Cuando tu negocio comienza a crecer, crece también la carga de trabajo y la complejidad de las operaciones, por lo que es posible que muchas de las tareas que realizan tus colaboradores se terminen duplicando, lo que implica una pérdida de tiempo y de recursos. Como consecuencia de esto, es probable que además de las tareas, los roles tampoco estén definidos correctamente.
Ante esta falta de claridad, implementar el mapa de procesos en tu organización puede ayudarte a recuperar esa visibilidad perdida, desde que empezaste a sumar nuevos proyectos de negocios y flujos de trabajo a tu rutina, porque básicamente contarás con una representación visual integral de toda tu actividad empresarial, permitiéndote entender dónde estás parado y hacia dónde te conviene avanzar.
Este artículo te guiaremos a través de los cinco mejores prácticas para construir tu mapa de procesos efectivo, que te permita obtener una estructura más robusta de todos los procesos, a fin de que esta herramienta se convierta en tu aliado estratégico permanente.
| Tabla de contenidos |
| ¿Qué es un mapa de procesos? |
| ¿Cómo hacer un mapa de procesos? |
| ¿Para qué sirve el mapa de procesos? |
| Crece de manera ordenada con Crentio |
El mapa de procesos de una empresa es una técnica visual clave para planificar y comprender los flujos de trabajo dentro de los procesos empresariales (business process).
También conocido como diagrama de flujo, diagrama de flujo de procesos o diagrama de flujo de trabajo, este mapa, que incluye símbolos básicos de una representación gráfica de procesos, se presenta generalmente como una herramienta valiosa para empresas en crecimiento.
Ya sea un mapa de procesos online o físico, su objetivo principal es comunicar de manera clara y concisa cómo se desarrolla un proceso de alto nivel, permitiendo a los miembros del equipo comprenderlo fácilmente y ejecutar eficientemente.
Además, cabe destacar que la formalización de los procesos también tiene el propósito de alinear las expectativas de los diferentes roles, definiendo claramente qué se espera de cada individuo y en qué etapa del proceso.
Esta alineación contribuye significativamente a reducir ambigüedades, disminuyendo así la probabilidad de problemas y mejorando la cohesión operativa del equipo.
La elaboración de un mapa de procesos integral no solo ofrece una visión completa del proceso, sino que también facilita la identificación de posibles ineficiencias, convirtiéndose en una herramienta esencial para el enfoque continuo de mejora y la gestión empresarial.
Los mapas de procesos no solo son útiles para visualizar un flujo básico de trabajo, sino que son herramientas fundamentales para su gestión y análisis de procesos, capacitaciones, integraciones y mejoras.
Su utilidad radica en su capacidad para comunicar procesos con claridad y simplicidad, abordar problemas recurrentes y coordinar responsabilidades dentro de equipos multifuncionales que abarcan varios departamentos. En este sentido, más que el mapa tradicional, los mapas interfuncionales pueden cumplir adecuadamente este propósito de integración.
Ahora vamos a identificar dentro del mapa de procesos ejemplos de los tipos de procesos que conforman una organización:
Si deseas aprender más sobre los tipos de procesos puedes acceder a nuestra guía completa o demás artículos relacionados a la gestión de procesos.
El mapa de procesos consta de varios componentes esenciales. Más allá de una notación técnica y académica, vamos a explicarte sus componentes básicos de una manera simple y comprensible:
En el ámbito de la gestión de procesos, existen normativas internacionales (normas ISO) que respaldan la eficiencia y calidad a través de evaluaciones y determinación de estándares.
Algunas de las normativas más usuales que posiblemente hayas considerado, incluyen mapa de procesos ISO 9001 para la gestión de calidad, ISO 14001 para la gestión ambiental, ISO 45001 para la seguridad y salud ocupacional, ISO 50001 para la gestión energética, ISO 27001 para la gestión de seguridad de la información, entre otras.
