horizonte claro, y de esta manera motivar al equipo hacia un objetivo común.
A menudo, la principal preocupación de muchas empresas cuando se están iniciando es aumentar las ventas en función de un público objetivo indefinido, pero sin un norte hacia el cual esta meta tenga sentido. Vender por vender no garantiza un crecimiento sostenido si durante el trayecto olvidamos lo que buscamos lograr con estas ventas. Si no fijamos el alcance de los objetivos a través de un plan de ventas, nunca sabremos si estamos vendiendo lo suficiente, si nuestros esfuerzos son los acertados.
Por ende, tampoco comprenderemos si realmente se está evidenciando una curva de crecimiento. Un plan de ventas estructura la diferencia entre los objetivos comerciales definidos que pueden cumplirse y las ventas aleatorias que no conducen a nada.
A continuación, enumeramos cuatro beneficios de incluir un plan de ventas en tu negocio.
El plan de ventas parte de una base de expectativas que incluye definir objetivos claros y un determinado presupuesto, ya sea anual, trimestral o mensual. De esta manera, al tener presente qué se espera lograr con los esfuerzos del equipo comercial, se busca disminuir las presiones excesivas y reducir el nivel de impacto de los problemas que podrían surgir. Por consiguiente, se va a medir el cumplimiento de los objetivos en función de qué tan avanzados estamos en la ejecución del plan.
En otras palabras, este plan permite comparar el resultado logrado en las ventas en relación con el objetivo establecido. Si se cae una venta, se generó un problema con algún vendedor o lo que fuere, tener las expectativas de crecimiento claras permitirá clasificar objetivamente el nivel de riesgo del problema, dependiendo de cómo venimos con la ejecución del plan de ventas.
La caída de una venta dentro de un contexto donde hemos alcanzado los objetivos del año no tiene el mismo impacto y la misma urgencia en tu negocio que la caída de una venta, en un entorno donde todavía no llegamos al 50%. En este sentido, el contexto que nos brinda el plan de ventas es totalmente determinante para el éxito o el estancamiento comercial: o una venta influye positivamente en el alcance de los objetivos comerciales, o directamente representa un elemento aleatorio que no modifica de manera significativa el camino recorrido.
Entonces, es ahí donde la mentalidad del director cambia y se termina alineando con el objetivo que acordó a principios del año. Por este motivo, el plan de ventas es transformador de las expectativas, diferenciando lo que es crítico de lo que no lo es.
Cabe destacar que no solo afecta a las expectativas en el sentido de ventas que no se cierran, sino que permite valorar el objetivo y la performance que tiene un equipo comercial para no caer en la necesidad de vender más cada vez sin un norte definido. Esto ayuda a alinear expectativas, incluso para trazar objetivos cada vez más desafiantes.
La implementación de un plan de ventas asegura la comunicación efectiva del equipo y fomenta la alineación de todos los vendedores y el gerente comercial con el objetivo común a lograr. Medir el desempeño comercial de las personas va a reflejar resultados positivos, negativos o regulares, en función del avance del plan de ventas con el presupuesto establecido para su ejecución, por lo que este documento además se convierte en uno de los mejores indicadores de desempeño con el que estamos midiendo a las personas.
Desde esta perspectiva, el plan de ventas de un producto es también una herramienta de seguimiento y feedback del progreso de las oportunidades de negocias, a lo largo del proceso de ventas.
En la misma línea que el punto anterior, el plan de ventas permite controlar y mejorar el rendimiento de los asesores comerciales, porque básicamente nos permite establecer KPI de rendimiento para identificar en cuál de ellos hay más oportunidades de mejora y en cuáles se evidencian los mayores logros de cierres de negocios.
Este registro ayudará a diluir las barreras de formación y habilidades en ventas, buscando desarrollar un equipo homogéneo, en donde todos sepan perfectamente cómo llevar adelante un proceso comercial eficiente y abundante en oportunidades que terminen en conversión. Al mejorar el rendimiento de los representantes, el plan de ventas permite achicar la brecha entre expectativas y realidad, favoreciendo un alcance cómodo de los objetivos.
