Muchas veces en el proceso de expansión o desarrollo de una empresa, empezamos a explorar plataformas CRM que sean acordes no solo a nuestro modelo de negocio, sino también al momento económico-financiero de la compañía. Existen diversos softwares CRM que, en términos de funcionalidades, atienden a la perfección nuestras necesidades. HubSpot CRM es uno de ellos.
Sin embargo, debemos considerar antes dos principales cuestiones:
1. Son muy costosos para la empresa o para el momento que está afrontando, ya sea debido a otros planes de inversión o a un presupuesto limitado.
2. El sistema CRM sobreatiende las necesidades del negocio, provocando que los usuarios se confundan y se pierda el foco de por qué implementamos la herramienta.
Dado este contexto, el CRM de HubSpot fue ideado con la intención de acompañar a la PyME en todo su ciclo de vida y crecimiento. Esto se ve reflejado en sus planes, de los que hablaremos y explicaremos a continuación.
Si estás buscando un CRM que sea una herramienta ideal para la gestión comercial, probablemente te estés preguntando sobre HubSpot que es y para que sirve. Aquí te lo contamos. HubSpot es una herramienta CRM de interfaz intuitiva que incluye funciones de inbound marketing y marketing digital (Marketing Hub), ventas (Sales Hub), servicio al cliente (Service Hub), operaciones (Operations Hub) y gestión de contenidos (CMS Hub).
Cada producto de la herramienta está conectado a la misma base de datos del CRM, de modo tal que puedas obtener información más completa de todos los contactos en cada etapa del recorrido del comprador. También permite integrarse a otras herramientas, conectarse con tu sitio web, crear landing pages, compartir tus contenidos en social media (redes sociales), y además incluye un módulo de aprendizaje conocido como HubSpot Academy.
Como software de ventas, HubSpot Sales permite recopilar datos importantes de tus prospectos, automatizar las tareas monótonas y repetitivas e impulsar el cierre de ventas. Además, incluye una funcionalidad que permite programar reuniones, secuencias de email marketing a través del correo electrónico automatizado y un chatbot de inteligencia artificial para responder las preguntas o consultas de los prospectos y clientes.
Esta plataforma incluye una versión gratuita y 3 planes de pago:
El CRM de HubSpot es una plataforma integral muy conveniente, incluso con las funcionalidades de la opción gratuita. Te contamos a continuación cuáles son las características populares que encontrarás en todos los planes de HubSpot para comenzar a utilizarla.
El CRM de HubSpot se destaca en primer lugar por centralizar en un mismo lugar todas las llamadas, correos electrónicos, conversaciones de chat, notas creadas por los vendedores, la lista de tareas actuales y pendientes, los próximos seguimientos, todos los contactos con otras empresas, y cuándo se crearon cada una de esas interacciones.
Tener la información de tus interacciones con los contactos y clientes en una misma plataforma te permite brindar respuestas y agendar reuniones más rápidas, lo que contribuye a acortar los tiempos de espera, a fin de poder avanzar en las instancias de propuesta, negociación, cotización y cierre comercial.
La herramienta te permite ver en tiempo real en qué empresas, negocios u oportunidades está trabajando tu fuerza de ventas y de esa manera puedes lograr más visibilidad sobre los aspectos que requieren mayor atención de tu equipo comercial, a fin de entender qué tareas o procesos se están volviendo críticos para brindarles seguimiento más estricto.
Esto te ayuda a conocer el estado de cada oportunidad para facilitar la toma de decisiones comerciales que favorezcan la conversión, en función de cómo vaya avanzando o cambiando tu sales pipeline o pipeline de ventas.
HubSpot no solo te permite montar el proceso de ventas dentro del CRM sino que además incluye automatizaciones, a partir de ciertos disparadores para generar tareas en automático, notificaciones, hacer que el usuario complete la información requerida, en función de algunas preguntas frecuentes, para pasar de una etapa a otra en el embudo de ventas.
A diferencia de Zoho CRM, que es una herramienta más de gestión de tareas manual, las automatizaciones de HubSpot te permiten optimizar tus esfuerzos de seguimiento de tus prospectos, mediante secuencias automatizadas de email fáciles de personalizar. Además, puedes usar workflows para rotar oportunidades de venta, iniciar negocios y automatizar tareas repetitivas. Entonces, este tipo de inteligencia del software comercial lo permite en todos sus aspectos y planes.
Al integrar tus canales, HubSpot te permite vincular el correo corporativo, como modo de bandeja de entrada, conectar tu teléfono para realizar llamadas, conectar el calendario no solamente para agendar y recibir reuniones sino también para calendarizar tus tareas, desde el CRM a tu calendario.
Dependiendo del plan que elijas, te permite conectarte con WhatsApp, SMS para que toda tu actividad esté consolidado en una misma plataforma. Entonces, la mejor manera de obtener todas las interacciones de los contactos es poder integrar todos los canales de comunicación en un mismo lugar.
Para más información de la herramienta, la puedes encontrar linkeando estos 2 artículos: HubSpot marketing y content, y Ventajas y desventajas de HubSpot.
