Cuando las empresas atraviesan etapas de rápido crecimiento, el proceso de compras suele recibir menos atención de la que suele prestarse sobre el área de Ventas. La realidad es que desde una perspectiva estratégica, esto pudiera ser un error: Compras y Ventas son las dos caras de la misma moneda en cuanto al crecimiento.
Crecer puede tener dos vías principales: más ingresos a través de más ventas, o mayor rentabilidad a través de comprar mejor. Pero más importante aún, ¿Por qué elegir? ¿Por qué prestarle más atención a vender mejor, que a comprar mejor?
Un proceso de compras profesional, correctamente definido y con los roles funcionales necesarios puede tener el mismo o un mayor impacto en la rentabilidad de tu negocio. En artículos relacionados, hablamos de los indicadores de compras. Aquí nos centraremos en el proceso de adquisiciones.
La adopción de un enfoque estratégico en el proceso de compra del consumidor no solo implica la obtención de bienes y servicios a tiempo, sino que va más allá, integrando la planificación y la alineación con los objetivos organizacionales. Este enfoque proactivo permite a las empresas no solo optimizar costos, sino también fortalecer su posición competitiva en el mercado.
Sabrás que tienes un proceso de compra ejemplo o modelo, cuando las personas clave dentro de tu empresa lo vean como una verdadera vía de incremento de la rentabilidad. Comprar bien = crecer más rápido. Además con una buena metodología de compra, tu negocio necesitará menos ventas para conseguir los mismos ingresos netos que tu competencia.
La planificación en el proceso emerge como una actividad central en tu empresa. Desde la identificación de necesidades hasta la evaluación de riesgos, una estrategia de abastecimiento bien planificada garantiza la disponibilidad oportuna de recursos, minimizando posibles obstáculos y maximizando la eficiencia operativa.
El rol del comprador no solo se encarga de las funciones tradicionales de compra, como la búsqueda y selección de proveedores potenciales, sino que también desempeña un papel integral en tareas adicionales. Estas incluyen el análisis minucioso de la cartera de proveedores para identificar posibles debilidades, como depender de un único proveedor o trabajar con proveedores con poca experiencia.
Además, el comprador se encarga de la evaluación y calificación de los proveedores, aplicando criterios específicos relacionados con las compras y la calidad operativa.
Estas responsabilidades no solo se limitan a la adquisición de bienes y servicios, sino que también abarcan la negociación de políticas y condiciones. Es importante destacar que en estructuras empresariales más grandes, estas funciones suelen distribuirse entre varias personas o incluso subdepartamentos completos. Sin embargo, el comprador asume un rol multifuncional que va más allá de las tareas convencionales de compra.
Al visualizar a los proveedores como una extensión de la propia empresa, el comprador facilita la colaboración y promueve una sinergia que contribuye al éxito conjunto. Esta capacidad de desempeñar múltiples funciones refleja la versatilidad y la amplitud de responsabilidades que caracterizan a este crucial actor dentro de la organización.
Establecer relaciones estratégicas sólidas con los proveedores no solo eleva la calidad y consistencia de los suministros, sino que también sienta las bases para negociaciones más ventajosas. Cuando el área de compras forja conexiones estratégicas, se abre la puerta a una mayor flexibilidad en términos de plazos de entrega, precios y condiciones.
Esta colaboración efectiva no solo contribuye a fortalecer la cadena de suministro, sino que también potencia la capacidad de adaptación a los cambios en el entorno empresarial. Es fundamental que el área de compras, en su búsqueda de proveedores, no se vea constreñida exclusivamente por la consideración del precio más bajo en cada ocasión. La dirección desempeña un papel crucial al arbitrar y conducir hacia el "mayor bien común".
Si bien la elección basada únicamente en micro-ahorros puede ser tentadora a corto plazo, quienes han ocupado roles de compras saben que la verdadera fortaleza radica en cultivar relaciones a largo plazo con proveedores de confianza. Estas alianzas sólidas demuestran ser invaluables en situaciones de imprevistos o emergencias de stock, donde la confianza y la colaboración previa son fundamentales para superar los desafíos con éxito.
En la actualidad, la optimización de procesos se vuelve muy necesaria para las empresas. Dentro de este panorama, los procesos se erigen como una faceta crítica que, en ocasiones, persiste en entornos convencionales, como las hojas de cálculo de Excel, y emplea una plataforma de comunicación informal como WhatsApp o correo electrónico.
