Si tienes un negocio que está comenzando a crecer y has considerado la posibilidad de adquirir una herramienta para gestionar más adecuadamente la carga de trabajo de tu equipo, probablemente monday.com sea la mejor elección. Una implementacion de monday.com que se adapte realmente a las necesidades de tu empresa y realizada por un especialista te puede ayudar a lograr un crecimiento más robusto.
Incluso en el caso de que ya estuvieran utilizando una licencia de la herramienta desde hace algún tiempo, pero el uso que le están dando es un tanto limitado o desaprovechado en comparación con todo lo que ofrece, esta podría ser una buena oportunidad para comenzar a sacarle un mayor provecho con nuestra ayuda profesional.
En un tercer escenario; puede que estés leyendo este artículo porque te interesa intentar implementar la herramienta en tu compañía, pero sin ayuda externa. Sea cual sea tu caso, este post buscará orientarte a tomar la mejor decisión. ¿Qué encontrarás en este material? Una guía detallada sobre qué es una implementación de monday y los pasos que requiere, los problemas que resuelve, los beneficios que aporta, cuánto cuesta este proyecto y más.
¿Qué es una implementacion de monday.com y qué incluye?
Una implementación de monday.com es el proyecto por el cual se relevan los procesos de una empresa, se configuran tableros y reportes; se capacita a los usuarios y se les brinda asistencia para asegurar la adopción real de la herramienta. Implica un trabajo integral, no solo configurarla en función de nuestros flujos de trabajo, sino también otorgarle un enfoque humano, garantizando que las personas adopten una nueva manera de trabajar mucho más eficiente y pensada para alcanzar mejores resultados.
Por este motivo, muchas empresas confunden implementación con configuración, pero la segunda es apenas una parte de la primera. Implementar supone introducir la herramienta en el ecosistema de la empresa, conocer cómo funciona y cómo las distintas funcionalidades y características pueden aportar valor a los procesos de negocios. Una vez entendido esto, podemos comenzar a configurar la plataforma adaptándola justamente a estas necesidades para que la transformación arroje resultados positivos.
Una implementación profesional de monday.com debería incluir como mínimo las siguientes etapas o fases:
Relevamiento de procesos y necesidades de los usuarios
El primer paso en la implementación de monday.com es realizar un relevamiento del estado y estructura de los procesos, como así también de las necesidades que los usuarios o colaboradores que los manejan a diario pueden manifestar cuando se enfrentan a diversos desafíos para cumplir con los objetivos o administrar su carga de trabajo. El especialista en esta instancia hará un diagnóstico de todos los procesos que actualmente operan en la organización, a fin de entender qué problemas o riesgos se pueden estar generando y cómo la herramienta puede solucionarlos.
Generalmente, estos problemas están vinculados a la ejecución de tareas manuales y duplicación de la información que ocasionan pérdida de tiempo a las personas, lo que termina siendo demasiado desgastante para el valor que aportan. El relevamiento de procesos buscará identificar las etapas donde el avance de una tarea se hace más tediosa y repetitiva para que activar allí una función de la herramienta, ya sea de automatización, integración o ambas, ayude a gestionar mejor el tiempo del equipo. Por ejemplo, visualizar desde monday correos electrónicos es mucho más fácil.
Configuración de tableros, reportes, automatizaciones, vistas y permisos
Una vez que logramos detectar los puntos de mejora en los procesos a través del relevamiento inicial y ya entendemos en qué nos puede ayudar monday.com, podemos configurar la herramienta de acuerdo con nuestras necesidades: allí vamos a elegir, por ejemplo, cómo van a ser configurados los tableros y sus permisos (públicos y privados), cómo van a ser los reportes de la actividad que se está ejecutando, cuántas automatizaciones vamos a necesitar para obtener el seguimiento deseado y con qué otras herramientas que ya utilizamos en la empresa podemos integrar monday.com.
En artículos anteriores, ya hemos hablado acerca de lo que es un tablero en monday.com y cuáles son sus funciones principales, ya sea en monday CRM o en el gestor de tareas.
Capacitación de los usuarios
Una etapa muy importante de la implementación de monday es la capacitación de las personas que la van a utilizar, pero debemos recalcar que dichas capacitaciones no deberían brindarse de manera general o pre-grabadas; sino dedicarle tiempo al uso específico que tendrá la herramienta para cada área. Al ser monday una herramienta tan amplia, las capacitaciones genéricas no aportan suficiente valor, porque el uso de cada empresa es muy particular.
Es preferible que todos entiendan muy bien el uso de unas pocas funciones de vital relevancia para ejecutar con más precisión los procesos, que entender un poco de un montón de funciones que probablemente no se lleguen a aprovechar en mucho tiempo. Por eso, en este caso, lo recomendable al momento de la capacitación de monday.com es darle prioridad al aprendizaje de aquellas funciones orientadas a mejorar los procesos críticos.