Una vez que tenemos un plan de ventas, un presupuesto y un plazo de tiempo para lograrlo, ya puedes establecer un esquema de incentivos y comisiones de ventas para compensar los objetivos cumplidos y el esfuerzo del equipo. Ahí se define un acuerdo común de comisiones asociado al plan de ventas, que además de realizarse este plan la empresa podrá cumplir con su expectativa de crecimiento.
Por consiguiente, transmitir ese crecimiento hacia el nivel operativo, para que los representantes de ventas también puedan cumplir con sus expectativas de remuneración o recompensas y sean capaces de asumir nuevos conocimientos y desafíos para complementar su formación profesional.
Si bien hay distintos tipos de plan de ventas, existen ciertas características específicas que incluyen a todos para que generen resultados. Veamos ahora cuáles son estos elementos esenciales que lo conforman y cómo se relacionan entre sí.
El objetivo de ingresos hace referencia a los objetivos que plantea tu organización para medir el crecimiento. Puede definirse de dos maneras: por un lado, a partir de una recapitulación de lo que se vendió el periodo pasado, y en función de ello asignarle una cuota de crecimiento. Esto te permitirá obtener un porcentaje de crecimiento de un periodo a otro, que será el resultado de sumar un nivel más alto de esfuerzo, que también se traducirá en un mayor volumen de la carga de trabajo.
El otro cálculo de ingresos se obtiene midiendo por intervalos lo generado en ventas. Por ejemplo, cuando tienes un punto de equilibrio en cierta cantidad, que se logra cuando obtienes los ingresos suficientes para solventar tus gastos fijos sin la necesidad de vender nada más. De esa manera, si no llegaras a vender más en ese periodo, al menos ya pagaste todas tus cuentas. Si bien no logras ganancias, pero tampoco le quedas debiendo a otro. Entonces, el punto de equilibrio es el mínimo y de allí se establece otro intervalo de crecimiento.
Puesto que tu producto o servicio no impacta de la misma manera en la operación, tendrás que fijar los objetivos dependiendo de si estos tienen una mayor o menor utilidad en tu mercado objetivo. ¿Qué productos deseamos posicionar mejor o que se vendan más? ¿Qué aporta mayor valor a nuestros clientes? ¿Cuáles son las necesidades que podemos cubrir con nuestra propuesta de valor?
Los vendedores no se van a desempeñar todos por igual, ya que habrá algunos que sean más consolidados, experimentados y especialistas en ventas que otros que tengan menos experiencia en el rubro. Al clasificar los objetivos por vendedor, permite establecer un criterio de diferenciación para poder repartir mejor los esfuerzos del equipo.
Es fundamental establecer una expectativa de ingresos en diferentes zonas geográficas, porque el plan de ventas te va a proporcionar una bitácora diversa de acciones para poder cumplir con la meta de ventas. El plan comercial no implica simplemente comunicar la venta a alcanzar a fin de mes o en un plazo de tiempo determinado, sino trazar los lineamientos para definir algunas de tus estrategias, como parte del rol del gerente de ventas.
Obviamente, no todo representa ingresos en un plan de ventas, porque para que esto suceda es fundamental fijar dentro del plan un presupuesto de gastos en donde quizá necesites incorporar más personas, una inversión mayor en plataformas tecnológicas, en licencias y capacitaciones, en desarrollo de nuevos procesos, por lo que necesitarás dinero para la generación de leads o inversiones que te permitan robustecer el embudo en cualquiera de sus fases del proceso de ventas.
En definitiva, el plan de ventas tiene dos caras: la generación de ingresos, desde la cual se desprenden distintas estrategias para incrementar ventas, y el presupuesto, que es el medio de inversión por el cual se pueden lograr los objetivos de crecimiento.
Muchas veces, los planes de ventas fallan en personas con menos experiencia por no considerar que algunas acciones y resultados tardan más que otros. Esto ocurre porque se subestima la variable tiempo al suponer que nuestras acciones tendrán un impacto inmediato en el alcance de los objetivos.