Como en cada oportunidad en que hablamos de implementación de software de gestión, cabe señalar que es una buena práctica que se diseñe el proceso de compras diagrama de flujo. De esta manera, será mucho más sencilla la implementación de un software CRM para compras efectivo, y que verdaderamente se ajuste a lo que buscan en tu compañía.
El nivel de eficiencia en las etapas críticas de adquisición puede marcar la diferencia entre la rentabilidad y las pérdidas para el negocio. Aquí es donde la automatización en el proceso de compra se vuelve una necesidad clave. La primera etapa de mejora se encuentra en la transición de las arcaicas hojas de cálculo de Excel a plataformas tecnológicas especializadas. La integración de sistemas de gestión de compras permiten una visión integral y en tiempo real de las operaciones, eliminando las limitaciones y los riesgos asociados con las hojas de cálculo.
Adicionalmente, habilitan la visualización para que cada una de las partes involucradas en la compra puedan entender en qué fase del proceso se encuentra a cada momento. Un paso crucial hacia la eficiencia es la implementación de alertas automáticas: estas alertas no solo notifican cuándo se requerirá un insumo, sino que también establecen una relación proactiva en lugar de reactiva, ya que pueden programarse para reaccionar ante eventos que predicen la necesidad de una compra.
Las alertas automáticas contribuyen facilitando una comunicación directa entre compras y otras áreas relevantes de la empresa. La sinergia entre departamentos se fortalece a medida que las alertas automáticas informan a Compras sobre las necesidades de otras áreas, y viceversa. Similar ocurre entre cada requerimiento, y la notificación automática de avances.
La comunicación fluida entre compras y otras unidades operativas se traduce en una toma de decisiones más rápida y precisa. La velocidad es esencial en el mundo empresarial actual, y las alertas automáticas garantizan que los recursos necesarios estén disponibles en el momento exacto, evitando retrasos que podrían afectar la cadena de suministro.
Además, la automatización de procesos no solo se limita a alertar sobre la necesidad de insumos; también abarca el ciclo completo de adquisición. Desde la generación de pedidos hasta la confirmación de entrega, cada paso se puede optimizar mediante la implementación de tecnologías avanzadas. Una de las innovaciones más impactantes es la capacidad de enviar pedidos directamente desde el sistema de Compras a los proveedores, eliminando la necesidad de intermediarios y reduciendo el riesgo de errores humanos.
Esta integración directa mejora la transparencia y la trazabilidad de cada transacción, lo que se traduce en un control más efectivo de los recursos y costos. Así, el paso entre requerimientos internos a órdenes de compra al proveedor, puede lograrse con un par de clicks. Digital, automatizado y simplificado.
Uno de los desafíos más destacados en el proceso es la falta de cumplimiento de las tareas asignadas a los roles de compra. Cuando del enorme abanico de funciones que deberían incluirse en el Área sólo se cuenta con las básicas, Búsqueda de proveedores y colocación de pedidos, se generan brechas en el rendimiento que pueden derivar en una rentabilidad baja. Además, la carencia de la tecnología adecuada puede obstaculizar la eficiencia y efectividad del proceso.
Es común ver cómo muchas empresas Pyme prestan enorme atención al Área de Operaciones, pero no así a Compras. Esto suele traducirse en que esta última tenga personal mínimo, incluso menos preparado profesionalmente. Paradójicamente sin buenas compras, será casi imposible operar correctamente, ni obtener beneficios económicos óptimos. Invertir en desarrollar un equipo humano más nutrido y profesional es una forma casi segura de incrementar la rentabilidad del negocio.
Pero por supuesto, no sólo se trata de contratar a más personas y esperar que “hagan su trabajo”. Esto incluye la capacitación constante, la definición clara de responsabilidades y el establecimiento de mecanismos de rendición de cuentas. La implementación de tecnologías colaborativas también puede fortalecer la comunicación y la colaboración entre los miembros de tu equipo.
Para abordar la falta de tecnología adecuada, las empresas deben adoptar un enfoque hacia la actualización tecnológica. La implementación de soluciones de gestión de compras, análisis de datos y automatización puede transformar la eficiencia del proceso, mejorando la toma de decisiones y reduciendo los errores.