Ajustes y mejoras según el uso real
Si bien el relevamiento, configuración y capacitación son etapas importantes en la implementación de la herramienta, lo que realmente marca la diferencia es el uso en la práctica para detectar oportunidades de mejora. De esta forma, es el propio usuario quien empieza a encontrar aspectos que no le sirven, cosas nuevas para agregar, etc. Y a partir de estos análisis, las personas pueden realizar los ajustes necesarios sobre la base de su uso diario.
Los ajustes en la implementación se harán tras las revisiones periódicas que permitirán identificar posibles falencias. Puesto que nada en el mundo de los negocios es inmutable, los cambios son una realidad necesaria que generan impacto para no estancarse, y como siempre se puede aprender a hacer las cosas de una mejor manera, la mejora continua debe ser una meta más para asegurar el crecimiento en tu negocio.
Seguimiento de la implementacion de monday.com
Esta instancia implica monitorear el uso para cerciorarse de que las personas verdaderamente adoptaron la herramienta y abandonaron las maneras anteriores de trabajar. Aunque parezca extraño, muchas veces nos encontramos con personas que les cuesta trabajo desprenderse de su Excel o su agenda en papel, o lo que fuere, ya sea por costumbre o por resistencia al cambio.
Con el seguimiento, lo más importante es revisar y destrabar cualquier fricción que puede estar haciendo que los tableros no se usen como estaba previsto. Este rol es similar a lo que hace un personal trainer con sus alumnos: consigue que hagan lo que se había pre-acordado que debía hacerse. En la teoría, esto no debería ser necesario, pero todos necesitamos ese empujón hasta cambiar el hábito (en este caso, adoptar un nuevo software).
Soporte técnico (monday support)
Finalmente, el soporte técnico te ayuda a responder preguntas o inquietudes que pudieran surgir sobre el uso adecuado de la herramienta, correcciones de la configuración, problemas con las automatizaciones y/o integraciones, etc. Esta asistencia busca brindarte soluciones rápidas a diversos problemas o dificultades para utilizar monday.com, eliminando cualquier barrera que impulse al usuario a desistir de su uso.
Asimismo, el soporte no solo te ayuda a resolver problemas, sino que te proporciona conocimientos, consejos y atajos para aprovechar al máximo las funcionalidades de la herramienta, lo que se traducirá muy probablemente en una mejora del rendimiento de tus equipos.
Problemas típicos de implementar sin ayuda profesional
A menudo, muchos dueños de empresas suponen que implementar un software sin ayuda profesional no representa un verdadero riesgo y confían en que ellos mismos pueden encargarse, tanto de la elección de la herramienta como de su adopción en la empresa. Sin embargo, seguir este camino en solitario puede ser no solo agotador sino frustrante, porque muchas veces el proyecto de implementación se va de las manos por cuestiones que en un principio no estaban contempladas y pueden convertirse en un verdadero riesgo para el éxito de la adopción.
Sin contar con el hecho de que lo que en un inicio puede parecer un ahorro de dinero, con el tiempo puede ser lo contrario, porque el dinero que no inviertas en contratar la ayuda de un experto en implementaciones de software, podrías perderlo en el tiempo que te lleva a ti y a tus colaboradores aprender a usar correctamente la herramienta, y que esta se adapte a tus procesos. Es por eso que a continuación seleccionamos 3 de los problemas más frecuentes de implementar una herramienta sin ayuda.
Desaprovechar el potencial del software
Uno de los principales riesgos de implementar monday.com sin ayuda externa es desaprovechar todo lo que tiene para ofrecer la herramienta. Al principio puede parecer sencillo aprender su uso por tutoriales en internet, pero la mayoría son guías básicas de cómo usar la plataforma.
De manera similar a la capacitación genérica al personal que no ayuda a entender el valor del software para la empresa, cualquier formación autodidacta no logrará reemplazar un asesoramiento profesional, basado en la experiencia de conocer diversas herramientas y diversas empresas con diferentes problemas o necesidades que las llevaron a querer contratar una licencia a la medida de su situación.
En otras palabras, un implementador externo es como un médico que sabe qué dolencia podría tener su paciente, al identificar sus síntomas y qué hacer para curarlo. Implementar una herramienta solo es como automedicarse: podría aliviar los síntomas, pero lo más probable es que no encuentre las causas para curar la enfermedad.
