Contar con un sistema BPM puede ser una alternativa muy beneficiosa para tu empresa, si estás comenzando a trabajar por procesos en tu pyme y necesitas ordenar tus flujos de trabajo. Por supuesto que, como toda práctica empresarial, no debería intentar ser adoptada por una pequeña empresa de la misma manera en que lo haría una multinacional, sin hacer cambios ni adaptaciones.
Sin embargo, entender los fundamentos, puede ser de gran utilidad para extraer ideas y prácticas de aplicación para tu negocio, y de esta forma alcanzar un crecimiento gradual que no ponga en riesgo tu rentabilidad.
No es el objetivo de este artículo dar una clase teórica sobre el concepto de un sistema BPM, porque ya existen otros artículos relacionados para eso, sino brindar apoyo a empresas y negocios que quieran lograr orden interno, y sientan que necesitan una guía para poder hacerlo de una manera más profesional, y no tan solo basada en el sentido común.
El sistema BPM (Business Process Management) es esencialmente una metodología de gestión de procesos, que le permite a las empresas revisar la manera en que trabajan y mejorarla, pero siguiendo un marco conceptual que ayude a ordenar los esfuerzos.
Contribuye a que las empresas puedan generar procesos de alto rendimiento, reduciendo los costos, obteniendo mayor precisión en las tareas y aumentando la velocidad del trabajo en general.
Garantiza el correcto funcionamiento de los procesos, poniendo el foco en la priorización y optimización de aquellos que aportan mayor valor a la organización, a fin de distribuir más adecuadamente los esfuerzos en los procesos que son críticos y prescindir de los que no agregan valor o representan un gasto.
Cabe destacar que un sistema BPM es un enfoque basado en el cliente y en generar resultados, ya que se preocupa por cumplir con sus expectativas, asegurando una experiencia del cliente formidable. En última instancia, esta metodología ayuda a mejorar el desempeño de los procesos clave de un negocio, acompañando su evolución y aportando solidez y escalabilidad a la estructura organizacional.
La implementación de una herramienta BPM puede ofrecer diversos beneficios para tu negocio, tanto en la manera de trabajar en el día a día con las personas, como en la relación con los clientes. A continuación, veamos cuáles son las ventajas más importantes.
BPM aporta agilidad en dos sentidos: por un lado, es ágil en la manera de formalizar procesos, al incorporar una ruta más clara de cómo realizarlo, para evitar perder el tiempo en "descubrir" cómo estructurar la empresa (en el sentido de no-burocrático). Esto significa que BPM permite hacer el trabajo de manera más sencilla y sin tanta secuencia de pasos.
Por otro lado, es ágil también en el resultado, ya que BPM nos ayuda a eliminar pasos y tareas que no agregan valor, porque analiza los procesos desde la perspectiva del cliente, y tiene en su esencia la simplificación y la automatización para llevar a cabo la transformación digital en la organización.
Tener consistencia significa pasar de no tener procesos, o de tener procesos con distinto grado de madurez según el área; a incorporar una estructura más uniforme. Esto genera que las personas entiendan mejor las funciones y responsabilidades que se espera desempeñen en su rol.
Por tal motivo, al definir los estándares de trabajo, se obtendrán resultados más homogéneos. Esto representa el equivalente a consistencia operativa. En este sentido, es normal que haya procesos que no tengan el mismo grado de madurez, por lo que BPM ayuda a delimitar lo verdaderamente importante para que todos los procesos estén en la misma línea en su nivel de evolución y desarrollo.
Al mismo tiempo, esta metodología te permite definir el paso a paso de cómo deseas que se ejecuten las actividades, es decir, estás estandarizando tus procesos para obtener ciertos resultados o expectativas. Entonces, para que estos resultados sean más homogéneos, es necesario promover la consistencia en los procesos.