Por ejemplo, contratar más vendedores no hará que vendamos más en ese periodo, porque primero tendremos que capacitar a esas personas para que aprendan a gestionar las oportunidades de negocios. Pero este proceso de inducción no es instantáneo, ya que requiere de cierto tiempo para que realmente los resultados de sumar nuevos vendedores con el aprendizaje adecuado se reflejen en el pipeline.
Por esta razón, si quieres obtener resultados con la incorporación de más representantes comerciales, contrátalos con bastante tiempo de antelación, a fin de que tengan más posibilidades de asimilar las habilidades de ventas que los lleve a tener éxito al momento de gestionar sus primeras oportunidades. Tener estimaciones te permitirá determinar si un plan de ventas es realista o no, y qué acciones podrías realizar para hacerlo posible.
Ahora que ya conoces los beneficios y características pincipales de incorporar un plan de ventas para alcanzar tus objetivos comerciales, es momento de materializarlo en tu área comercial, pero para que esto funcione, te recomendamos alinear la proyección de ventas con la operación, a fin de que la capacidad actual sea compatible con la actividad y negocios que logre cerrar ventas.
De lo contrario, podemos llegar a tener problemas en la entrega de productos o servicios. Así como la metodología inbound marketing busca alinear las ventas con el marketing, de igual manera el plan de ventas alinea las ventas con la operación de diferentes maneras.
Es fundamental entender la capacidad actual de tu entrega de servicios, comercialización de productos o gestión de proyectos, dependiendo del modelo de negocio al que pertenezca tu empresa. Hacer esto te permitirá establecer ciertos límites o lineamientos vinculados al alcance de las ventas, qué se puede vender y, en el caso de aplicar una cuota de crecimiento, también la capacidad actual tiene que crecer.
Hay que tener en cuenta que el crecimiento en la operación es bastante similar al crecimiento en un equipo de ventas, porque básicamente también existe una cuestión de maduración, de adopción, de entrenamiento y de rotación natural dentro del equipo de operaciones.
De esta forma, puedes conocer si con tu capacidad actual puedes lograr el objetivo o no. Llegará un punto en el que desde el equipo de ventas apalanques el crecimiento de la operación, y podrás comprender en qué momento se va a dar ese crecimiento y cuándo van a aparecer esos nuevos clientes, proyectos, etc. La capacidad actual se mide a través de las siguientes fórmulas.
La capacidad instalada es el indicador de producción que determina el máximo rendimiento posible esperable por parte de una empresa, teniendo en cuenta los recursos disponibles y el tiempo para llevar a cabo una actividad. La importancia de esta variable reside en estimar el posible rendimiento económico que tu empresa obtendrá como resultado de las ventas.
Dependiendo de cuál sea el modelo de negocio de la empresa, si es de servicio y el recurso principal son las personas que dirigen, coordinan o ejecutan alguna tarea de proyectos o con los clientes, la capacidad instalada, ocupada y disponible se miden en horas. Es decir, la cantidad de horas que trabajas por día es tu capacidad instalada.
Representa la demanda de trabajo de tus clientes por cada proyecto o tareas que realizas, por lo que para medir la capacidad ocupada es necesario establecer ciertos criterios o lineamientos para saber cuánto te va a llevar hacer cada una de las tareas o dirigir los proyectos.
El cálculo se obtiene a partir de la diferencia entre la capacidad instalada y la capacidad ocupada. Estas 3 variables siempre teniendo en cuenta las empresas de servicios, cuyo principal insumo son las horas de una persona o equipo de personas.
Este análisis te permitirá obtener la visibilidad necesaria para entender si tu plan de ventas es compatible con la realidad, es decir, si es realizable cuando deba entregarse el producto o servicio. Y en el caso de que no sea realizable, buscar la manera de poder alinearlo. Esto se consigue generalmente alineando ventas con operaciones, pero cuando esto cae en alguna fricción o conflicto, en muy pocos casos se va a decidir no vender, sino que se va a tratar de presionar para que la operación crezca.
