Control financiero: consejos para una Pyme ordenada y sostenible

Para asegurar la sostenibilidad de tu negocio en el corto y largo plazo, es necesario dejar de lado las decisiones basadas en el optimismo y comenzar a enfocarse más en datos objetivos y comparaciones de rentabilidad esperables para tu industria. El control financiero es importante, porque puede permitirle a tu negocio crecer o retraerse (algo de lo que quizás se habla menos porque es menos agradable, pero es igual de frecuente).

Un control financiero efectivo implica tener la prudencia de asegurar flujos de fondos saludables, y tomar decisiones, no sin riesgos claro, pero sí entendiendo el grado de dificultad que pueden significar para la empresa si los ingresos no resultan como se esperaban.

En este artículo, hablaremos sobre los principales aspectos y fases del control financiero, cómo implementarlo adecuadamente en tu organización, qué roles involucra y las mejores herramientas de software recomendadas por Crentio para un control económico efectivo.

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¿Qué es el control financiero y para qué sirve?

El control financiero es el conjunto de políticas y procedimientos establecidos por una organización para gestionar, documentar, validar y reportar las transacciones financieras que realiza a lo largo del tiempo. Implica un seguimiento de todos los movimientos y estados financieros con el objetivo de optimizar los recursos económicos disponibles.

Esto incluye la elaboración de presupuestos para un mejor uso de estos recursos y prevenir la fuga de fondos, lo que facilita la maximización del beneficio y la generación de una base financiera sólida que garantice la solvencia del negocio.

Asimismo, la importancia del control financiero es que permite mantener el equilibrio entre deuda y liquidez del capital, evitando tanto la sobrecapitalización como la subcapitalización.

De este modo, es se disminuye el riesgo de que tener problemas de faltantes de dinero temporales (comúnmente llamados descalces financieros), o por el contrario perder oportunidades de colocar dinero sobrante a tasas de interés en entidades financieras.

También contribuye a verificar el cumplimiento de los objetivos, identificar errores y puntos de mejora, permitiendo realizar diagnósticos de la salud financiera de tu empresa, en donde podrás detectar problemas potenciales o irregularidades, a fin de tomar las medidas necesarias para mitigar estos riesgos y mantener la supervivencia de la empresa. En definitiva, es el control financiero de una empresa ejemplo de un buen hábito para asegurar la rentabilidad y supervivencia a largo plazo.

¿Cómo implementar un control financiero adecuado?

Entender qué es y cómo operan los distintos tipos de control financiero es el puntapié inicial para tomar la iniciativa de aplicarlo en tu negocio. A continuación, compartimos la serie de pasos para implementarlo con eficacia.

1) Revisar la calidad de tus datos

Un primer paso fundamental en el control de las finanzas es que las herramientas y los registros (contables, financieros, económicos) sean llevados con fiabilidad, sean oportunos, la información aparezca sin errores, provenga de fuentes confiables; en otras palabras, que los datos obtenidos presenten un bajo "manoseo humano" del uso de herramientas rudimentarias y que requieren constante seguimiento como Excel.

Lo ideal sería que la información financiera se produzca directamente desde las herramientas de gestión que tu compañía utiliza, en lugar de registrar todo con las planillas de Excel o incluso con una libreta física. Al tener una base material sólida y que coincide con lo que sucede en la realidad, podemos comenzar. En otras palabras, tu flujo de caja debe reflejar lo que expresan los números en tu tablero de comando.

Muchas veces, el informe puede generar datos financieros ideales que en la realidad de tu negocio no se está replicando. Entonces, es ahí donde un software de gestión puede conciliar la información registrada de tus finanzas con el dinero que verdaderamente tienes en tu poder. 

2) Analizar la situación financiera actual

En esta instancia implica realizar un análisis profundo de la salud financiera de tu negocio, teniendo en cuenta 3 variables principales: stock de deudas por pagar, de cuentas por cobrar y saldo de flujos de ingresos vs egresos. A continuación, los revisamos con más detalle:

Stock de deudas por pagar

Representa la cantidad de dinero que tu organización debe, ya sea a proveedores o socios estratégicos. Es el flujo de egreso que tendría que haber salido pero que por alguna razón se pospuso.

Stock de cuentas por cobrar

Hace referencia a los productos o servicios que ya se vendieron pero que aún no fueron facturados con dinero. 

Flujo de ingresos vs flujo de egresos

Es determinante respecto de si a mediano o largo plazo vas a necesitar tomar deuda o mantendrás tu estabilidad financiera, posibilitando incluso tomar algunas decisiones de colocación de fondos de corto-mediano plazo.

Es básicamente el resultado mes a mes entre tus cobranzas y pagos; no mirando el momento en que se producen las operaciones de compras y ventas, sino del momento real efectivo en que los fondos serán percibidos/reclamados.

3) Simular dos escenarios: buenas ventas y malas ventas

Esta actividad conlleva plantear dos escenarios: uno donde los ingresos por ventas sean favorables y otro en donde los ingresos no sean los habitualmente esperables.

Para llevar a cabo estas simulaciones, excepcionalmente, puedes recurrir a Excel (¡Sí, al final en Crentio le encontramos un uso que sí es aceptable para Excel), para revisar cuál sería el impacto de un trimestre-año de buenas ventas, y también hacer lo mismo con uno de malas ventas.

¿Cuál es el objetivo de esta práctica? Estar preparado para implementar acciones en ambos escenarios para mitigar los riesgos, en el escenario de malas ventas, o para mantenerlas y/o incrementarlas, si el escenario revela ventas importantes.

Incluir estos dos escenarios evitará depender de un presupuesto que solo contempla el escenario financiero positivo. Aunque estemos vendiendo de manera ininterrumpida, igual debemos considerar el escenario menos alentador con una medida de contingencia que reduzca significativamente su impacto en las finanzas de la empresa. 

