¿No te pasa que te encantan las reuniones estratégicas y de planeación del equipo porque todo el mundo sale motivado y entusiasmado con las nuevas ideas, proyecciones e iniciativas? Todo parece ir bien, hasta que llega el momento de bajarlo a tierra y es ahí donde todo se empieza a difuminar. Las iniciativas empiezan a perder forma y terminan reformulándose constantemente sin una correcta implementación, gestión y seguimiento de la planeacion administrativa.
Esto no implica que las sesiones estratégicas no tengan valor, todo lo contrario. Pero sin una correcta ejecución, las personas perderán la confianza en los anuncios que se hacen en la empresa y esos espacios "estratégicos" terminan convirtiéndose en momentos de recreación que no agregan valor para tu empresa.
En este artículo, hablaremos sobre los lineamientos y características de la planeación administrativa, cómo enfocarla correctamente y presentamos una propuesta para poder implementarla en tu negocio.
La planeacion administrativa es una de las etapas más importantes del proceso administrativo, donde se establecen las estrategias que van a dirigir las acciones a implementarse en la organización. Estas estrategias pueden ser de mediano y largo plazo, por lo que contribuye en la gestión de los recursos, así como a trazar objetivos claros y actividades orientadas a su cumplimiento.
Existen dentro de la planeación administrativa ejemplos de varias tipologías, según el nivel organizacional en el que se ejecute.
Puede considerarse el nivel más alto de planificación organizacional, ya que las decisiones que se toman en este nivel de gestión administrativa impactan en la totalidad de la empresa. Su objetivo principal busca responder a las preguntas clave de "dónde estamos parados" y "hacia dónde queremos llegar como empresa".
En función de estos cuestionamientos, se define un plan para materializar la estrategia planteada, teniendo en cuenta la visión, misión y metas a largo plazo. Además, la planeación estratégica también considera los factores externos e internos, como investigación de mercado, análisis de la competencia, recursos disponibles y nuevas unidades de negocios. En definitiva, se encarga de establecer la dirección a seguir por la empresa durante al menos los próximos 5 años.
En un nivel debajo, se encuentra la planeación o planificación táctica, que se ocupa de poner en ejecución las principales acciones definidas desde el nivel estratégico. Una vez que respondiste las preguntas en dónde estamos y a dónde queremos llegar, la consigna ahora es preguntarnos cómo vamos a ejecutar la estrategia para alcanzar nuestras metas.
Aquí, los objetivos pasan de lo intangible a lo tangible, al implementar un plan de acciones que tienen un impacto a mediano plazo, en donde identifiquemos las principales funciones, roles funcionales y responsabilidades necesarios en cada proceso administrativo y área para cumplir con los objetivos estratégicos y no desviarnos del rumbo que definimos.
Finalmente, la planeación operativa se vincula con la actividad del día a día, por lo que su impacto es a corto plazo. Responde a las preguntas de "cómo vamos a ejecutar nuestros objetivos establecidos desde el nivel táctico", por lo que los resultados que obtengamos en el nivel operativo dependerán en gran medida de la planificación estratégica y táctica.
Así como los niveles anteriores de planeación reflejan resultados a largo y mediano plazo trabajando con objetivos y planes de acción, la planeación operativa se ocupa de llevar adelante los flujos de trabajo que se alinean directamente con la estrategia y van generando resultados diarios, que nos permiten entender qué tan cerca o lejos estamos de alcanzar los objetivos.
La iniciativa del enfoque basado en procesos involucra una estructura que integra procesos, roles y personas, que al montar en un software de gestión puedas identificar a qué procesos, roles y personas está o estaría afectando esa iniciativa. Entonces, cada estrategia, idea y plan de acción debe estar inserto dentro de este enfoque de procesos para que la estructura se mantenga sólida.
Teniendo en cuenta que un sistema de gestión de calidad es un conjunto de reglas encargadas de aplicar la mejora continua en tus procesos, debes asegurarte de tener actualizado tu SGC a tu estructura actual de procesos, roles y personas. Esto implica que, a medida que tu compañía crece, identifiques estos cambios en la estructura, ya sea con la incorporación de nuevos procesos para sostener una mayor carga de trabajo, la creación de nuevos puestos o el ingreso de nuevos colaboradores para cubrirlos.
De esta manera, cualquier planificación administrativa que implementes reunirá los recursos necesarios para su correcta ejecución, lo que facilitará el cumplimiento de las metas que hayas establecido desde el principio.
Implica tener asociadas siempre las iniciativas estratégicas a la estructura de procesos, personas y roles que se verán afectados en los principios de la planeación en administración. Entonces, el enfoque de la gestión de procesos te brindará los lineamientos necesarios para adaptar tu estructura a la planeación, a fin de comprender con qué recursos cuentas y qué recursos necesitas para bajar a tierra estas iniciativas de manera efectiva.
Si tienes los procesos, los roles y las personas adecuados, la ejecución seguramente será exitosa, pero si te faltan estos o algunos elementos de la planeación en administración y aún no estás en condiciones de conseguirlos, quizá debas bajar el nivel de expectativas con respecto a la planeación.
Una vez que tenemos las iniciativas generadas, se encuentran alineadas a una estructura de roles, procesos y personas que aportan valor a la organización, el paso siguiente es asignarle ciertas cuotas de presupuestos y objetivos. Incluye la cantidad de dinero que tienes disponible para implementar un plan de acciones. Muchas veces, en las sesiones estratégicas se barajan ideas originales pero irrealizables porque no se contemplaron las cuestiones de presupuesto para llevarlas a la práctica.