Frente a la necesidad de una herramienta CRM que realmente acompañe el crecimiento de tu organización, HubSpot se perfila como una de las mejores opciones que puedes encontrar en el mercado, no solo porque cumple la función de CRM perfectamente como la mayoría de las herramientas de esta categoría, sino porque incluye un paquete de características o funcionalidades compatibles con cada uno de los estadios o momentos por los que atraviesa tu empresa.
De esta manera, el nivel inicial, que es HubSpot gratis, está diseñado para que lo utilicen las empresas que recién se están iniciando en los negocios, tienen un equipo de ventas reducido o recién se está conformando, y gestionan pocos clientes aún.
Los planes pagos HubSpot pricing se van adaptando escalonadamente a las demandas y objetivos de tu compañía, a medida que su estructura va creciendo. Entonces, cuando la cantidad de oportunidades comerciales comienzan a saturar el tiempo del gerente de ventas y su incipiente equipo, es hora de subir de nivel y pasar del combo gratuito al primer plan pago que, si bien tendrá funciones básicas, servirá para gestionar más clientes, oportunidades y tareas vinculadas al seguimiento del proceso de ventas.
Esto te permitirá continuar creciendo, sumando nuevos negocios, clientes y vendedores, y aspirar a los planes más completos de HubSpot, como Pro y Enterprise, pero sin salirte de la plataforma y manteniendo toda tu información de contactos y clientes al día, desde la primera visita a tu sitio.
El primer paso para llevar tus oportunidades de ventas a una plataforma es realizar una prueba con el CRM gratuito de HubSpot con el fin de conocer las principales funciones y herramientas gratuitas de la plataforma. HubSpot te ofrece una versión gratuita que resulta ideal para los negocios que recién están comenzando.
Si bien contiene funcionalidades básicas, el paquete incluye lo suficiente no solo para explorar HubSpot CRM gratis sino para gestionar una pequeña base de clientes y oportunidades. A continuación, especificamos las 5 mejores funciones que te ayudarán a digitalizar tus procesos comerciales.
La plataforma te permite gestionar tus leads y actividades de ventas en un espacio de trabajo personalizado, donde puedas reunir tu portfolio de contactos y clientes e interactuar con ellos en cualquier momento. De este modo, tus representante de ventas ya no tendrán que recolectar la información de herramientas desconectadas, lo que les permitirá aumentar su eficiencia.
Al administrar estos contactos y clientes en una misma base de datos, te será más sencillo calificar y nutrir prospectos en menos tiempo y sin distracciones.
Asimismo, puedes integrar los correos electrónicos y reuniones programadas con tus clientes potenciales de manera ágil y práctica, lo que te permite reducir significativamente no solo la cantidad de trabajo manual de carga de datos y envío uno por uno de correos, sino el tiempo de ejecución de estas tareas.
Además, una vez que agendas una reunión con un lead, se genera una alerta automática de recordatorio para ambas partes, una función sumamente eficaz, ya sea para evitar olvidos o tener posibilidades de reprogramar la reunión, en caso de no poder asistir.
En esta plataforma también encontrarás un espacio centralizado para ver cuáles son las oportunidades más frías, es decir, las que se están iniciando; las que ya estás cotizando, las que están próximas a cerrar o las que están cerradas o perdidas.
Este pipeline va a representarse como un panel de control con cada una de estas oportunidades para tener una comparativa de todos los negocios iniciados y analizar en cuáles enfocar tus esfuerzos e impulsar un mayor número de cierres.
¿Cuánto cuesta tu producto o servicio? De manera opcional, tienes la posibilidad de cotizar un producto o servicio dentro de la plataforma. De esta manera, puedes entender si tu cotización es más bien simple y se basa en precio por cantidad con un margen vital o requiere una mayor secuencia de pasos para lograr el acuerdo y aceptación del cliente. Esta opción es ideal para llevar un mejor registro del proceso de cotización, sin tener que recurrir a una planilla de Excel.
Una de las mayores ventajas del plan gratuito de HubSpot es sin duda la posibilidad de generar informes predeterminados en tiempo real para conocer en qué estado se encuentra tu proceso comercial. Conocer cómo avanzan tus niveles de ventas, el volumen de actividad y oportunidades que maneja el equipo, y el desempeño general de tus vendedores, son algunos de los aspectos que están incluidos en estos informes, y forman parte del pack gratuito de HubSpot.
El próximo plan que le sigue a la versión gratuita y el plan Starter es el plan Pro, que incluye un nuevo paquete de funcionalidades adicionales y mejoradas. Veamos sus características más relevantes a continuación.
Aquí, básicamente, la herramienta permite incorporar llamadas telefónicas dentro del mismo CRM, aunque durante una cantidad de minutos limitada. Pero no solo eso, sino que graba esas llamadas y hasta es capaz de transcribirlas mediante inteligencia artificial, generando una suerte de resúmenes con los aspectos más importantes de cada llamada.
Las transcripciones con IA ayudan principalmente a los vendedores en la creación de la propuesta comercial, ya que les brinda un mejor panorama de cada interacción, atendiendo no solo a las necesidades que expresan los prospectos, sino al detalle del contexto que rodea al cliente potencial.
