En pleno auge de la transformación digital, necesitas más que nunca que tu organización cuente con una adecuada automatizacion de procesos, ya que esto te evitará más de un dolor de cabeza a la hora de gestionar tu carga de trabajo entre tus colaboradores. Sin embargo, automatizar procesos no es una tarea que puedes hacer de la noche a la mañana, porque debes saber qué automatizar.
Un proceso es susceptible de ser automatizado cuando está bien diseñado, tiene una duración, una serie de acciones a ejecutar, un dueño y un responsable de llevarlo adelante. Teniendo esto presente, la automatizacion de procesos viene a mejorar la eficiencia del proceso implementando tecnología para que sea más escalable en el tiempo.
En esta guía práctica, abordamos los principales ejes vinculados a la automatización robótica de procesos, con el objetivo de ofrecerte una herramienta indispensable de mejora continua que están utilizando las empresas exitosas en la actualidad, lo que te permitirá obtener indicadores clave del crecimiento de tu negocio.
La gestión y administración de Pymes debe tender hacia el desarrollo de procesos
Las Pymes son una pieza fundamental en la economía global, ya que no solo generan un alto porcentaje del empleo privado a nivel mundial, sino que también representan una parte significativa de la masa total de empresas.
Sin embargo, uno de los desafíos más importantes que suelen enfrentar es el alto grado de informalidad en su gestión y administración, especialmente en Latinoamérica.
Esto en general sucede debido a la falta de recursos técnicos y personas especializadas en roles de desarrollo organizacional, conduciendo a una dirección basada en el sentido común, la intuición y la imitación.
Para garantizar su crecimiento y éxito a largo plazo, es fundamental para estas empresas hacer énfasis en la gestión y administración efectiva de tus procesos empresariales. Este es el camino para dejar de ser negocios con sus dueños en el centro, a verdaderas organizaciones profesionales, empezando por la automatización de procesos administrativos.
El interés por la automatizacion de procesos
Al entrevistar a dueños y gerentes de empresa de este segmento, una preocupación que suele ser recurrente es la de lograr automatizar tareas, para así lograr un mejor aprovechamiento del tiempo de sus colaboradores.
Uno de los principales obstáculos con el que habitualmente se topan es el de no contar con las herramientas de software adecuadas para lograrlo: de acuerdo a una encuesta reciente el 70% de las empresas mexicanas utilizan Excel para la gestión administrativa.
Pero claro, este software fue creado como una potente hoja de cálculo, dejando al descubierto una serie de limitaciones cuando se intenta forzar a la planilla para lograr resultados para las que no fue creada.
¿Las limitaciones más usuales? Lograr alertas automáticas en Excel, notificaciones por vencimientos, construir diagramas de Gantt interactivos, entre otras.
El problema suele empeorar cuando adicionalmente a este escenario se le agregan que la comunicación entre los colaboradores se da a través de grupos de whatsapp laborales y cadenas de correo electrónico.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos empresariales implica el uso de tecnología para ejecutar tareas o procesos recurrentes en una organización. Su objetivo está orientado a minimizar los costos, aumentar la eficiencia y hacer más dinámicos y sencillos los procesos más complejos.
Cuando ciertas tareas que no aportan valor son automatizadas, estas pueden realizarse en menos tiempo y ceder valioso tiempo para aquellas que sí requieren de todo nuestro esfuerzo mental.
El avance de la era digital, desde el correo electrónico a las redes sociales, ha impulsado la automatización en las empresas, con la digitalización de muchos procesos manuales, que no hacían otra cosa que retrasar el trabajo y volver la rutina desgastante. A través de procesos automatizados, las pequeñas y medianas empresas pueden ahorrar recursos importantes optimizando los flujos de trabajo para acelerar el alcance de los objetivos.
Diseñar procesos primero, pensar en automatizar después
Una escena que se repite en el ámbito de la automatización de procesos en una empresa es el tratar de sortear estas limitaciones buscando un nuevo software que pueda servir como un mejor soporte a la operación del negocio.
Esto conduce a búsquedas en internet de programas en la nube, y a comparaciones entre funcionalidades, precios y demás características de cada aplicación.
Lamentablemente esto quita el foco de la gestión y la administración, para ponerlo por completo en la evaluación de herramientas; olvidando que su utilidad dependerá de la necesidad propia y de la calidad de la capacitación e implementación que reciban las personas sobre el software.
¿Y cómo se deberían de determinar las características ideales del software a usar? Esto se define a partir de las automatización de procesos software que buscaremos digitalizar en ella.
Si estás buscando más información para el diseño e implementación de automatizar proceso en una empresa te recomendamos leer nuestra Guía completa aquí.
Beneficios de la automatización de procesos
Cuando los procesos admonistrativos han sido correctamente diseñados, y se ha escogido una herramienta correcta para su implementación; el terreno está preparado para buscar espacios de automatización.
