Cuando tu empresa está comenzando a crecer, llega a un punto donde la estructura que se fue formando, te quita el foco para entender si ese crecimiento tiene bases de rentabilidad confiables. Entonces, te surge la necesidad de contratar más personas, porque consideras que esa es la manera de atender nuevos proyectos y crecer más sostenidamente, pero a veces ese indicador puede desviar la mirada de lo que realmente importa: identificar si la rentabilidad de tu negocio es eficaz.
Al no tener indicadores de productividad eficientes para medir justamente si tu estructura es rentable o si estás midiendo los niveles de rentabilidad esperados contra los índices reales, puedes suponer que mientras haya dinero en la caja, eres capaz de afrontar los gastos que se vienen.
Pero eso puede ser una trampa, ya que no estamos visualizando si los recursos que tenemos en la empresa están siendo aprovechados al máximo o si hay ineficiencias ocultas que pueden obstaculizar un crecimiento sostenido.
Por ello, en este artículo hablaremos sobre cómo los indicadores de productividad pueden ayudarnos a retomar el foco de un crecimiento escalable, si es necesario medir la productividad de todos los departamentos por igual y cuáles son los indicadores clave que deberías tener en tu negocio.
Existen diversas maneras en que los dueños de pymes comienzan a medir el crecimiento. Una de las más comunes, y también de los errores más frecuentes, es medir el crecimiento del negocio en función de la cantidad de personas que van contratando para delegar nuevas funciones.
A menudo, nos apegamos a la idea de que más es mejor y, por consiguiente, si hay más cabezas funcionando en torno a un objetivo en común, la empresa debería operar mucho mejor. Sin embargo, esto no siempre es así cuando no estamos en condiciones financieras para solventar el costo que representa pagar más sueldos por la promesa de una mejora de productividad.
El hecho de que nosotros midamos el crecimiento de la empresa por la cantidad de personas que incorporamos es un error y un peligro potencial, ya que podría absorbernos toda la rentabilidad y llegar un momento en que la empresa no está creciendo realmente sino pagándose a sí misma los gastos, hasta que no pueda hacerlo más y esto la obligue a tomar la drástica decisión de cerrarla, o peor aún, endeudarse para continuar operativa.
Antes de apresurarnos a contratar gente, debemos preguntarnos si somos lo suficientemente rentables para sostener ese nuevo costo y, si así fuera, qué tanto puede mejorar la productividad laboral de toda la estructura organizacional.
La rentabilidad hace referencia principalmente a la ganancia propiamente dicha de las ventas generadas. No obstante, para ser rentable es necesario calcular de manera eficaz los gastos de un negocio, los cuales pueden dividirse en costos directos y costos indirectos. Los costos directos son los gastos asociados a la elaboración de ese producto o servicio, es decir, se imputan directamente a la fabricación del producto o ejecución de un proyecto.
Ahora bien, los costos indirectos están vinculados a los gastos generales de la empresa, que si bien no pueden atribuirse directamente al producto o servicio, son costos necesarios que debes afrontar. De los gastos directos e indirectos surgen las dos métricas de rentabilidad que pasamos a explicar a continuación.
También llamada utilidad marginal, representa la ganancia obtenida de los costos directos que puedes atribuir directamente al producto o servicio. Sin embargo, esa ganancia no es lo que realmente consigues de manera neta, si contabilizamos los gastos indirectos, por lo que estarás midiendo tu venta ganada sobre el costo directo que involucra la elaboración de tu producto o prestación de servicio.
Hace referencia a la relación entre el rendimiento obtenido en un determinado periodo de la venta de productos o servicios y los gastos totales de la empresa, es decir, la utilidad directa o marginal menos los gastos indirectos. Sin embargo, a fin de tener una mayor precisión de la utilidad de cada proyecto, servicio o producto, algunas empresas buscan incluir los costos indirectos dentro de los costos directos, mediante fórmulas complejas y difíciles de entender que solo generan confusiones y no terminan de definir si son rentables o no.
Esto se debe a que muchas veces existen actividades dentro de los costos indirectos que no aportan valor como costo directo sino que son más bien aleatorios, haciendo poco práctica su medición y vinculación a un producto o proyecto.
En nuestra experiencia, entendemos que en una instancia de crecimiento integrar los costos indirectos a los directos, más que otorgar una visibilidad real de la rentabilidad, termina entorpeciendo y confundiendo la información que tenemos de todos los negocios de la organización, por lo que es posible que no obtengamos indicadores de productividad tan certeros.
Recomendamos entonces separar la utilidad marginal, como la venta sobre el costo directo de tu producto o servicio, de la rentabilidad general de tu negocio, como el descuento de todos tus gastos generales o costos indirectos de la utilidad marginal. Esta es una de las maneras de entender si la estás midiendo de la forma correcta o no.
La productividad es una métrica importante en las empresas porque permite medir la eficiencia y el rendimiento en la ejecución de las tareas y actividades típicas que las mantienen operativas. Implica conocer si los esfuerzos que estamos realizando con los recursos disponibles que tenemos están generando los resultados esperados. En la medida en que menos recursos (tiempo, dinero, personas) estemos utilizando para alcanzar los objetivos, podemos hablar de una mejora de productividad evidente.