Sin un esquema de objetivos claros, estructura definida y presupuesto acorde a las iniciativas estratégicas de la planeación, por más buenas que sean las ideas, no será posible materializarlas y muy probablemente terminen quedando en el aire. Para que las sesiones de design thinking no se conviertan en jornadas de divagación que no conducen a nada, es fundamental incluir desde el primer momento un cálculo estimativo del presupuesto que necesitamos para llevar a cabo la estrategia. De esta forma, el tiempo invertido en estas reuniones no estará desperdiciado.
La metodología EOS es un modelo organizacional que combina la visión de la empresa con los roles, procesos, indicadores y objetivos. Su implementación asegura el alcance de los objetivos de manera escalonada pero firme, mitigando los riesgos asociados a la ejecución. Entender el papel que juegan los procesos, los roles y las personas, nos permitirá identificar los posibles problemas que podrían obstaculizar el alcance de los objetivos.
Para lograr esto, este enfoque contempla rocas estratégicas y reuniones de seguimiento para particionar los objetivos grandes en objetivos más pequeños y amigables, que sean más fáciles de cumplir, lo que, a largo plazo, debería evidenciar una línea de progresos modestos, que sumados en el tiempo se traducirá en un progreso significativo.
A la vez, estas sesiones de seguimiento de los pequeños objetivos permitirá identificar incidentes durante el proceso de ejecución, a fin de que estas alertas ayuden a reducir su impacto en el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Por consiguiente, la ventaja que tiene el seguimiento diario a nivel operativo es lograr anticiparse a los problemas para resolverlos cuando no representan una amenaza crítica.
Sin la posibilidad de alcanzar estos pequeños objetivos de forma confiable, nunca sabremos cómo llegaremos en realidad a cumplir el objetivo más grande, lo que podría dejarnos a mitad de camino, ante la falta de un norte claro que dé cuenta de la evolución que hicimos para llegar al tramo final de nuestro recorrido.
Finalmente, una vez que ya entendimos los tipos de planeación que existen, cómo el enfoque basado en procesos puede ayudarnos a bajar a la realidad las iniciativas estratégicas, la importancia de la planeación administrativa, en términos de presupuesto y definición de objetivos claros, así como de incluir una metodología de ejecución y seguimiento adecuada, como EOS, solo resta implementar una herramienta de gestión versátil, eficiente e intuitiva, que bien puede ser monday.com o Smartsuite.
Una plataforma de gestión te permite integrar tus procesos con el plan administrativo a través de flujos de integraciones predefinidos, pero también admite cierto grado de personalización. Al estar incluidos los procesos, en función de sus necesidades, nivel de estandarización y los responsables asignados a cada uno, puedes entender si tu plan podría funcionar con los recursos que tienes o requiere implementar alguna acción de mejora, como el mapeo de procesos o una automatización.
Además, una herramienta de gestión incluye tableros de control y seguimiento de procesos, lo que te ayudará a establecer mejor las expectativas al fijar los objetivos más chicos dentro de los objetivos mayores, cuando realices las rocas estratégicas y reuniones de seguimiento con tus colaboradores. Esto te permitirá obtener una visibilidad ampliada del avance de las tareas a nivel operativo y establecer parámetros de cumplimiento en función de la carga operativa, los plazos estipulados y el nivel de detalle o precisión de la tarea.
Un control más efectivo de la ejecución de procesos hará que sepamos cómo está el estado de nuestras tareas sin necesidad de andar preguntando todo el tiempo a las personas si cumplieron con los objetivos diarios.
Cuando se aproxima la fecha de vencimiento de una tarea, la herramienta de gestión incluye alertas de cumplimiento y avance del plan, mediante notificaciones, para evitar o por lo menos disminuir las posibilidades de que las personas se retrasen en sus tareas y se enfoquen en avanzar hacia los siguientes objetivos. Estas alertas naturalmente contribuyen al control y seguimiento de la ejecución, al evidenciar si estamos atrasados o al día.
No es la idea que las personas se sientan presionadas para terminar más rápido por estas alertas, pero tener esta visibilidad de la carga de tareas desde el principio ayuda significativamente a realizar una gestión del tiempo mucho más eficiente. Y si de todas formas hay retrasos, se puede intervenir a tiempo para mitigar cualquier daño colateral.
Asimismo, un software de gestión puede integrarse a otras aplicaciones de mensajería y centralizar la información en una sola plataforma de comunicación y colaboración, como Slack, donde todos los miembros de tu equipo puedan acceder al mismo flujo de datos y estar en sintonía con los objetivos a alcanzar dentro de la ejecución del plan. Esto hace que la información relevante no se filtre por otros canales digitales, permitiendo también un uso más eficiente de la comunicación dentro de la empresa.
¿Te interesan los tópicos sobre planeación que aquí se trataron? En artículos relacionados con el enfoque de procesos encontrarás información clave para mejorar la manera de planificar tareas y cumplir con los objetivos que definas.
A lo largo de este artículo, hemos desglosado este enfoque desde sus distintos niveles, recalcado la importancia de la planeación en la administración, tanto al establecer un presupuesto y objetivos, así como de elegir una metodología de ejecución. Finalmente, sugerimos trabajar con una herramienta de gestión, que puede ser monday.com o Smartsuite, para montar tu planeación con éxito.
Si sientes que las sesiones estratégicas en tu organización no están generando propuestas claras para implementar planes estratégicos efectivos que impulsen el crecimiento de tu negocio, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte adecuadamente y logres llevar adelante una planeación administrativa exitosa.