Cómo gestionar proyectos con metodologías ágiles en Smartsuite

Las metodologías ágiles han revolucionado la gestión de proyectos al enfocarse en la adaptabilidad, la colaboración constante y la entrega continua de valor. A diferencia de los enfoques tradicionales, donde los proyectos se planifican detalladamente desde el inicio, las metodologías ágiles permiten a los equipos responder rápidamente a los cambios y mejorar constantemente a través de ciclos iterativos y feedback frecuente. Esto resulta en productos que no solo cumplen con las expectativas del cliente, sino que también se ajustan a las realidades cambiantes del mercado.

Smartsuite se presenta como una herramienta integral que potencia la aplicación de estas metodologías ágiles. Con su interfaz intuitiva y flexible, facilita la colaboración entre equipos, la visualización del progreso y la priorización de tareas, todo en un solo lugar. Además, permite personalizar flujos de trabajo y adaptarlos a las necesidades específicas de cada proyecto, asegurando que tu equipo se mantenga alineado y enfocado en la entrega continua de valor.

En este artículo, exploraremos qué son las metodologías ágiles, en qué se diferencian de las tradicionales como Cascada, y cómo Smartsuite puede ayudarte a gestionar proyectos, teniendo en cuenta Agile pero adaptados a un enfoque tradicional en las etapas que lo requieran. 

¿Qué entendemos por metodologías ágiles?

Las metodologías ágiles son un conjunto de prácticas y principios de gestión de proyectos que enfatizan la flexibilidad, la colaboración y la entrega continua de valor. En lugar de seguir un plan rígido desde el inicio hasta el final, como ocurre en los enfoques tradicionales de gestión, las metodologías ágiles promueven un enfoque iterativo e incremental. Esto significa que los proyectos se desarrollan en ciclos cortos o "sprints", durante los cuales se crean y se entregan pequeñas porciones del producto final. Al finalizar cada sprint, el equipo revisa el progreso y ajusta el plan según sea necesario, permitiendo una rápida adaptación a los cambios y una mejora constante en la calidad del producto.

El enfoque ágil pone un gran énfasis en la colaboración cercana entre todos los involucrados en el proyecto, incluyendo los clientes y los miembros del equipo. La comunicación frecuente y el feedback constante son fundamentales para garantizar que el producto desarrollado cumpla con las necesidades y expectativas del cliente. Además, las metodologías ágiles fomentan la autogestión y la responsabilidad dentro del equipo, permitiendo que los miembros trabajen de manera más autónoma y con mayor flexibilidad para encontrar soluciones innovadoras. En resumen, las metodologías ágiles se centran en entregar valor de manera continua y en adaptarse rápidamente a los cambios, lo que las convierte en un enfoque ideal para entornos de alta incertidumbre y ritmo acelerado.

¿Cuáles son las principales metodologías ágiles?

Existen varios métodos ágiles que han ganado popularidad debido a su eficacia en la gestión de proyectos, cada uno con enfoques y herramientas específicas adaptadas a diferentes tipos de equipos y proyectos. A continuación, se presentan algunos de los principales métodos ágiles:

Scrum 

Scrum es uno de los marcos ágiles más utilizados y se centra en la entrega de incrementos funcionales de un producto en ciclos cortos llamados "sprints", que suelen durar entre dos y cuatro semanas. Este método organiza el trabajo en un backlog priorizado y realiza reuniones diarias (daily stand-ups) para revisar el progreso. Al final de cada sprint, el equipo realiza una retrospectiva para identificar áreas de mejora.

Kanban 

Kanban es un método ágil que utiliza un sistema visual para gestionar el flujo de trabajo. Las tareas se representan en tarjetas y se mueven a través de columnas que indican el estado del trabajo (por ejemplo, "Pendiente", "En progreso", "Completado"). Kanban es altamente flexible y permite la entrega continua sin ciclos fijos, lo que facilita la adaptación a los cambios de manera inmediata y mejora la eficiencia del equipo.

Lean 

Lean se enfoca en maximizar el valor al cliente y minimizar el desperdicio, aplicando principios como la mejora continua, la optimización del flujo de trabajo y la entrega rápida de productos de alta calidad. Aunque originalmente desarrollado para la manufactura, Lean se ha adaptado a la gestión de proyectos y se combina frecuentemente con otros métodos ágiles, como Scrum y Kanban, para crear un enfoque más integral.