Incluir una lista o tabla de indicadores de productividad no solo pemite establecer un parámetro de cómo es nuestro desempeño en el día a día, sino que nos ayuda a identificar aspectos ineficiencias o cuellos de botella para implementar mejoras en la eficiencia, tanto a nivel individual de cada colaborador como colectivo de todo el equipo.
Cabe aclarar que dichas mejoras en la capacidad productiva no implica sobrecarga de trabajo o trabajar más horas, sino distribuir la carga de trabajo de tal forma que, en el tiempo que tenemos, podamos cumplir con los objetivos más relevantes, los procesos clave y las tareas que aporten valor para mantener la rentabilidad de la empresa.
En una empresa típica, podríamos distinguir dos tipologías departamentales: los departamentos funcionales, los que venden, operan y entregan productos o servicios; y los administrativos, que se orientan a las finanzas, administración, recursos humanos. Si bien estos últimos son importantes, son áreas de soporte que respaldan al modelo general.
Por el hecho de que existen procesos productivos por un lado y procesos que buscan generar resultados por el otro, la productividad operativa y la administrativa no generan el mismo impacto. Veamos ahora cuál de las dos propicia el impacto más significativo.
Representa la métrica de la productividad orientada al desempeño de las personas en los departamentos funcionales, cuyo objetivo es generar resultados de crecimiento para la empresa. En otras palabras, si un proceso comercial o de compras no son productivos, tampoco lo es el resto de organización que depende de estas áreas.
Por este motivo, lo que realmente va a impactar en los indicadores de productividad de una empresa es que el equipo de ventas, operaciones y gestión de inventarios sean efectivamente productivos.
Este indicador específico es el resultado del desempeño estratégico de las personas en roles administrativos, la eficiencia de la cadena de valor, y la gestión empresarial y de capital humano. Ahora bien, si bien la productividad administrativa es necesaria para que ciertos procesos administrativos y contables funcionen de la manera adecuada, va a impactar en la empresa en menor medida por su dependencia a brindar soporte a los procesos operativos.
Al aprovechar los recursos que tenemos, podemos generar un impacto significativo en la productividad del negocio. Veamos ahora qué cambios son posibles para cumplir con la capacidad disponible y hacerla crecer.
Si las personas entienden qué procesos deben ejecutar y los conocen en profundidad, los van a realizar a la perfección o muy cercano a ella. Esto hace que no haya riesgos de ineficiencia. Es diferente cuando los procesos son demasiado complejos para que los colaboradores lo entiendan desde un primer momento, lo que puede bajar significativamente la productividad de tu equipo. Procura que sean fáciles de entender para todas las personas y los resultados positivos saltarán a la vista.
Cada rol debería saber cuál es su cuota de cumplimiento para atenerse a ese acuerdo dentro de la cadena de mando. No saberlo es igual a trabajar a ciegas; entonces, el supervisor no traza un horizonte preciso de plazo de entrega o cumplimiento sobre el cual el colaborador debe basarse para organizar su tiempo y esfuerzo en función de un objetivo y que le permita al líder entender si se está cumpliendo o no con ese requerimiento mínimo. En este sentido, el horizonte claro permite establecer si el equipo está atrasado o no.
Un cumplimiento efectivo a lo largo del tiempo va a generar mayores posibilidades de crecimiento. En cambio, estar por debajo de este mínimo esfuerzo hará que el proceso sea más lento, porque estas métricas bajas exigirán un trabajo en conjunto entre líder y empleado para mejorar con acciones específicas estos números en lo sucesivo. Solo a través de estas cuotas de cumplimiento claras es posible implementar mejoras, teniendo en cuenta el grado de cumplimiento de los objetivos, lo que a su vez estos cambios se reflejarán en los indicadores de productividad.
Cuando sucede un desvío o problema, debemos registrar esa adversidad para tener esa bitácora de antecedentes de todas las incidencias que no deberían haber ocurrido pero que ocurrieron. Entonces, empezamos a encontrar las causas del problema, las acciones que se tomaron, luego definir quiénes fueron los responsables, lo que seguramente va a determinar un cambio positivo en el futuro.
Sobre este sistema vamos a medir también la productividad. Estos sistemas de incidencias suelen ser muy aplicados en las fábricas, porque les permite contabilizar qué días tienen incidentes y cuáles el panorama es normal. La ausencia de incidentes, lógicamente será un indicador de productividad favorable que demostrará que los trabajadores están haciendo bien su trabajo y han aprendido de los errores.
No obstante, cualquier empresa puede implementarlo con éxito para tener no solo un control de procesos más efectivo sino un seguimiento ordenado del desempeño diario de las personas para detectar cuándo se generen las incidencias y actuar en consecuencia.
Una vez que entiendes cómo medir tu rentabilidad, por qué es necesaria la productividad en este sentido, teniendo en cuenta si es operativa o administrativa, en términos de cadena de valor, cuáles son los cambios que al día de hoy van a impactar en tu negocio, ya estás en condiciones de conocer uno por uno los principales indicadores de productividad ejemplos prácticos para implementar en tu organización.