Para iniciar una llamada desde un registro de contacto, en tu cuenta de HubSpot, ve a la opción "Contactos" del CRM y haz clic en el nombre de un registro. En la barra lateral izquierda, haz clic en el ícono de llamada.
Si tienes que realizar una búsqueda de nuevos prospectos u oportunidades, puedes aplicar secuencias de correos o calendarios en automático a ciertos contactos, donde puedes ejecutar, por ejemplo, la siguiente lógica: un primer email; si no contesta, envías un segundo email; si no contesta, mandar un tercer email con un cierto espacio de tiempo de respuesta que puedes configurar.
En el caso de que conteste o agende una reunión, puedes terminar la secuencia o realizar una acción en particular. Además, puedes combinar esas secuencias con llamadas, tareas y reuniones que ayudarán al vendedor a simplificar su día a día y el seguimiento con sus contactos, especialmente cuando son muy numerosos.
Otra funcionalidad destacada del plan Pro es configurar equipos dentro de la plataforma, lo que te permite conseguir supervisores de cada equipo, en donde puedes habilitar el acceso adicional a la información compartida por el equipo de ventas asignado.
Entonces, conformar estos equipos te permite no solo abrir los accesos a contactos y oportunidades, sino que contribuye a monitorear los resultados por equipos, y ya no tanto por individuo.
Finalmente, el plan Pro incluye un nivel superior de reportes, que es la personalización de de estos. De esta forma, puedes configurar reportes a la medida con el formato y filtros que necesites, y es bastante simple y fácil de realizarlo.
A diferencia del plan gratuito, que ya incluye plantillas y series de informes preguardados que únicamente pueden filtrar por tiempo o aplicarle filtros básicos, el plan Pro está a un nivel de personalización mucho mejor, al generar informes que vayan más acordes con el crecimiento de tu empresa.
Este plan agrega un poco más de inteligencia a nivel de negocios, y lo podemos experimentar a través de este conjunto de funcionalidades avanzadas que detallamos ahora.
Esta función específica de la plataforma te permite visualizar y administrar un módulo de gestión de cuentas para tus clientes recurrentes e incluye un flujo de ingresos recurrentes, lo que te facilita el análisis y monitoreo del valor proyectado de tus oportunidades de negocios a lo largo del tiempo, a partir de un informe de analíticas de ingresos.
Además, estas analíticas ayudan al seguimiento de los ingresos generados o perdidos en un intervalo de tiempo específico, a fin de entender el impacto en los ingresos de las renovaciones de ventas, los aumentos y disminuciones de nivel, y las cancelaciones.
El plan Enterprise aplica un poco más de inteligencia a las conversaciones con los contactos. De esta manera, la herramienta te ayuda a revisar el historial o cronología de conversaciones o interacciones con los contactos. En ese resumen, puedes obtener información rápida y actualizada del estado de cada oportunidad.
Inclusive, puedes clasificar al contacto en automático, en función del nivel de análisis de dichas conversaciones para definir tu estrategia de ventas a seguir con esos prospectos para promover la decisión de compra.
Cabe destacar que este plan permite también incorporar nuevas unidades de negocios, que sean acordes a la escalabilidad de la empresa. Es decir, en la medida en que esta vaya creciendo, probablemente empiecen a aparecer nuevas unidades de negocio dentro de tu propia gestión empresarial.
Entonces, puedes continuar utilizando HubSpot y no otra cuenta fuera de la plataforma, lo que te permite incluir entidades, personas o negocios asociados a distintas unidades de negocios, que siguen estando integrados los objetivos y metas de tu organización.
Por último, este plan nos permite ser un poco más específicos en los resultados que queremos obtener para establecer planes comerciales dentro del equipo, agregando objetivos por equipo, por persona y monitorear el avance de dichos objetivos, a fin de aplicar ciertas acciones para el cumplimiento en tiempo y forma del objetivo en sí.
De esta forma, no solo puedes crear un plan de ventas y monitorear el progreso de los objetivos de dicho plan a nivel equipo, sino que puedes lograr un control más selectivo del desempeño individual de tus vendedores.
A lo largo de este artículo, hemos explorado los distintos paquetes de planes que ofrece el CRM de HubSpot, desde el plan gratuito hasta el plan Enterprise, entendiendo que la versión gratis marca una suerte de iniciación al CRM para las pymes que recién están comenzando su negocio, mientras que el Pro y Enterprise ya ameritan un nivel más avanzado de crecimiento y necesidades de digitalización, automatización e integración de tu proceso comercial.
Usualmente para nuestros clientes que están buscando dar un primer paso, y saltar de Excel a un CRM; les recomendamos comenzar con el plan Starter; un paquete bastante completo, más si se considera que su precio es relativamente bajo.
Si ya conoces la herramienta y buscas subir un escalón más adquiriendo uno de los planes pagos de HubSpot, agenda una reunión con nosotros para que te asesoremos adecuadamente sobre el que mejor se adapta a tus necesidades.