Áreas y personas que continúan usando Excel y otras herramientas inadecuadas
Sin duda, herramientas como Excel siguen siendo del gusto popular para muchos dueños de pymes reticentes a las plataformas digitales más avanzadas, incluso cuando tienen pruebas suficientes de su efectividad. Entonces, ¿por qué continúan usando la hoja de cálculo para todo? La respuesta es muy simple: por conveniencia y comodidad. Si de todas formas las tareas se cumplen o lo que sea que se haga en Excel alcanza el objetivo, ¿para qué complicarse la vida?
Lo ven como un riesgo, un cambio brusco que requerirá mucho esfuerzo en tiempo y dinero; y lo más importante, hay que aprender a usar una herramienta desde cero, con todo lo que ello implica, y adaptarse a ella. Lo que no ven es el beneficio a mediano y largo plazo de implementar una herramienta más avanzada para simplificar la carga laboral del día a día y se adapte a las necesidades de la empresa.
Perder el impulso inicial y la iniciativa de cambio
Naturalmente, todos estos obstáculos en el camino, como querer implementar por nuestra cuenta y negarse a desprender de Excel de todos modos, van a generar frustración y una progresiva pérdida del impulso y la iniciativa de mejora. De hecho, una implementación sin ayuda puede ser tan compleja que, al final del día, continuar trabajando en Excel puede llegar a ser la opción salvadora. Sin embargo, esto termina sucediendo no porque Excel sea mejor herramienta, sino porque no pudimos implementar la nueva herramienta sin ayuda externa como queríamos, y al menos Excel nos daba cierta seguridad.
Aunque una mala experiencia de intentar implementar monday por tu cuenta te motive a valorar la sencillez de Excel, lamentablemente, tarde o temprano cuando amplíes tu cartera de clientes y tus negocios se multipliquen, esta herramienta te quedará chica y tendrás que cambiarla por una más completa y adaptable.
¿Por qué pagar por una implementación de monday? ¿Qué valor aporta?
Para poder implementar profesionalmente monday o cualquier herramienta se requieren una combinación de cosas, que normalmente no están presentes todas juntas en casi ninguna empresa: un perfil que conozca con profundidad la plataforma (en este caso monday.com), que tenga experiencia en implementaciones de software; y que sepa capacitar, por último, y más importante que todo, que tenga una buena cantidad de horas libres de otras obligaciones laborales para abocarse de lleno a la implementación.
Esto hace que encontrar a alguien dentro del equipo para liderar una implementación sin ayuda externa sea muy difícil y demande mucho tiempo. Sin embargo, si se te vienen a la cabeza algunos nombres de personas del equipo que reúnen algunas de estas condiciones, probablemente pueden ser el punto de contacto con un implementador externo de confianza. Entonces, no significa que sea imposible implementar por cuenta propia una herramienta, pero no garantiza que el proyecto se lleve a cabo con éxito o que siquiera se llegue a concluir.
En cambio, con un implementador la herramienta queda funcionando en la empresa sí o sí, y las personas involucradas en la ejecución de procesos terminarán aprendiendo a manejarla durante las capacitaciones que brindarán los implementadores. Con una adopción sin ayuda será muy difícil que el equipo aprenda a utilizarla correctamente, o al menos sacarle provecho para optimizar mejor su tiempo.
Para conocer su valor en las empresas, a continuación enumeramos los principales beneficios de adquirir una licencia con un implementador externo.
Ahorra tiempo
Una de las principales ventajas de contratar un implementador externo es básicamente el ahorro de un montón de tiempo, porque ya un grupo de profesionales expertos en el conocimiento de la herramienta y los pasos para implementarla en una empresa dedicarán su propio tiempo por ti. De esta manera, el profesional te dirá lo que necesitas, tras estudiar tu caso y tus necesidades o expectativas, y te ayudará a hacerlo posible con la herramienta en pocos meses.
Mientras que una implementación sin ayuda podría demandarte muchos meses o incluso años, recurrir a un especialista externo solo te demandará de 3 a 6 meses, con reuniones acordadas, en donde siempre te lleves algún conocimiento de valor que aporte al avance del proceso de implementación.
Asegura que la plataforma se adopte
Lo que puede quedar trunco cuando nosotros intentamos implementar una herramienta sin ayuda, está garantizado que se lleve a cabo de la mano de un experto, ya que estamos invirtiendo nuestro dinero en una solución. Por lo tanto, la solución debe ser efectiva para que la inversión haya sido bien justificada. Una vez implementada, podemos aplicar los ajustes necesarios para que funcione según nuestras expectativas.
Evita fricciones internas
Además, una implementación de software profesional maneja un grado de objetividad saludable con el cliente que evita involucrarse demasiado en aspecto que podrían ser sensibles para la empresa, algo que sería difícil cuando es la misma empresa la que decide implementar por sí misma una herramienta, porque siempre habrá intereses de por medio e ideas dispares sobre lo que conviene hacer y cómo hacerlo.