Incluyen estos indicadores de productividad fórmulas para calcular y entender la rentabilidad de la empresa y sirven especialmente a la gerencia. Además, por estar dirigidos a los ejecutivos, son indicadores estratégicos.
Representa la utilidad directa de la ganancia sin haber descontado toda la estructura de gastos indirectos de la empresa. Es el beneficio que se obtiene de calcular la ganancia por la venta de un producto o servicio, menos los costos directos invertidos en la elaboración del producto o ejecución de un proyecto.
Son las cuentas que adeudan los clientes por haber adquirido tus productos o servicios. Este indicador te permite entender qué cantidad de cuentas tienes pendientes de cobro. A través de una factura, debes notificar al cliente sobre el monto que debe abonar en el plazo establecido tras la negociación.
Así como los clientes tienen la obligación de pagar por los servicios que reciben, del mismo modo tu organización debe conocer la cantidad de cuentas que tiene pendientes por pagar a los proveedores o acreedores por obtener insumos o ciertos servicios que no puedes obtener dentro de la empresa.
Como apuntamos recientemente, los gastos generales representan la cantidad de dinero que le está quedando realmente a tu negocio, al calcular los costos indirectos asociados a tus ventas.
Estas métricas nos pueden ayudar a identificar la productividad de los equipos.
Permite medir cuántas ventas y qué importe de ventas está cerrando cada asesor comercial. La experiencia en el puesto, habilidades comerciales, entendimiento del negocio y del proceso de ventas son algunos de los factores que van a influir en la performance de un vendedor para cerrar más ventas.
Hace referencia al porcentaje de negocios cerrados de tu equipo comercial, a partir de una oportunidad creada.
Son las oportunidades de ventas que se están creando en el equipo independientemente de si se cierran o no. En términos ideales, las oportunidades deberían terminar en cierre de negocios, pero esto sería improbable. Sin embargo, acortar la brecha entre oportunidad y cierre aumentará nuestro nivel de efectividad como equipo y, por ende, la rentabilidad.
Son los indicadores orientados a medir la carga operativa de los equipos.
Mide cuántos proyectos se están cerrando o entregando a los clientes y por qué valor. El número obtenido mostrará no solo si estamos alcanzando los objetivos del negocio sino el nivel de eficiencia y productividad revelada durante la ejecución.
Es un contador de incidencias, básicamente, para identificar cuánto tiempo llevamos sin que se generen y cada qué frecuencia se vuelven a manifestar. Mientras más tiempo pase sin que estas incidencias se manifiesten, mejores niveles de productividad obtendremos. Entonces, el objetivo aquí es siempre reducir al mínimo el número de incidencias.
Cada persona es responsable de un proyecto y contabilizar cuántos tiene, lo que nos va a permitir determinar la carga de trabajo estimada o estándar para saber si esa persona está por debajo de ese intervalo o por encima, es decir, si está sobrecargado de tal forma que podría sufrir de estrés laboral. Para evitar esto, es fundamental realizar una adecuada distribución de proyectos entre el ejecutivo y su equipo.
Son métricas enfocadas en medir la eficiencia de los procesos que involucran a la gestión administrativa y financiera. Adquirir un software contable te puede ayudar a obtener números más confiables y con actualizaciones constantes.
Permite calcular el índice de solicitudes de cobranza pagadas del total de solicitudes enviadas a pagar. Por ejemplo, de cada 10 solicitudes de cobranza que emites, 'cuántas estás cobrando realmente? Es un indicador de eficiencia pura.
Se trata de un indicador que permite determinar si el volumen de deuda aumenta o disminuye. Va a medir la productividad del equipo y también te va a ayudar a entender mejor la rentabilidad de tu negocio, al realizar un seguimiento de las deudas. Las deudas no se pagan solas, por lo que si el volumen de deuda disminuye, significará que tu equipo estuvo notificando debidamente a los clientes para recordarles lo que deben pagar.
Es uno de los indicadores de eficiencia que mide si durante el proceso de compras estamos adquiriendo la mercadería en tiempo y forma de los proveedores adecuados para cumplir con los tiempos y condiciones de producción.
Finalmente, la eficiencia de abastecimiento es una métrica que mide si la gestión de inventarios y control de stock presentan los niveles esperables de existencias de acuerdo con la demanda del área comercial. Para que este indicador arroje métricas favorables, es necesario una buena alineación entre la administración de operaciones y ventas.
A lo largo de este artículo, hemos analizado lo que entendemos por indicadores de productividad, el error común que supone atribuirlo únicamente al aumento de capital humano para ejecutar los flujos de trabajo y la importancia de medir correctamente.
También incluimos algunas estrategias clave para mejorar tus indicadores y finalmente los principales ejemplos de indicadores de productividad que deberías considerar en tu negocio, separados por roles.
Si ya notaste que el crecimiento de tu negocio exige aumentar la carga laboral para mantener los niveles de productividad en alto, pero entendiste que contratar a más personas podría ser una decisión arriesgada aún y no sabes cómo hacer frente a este desafío, agenda una reunión con nosotros para que te asesoremos con gusto.