Si en tu día a día dirigiendo tu negocio o coordinando equipos de trabajo tienes la sensación de que muchas de las decisiones (incluso las operativas) pasan únicamente por tus manos y que de a poco vas detectando cómo las notificaciones van en aumento, los correos se van acumulando en la bandeja de entrada, el teléfono se llena de mensajes y llamadas sin atender con varios días de espera, es posible que te estés convirtiendo en un cuello de botella.
Esta situación genera en los líderes la presión por atender estos pendientes y que tengan que hacer horas extras en la oficina, trabajar los fines de semana, incluso posponer licencias planificadas. Este desequilibrio entre la vida profesional y personal de los directores de una empresa puede provocar que se tomen malas decisiones de negocio, delegaciones que no terminan siendo efectivas, errores que antes no se tenían y hasta problemas de salud relacionados con la carga de trabajo y el estrés laboral de la persona.
En este artículo, hablaremos sobre las posibles causas que han llevado a los líderes a generar un cuello de botella, las consecuencias para el negocio y propondremos una guía práctica para comenzar a trabajar en los puntos críticos.
Existen diversas razones por las cuales se puedan generar los cuellos de botella, por lo que no debemos atribuirlo siempre al dilema del crecimiento. Si bien una empresa al crecer va a experimentar ciertos cambios en su rutina diaria que requerirá mayores esfuerzos y pasar por un proceso de adaptación, también deberá tener en cuenta el estado de sus procesos, si cuenta con tecnología necesaria para agilizar las tareas y las personas calificadas, a la hora de agrandar el negocio. A continuación, veamos más en profundidad cada una de estas posibles causas.
Generalmente, se naturaliza el hecho de que toda etapa de crecimiento de una empresa trae aparejada la presencia de algún cuello de botella. Sin embargo, es posible crecer y no sentirse estresado. El equilibrio con el crecimiento puede ser posible, pero para lograr esto hay que tener una correcta previsión de los recursos (dinero, tecnologías, personas). En este sentido, es necesario entender que el cuello de botella surge en realidad no debido al crecimiento en sí sino por la previsión inadecuada de los recursos.
Al incorporar nuevas ventas, nuevos proyectos o líneas de productos, sabemos que significarán a futuro nuevas vacantes, ya sea para el equipo de administración, operaciones y demás. El principal error de la mala previsión y que muchas empresas cometen es esperar a que se genere el resultado, para recién incorporar esas personas o recursos que representan una inversión. Sin embargo, no contemplamos que al introducir nuevos recursos se requiere cierta adaptación, inducción de puesta en marcha, independientemente de si estamos hablando de una nueva tecnología o persona.
A medida que crecemos como empresa y comenzamos a planificar los recursos, es necesario incluir el entrenamiento, el periodo a prueba de la persona, la adaptación al ritmo de trabajo, pero esos tiempos tienen que estar considerados antes de que se genere el resultado de ventas, porque si lo hacemos después, probablemente siempre estaremos desfasados, en cuanto a la capacidad operativa disponible y la sensación actual de trabajo. Por ejemplo, si cierras un nuevo proyecto y ya estás saturado, al contratar una nueva persona no puedes esperar que desde el primer momento ya sepa cómo gestionar el proyecto como un experto.
Esto se traduce en una suerte de contradicción en donde, aunque incorpores más personas, sigues teniendo una sensación de retraso o sobrecarga, por la falta de entrenamiento y experiencia que todavía no tienen para llevar adelante de manera autónoma un proyecto o prestación de servicio. Por este motivo, asegurar un periodo de adaptación del nuevo colaborador, que puede variar de 1 a 3 o 6 meses dependiendo de la complejidad del negocio, permitirá anticiparnos para que el crecimiento no nos sobrepase.
A medida que nuevos negocios o proyectos se abren, es fundamental incorporar los recursos que vayamos necesitando para sostener ese crecimiento. Si bien esto puede generar cierto estrés en las personas, lo que es lógico ante lo que supone un desafío, no necesariamente es una condición inevitable, ya que el crecimiento acelerado no es la única causa del cuello de botella sino que viene acompañada de una mala planificación de los recursos y de las personas que tenemos a disposición.