Es una buena idea pensar en herramientas que permitan digitalizar transversalmente a la organización, para que dentro de la misma plataforma pueda darse seguimiento a las Ventas, que dan origen a necesidades en Operaciones, lo que usualmente se traduce en requerimientos de Compras. Una correcta digitalización de procesos genera trazabilidad, y sobre todo una coordinación simple y por ende ágil de qué se requerirá, de quién y en dónde se encuentra el proceso.
Cuando un bien o servicio de tercero puede poner en riesgo la actividad de nuestro negocio, la táctica correcta es la prevención. La adquisición de bienes y servicios debe estar respaldada por la exploración de múltiples alternativas, antes de que sean necesarias. Diversificar las opciones no solo minimiza los riesgos asociados con la dependencia de un solo proveedor, sino que también crea un ambiente competitivo que puede resultar en mejores condiciones y costos para la empresa.
No se trata de “siempre estar cambiando de proveedor”, sino de tener una cartera de opciones ya absolutamente validadas, que puedan sacarnos de una situación de emergencia, si ésta se produjese.
La relación con los proveedores es esencial. Construir una relación de confianza mutua contribuye a la transparencia y a la resolución eficaz de problemas. Las comunicaciones abiertas y una colaboración estrecha pueden marcar la diferencia en la calidad de los productos y servicios adquiridos.
La distancia física entre la empresa y sus proveedores puede presentar desafíos logísticos y de comunicación. Programar visitas regulares a las instalaciones del proveedor no solo fortalece la relación, sino que también proporciona una comprensión directa de sus operaciones e instalaciones, lo que puede mejorar la toma de decisiones. Por supuesto, habrá proveedores que resulta más relevante visitar en función de su importancia estratégica; pero cada año los dueños/directores deberían incluir en su agenda no sólo visitas a clientes clave, sino también a quienes ayudan a servir a estos últimos.
La adopción masiva de análisis predictivo y aprendizaje automático permite la implementación de estrategias de compras predictivas. Las empresas pueden anticipar la demanda del mercado, optimizar inventarios y prever cambios en los precios de los productos.
Las plataformas digitales ofrecen interfaces intuitivas, personalización de la experiencia y procesos de compra sin fricciones. La implementación de tecnologías como la realidad aumentada y virtual redefine la forma en que los consumidores interactúan con los productos antes de realizar la compra, influyendo directamente en sus decisiones.
La gestión de proveedores implica una relación estratégica que permite a las organizaciones adoptar estrategias para garantizar una gestión de proveedores alineada con sus objetivos corporativos.
La colaboración estratégica con proveedores es un concepto fundamental en la gestión moderna de la cadena de suministro. En lugar de una relación transaccional, las empresas deben buscar asociaciones a largo plazo basadas en la confianza, la transparencia y el beneficio mutuo. La comunicación abierta y el intercambio proactivo de información permiten a ambas partes anticipar desafíos, identificar oportunidades de mejora y lograr una alineación entre necesidades.
Es común ver como cuando cliente y proveedor trabajan en conjunto se obtienen resultados valiosos en cuanto a ayudar a la otra parte a hacer un mejor trabajo. Desde redefinición de antelación para colocar pedidos, unidades de envase, formas de embalaje, medios de transporte escogidos y demás especificaciones técnicas. Todo puede ser revisado para otorgar un mejor funcionamiento para la contraparte, que en nada afecta negativamente ni al cliente ni a su proveedor.
La implementación de tecnologías colaborativas, como plataformas en la nube para compartir datos en tiempo real, facilita una colaboración más estrecha. Estas herramientas no solo mejoran la visibilidad en la cadena de suministro, sino que también permiten una toma de decisiones más ágil y fundamentada. La colaboración estratégica no solo optimiza los procesos operativos, sino que también fomenta la innovación conjunta y la adaptabilidad a los cambios del mercado.
La evaluación constante del desempeño de los proveedores es otra actividad importante en la gestión de la cadena de suministro. Establecer métricas claras y objetivas, que vayan más allá de los aspectos puramente financieros, permite una evaluación integral de la contribución de los proveedores a los objetivos organizativos.
Las empresas más maduras en este aspecto suelen darle retroalimentación periódica a su proveedor, para ayudarle a mejorar, basados en indicadores de desempeño objetivos y previamente comunicados. Factores como la calidad del producto, la puntualidad en la entrega, la capacidad de respuesta y la sostenibilidad deben ser considerados en esta evaluación ininterrumpida. Aquellos proveedores que destacan consistentemente pueden ser reconocidos y recompensados, mientras que aquellos con desempeño deficiente pueden ser identificados para la implementación de mejoras o incluso considerar alternativas.