En cambio, la visión del implementador especialista se posiciona desde un lugar de autoridad con la experiencia necesaria implementando softwares en otras empresas, por lo que "sabe" lo que se debe hacer. Lógicamente, las personas dentro de la empresa no van a cuestionar la expertise de un implementador externo que ha ayudado a muchas empresas a manejar una herramienta como monday.com con éxito. Esto evitará las fricciones típicas entre las personas de una organización cuando nadie tiene el conocimiento suficiente para liderar un proyecto de implementación que asegure un resultado efectivo.
Asegura que el software se use a su máxima capacidad
Un implementador profesional ha tenido la oportunidad de analizar decenas de casos diferentes y tiene una amplia experiencia en cuanto a mejores prácticas, qué funciona y que no, a la hora de incorporar una nueva plataforma. En tu equipo puede haber alguien que conozca monday, pero seguramente tuvo una experiencia en una única empresa previa y no conoce el resto de posibilidades que puede ofrecer la herramienta en una empresa diferente.
¿Cuánto cuesta una implementación de monday.com?
Cada empresa concibe una manera diferente de cobrar una implementación, sea de monday u otra herramienta, según la dificultad, desafíos que presente la empresa y cantidad de horas que le demande todo el proyecto.
Nosotros en Crentio no tenemos tarifas predefinidas; sino que cotizamos cada proyecto a la medida. La buena noticia es que puedes agendar con nuestro equipo de profesionales una reunión sin cargo para que podamos cotizarte.
Mejores empresas para implementar monday.com en 2025
Si te estás preguntando qué empresas son las mejores recomendaciones para implementar específicamente monday.com en 2025, aquí armamos una selección de las 3 que consideramos un diferencial de valor.
#1 Crentio
Nuestra diferencia por excelencia es que elegimos ser expertos en una sola cosa, porque a diferencia de otras empresas de consultoría, nuestro foco exclusivo está en la implementación de monday.com. Mientras otras empresas se centran más en la venta de licencias; o son partners de un abanico grande de plataformas, nosotros pensamos que el que mucho abarca, poco aprieta.
Por esta razón, estamos sumamente calificados para realizar este tipo de servicios, ya que en Crentio exclusivamente trabajamos en tus proyectos de implementación de monday.com y HubSpot CRM.
Nuestros clientes destacan nuestro conocimiento profundo de ambas plataformas, y nuestra disponibilidad de servicio para responder de manera ágil y atender las necesidades de nuestros clientes.
Como esto es lo único en que nos especializamos, todos nuestros procesos internos están pensados y diseñados para una sola cosa: asegurarnos de que nuestros clientes logren adoptar monday.com con éxito.
#2 Simplifica
Es una empresa española de consultoría de software dedicada a la implementación de diversas herramientas para empresas, como ERP, CRM, BI e e-commerce con el fin de mejorar sus procesos empresariales. Presta sus servicios de implementación y consultoría desde hace más de 20 años a empresas de distintos rubros y de todos los tamaños. Su enfoque de negocios está orientado a la simplificación de procesos, con el objetivo de recortar el ciclo comercial de sus clientes.
#3 Cartagon
Es una consultora cloud española con más de 25 años de trayectoria en el sector IT. Implementan varias herramientas, entre las cuales se destaca monday.com. Entre sus servicios más destacados de consultoría, podemos mencionar implementaciones de software en la nube, seguridad y backup, formación y desarrollo, cloud híbrido y Data center.
Implementa monday.com con nosotros y olvídate de renegar
Tomar la decisión de implementar una herramienta más avanzada a la que usabas puede parecer un desafío difícil de abordar. Sin embargo, confiando en los profesionales adecuados, este camino puede ser mucho más llano y seguro.
Porque entendemos la inseguridad inicial que representa despegarse de Excel o cualquier método manual de recolección de datos que ya venías usando desde siempre, buscamos mostrarte a través de nuestros artículos sobre monday ventajas y desventajas, sus principales características, funcionalidades y aplicaciones en una empresa, para que, a la hora de elegir sepas lo que esta herramienta tan versátil tiene para ofrecerte, y cómo nosotros somos el nexo entre tu compañía y la plataforma.
Ya sea que hayas intentado una implementacion de monday alguna vez o recién la estés conociendo y te parezca una opción conveniente para mejorar los procesos de tu compañía, nuestra recomendación es que, cuando consideres el momento oportuno, decidas dar el paso recurriendo a la ayuda de un equipo experto de implementadores de software para que el éxito del proyecto esté asegurado. Agenda una reunión con nuestros especialistas.
