¿Todavía estás gestionando tus proyectos en Excel y te diste cuenta de que te cuesta cada vez más tener un seguimiento adecuado del avance y cumplimiento de plazos? A medida que tu cartera de proyectos crezca, es probable que se profundice esta situación de falta de visibilidad y control o la necesidad de estar pendiente de cada cambio manual en tu Excel.
Frente a esta realidad, una herramienta de software especializada, como monday.com podría ayudarte a mejorar la visibilidad de cada proyecto. Si ya creaste una cuenta en la plataforma, con monday gestion de proyectos podrás acceder a múltiples funcionalidades de automatización de tareas y recordatorios, cronograma de actividades e integración con otras herramientas que le permitirá a tu equipo trabajar de manera más eficiente (y sobre todo, más simple).
En este artículo, te mostramos las principales funcionalidades para la gestión de proyectos en el software monday.com, incluyendo las vistas y comunicación dentro de la plataforma. ¿Cómo saber qué plan me conviene para mi negocio en este momento? Esto también viene incluido.
Monday para que sirve. Aspectos principales de la plataforma
Monday.com es una plataforma de trabajo (Work Os) alojada en la nube que permite a las empresas crear y gestionar tareas y/o proyectos de manera efectiva y eficiente. Su interfaz intuitiva facilita la adaptación de los flujos de trabajo a las necesidades de cada organización e industria, favoreciendo la colaboración entre equipos, una mejor gestión del tiempo y la reducción del trabajo manual.
Es una herramienta muy versátil que puede ser implementada por equipos de departamentos de marketing, ventas, recursos humanos, operaciones, administración, entre otros. Además, tiene la capacidad de desarrollar aplicaciones de trabajo personalizadas para montar los flujos de trabajo, así como visualizar el progreso de cada proyecto y tarea de tus equipos sin tener que preguntarles directamente o esperar a que consignen los avances en un Excel.
Monday software también permite centralizar la información y la comunicación dentro de la misma plataforma, sin necesidad de recurrir a bases de datos diferentes y aplicaciones de mensajería instantánea, que podrían filtrar datos accidentalmente a terceros, o generar una suerte de "teléfono descompuesto", cuando la comunicación no está unificada en el mismo canal.
Al integrarse a otras plataformas, monday.com se convierte en un ecosistema tecnológico bastante completo y personalizable para empresas de todos los tamaños. Cabe destacar que cuenta con una aplicación apta para dispositivos móviles, tanto Android como iOS, por lo que puedes usar la herramienta desde tu celular como monday app, estés donde estés.
Funciones de monday gestion de proyectos
Monday.com incluye diversas funcionalidades como software de gestión de proyectos, que puede aportar numerosos beneficios a los equipos y partes interesadas. A continuación, detallamos las más importantes.
Planificar tareas
Con monday.com, puedes crear ítems incluyendo el alcance u objetivo a lograr. Definir el alcance implica generar un listado completo de tareas, con sus subtareas (también conocidas como elementos y subelementos desplegables dentro de los tableros), asignarles un responsable y una fecha límite o fecha de vencimiento. Un tablero con las tareas planificadas te brinda una visión global del proyecto de principio a fin, pero además puedes incluir un tablero más específico para visualizar todos los detalles entre los hitos más relevantes del proyecto.
Cronogramas/timelines
Asimismo, cada tablero de tareas incorpora una columna pensada para asignarle temporalidad a las tareas que se realizan durante más de un día. Contar con un cronograma de proyecto permite ordenar todas las tareas desde su inicio hasta su finalización, asegurando que se ejecuten siguiendo el orden establecido durante la planificación. Además, resulta muy útil, porque luego puedes usar estos cronogramas para la representación gráfica en vistas de diagrama de Gantt, Calendario y otras funciones específicas de monday.com.
Automatizar alertas y recordatorios
Una de las banderas insignias en términos de funcionalidades que distingue a monday es la automatización de alertas, lo que permite generar alertas automáticas para informar sobre posibles desvíos, ya sean de presupuesto, de tiempo de demora, de porcentaje de cumplimiento del avance, etc.
En cuanto a los recordatorios, se pueden programar mensajes automáticos para notificar a ciertos usuarios o equipos que se aproxima una fecha límite, o incluso que se ha producido un incumplimiento. De esta manera, las alertas automáticas pueden advertir sobre un riesgo subyacente, mientras que los recordatorios sirven para evitar que los usuarios olviden algún evento próximo o completar una tarea pendiente. También es una función útil para avisar automáticamente que otras tareas ya han sido completadas.
Dependencias
Las dependencias permiten crear conexiones lógicas entre tareas o elementos que dependen entre sí para ayudar a gestionar los proyectos de una manera más eficiente. Esto evita que una tarea futura inicie mientras exista una tarea anterior aún no concluida. En monday.com, puedes incluir estas dependencias de un proyecto agregando una columna de dependencia a tu tablero. También puedes configurar la dependencia según tres criterios básicos:
- Flexible: garantiza que no haya superposición entre las fechas de las tareas que dependen de otra.