La evaluación de productos y proveedores es un aspecto crucial para garantizar la excelencia en cualquier proceso. En este contexto, es fundamental adoptar una mirada plural que involucre a diversos actores en el proceso de evaluación. Cuantos más participantes contribuyan a calificar al proveedor, más completa y precisa será la información disponible, lo que resultará en una elección más informada y acertada.
Importancia de la perspectiva de tus clientes finales
Uno de los elementos esenciales para lograr una evaluación exhaustiva es la incorporación de la perspectiva del cliente final. La opinión y la experiencia directa del consumidor final proporcionan información valiosa sobre la calidad del proveedor y sus productos. Aquí, la voz del cliente se convierte en un criterio inigualable para medir la satisfacción, la confiabilidad y la eficacia del proveedor.
Ejemplos de la importancia de la perspectiva del cliente final:
El proceso implica una serie de decisiones estratégicas y tácticas que impactan directamente en el rendimiento y la eficiencia de una empresa. Para garantizar una selección informada durante este proceso, es crucial considerar los siguientes criterios clave:
La innovación y la transformación digital están dando forma al futuro de los procesos. La adopción de tecnologías emergentes se ha convertido en un pilar fundamental para lograr una adquisición ágil y eficiente. La inteligencia artificial, la automatización y la analítica avanzada están revolucionando la forma en que las empresas gestionan sus compras, mejorando la precisión, la velocidad y la transparencia en todo el proceso.
La adopción de tecnologías emergentes no solo mejora la eficiencia, sino que también permite una mayor adaptabilidad a los cambios del mercado. La inteligencia artificial optimiza la toma de decisiones, la automatización reduce los errores y los costos, y la analítica avanzada proporciona insights valiosos para la toma estratégica de decisiones en el procesos.
Para seguir avanzando, las empresas deben comparar constantemente las mejores prácticas en los procesos. La optimización de la eficiencia operativa no solo implica la implementación de tecnologías avanzadas, sino también el análisis continuo de datos y la colaboración estrecha con los proveedores para identificar áreas de mejora.
La adquisición efectiva de bienes y servicios no es simplemente una transacción; es una danza intrincada entre estrategia, negociación y toma de decisiones informada. Para garantizar el éxito en este terreno, la construcción de equipos competentes es imperativa. La formación especializada proporciona a los estudiantes las herramientas necesarias para entender la importancia de la colaboración y la sinergia dentro de un equipo de adquisiciones.
La capacitación también desarrolla habilidades de comunicación efectiva, permitiendo a los estudiantes liderar y participar en discusiones y negociaciones clave. Asimismo, el proceso moderno exige una comprensión aguda de las tecnologías emergentes y las tendencias del mercado. La formación en herramientas digitales y análisis de datos capacita a los estudiantes para tomar decisiones informadas, mejorando la eficiencia y la agilidad del proceso de adquisición.
El liderazgo en el procesos va más allá de la toma de decisiones. Requiere habilidades de gestión, visión estratégica y la capacidad de adaptarse a entornos cambiantes. La formación y el desarrollo se convierten en aliados cruciales para cultivar estas habilidades en los estudiantes que aspiran a liderar en el mundo de las adquisiciones.
Las cualidades de liderazgo efectivo incluyen la capacidad de delegar responsabilidades, fomentar la innovación y gestionar eficientemente los recursos. Los programas de formación enfocados en el liderazgo no solo brindan conocimientos teóricos, sino que también ofrecen oportunidades prácticas para desarrollar estas habilidades en situaciones del mundo real.
Además, las estrategias de liderazgo eficientes en el procesos incluyen la negociación hábil, la gestión de riesgos y la comprensión profunda de las necesidades de la organización. La formación especializada permite a los estudiantes perfeccionar estas estrategias, preparándose para liderar con confianza y eficacia.
La negociación efectiva en el proceso es fundamental para el éxito de cualquier organización. Por este motivo, la habilidad para obtener condiciones favorables en las transacciones comerciales se ha convertido en un factor crítico.