Si no hay una manera establecida en que deben realizarse las actividades, el control de procesos se vuelve subjetivo, es decir, que va a estar bien o mal, de acuerdo con un criterio personal. Esto dificulta la delegación de tareas, genera fricciones entre las personas y hace casi imposible el seguimiento sin pasar por la supervisión directa de la tarea.
Con un enfoque BPM implementado, se establece también los mecanismos de control, por lo que al tener visibilidad sobre qué se espera de una actividad, y cómo será controlada, el sistema globalmente considerado, funciona mejor.
BPM involucra una serie de 5 pasos para su implementación exitosa: diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización.
Este primer paso busca definir cómo debería verse la estructura del negocio en la realidad, desde una perspectiva global. Es decir, son las definiciones de carácter general de cómo buscamos que funcione un área, un departamento, o un proceso transversal de la compañía.
En cierto modo es un trabajo de fijar nuestro "modelo" a lograr con la implementación de estos cambios; es la situación deseada. En un proceso adecuadamente pensado, debería involucrar diferentes perspectivas de acuerdo a los distintos clientes (internos-externos) de estos procesos, y sus respectivas necesidades.
Este paso busca definir cómo debería verse el proceso en la realidad, de acuerdo con los objetivos que trazamos como empresa. Generalmente, el diagrama de procesos es la herramienta más adecuada para plasmar de manera visual y gráfica la estructura que debería aplicarse en el nuevo proceso o mejora.
Esto permite bajar a tierra el proceso diseñado de manera tal que las personas puedan ejecutarlo siguiendo una serie de pasos y prácticas efectivas.
¿En pocas palabras? Se trata del momento de la verdad. En esta instancia pasamos de la teoría y del diseño a la realidad, es decir poner en práctica los cambios propuestos en la fase de modelado. Como tal, implica la modificación de las tareas y secuencias de trabajo, la modificación de las herramientas de software que se empleaban y los roles laborales involucrados.
Una vez que la implementación de los cambios se hizo efectiva, será necesario comprobar su efectividad de acuerdo a los resultados que genere. Para lograr esto, debemos introducir indicadores de desempeño, que nos mantengan informados de todo lo que viene sucediendo durante la ejecución, desde los progresos y cumplimiento de las tareas hasta las posibles demoras y/o dificultades que puedan surgir.
Dependiendo de los resultados en números y cualitativos que arrojen los indicadores a partir del monitoreo de la ejecución, se debería plantear la necesidad de readecuación u optimización de procesos, en donde vamos a ajustar los procesos en función de lo que definimos en el diseño vs. lo que obtuvimos en el monitoreo.
La consigna aquí es que la realidad obtenida con la implementación o mejora del proceso se aproxime lo más posible a nuestras expectativas previas a iniciar este trayecto.
En nuestra experiencia, hemos visto que existe cierta necesidad de querer clasificar el BPM en tipologías, como si se tratara de distintas maneras de aplicar esta metodología.
Sin embargo, volvemos a sostener la misma idea que al inicio: BPM se trata de un método de estandarización de los procesos. Lo que puede considerarse como tipos de BPM, en realidad, son distintos enfoques de aplicación, desde ese lugar habrá tantos tipos de BPM como empresas aplicando BPM existen en el mundo.
Para diferenciar ambos conceptos, nos tenemos que remitir a delimitar los términos procesos y proyectos. Mientras que los procesos se encuentran en curso, los proyectos son eventos únicos con un inicio y final definidos. Los procesos sirven de guía para realizar el trabajo diario de la empresa.
En tanto que los proyectos son actividades específicas que impulsan la innovación, a través del alcance de un determinado objetivo de mejora continua. Un proyecto puede crear nuevos productos, nuevas estrategias y nuevos modelos de negocio. Comienzan con una idea y los equipos buscan materializarla mediante un producto o servicio que beneficia al consumidor.
Los procesos, en cambio, van a replicar la misma secuencia de tareas de principio a fin una y otra vez, y el líder o dueño del proceso es el encargado de monitorear y asegurar su eficiencia. Si esto no es así, buscará alternativas de mejora hasta obtener el nivel deseado.