- Estricto: ajusta las fechas de una tarea para reflejar los cambios de hora exactos realizados en función de la tarea de la cual depende.
- Sin acción: las tareas no se cambiarán automáticamente, sino que mostrarán conexiones de dependencia sin efectuar ningún cambio, incluso si hubiera un conflicto de dependencias.
Una vez configurados los parámetros de dependencia, es momento de definir qué tareas dependerán de tus tareas principales. Hacer esto te ayudará a controlar cómo avanzarán las tareas cuando se vayan realizando cambios en las tareas de las que dependen.
Plantillas de monday gestion de proyectos
Esta función está pensada especialmente para las personas que recién están comenzando a utilizar la plataforma, por lo que es posible que no estén tan familiarizadas con las funciones más avanzadas o complejas, y requieran de "atajos" o soluciones más simples para generar una lista de tareas en un tablero.
La variedad de plantillas que incluye la herramienta te ofrece alternativas rápidas y efectivas para llevar adelante un alto volumen de proyectos. Si bien estas plantillas pueden ser limitadas, según el uso que les des, aún puedes adaptarlas a tus necesidades, agregando o quitando columnas, etc.
Vistas de monday.com clave para la gestión de proyectos
Las vistas de monday.com son las diferentes maneras de visualizar los datos de los proyectos, de acuerdo con el uso específico que necesites darle en cada momento. Para agregar cualquier vista de tablero, solo haz clic en el ícono + situado justo debajo del título de tu tablero. Puedes elegir entre cómo deseas ver la información según los distintos tipos de vistas que señalamos a continuación.
Gantt
Las vistas de Gantt convierten los datos o información de tu tablero en un gráfico funcional al estilo de los diagramas de Gantt. Son gráficos de barras horizontales que incluyen el cronograma planificado de un proyecto con sus respectivas tareas. Puedes ver en ellos las metas y dependencias entre tareas para ofrecerte un panorama amplio de tu proyecto y sus tareas asociadas. Cada barra en el gráfico de Gantt representa una tarea, mientras que las fechas se ubican de forma horizontal.
Kanban
Kanban es una técnica de gestión de proyectos que busca priorizar tareas y balancear las necesidades, en función de tu capacidad disponible para gestionar la carga de trabajo. Permite detectar los puntos débiles de un vistazo y asegurarte de que estás utilizando los recursos de la mejor manera. Para acceder a este tipo de vistas, selecciona las columnas en los ajustes y ya podrás utilizar tu vista de Kanban en el tablero cuando quieras. También puedes ocultar ciertas columnas de tu vista Kanban para visualizar solo la información que necesitas.
Carga de trabajo
En el mismo tablero de proyectos, agrega una vista de carga de trabajo para obtener una vista general de la distribución de trabajo de tu equipo. De esta forma, puedes identificar de una vistazo quién está sobresaturado para asignarle las próximas tareas teniendo en cuenta esa sobrecarga, es decir, buscando un punto de equilibrio en donde el exceso de trabajo se reduzca o aumentar la carga, si esta era inicialmente baja.
Gráficos de barra, línea, torta y números
La vista de gráficos o widget te permite generar diversos informes para un tablero específico y plasmarlos en un gráfico, ya sea de barra, torta, lineal o de números. Ayuda a procesar la información de manera analítica para entender, entre otras cosas, cómo se están desempeñando los integrantes de tu equipo, cuál es su velocidad de respuesta en la ejecución de tareas, y si se producen y cuándo ciertos bajones de productividad.
Calendario
La vista de calendario te permite visualizar todas las tareas que tengan una columna con fecha o cronograma dentro del calendario. También puedes personalizarla diariamente, semanalmente o mensualmente. Esta función es ideal para ver todas las reuniones agendadas con los clientes, programar nuevos eventos y mostrar las fechas de tus elementos en el calendario. Además, en una sola vista puedes ver todas las tareas sin que los pendientes te dificulten el trabajo.
Comunicación dentro de la plataforma
Usualmente, los equipos que gestionan proyectos en Excel o Google Drive tienen el problema de que sus conversaciones "están por todas partes": correos electrónicos, WhatsApp, reuniones, etc. Por tal motivo, la información que surge de esa comunicación termina filtrándose a través de estos distintos canales. Imagina enviar un mensaje por Slack para verificar que la tarea se completó y que te contesten a las dos horas por WhatsApp.
Con las funciones de integración y automatización de monday no solo puedes saber cuándo se produce un cambio de estado en los procesos, sino que puedes mantener una comunicación fluida sin necesidad de salir de la plataforma, incluso hacer revisiones en simultáneo. Veamos cómo puedes utilizar esta función en la herramienta.