Extreme Programming (XP) 

XP es un método ágil que se enfoca en mejorar la calidad del software y la capacidad de respuesta a las necesidades cambiantes del cliente. Incluye prácticas como la programación en pares, la integración continua y la retroalimentación constante. XP es particularmente útil en proyectos de desarrollo de software donde la calidad técnica es una prioridad.

Crystal 

Crystal es un enfoque ágil que se adapta a las características específicas de cada proyecto, como el tamaño del equipo y la criticidad del sistema. Se centra en la comunicación, la mejora continua y la entrega frecuente de software funcional. Crystal enfatiza la importancia de ajustar las prácticas y procesos según las necesidades del equipo y del proyecto, en lugar de seguir un conjunto rígido de reglas.

Cada uno de estos métodos ágiles ofrece herramientas y enfoques únicos para gestionar proyectos, permitiendo a los equipos elegir el que mejor se adapte a sus necesidades específicas y objetivos.

Hablemos ahora de las metodologías tradicionales

Las metodologías tradicionales en la gestión de proyectos se caracterizan por su estructura lineal y secuencial, en donde cada fase del proyecto se completa antes de pasar a la siguiente, comenzando con una planificación detallada, seguida por la ejecución y finalizando con la entrega. El enfoque tradicional es ideal para proyectos donde los objetivos y requisitos son claros desde el inicio, y se espera que el proceso siga un camino predecible sin la necesidad de cambios significativos durante su desarrollo. Dentro de las metodologías tradicionales, cascada es una de las más implementadas.

¿Qué es cascada?

El método cascada sugiere planificación secuencial. Entonces, aquí donde tenemos planificar, hacer, reevaluar, y seguir repitiendo cada Sprint. Cada Sprint nos lleva en una dirección diferente hasta que alcanzamos nuestro destino final de algún tipo. Cuando se trata de cascada, no tomamos el mismo enfoque. En lugar de que cada Sprint nos lleve a un destino ligeramente diferente hasta que logremos nuestro resultado, cascada asume que sabemos exactamente lo que necesitamos desde el primer día.

Planificación secuencial hasta el final

Una vez que planificamos, vamos adelante y hacemos, y luego evaluamos, y eso es todo. No hay repetición. No hay proceso cíclico. Hacemos el paso uno, hacemos el paso dos, hacemos el paso tres, y así sucesivamente. Imagina que estás en un barril en una cascada real. Y cuando el agua comienza a llevarte por el río, vas río abajo. No vas en una dirección lateral. Vas en una sola dirección.

Si los planes cambian en cascada, a veces podemos realizar pequeñas modificaciones al alcance, pero si descubrimos que hay un cambio drástico en cómo está organizado el proyecto, básicamente necesitamos matar todo nuestro plan y construir uno nuevo para incorporar ese nuevo esfuerzo.

Tener un destino a dónde ir

Cascada es perfecta cuando tienes un destino muy conocido al que estás tratando de llegar. Entonces, si tienes un camino conocido del que no te desviarás, piénsalo como una línea de ensamblaje, sabes exactamente lo que necesita suceder y en qué orden; por ende, cascada probablemente tenga mucho sentido porque puedes delinear todos esos pasos por adelantado y realmente medir su eficiencia cuando planificas en cascada, es decir, planificar todo por adelantado.

Tener el control de todo lo que sucede

La última razón por la que cascada podría ser perfecta para ti es si eres un planificador. Esto es un poco un arma de doble filo en algunos sentidos, pero si eres alguien que tiene un proceso o un pipeline que necesita ser completamente predecible, necesitas poder ver lo que se va a hacer y en tu lista de tareas, dos meses en adelante, cascada te lo va a dar. Sabrás exactamente lo que va a suceder, suponiendo que nada cambie. Podrás ver lo que va a suceder en dos meses, tres meses, seis meses, 12 meses al tener todo el proyecto delineado.

¿En qué proyectos se puede aplicar cascada?

Cuando pensamos en cosas como proyectos de construcción, proyectos realmente sofisticados en los que muchas personas están trabajando, generalmente vemos este tipo de enfoque en cascada, porque hay tantas partes móviles que ser un poco pesado en la planificación típicamente ayuda a las personas a sentirse más en control y a poder predecir aspectos como los costos y cronogramas con más precisión que el enfoque Ágil.

Pero al final del día, tanto Ágil como Cascada son extremos del espectro. La mayoría de los proyectos y los clientes con los que normalmente podemos trabajar se sitúan en el medio. Utilizan un poco de Ágil, pero les gusta planificar un poco también como en cascada. Planifican mucho, pero tienen espacio para la innovación y el cambio a medida que cambian las cosas.