Representa el aumento progresivo de la carga de trabajo manual ante la ausencia de una revisión detallada que acompañe al crecimiento, a fin de entender cómo se están haciendo las cosas, si hay fallas y qué se puede mejorar. En este proceso, una de las primeras señales que identificamos es la presencia de numerosas tareas que continúan realizándose de manera manual o artesanal cuando podrían automatizarse, así como flujos de trabajo que requieren varias instancias de aprobación, lo que vuelve el trabajo en la organización mucho más arduo, repetitivo y poco eficiente. La automatización de procesos puede ayudar a descomprimir la sobrecarga de las personas de manera significativa.
Otra de las causas de los cuellos de botella es que todos los procesos recaigan sobre la figura del director o dueño cuando tal vez esto no debería suceder. Esta situación puede conducirte a replicar en los procesos de trabajo la misma definición de roles que aplicabas al inicio de tu negocio, pero con una carga de trabajo notablemente superior. De esta forma, intentamos adaptar la forma de trabajar de una empresa pequeña a un entorno de crecimiento, que claramente dejará ver las limitaciones típicas de un diseño de procesos confeccionado en una etapa anterior del ciclo de vida empresarial.
Es allí cuando se necesita una redefinición de los roles para obtener la visibilidad de las personas que nos están faltando para incorporar y los puntos de control que hoy no estamos teniendo en cuenta para que el proceso siga siendo robusto y sea aplicable para todos los integrantes de la organización. De lo contrario, estos procesos solo serán entendibles para ti como su propietario, obligando al resto de tu equipo a depender de tu asistencia constante.
También la presencia de cuellos de botella puede deberse a la falta de personal, es decir, contar con pocas personas para desempeñar roles concretos con sus distintas funciones y responsabilidades, o bien que la cantidad de trabajo sobrepase la capacidad operativa de las personas y no logren esa mínima cuota de cumplimiento, al ser pocos los colaboradores y mucha la carga laboral. No obstante, algunas empresas que sí tienen capital humano, no obstante pueden carecer del nivel de expertise requerido en sus gerentes y supervisores para desempeñar un rol de liderazgo al cual el dueño o director pueda delegar para evitar los cuellos de botella.
Una bola de nieve en crecimiento: el impacto según cada nivel
Cuando comprendemos que el cuello de botella en nuestra empresa va a generar un impacto significativo, es importante poder identificar el grado de daño que esta bola de nieve podría provocar en la dirección general, los líderes que responden a la dirección y finalmente los colaboradores en el nivel operativo.
Esta área es donde se toman las principales decisiones del negocio con el objetivo de mantener el crecimiento. Ahora bien, si el director se convierte en un cuello de botella por cualquiera de estas causas mencionadas, probablemente sea sobre esta persona donde recaigan los problemas, porque las delegaciones que no terminan siendo efectivas, los errores que antes no se cometían y los problemas de salud, son más propensos a manifestarse en este rol porque tiene la máxima presión de que la empresa funcione. En consecuencia, si se produce un cuello de botella en esta persona, ya sea delegando a profesionales sin la suficiente calificación, teniendo un mal diseño de procesos o por falta de automatización, arrastrará consigo a todo el negocio en esa "bola de nieve" de ineficiencia.
Un líder de área, por más que esté comprometido con la empresa, sigue siendo un colaborador en relación de dependencia, por lo que si se siente demasiado saturado, no dudará en tomarse algunos días de licencia para bajar su nivel de estrés y recargar energías, algo que el director general probablemente no haría, por la misma preocupación y sentido de compromiso hacia la propia empresa. Sin embargo, lo que sí ocurre en términos de liderazgo es que se comience a instalar un sentido de urgencia constante, es decir, el mismo sentido de urgencia que tiene el líder por la presión de cumplir determinados objetivos, aprobaciones y demás es lo que traslada hacia sus colaboradores. Entonces, tal vez de manera directa o indirecta, empieza a hacer sentir esa presión sobre las personas a su cargo.