Estas acciones nos deberían conducir a planes de acción, o al menos algunas medidas paliativas en caso de ocurrir un mal escenario:

• Reservas de dinero por contingencias;
• Acortar plazos de cobro a clientes;
• Alargar plazos de pago a proveedores;
• Acelerar calificaciones de riesgo con entidades financieras.

Entre otras. Por supuesto, también pueden listarse opciones de qué hacer con los flujos de dinero excedentes, en el caso contrario: recordemos que aunque este sea un mejor escenario, el riesgo de no tomar estos recaudos es el de perder el costo de oportunidad de obtener un rendimiento, derivado de un control financiero débil.

4) Crear presupuestos por área y para la empresa

Una vez que ya planteamos los dos escenarios, ya podemos generar presupuestos. Organizar la empresa basándonos en informes financieros de calidad, y en nuestras estimaciones basadas en los escenarios planteados, nos permite planificar contrataciones (o reducciones), inversiones en tecnología, o reducciones de gastos. En definitiva, los presupuestos deben ser las hojas de ruta que guían las decisiones para evitar el des-control financiero.

5) Revisar las desviaciones y tomar decisiones

Después de revisar la calidad de tus datos, analizar la situación financiera actual, simular dos escenarios y crear presupuestos, uno de los principales objetivos del control financiero debe ser validar a qué escenario se asemeja más la realidad, y corregir el rumbo trimestre a trimestre, para que la rentabilidad del negocio siempre esté asegurada (o lo más posible).

Conciliación bancaria: una obviedad no tan obvia

La conciliación bancaria es un componente fundamental en el control financiero de una empresa que permite básicamente conocer el estado de las finanzas, identificar errores contables y obtener cierta visibilidad en los registros de las operaciones.

No obstante, a veces este proceso puede llegar a ser largo y tedioso, por lo que muchas organizaciones se ven tentadas a dejarlo de lado o postergarlo, basándose muchas veces en la confianza que se tiene con las personas encargadas de este rol. Pero entonces, ¿qué es una conciliación bancaria y cómo opera realmente?

¿Qué es la conciliación bancaria y por qué es importante para el control financiero personal? 

La conciliación bancaria es el procesos que permite comparar los movimientos registrados en los libros de tu compañía, comparados con los que figuran en el estado de cuenta enviado por tu banco. El principal objetivo de esta operación es establecer si la información coincide para mantener un correcto control financiero. De esta forma, puedes verificar el estado de tu contabilidad, a fin de anticipar riesgos y y poder mitigarlos, aplicando medidas correctivas. 

Realizar conciliaciones periódicas te proporciona información relevante para la toma de decisiones, como así también para gestionar auditorías. Si bien puede parecer un trámite burocrático al principio, al quedar registradas en el banco, las operaciones son más fáciles de comparar con tu libro contable, sea físico o digital. La clave aquí es que tanto el resumen bancario como los movimientos y saldos de tu negocio coincidan. 

¿Cómo se hace una conciliación bancaria?

Esta práctica consta de 3 componentes: 

• Libros de contabilidad donde registras tus operaciones financieras;
• Estado mensual emitido por tu banco;
• Un documento conciliatorio.

Normalmente, este documento podría elaborarse en el mismo Excel, pero nuestra intención es proponerte alternativas más avanzadas, rápidas y escalables que este programa. Sin embargo, si ya venías cargando tu información de finanzas en Excel, puedes importar estos datos en plataformas como monday.com o Smartsuite (de las cuales hablaremos antes de cerrar el artículo) y comenzar a operar los próximos registros y actualizaciones desde un mismo lugar, obteniendo notificaciones automáticas de cada variación. 

En lugar de comparar manualmente una por una todas las operaciones y saldos reportados por el banco frente a lo consignado en tus libros contables, y exponerte a errores humanos, una herramienta de gestión podrá hará esta tarea de forma automática, detectando en el acto cualquier irregularidad o diferencia, lo que te ayudará a sostener un control financiero más estricto, ágil y seguro. 

Roles en el control financiero: los roles de Controller y Director de Administración

El Controller financiero es el jefe contable de una empresa, que supervisa la contabilidad y garantiza que los libros contables reflejen con precisión el dinero que entra y sale de la organización. Se mantiene involucrado en la toma de decisiones, previsiones y elaboración de presupuestos, sobre la base de datos contables confiables. Ahora bien, el Director de Administración lidera al equipo financiero y es, a la vez, miembro de la Dirección ejecutiva.

Es quien se asegura de que el equipo funcione bien y también toma decisiones estratégicas para impulsar el crecimiento de la empresa. A diferencia del Controller, el Director de Administración no es un experto en contabilidad, pero sí es el mejor calificado para gestionar la planificación financiera.

El rol del Controller y el de Director de Administración son los encargados de arbitrar las decisiones que los gerentes desean tomar, analizándolas siempre desde una perspectiva financiera: ¿Qué impacto en los ingresos/egresos puede tener el tomar/no tomar esa medida?

Funcionan como una suerte de "mediadores financieros", porque el resto de las áreas deben explicar y fundamentar sus pedidos, ya no sólo desde una perspectiva de beneficios cualitativos para el funcionamiento de su área o del negocio, sino especialmente desde sus resultados económicos.

Software para el control de finanzas empresariales

Antes de finalizar, y como lo anticipamos, este apartado está dedicado a las recomendaciones de herramientas de Crentio. Podemos hablar de muchas, pero para no abrumarte, seleccionamos dos de las más versátiles e intuitivas del mercado, porque permiten a las pymes acompañar su crecimiento incluyendo funcionalidades y características cada vez más avanzadas, a medida que el plan de precios sube de nivel. 

Monday.com

Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más.