Podemos encontrar en la automatización de procesos ventajas y desventajas, entendiendo que estas últimas están ligadas a no tener justamente los procesos bien diseñados, por lo que automatizar en estos casos no representaría una ventaja para la empresa sino todo lo contrario.
Ahora bien, podríamos establecer que existen 4 beneficios principales de la automatización de procesos: mejora de la productividad, reducción de costos, confiabilidad y mejoras del puesto laboral.
Mejora de la productividad
Por supuesto que existen múltiples fórmulas para el cálculo de la productividad de un proceso, pero en lugar de centrarnos en el aspecto matemático duro (predecible de obtener) preferimos referirnos al aspecto cualitativo.
La eliminación de pasos o tareas manuales de un proceso, al ser reemplazados por una automatización de procesos industriales conducen a un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles; pero que no solo impactan al proceso automatizado sino también a los demás vinculados.
Es importante tener en cuenta que en ocasiones las tareas repetitivas y manuales crean cuellos de botella, retrasando la evolución de otras tareas: ¿Cuánto se ahorraría tu empresa, si ciertas alertas o notificaciones llegasen a tiempo? ¿Cuánto mejor sería la coordinación interna si ciertos pasos se hicieran en automático?
Reducción de costos
Más allá del ahorro lógico derivado de emplear una menor cantidad de recursos (humanos, tecnológicos, tiempo, etc) para realizar una misma tarea , la automatización permite preparar mejor a la estructura para el crecimiento.
En ocasiones la automatización no reduce inmediatamente los costos fijos; por ejemplo en el caso de que impliquen una menor carga de trabajo para colaboradores con salarios fijos.
Sin embargo, hablamos de reducción de costos porque nos permite escalar el volumen de operación sin la necesidad de expandir el plantel humano al mismo ritmo, u otros recursos que típicamente son un costo fijo.
Confiabilidad en la automatizacion de procesos
Debido a que las tareas automatizables son típicamente repetitivas y simples, son más susceptibles al error humano (por cansancio, agotamiento, repetición).
Hablamos de confiabilidad como un beneficio, debido a que al dejar estas actividades bajo el control de una computadora, nos aseguramos de que su ejecución se logre de manera uniforme y consistente; siempre que se cumplan criterios que hayamos pre-diseñado para nuestra automatización.
Mejoras del puesto laboral
Quitar carga de trabajo repetitiva y monótona a un puesto de trabajo es sin lugar a dudas enriquecerlo. Esto libera tiempo del colaborador de una tarea aburrida (y muchas veces percibida como sin sentido), para permitirle disponer de ese tiempo para agregar valor al negocio.
Esto tiene impacto en la satisfacción laboral, el salario emocional, y por consiguiente puede afectar positivamente hasta la retención del talento humano.
Automatización de reportes para la Dirección
Al pensar en los beneficios de automatizar, solemos centrarnos en las tareas operativas que hacen al funcionamiento de los procesos del área administrativa.
Sin embargo, un beneficio de enorme impacto es el de evitar que los reportes e indicadores de gestión se construyan manualmente.
¿Cuál es el costo de enterarse tarde de lo que ocurre en la empresa? ¿Cuánto cuesta dirigir con información del pasado? Estos y más interrogantes son clave para entender los beneficios de automatizar los reportes de gestión.
En las pequeñas y medianas empresas que no se cuenta con las herramientas adecuadas, lo habitual es que trabajen con información ex post, y para agravar el asunto, los reportes consumen horas del equipo que debe trabajar para reportar el trabajo que ya realizó (no suena lógico, ¿Verdad?).
Herramientas de software que deberías revisar
Podemos identificar en la automatización de procesos ejemplos de distintos softwares que te pueden ayudar a hacer más fácil tu día a día. Si los procesos de tu empresa aún son llevados en Excel, es posible que estés pensando en buscar alguna alternativa mejor.
Si lo que deseas reemplazar es la gestión comercial, lo más recomendable sería pensar en un software CRM; mientras que si buscan digitalizar la gestión de procesos y proyectos, existen también una buena variedad de BPM que pueden ser adecuados.
Antes de automatizar, primero debes incluir una estructura sólida de procesos
Tal como hemos desarrollado en este artículo, es de suma importancia no olvidar que el centro de atención no debe estar primordialmente en la herramienta; sino en pensar cómo estructurar y diseñar mejores procesos, para a partir de allí implementarlos en la plataforma que mejor se adecúe a cada necesidad.
Cuando no están dadas estas condiciones mínimas para comenzar a pensar en términos de tecnología, cualquier cambio que implementes significará no solo un acto fallido sino una pérdida de tiempo y dinero en herramientas que no sabías cómo adaptar en tu pyme.
Una estructura sólida de procesos puede ayudarte a encontrar más rápido la herramienta de automatización que necesitas, en medio de las numerosas ofertas del mercado, y a sacarle el máximo provecho para acelerar tu crecimiento.
Si has notado que tu negocio se encuentra en el momento propicio para implementar la automatización, desde Crentio nos ofrecemos a ayudarte. Agenda una reunión con nosotros.