Estas regulaciones desempeñan un papel crucial en asegurar la efectividad y eficacia de los procedimientos, al mismo tiempo que demuestran el compromiso de la organización con estándares reconocidos. En conjunto con el mapa de procesos, estas normativas constituyen la base de una gestión empresarial sólida y centrada en la mejora genuina.
Sin embargo, es esencial destacar que, para una pequeña o mediana empresa (pyme), la verdadera prioridad radica en la formalización de sus procesos y la definición de métodos de trabajo eficientes. Obtener certificaciones no debería ser la máxima prioridad si el objetivo es lograr auténtica eficiencia.
Aunque las certificaciones aportan credibilidad ante clientes y proveedores, no siempre son la solución necesaria para mejorar la forma en que una pyme opera, especialmente durante los primeros 10-15 años de su existencia.
En lugar de enfocarse exclusivamente en certificaciones, la inversión prioritaria debería dirigirse hacia la optimización de procesos y su digitalización. Certificar los procesos puede considerarse más como una estrategia de marketing que como una acción orientada a mejorar la eficiencia operativa.
En este sentido, el enfoque principal debería ser mejorar los procesos internos y adoptar soluciones digitales que realmente impulsen la agilidad y la eficiencia de la pyme.
A continuación, exploramos a fondo como hacer un mapa de procesos efectivo en cinco pasos cruciales.
En este primer paso, es crucial identificar los procesos que son clave para impulsar el funcionamiento de tu organización. Los recursos de tiempo y esfuerzo son siempre limitados. Prioriza y comienza por aquellos que tienen un impacto directo en la entrega de productos o servicios.
Por ejemplo, en una Pyme podríamos destacar el proceso de desarrollo de productos liderado por el CEO y el equipo de ventas, ya que directamente afecta la propuesta de valor para nuestros clientes.
Asigna roles específicos a cada proceso, como el dueño del proceso (un responsable único), el supervisor del proceso, los usuarios que ejecutan las actividades y los clientes, tanto internos como externos, que se ven afectados por el resultado del proceso.
Cada proceso requiere una estructura clara de roles para su ejecución efectiva. Establece roles específicos para el dueño del proceso, supervisor, usuarios y clientes.
En pocas palabras, definen: quién hace qué, quién controla, quién recibe sus resultados y quiénes tienen alguna responsabilidad o contribución externa sobre el mismo.
Ejemplo:
En este paso, desglosa cada proceso en actividades específicas. Define claramente el inicio y fin de cada actividad, identifica los recursos e información necesarios para comenzar (input) y lo que la actividad debe entregar (output).
Ejemplo: En el proceso de desarrollo de productos, las actividades pueden incluir la concepción del producto, diseño, prototipado, pruebas y lanzamiento. Los inputs pueden ser datos de mercado y salidas, productos prototipo y documentación técnica.
Asignar una evaluación de desempeño a cada actividad (del 1 al 5) facilita la evaluación general del proceso, permitiendo priorizar mejoras. De esta manera estarás estableciendo un estándar imparcial sobre cómo se considera a una actividad correctamente realizada, y cómo no lo es.
Esto evitará conflictos basados en subjetividades y puntos de vista dentro de tu equipo, especialmente si se encuentran incorporando a nuevas personas a tu empresa.
En este paso, identifica los puntos críticos en cada proceso donde se toman decisiones o se debería efectuar un control. Debes considerar aquellas fases en donde aún se podría prevenir la ocurrencia de problemas graves/irreversibles.
En general, se trata de establecer “compuertas” de calidad; al involucrar a un supervisor o gerente para que controle una actividad, antes de que el flujo continúe. Esto puede tener un impacto enorme en la rentabilidad, al evitar que procesos con errores avancen, y tengas que corregir demasiado tarde.
Sin caer en burocracias excesivas, es importante considerar para cada proceso cuáles son esos momentos clave donde, de mediar un pequeño control o check point, podremos estar seguros de que todo marcha bien.