Entonces, teniendo en cuenta la naturaleza cíclica del proceso y lineal del proyecto, podemos sostener que la gestión de procesos tiene un enfoque constante en la innovación, mientras que la gestión de proyectos, al estar limitada en términos de tiempo, buscará la mejora una vez finalizado el proyecto.
Normalmente, un proyecto se desarrolla con el fin de implementar una mejora de un proceso. A la vez, los procesos están diseñados para evitar cualquier desviación en los resultados de una actividad. Al final del día, la gestión de procesos busca alcanzar los resultados con los pasos ejecutados. Y si tales resultados no se producen, la gestión de proyectos puede intervenir para mejorar el diseño del proceso ineficiente.
Una vez que sabes de qué se trata BPM, cuáles son sus beneficios, cómo implementarlo y la diferencia entre gestión de proyectos y gestión de procesos, desde Crentio te proponemos una serie de consejos prácticos que te pueden ayudar a obtener mejores resultados para aplicar esta metodología.
Es sumamente importante que en la implementación de BPM intervenga la Dirección en la toma de decisiones, ya que de esta forma los esfuerzos de mejora de procesos no solo estará debidamente supervisada por roles ejecutivos, sino que además supondrá una guía estratégica sobre el norte hacia el cual busca encaminarse la empresa para alcanzar los objetivos que se ha fijado.
Un detalle no menor es la priorización de procesos en la implementación de BPM, comenzando por los procesos clave para la organización. También llamados procesos operativos, son los que aportan más valor al cliente y constituyen la razón por la cual elegirían tu marca y no la de la competencia. Generalmente, los clientes tienen una interacción con estos procesos o con los resultados que generan, situándose en el límite entre la empresa y los consumidores.
Aunque probablemente desees un crecimiento acelerado en tu compañía, busca trazar objetivos y metas realistas, en función de la realidad actual de la organización. De esta forma, al fijar objetivos pequeños es más factible poder cumplirlos, y la suma de objetivos pequeños puede conformar el alcance a largo plazo de un objetivo más grande.
En cambio, al fijar objetivos muy ambiciosos lo más probable es que no se terminen cumpliendo nuestras expectativas al final del día, porque habrá una brecha demasiado grande entre lo que esperamos lograr y lo que finalmente sucede.
Mantener la metodología BPM en papel, en Excel o en Trello no tiene mucho sentido, ya que se multiplican las tareas manuales y repetitivas que no solamente no suman valor sino que además retrasan tu tiempo y te obligan a estar pendiente del progreso de esas tareas, en lugar de solo recibir las notificaciones cuando se inician y cuando se finalizan.
Implementar tecnología a través de herramientas de gestión permite mejorar procesos a través de la automatización, digitalización, integración e inteligencia artificial simplificando la carga operativa diaria.
Tanto la formalización y mejora de los procesos como incorporar una herramienta para optimizar la eficiencia amerita que los colaboradores reciban la capacitación correspondiente. Esto no solo permitirá aprovechar al máximo las funcionalidades de la implementación de una plataforma para llevar adelante un proceso, sino que mantendrá el "conocimiento de la empresa dentro de la empresa", evitando que se fugue si se monopoliza en pocas personas y estas no llegan a estar disponibles u operativas, por el motivo que sea, para la organización.
La entrevista y encuesta a los clientes debe realizarse, tanto al momento del Diseño (etapa 1) como en el monitoreo (etapa 4), para que luego tenga sentido Optimizar (etapa 5), lo que permite considerar también la opinión de tu cliente (interno o externo), cuando se toma la decisión de ejecutar un cambio en la empresa, ya sea una mejora en los flujos de trabajo, el desarrollo de nuevos productos o servicios, o bien un cambio en el proceso logístico y de atención al cliente.
En definitiva, son estas prácticas BPM ejemplos de hábitos saludables que deberías incorporar para asegurar la mejora de tus procesos que más valor aportan a la empresa.