Tiene que ser muy excepcional la situación para que el gerente de operaciones imponga un límite a las ventas ante su imposibilidad de entregar tus productos o servicios vendidos, la estructura se vaya estresando y, por lo tanto, vaya creciendo. Si el plan de ventas no es compatible con la administración de operaciones actual, es operaciones quien toma los recaudos ajustando un presupuesto de crecimiento para alinearse con el plan de ventas.
Una vez que ya entendiste el valor del plan de ventas para el alcance de tus objetivos comerciales, conoces sus características fundamentales y lograste alinear adecuadamente las expectativas de ventas con las de operaciones, el paso siguiente para obtener una optimización completa de tu ciclo comercial es incorporar una plataforma CRM para llevar tus oportunidades de negocios a un nivel más efectivo de visibilidad.
En artículos relacionados a las ventas ya hablamos de los softwares comerciales y de los CRM. Un software CRM es una herramienta que permite a los equipos comerciales gestionar las relaciones con los clientes y leads de manera eficiente y escalable, a través del registro de información relevante de cada interacción, lo que contribuye a tener claridad en cada etapa del recorrido del comprador en la que se encuentra el prospecto. Pero además de esto, son múltiples las ventajas que proporciona esta herramienta a la gestión comercial para montar un plan de ventas.
Una herramienta CRM permite definir el proceso de visualización de oportunidades comerciales de punta a punta, evitando perder detalles, ya sea de los cierres de ventas, los negocios en curso o las oportunidades perdidas en una sola plataforma. Esto ayuda a entender en qué estado se encuentra cada oportunidad, a fin de promover la toma de decisiones informadas, dando prioridad a los negocios que tienen mayores posibilidades de cierre y analizar qué acciones podrían ser necesarias para desbloquear las oportunidades que parecen estancadas.
Asimismo, un CRM te ayuda a configurar los objetivos de ventas de forma efectiva para que estos no queden en el aire una vez comenzado un proceso comercial. De esta manera, la herramienta puede crear registros actualizados del progreso de tales metas u objetivos para brindarle al gerente de ventas la visibilidad necesaria para saber si debe implementar algún cambio o no en tu estrategia comercial, a fin de garantizar el cumplimiento en el plazo establecido a través del plan de ventas.
Al ayudar en la definición de las metas, el CRM también establece un parámetro de cumplimiento para asegurarse de que las personas están cumpliendo con los objetivos y se mantienen al día con sus tareas y actividades. Las alertas permiten no solo agregar visibilidad a las acciones o tareas de ventas de tus vendedores sino generar una dinámica de trabajo estandarizada, ordenada y medible en las personas para facilitar el seguimiento de cada una de las oportunidades de ventas del equipo.
Con los negocios creados y las metas de ventas cargadas en el mismo sistema CRM, debería proporcionar como resultado una proyección sobre el cumplimiento o no cumplimiento de los objetivos anuales, trimestrales, semestrales o mensuales de tu organización. Un CRM incoporado a nuestra fuerza de ventas básicamente nos ayuda a bajar a tierra el plan de ventas, otorgar visibilidad a las personas y a todos los niveles del avance del plan comercial, a fin de que este no permanezca en un documento con solo buenas intenciones.
Si te estás preguntando qué CRM puede ayudarte a montar más adecuadamente un plan de ventas, quizá Hubspot CRM sea una buena opción a tener en cuenta.
Hasta aquí, hemos analizado el cambio transformador que implica contar con un plan de ventas, sus características o componentes principales, la mejor forma de alinear la proyección y aumentar tus ventas con la operación y la importancia de complementar dicho plan con una herramienta CRM, desde donde las personas de tu equipo puedan gestionar sus oportunidades comerciales de manera más eficiente y efectiva.
Si empezaste vendiendo sin un objetivo fijo y ahora al leer este artículo te das cuenta que un plan de ventas puede ser la herramienta comercial que necesitas para definir y mejorar tus expectativas de crecimiento de manera segura, agenda una reunión con nosotros para que te asesoremos paso a paso en la confección de un plan efectivo y adaptado a tu organización.