¿Cuál de las dos metodologías recomendamos?

Pero si te encuentras en algún lugar en el medio del espectro Ágil y Cascada de la gestión de proyectos, no eres un purista, no tienes al líder certificado guiándote en ningún enfoque, ¿cómo deberías organizar tus proyectos? Nuestra sugerencia para cualquiera que esté dispuesto a dividir su trabajo es inclinarse a organizar su trabajo de una manera ágil, ya que será mucho más fácil usar una estructura ágil dentro de una herramienta de gestión de proyectos, como veremos a continuación, y luego adaptarla un poco a cascada, que ir primero en la dirección opuesta. Si intentas estructurar tus proyectos en cascada y luego haces que sean un poco Ágiles, eso tiende a volverse más complicado, porque lo más probable es que surjan incidencias o riesgos que tu planificación no haya podido contemplar y tengas que desviarte del alcance, tiempo o presupuesto.

Smartsuite: la herramienta que permite gestionar proyectos ágiles y tradicionales

Independientemente de si prefieres hacer las cosas de manera iterativa o preplanificar todo, cualquier proyecto que quieras organizar puede gestionarse dentro de SmartSuite si utilizas la estructura y la plantilla adecuadas para el flujo de trabajo que elijas. Ahora, vamos a hablar sobre la plantilla de Agile que existe aquí.

Cómo usar la plantilla de SmartSuite para organizar proyectos con las metodologías ágiles

Cuando instales esta plantilla en tu cuenta, verás una configuración básica de proyectos Agile. Lo primero que notarás es la aplicación de Sprints. Esta es la aplicación donde rastreamos cada uno de los ciclos de un proyecto.

Creación de Sprints

Estos Sprints son simplemente unidades de tiempo, que numeramos secuencialmente para mantener un seguimiento de ellas, y que contienen objetivos que queremos lograr, cosas en las que queremos trabajar.
Puedes ver las fechas, el estado actual y el nombre del Sprint. Puedes ver también si es un Sprint de corrección urgente, notas, y en qué estamos trabajando. Incluso, puedes ver en qué historias y bugs estamos trabajando.

Gestión de historias y problemas

Cuando pensamos en Historias, significa que solo queremos tener resultados pequeños, cosas que impactan a nuestro usuario final en unidades que podemos evaluar y comprender. Simplemente, se trata de trozos de trabajo.

Por otro lado, tenemos Bugs. Ahora, esto probablemente ya te sea familiar, pero en este caso, nos referimos a Bugs como fragmentos de problemas, fragmentos que impactan a nuestro usuario final y que queremos resolver. 

Conectar errores y problemas usando registros vinculados

Cuando estamos listos para trabajar en estos problemas, los conectamos a esos Sprints, usando el Campo de Registro Vinculado. SmartSuite nos permite diseñar nuestros registros vinculados para verlos de manera diferente según nuestras preferencias. Podemos mantener una visualización estándar muy simple, pero tenemos otras opciones. También, podemos ver cómo los conectamos a nuestras sesiones de trabajo, y también de vuelta al Epic. Dentro de los problemas, tenemos una priorización de cuán importante es, cuán grave es, y a partir de este registro, puedes identificar la tasa de resolución de problemas. 

Seguimiento de ideas en SmartSuite

Tenemos dos aplicaciones más para analizar: Ideas y Reuniones de equipo. Todo esto representa un lugar donde podemos incluir cosas que tal vez podríamos hacer en el futuro. Cada vez que tenemos una característica potencial o un Epic o concepto en el que estamos trabajando que pensamos que podría ser realmente genial para el negocio, podemos ponerlo en esta área de ideas.

Aplicaciones de reuniones de equipo y standUps

Esta es una aplicación donde rastreamos reuniones. Si hacemos clic en una de estas, podemos ver la estructura predeterminada, para que puedas tomarla para tu propia configuración de gestión de proyectos en cuanto a lo que te gustaría rastrear.

Eliminar datos de demostración

Toda esta solución es algo que está disponible en el plan gratuito de SmartSuite. Puedes comenzar con esto hoy de forma gratuita usando el CTA que figura debajo, y una vez que tengas esto instalado, todo lo que necesitas hacer es ir allí, hacer clic en eliminar, eliminar los datos de demostración y añadir tu propia información.