Hay dos tipos de mejores herramientas BPM fundamentalmente: las que nos permiten la diagramación, o el modelado de procesos, y luego las que nos van a servir para digitalizar nuestros procesos, y llevarlos a la práctica. A continuación, conozcamos estos BPM software.
Herramientas de modelado de procesos
Lucidchart es una herramienta de diagrama de procesos en la nube que permite a los usuarios trabajar colaborativamente en tiempo real. Funciona con una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar e incluye distintas funcionalidades colaborativas, como chat integrado en el editor, comentarios y video chat, además de la posibilidad de incorporar múltiples editores en simultáneo.
También ofrece opciones de publicación de documentos y compartirlos por correo electrónico generando un enlace. Permite imprimir en PDF vectoriales los documentos, así como crear imágenes rasterizadas en formato JPG y PNG.
La plataforma también cuenta con una variedad de funciones de personalización, permitiendo a las personas utilizar diversas plantillas y formas, como así también incluir las propias imágenes, diagramas y creaciones. Se integra a otras aplicaciones, como Google, Atlassian, JIRA, Slack, Chat GPT y otras.
Bizagi es un software intuitivo de modelado de procesos que permite a las empresas crear y documentar procesos para identificar oportunidades de negocios. Con esta herramienta, puedes crear, interpretar y optimizar los diagramas de procesos, utilizando la notación BPMN.
Además, publica la documentación en formato Word, PDF, Excel, etc., eliminando los cuellos de botella a partir de la detección de puntos de mejora mediante la simulación de procesos. Entre las soluciones más importantes de su arsenal de funcionalidades, podemos destacar la automatización de procesos, orquestación empresarial, IA y aplicaciones low code.
Herramientas de digitalización de procesos
Smartsuite es una plataforma centralizada de gestión de tareas y de proyectos en la nube. Permite configurar la herramienta sin la necesidad de tener conocimientos de programación. Es flexible e intuitiva en el uso, lo que permite adaptarse a la mayoría de los procesos empresariales.
Además, admite la asignación de responsables por tarea, proceso o proyecto, define fechas límite, compromiso y seguimiento del tiempo y genera reportes de estatus y alertas automáticas. Cabe destacar que puede convertir las celdas de datos en cronogramas, tableros kanban, calendarios, mapas, entre otros.
Monday.com es una de las plataformas de gestión empresarial más completas que existen porque básicamente se integra con cualquier herramienta, es intuitiva y permite el registros de todos los flujos de trabajo, crear tareas en tableros kanban y modificarlas según las necesidades específicas del negocio, generar alertas automáticas, cambiar el estado de los procesos en los tableros y mucho más.
El BPM o business process management es una metodología que básicamente la puede implementar desde una empresa de gran tamaño hasta una pyme que comenzó su fase de expansión, ya que lo que debería cambiar es el enfoque que debería dársele según las necesidades de cada organización.
Como apuntamos hacia la mitad del artículo, no existen tipos de BPM sino diferentes enfoques como diferentes son las empresas. Desde nuestra experiencia, si podemos darte algunas recomendaciones que deberían seguirse casi sin excepción: seguir la secuencia de 5 pasos (diseñar, modelar, ejecutar, monitorear y optimizar), e incorporar un software de gestión para aplicar la metodología y seguir nuestras recomendaciones para una implementación segura y exitosa.
Por último, una advertencia final: no permitas que la gestión de procesos se convierta en una teoría de manual, de esos que lees una vez y luego vuelve a la estantería de tu biblioteca. Aplicar BPM en tu negocio debería ser un proyecto sostenido en el tiempo, hacerse de manera escalonada e ir encontrando y capitalizando los beneficios que puede generarles.
Si necesitas ayuda para una implementación profesional de BPM, o si quieres conversar acerca de una herramienta de software apropiada para esto, puedes agendar una videollamada con nosotros.