La presión por la urgencia de tener todo listo para ahora, teniendo que trabajar más tiempo de lo normal es algo que se traslada no solamente para el líder o gerente sino a todo el equipo. Asimismo, existen líderes más herméticos que evitan a toda costa trasladar esta presión hacia el resto de sus colaboradores, pero incluso en estas circunstancias especiales se termina filtrando algún vestigio de urgencia, y el equipo, quiérase o no, termina presionado por el sentido de urgencia entre líneas que se filtra. Esta cultura de trabajo que se adopta basada en una delegación negativa de la presión puede llegar a ser contraproducente para sostener el negocio en el futuro.
Puesto que la relación de dependencia y sentido de pertenencia con la empresa es el menos comprometido entre los 3 casos mencionados, una situación laboral estresante para los colaboradores, que les exija demasiada presión para cumplir ciertos objetivos, probablemente los impulse a evaluar su continuidad en la empresa. Estas personas, al no estar tan involucradas con la organización, tienen más libertad para elegir si se quedan o se van, dependiendo de su nivel de satisfacción con su fuente de trabajo. Si esta situación de sobrecarga de trabajo y estrés se prolonga en el tiempo, la tasa de rotación tenderá a aumentar.
Entonces, para descomprimir tus actividades, probablemente, tengas que delegar tareas, pero si constantemente hay rotación de personal, esto evita que puedas delegar de manera efectiva porque tendrías que repetir con cada nuevo colaborador el mismo proceso de inducción para transferirle tus conocimientos, ya sea del rol que debe ocupar, del proceso que debe ejecutar o la herramienta que debe aprender a utilizar, por lo que es probable que continúes por un tiempo más siendo el cuello de botella que podría poner en riesgo tu organización.
Una vez que ya hemos identificado las posibles causas de tener un cuello de botella en tu empresa y las consecuencias a largo plazo que podrían estar generando, cerramos este artículo con una guía práctica y sencilla para encaminar el rumbo de tu equipo de la mejor manera, sin comprometer tu crecimiento.
Implica trabajar sobre los roles funcionales de tu organización, determinando cuántos de estos roles operan actualmente, cuáles necesitas para entender qué tan ocupada está la estructura y cómo puedes descomprimir aquellas tareas, funciones y responsabilidades que exceden su capacidad operativa.
Otra iniciativa importante para evitar los cuellos de botella es buscar espacios recurrentes en tu calendario con el fin de ordenar tus prioridades. De esta manera, poniendo en práctica este buen hábito de la gestión del tiempo, ya sabrás qué conjunto de tareas impostergables debes ponderar para cumplir con los objetivos que exigen mayor urgencia. Por ejemplo, agendar una tarea específica para un día y horario específicos en tu calendario hará que siempre tengas presente esta tarea como una máxima prioridad.
Un software de gestión te permitirá bajar a tierra de manera ordenada todos los flujos de trabajo de un proceso en tableros de gestión de tareas, ya sea compartidos o privados, donde puedas invitar a las personas de tu equipo para trabajar de manera mucho más colaborativa. Asimismo, cada proceso con sus correspondientes tareas responderá a un cronograma de fechas de entrega o finalización, que a la vez estará integrado al calendario de trabajo de cada persona, donde podrán consultar su propia disponibilidad y la de los demás miembros del equipo, como así también obtener un alerta cuando note la agenda del calendario repleta. La adopción de herramientas de gestión te ayudará a evitar los riesgos de que se vuelva a generar un cuello de botella.
La consultoría de negocios es un servicio que puede ayudarte a identificar la causa raíz de los problemas que están generando los cuellos de botella, proponer estrategias eficaces de mejora de procesos y productividad y ayudarte a montar esos procesos con la implementación de un sistema de gestión de calidad escalable para tu negocio.
Hemos abordado, a lo largo de este artículo, las distintas causas que podrían llevarte a convertirte en un cuello de botella, las consecuencias en tu negocio, e incluimos una guía de 4 mejores prácticas para evitar que esto suceda y puedas encaminar tu negocio en la senda del crecimiento.
Si estás sintiendo que eres el cuello de botella que está poniendo palos en las ruedas para poder avanzar en el crecimiento de tu negocio y estás necesitando ayuda profesional para alcanzar ese impulso definitivo en todos los niveles, agenda una reunión con nosotros para que podamos asesorarte adecuadamente.