Archivos y actas de proyecto
Dentro de monday.com, puedes gestionar los archivos u actas, en el mero contexto de la tarea, a fin de que todos los miembros del equipo estén al tanto de la actividad desarrollada a lo largo de un proyecto o varios, en registros basados en datos confiables. De esta manera, cualquier duda o consulta puede ser resuelta a partir de este documento de base, que sirve como histórico y reporte de cómo fue su ejecución, quiénes participaron, cuáles fueron los objetivos, la duración y la fecha de entrega.
Conversaciones
Para la comunicación interna con tus equipos, la plataforma incluye una serie de funciones. Las que enumeramos a continuación son las que consideramos más útiles.
Notificaciones a los miembros del equipo
Monday.com tiene varios tipos de notificaciones para los usuarios, cada vez que se realiza algún cambio en los tableros, con el objetivo de que nada se pierda.
- Campana: notifican a cada usuario cada vez que se realiza una acción importante para estos. Estas pueden incluir: a) asignar un elemento; b) mencionar a un miembro o responderle en una actualización; c) agregar comentarios o notas.
- Correo electrónico: aparecen en forma predeterminada para notificar a los usuarios sobre las mismas acciones o cambios que ya estaban realizando las notificaciones de campana, solo que a estas las recibes en tu bandeja de entrada del correo corporativo y no en la plataforma.
Integración con Slack
Ayuda a enviar notificaciones instantáneas y personalizadas a los miembros de un equipo, en función de los disparadores que definas para agilizar la comunicación. Las integraciones de la plataforma permiten integrar tus herramientas para obtener una comunicación más centralizada.
Planes de monday.com adecuados para gestionar proyectos
La versión gratuita es más una suerte de demo para que las personas puedan conocer la herramienta y, tras familiarizarse con su uso, contratar el plan Básico, que cuesta USD 9 por mes; el plan Estándar de USD 12 por mes; y el plan Pro de USD 19 mensuales, que es un monday premium. Ahora bien, ¿cuál de estos es el más recomendable? En nuestra experiencia, solo habría 2 que verdaderamente te van a ser útiles en el crecimiento de tu negocio: Pro y Corporativo. El plan Pro, en el 90% de los casos va a ser suficiente. ¿Por qué? Es un paquete bastante completo que incluye:
- Automatizaciones: el plan Pro permite hasta 25.000 acciones por mes
- Tableros privados: puedes autorizar quién puede ver y editar los tableros, solo lectura o restringir la información.
- Columnas protegidas: estas funciones sirven principalmente para mantener la seguridad de tus datos, decidiendo qué tan visibles son tus tableros o columnas.
- Posibilidad de hacer cálculos de desvíos: tus paneles permiten combinar información proveniente de hasta 10 tableros diferentes.
- Reportes "como la gente": olvídate de pasar horas interminables de carga manual de datos en Excel, con el riesgo de que haya un error de cálculo en algún punto. Con monday.com, los reportes son inmediatos y siempre se están actualizando, a medida que se genera alguna acción.
En definitiva, aunque el plan Corporativo se venda como el más premium de todos, si recién estás dejando atrás a tu Excel, optar por el plan Pro es la decisión más acertada para gestionar proyectos, si empezaste a explorar la herramienta con monday gratis, ya que la transición debe ser gradual para que la implementación sea exitosa. Toma decisiones estratégicas eligiendo un plan a la medida de tus expectativas para asegurar tu crecimiento.
Para más información referente a los planes de monday.com y las funcionalidades que incluyen, consulta nuestro artículo de monday precios.
Gestiona los proyectos con monday.com y notarás la diferencia
Llegado a este punto, seguramente tendrás una perspectiva más amplia de lo que es monday.com y para qué sirve, pero por sobre todas las cosas, cómo puede ayudarte en la gestión de proyectos para tu empresa. Si bien, como en toda herramienta perfectible, encontrarás en monday ventajas y desventajas, en nuestra experiencia trabajando día a día con la plataforma las ventajas superan con creces sus limitaciones, mejorando incluso varias de las funciones de Asana gestión de proyectos.
Esperamos haberte ayudado a comprender de que necesitas una herramienta más completa y moderna que un Excel o un tablero de Trello: en nuestra experiencia monday es una alternativa realmente atractiva por su versatilidad y facilidad de uso, lo que implica que posiblemente sea esta la pieza que faltaba para encajar en tu pyme.
Si estás considerando cambiar a monday.com, pero aún te cuesta desprenderte de Excel o cualquier otra herramienta de carga de datos manual, no te preocupes.
Estamos para ayudarte en la transición, con nuestro equipo de profesionales en implementación de software, para que ya nada en tu negocio quede librado al azar y le puedas sacar el máximo provecho a monday gestion de proyectos. Agenda una videollamada gratuita con nosotros, si quieres dar el primer paso.