En esta última fase, el diagrama o mapa de procesos cobra vida, y pasa del relevamiento a la diagramación.
Imagina tu negocio como una red de caminos interconectados. Cada sendero representa un proceso, y la posibilidad de visualizarlos te otorga un poder significativo. Al sumergirte en la cartografía empresarial, puedes identificar áreas de mejora, optimizar recursos y anticipar posibles desafíos.
En el corazón de esta exploración se encuentra el Diagrama de Flujos, una herramienta gráfica que descompone cada proceso en pasos secuenciales. Al profundizar en esta representación, desbloqueamos un entendimiento detallado de cómo fluyen las tareas y cómo se entrelazan entre sí.
El Diagrama de Flujos proporciona una claridad instantánea. Cada forma y conexión tiene un propósito específico, brindando una comprensión detallada de los puntos de inicio, los hitos clave y los puntos finales. Esto no solo simplifica la explicación de procesos complejos, sino que también facilita la identificación de posibles cuellos de botella.
Al visualizar el flujo de trabajo, surgen oportunidades para la optimización, e incluso, la reingeniería de procesos. ¿Hay pasos redundantes? ¿Se pueden simplificar las rutas? Estas preguntas encuentran respuestas visuales en el diagrama, allanando el camino para mejoras eficaces y eficientes.
El diagrama de procesos se convierte en un lenguaje común. Facilita la comunicación entre equipos y departamentos al proporcionar una referencia visual compartida. Esta uniformidad en la comprensión disminuye malentendidos y fortalece la colaboración interdisciplinaria.
Si tu primer impulso al acceder a este artículo fue preguntarte, el mapa de procesos para que sirve, aquí tenemos la respuesta. Se trata de una herramienta fundamental en la gestión empresarial, proporcionando una visión integral y detallada de cómo fluyen las actividades dentro de una organización. Profundicemos en sus beneficios clave.
El mapa de procesos actúa como un guía visual, permitiendo a todos los miembros de la organización comprender la estructura y secuencia de las operaciones. Al brindar visibilidad, se rompen barreras departamentales, fomentando la colaboración y el entendimiento común de los objetivos.
La identificación de procesos en el mapa facilita la identificación de áreas de mejora. Al analizar cada etapa, las empresas pueden optimizar eficiencias, reducir costos y aumentar la calidad. Este enfoque continuo de mejora es esencial para mantenerse competitivo en un mercado en constante cambio.
El mapa de procesos sirve como base para establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y objetivos específicos. Al medir el desempeño en cada etapa, las empresas pueden tomar decisiones informadas y alinear sus actividades con sus metas estratégicas.
Una vez que los procesos están claramente definidos, se abren las puertas a la automatización. Identificar tareas repetitivas o propensas a errores facilita la implementación de soluciones tecnológicas, liberando recursos para actividades más estratégicas y de mayor valor. Podrás encontrar distintas herramientas donde encontrarás para el mapa de procesos plantillas prediseñadas para agilizar el trabajo, así como la posibilidad de crear tus diagramas de cero.
Con procesos bien definidos, el departamento de recursos humanos puede seleccionar candidatos que se adapten mejor a tus necesidades. Además, el onboarding se simplifica al tener procedimientos claros y documentados, acelerando la integración de nuevos miembros al equipo.
El mapa de procesos es esencial para el crecimiento ordenado de una empresa. A medida que se expande, la estructura y eficiencia de los procesos garantizan que el crecimiento sea sostenible y controlado, evitando caos operativo.
No es simplemente una herramienta, sino un pilar estratégico que impulsa el éxito empresarial. En Crentio, entendemos la importancia de una gestión eficiente en el mapa de procesos. Si te diste cuenta que necesitas iniciar una mejora de los procesos escalable, agenda una reunión con nosotros para que podamos brindarte nuestra ayuda genuina.