Uno de los elementos esenciales para una negociación efectiva es proporcionar previsibilidad al proveedor en términos de cantidad y tiempo. Para lograr esto, es crucial emplear tácticas avanzadas que permitan establecer condiciones claras y mutuamente beneficiosas. Desde la creación de contratos sólidos hasta la implementación de sistemas de planificación efectivos, estas tácticas proporcionan la estabilidad necesaria para construir relaciones a largo plazo.
El entorno legal en los procesos puede ser complejo y desafiante. Es imperativo que las organizaciones comprendan las complejidades jurídicas asociadas con las transacciones comerciales. Desde la redacción de contratos hasta el cumplimiento de normativas específicas del sector, garantizar la integridad en todas las etapas del proceso es esencial. Exploraremos estrategias para navegar por estas complejidades de manera efectiva y ética.
La gestión de suministros es una parte integral del proceso, y su eficiencia impacta directamente en la rentabilidad y competitividad de una organización. Una gestión ágil garantiza la adaptabilidad ante cambios en el mercado y mejora la eficiencia operativa.
El primer paso para mejorar cualquier proceso es medirlo adecuadamente. En el contexto del proceso, es esencial identificar y analizar métricas clave que proporcionen una visión integral del desempeño. Algunas de estas métricas incluyen:
Contrariamente a las métricas, los indicadores de éxito van más allá de las cifras para abordar aspectos cualitativos que impactan directamente en la eficacia del procesos. Algunos de estos indicadores incluyen:
Reducir costos sin comprometer la calidad es un objetivo del proceso de adquisiciones. Una estrategia efectiva es la integración cercana con proveedores. Al establecer un canal de comunicación abierto, la empresa pudo optimizar los pedidos, reducir los costos de transporte y negociar términos más favorables.
Optimizar el gasto va más allá de negociar precios. Implica una evaluación constante de las necesidades y una adaptación proactiva a cambios en el mercado. La implementación de tecnologías como la automatización de procesos de adquisición y análisis de datos puede mejorar la eficiencia y proporcionar información valiosa para tomar decisiones informadas.
Más allá de las transacciones, construir relaciones sostenibles con los proveedores es esencial. La transparencia, la comunicación abierta y el establecimiento de metas compartidas contribuyen a relaciones duraderas y mutuamente beneficiosas. La lealtad y la confianza son activos invaluables en el mundo de las adquisiciones.
En las pequeñas y medianas empresas, donde el procesos a menudo recae en la responsabilidad de una sola persona, es esencial contar con un manual de mejores prácticas que no solo detalle el "cómo" del proceso, sino que también aborde evaluaciones, condiciones, cantidad de proveedores por insumo y medios de contacto. Este enfoque integral no solo busca optimizar el flujo de trabajo, sino también mitigar los riesgos asociados con la rotación del personal a cargo de las adquisiciones.
Importancia del proceso de compras en una empresa
El procesos en las Pymes desempeñan un papel crucial, ya que una única persona suele estar a cargo de tomar decisiones que pueden afectar significativamente la eficiencia operativa y la rentabilidad de la empresa. En este contexto, la falta de conocimiento detallado del procesos puede exponer a la organización a riesgos considerables, especialmente cuando la persona a cargo deja su puesto.
Desarrollo del manual
El Manual de Mejores Prácticas en el procesos para PYMES busca abordar esta problemática proporcionando una guía completa que no solo instruye sobre los procedimientos básicos de compra, sino que también profundiza en aspectos clave:
Este apartado se enfoca en proporcionar una visión más amplia y estratégica del proceso de adquisiciones en las Pymes, alentando a los responsables de compras a adoptar un enfoque proactivo y estratégico.
A lo largo de este artículo, hemos abordado el enfoque estratégico como introducción al proceso de compras y adquisiciones, su integración con tecnologías digitales, algunas estrategias de gestión y evaluación de proveedores, entre otras cuestiones.
Sin embargo, donde verdaderamente se verán los resultados de una mejora tangible es poniendo en práctica la teoría. Y el puntapié inicial es justamente definir los roles que integran el proceso de compra. Una vez que tienes esto, ya puedes seleccionar a tus proveedores y, finalmente, "cerrar el círculo" con la implementación de una herramienta para hacer este proceso mucho más eficiente.
Si tu equipo de Compras y tus procesos relacionados se gestionan en Excel, la teoría quedará en la nada. Si quieres ver un cambio sustancial, la clave está en la implementación de una herramienta de software apropiada. Agenda una reunión con nosotros para que uno de nuestros expertos pueda asesorarte.