Si tu equipo de ventas es cada vez más grande y tener distintas planillas de correos electrónicos por todos lados te parece una trampa para el crecimiento, es posible que llegues a la conclusión de que el proceso de ventas ya no se puede gestionar con Excel y estás perdiendo visibilidad de todas tus oportunidades de negocios.
Probablemente, estés buscando un CRM gratuito, pero no estás seguro/a de que pagar por una plataforma sea económicamente viable en estos momentos y con el volumen de ventas actual. ¿Cuánto cuesta adquirir un software CRM online? ¿Realmente podemos pagarlo en estos momentos? ¿Qué otras opciones tenemos para no estancarnos?
Si esa es tu situación, te presentamos 5 opciones para elegir al mejor CRM gratuitos, el primer paso para salir de la informalidad e implementar un software CRM escalable que te permita una mayor visibilidad de tu proceso comercial y de tus indicadores, sin tener que pagar licencia por una herramienta CRM (Customer Relationship Management) y poder de esta forma hacer crecer tu negocio.
Entendemos por CRM a un sistema que permite a las empresas gestionar de manera eficiente sus interacciones y relaciones con los clientes. Se trata de una herramienta tecnológica diseñada para organizar, automatizar y sincronizar todas las áreas que interactúan directamente con los clientes, como ventas, marketing y atención al cliente.
El objetivo principal de un CRM es mejorar la experiencia del cliente, lo que, a su vez, puede aumentar la satisfacción y lealtad del cliente, así como optimizar los procesos internos de tu organización.
Este sistema recopila y centraliza toda la información relevante sobre los clientes, desde datos de contacto y historial de compras hasta interacciones previas y preferencias. Con esta información, las empresas pueden personalizar sus comunicaciones y ofertas, anticiparse a las necesidades de los clientes y tomar decisiones más informadas y estratégicas. Además, un CRM facilita la colaboración entre equipos dentro de la empresa, permitiendo que todos los colaboradores tengan acceso a la misma información actualizada, lo que contribuye a una gestión más coherente y efectiva de las relaciones con los clientes.
Las ventajas de un CRM de código abierto para las empresas son múltiples y destacan por su impacto positivo en diversas áreas:
Al tener acceso a toda la información del cliente en un solo lugar, puedes ofrecer un servicio más personalizado y eficiente, resolviendo problemas de manera rápida y anticipándote a las necesidades del cliente.
Un CRM automatiza tareas repetitivas, como el seguimiento de potenciales clientes y la gestión de correos electrónicos, lo que libera tiempo para que los colaboradores se concentren en actividades estratégicas y de mayor valor.
Con un CRM, las empresas tienen acceso a análisis y reportes detallados en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos precisos y actualizados.
Un CRM permite segmentar mejor a los clientes y personalizar las campañas de marketing, lo que aumenta su efectividad y mejora el retorno de la inversión.
Todos los departamentos pueden acceder a la misma base de datos de clientes, lo que mejora la comunicación interna y asegura que todos los miembros estén alineados con los objetivos de la empresa.
Un CRM ayuda a las empresas a mantener un seguimiento constante de sus clientes, lo que permite identificar oportunidades para mejorar la relación y aumentar la fidelidad del cliente.
Un CRM ofrece una visión clara del proceso de ventas, ayudando a los equipos a gestionar mejor las oportunidades, reducir el tiempo de cierre y aumentar las tasas de conversión.
Se centra en la automatización de procesos relacionados con la gestión de ventas, marketing y servicio al cliente. Este tipo de CRM es ideal para empresas que buscan mejorar la eficiencia operativa, ya que permite gestionar de manera más eficiente las interacciones con los clientes y automatizar tareas repetitivas, como la gestión de contactos, el seguimiento de prospectos y la administración de campañas.
Está diseñado para analizar y gestionar los datos recopilados sobre los clientes. Asimismo, se enfoca en la extracción de contenidos relevantes a partir de grandes volúmenes de datos, lo que permite a las empresas tomar decisiones más informadas. Ayuda a segmentar el mercado, identificar hábitos de comportamiento y personalizar las ofertas para diferentes grupos de clientes.
Facilita la comunicación y colaboración entre los distintos departamentos de una empresa que interactúan con los clientes, como ventas, marketing y atención al cliente. Este tipo de CRM asegura que todos los equipos tengan acceso a la misma información actualizada, lo que permite ofrecer una experiencia de cliente más coherente y unificada.
Estos tres tipos de CRM se pueden utilizar de manera independiente o combinada, según las necesidades y objetivos específicos de tu compañía.
Un CRM gratuito puede aportar diversos beneficios a tu negocio, especialmente si estás comenzando o si operas con un presupuesto limitado. Entre los aportes más destacados encontramos los soguientes:
La versión gratuita de un CRM te permite centralizar y organizar la información de los clientes en un solo lugar, facilitando el acceso a datos de contacto, historial de interacciones y oportunidades de venta.
Aunque las funcionalidades pueden ser limitadas, un CRM gratuito suele ofrecer herramientas para automatizar tareas básicas como el seguimiento de leads, la gestión de correos electrónicos y la programación de recordatorios.
Al utilizar un CRM gratuito, puedes optimizar la gestión del tiempo al tener procesos más estructurados y simplificados, a fin de priorizar aquellas tareas que agregan más valor.
Un CRM de versión gratuita puede servir como punto de partida para tu pyme. A medida que creces, puedes actualizar a versiones pagas que ofrecen más funcionalidades y capacidades, pero el CRM gratuito te permite comenzar sin una inversión inicial significativa.
Aunque limitado en comparación con las versiones pagas, la versión gratuita a menudo incluye funcionalidades esenciales, como la gestión de contactos, seguimiento de oportunidades de ventas y generación de reportes básicos, que pueden ser suficientes para las necesidades iniciales de tu organización.
La mayoría de las versiones gratuitas de CRM están diseñadas para ser fáciles de usar e implementar, lo que te permite integrarlo rápidamente en las operaciones diarias de tu compañía sin la necesidad de capacitación técnica avanzada.
Actualmente existen decenas de empresas que se dedican a prestar servicios de software CRM gratis en la nube, y que ofrecen una versión básica pero eficiente del sistema, lo que convierte a estas herramientas de gestión en excelentes alternativas para gestionar tus ventas.
Esto sin dudas es un beneficio invaluable que puedes aprovechar para lograr un cambio profundo en la gestión comercial en tu organización sin costo alguno, debido a que a la hora de dar el paso hacia la digitalización de tus procesos, el presupuesto suele ser una de las principales limitantes.
Hablar de lo que hace mejor o peor a un sistema CRM gratuito es totalmente relativo en función del uso y necesidades específicas que cada una está diseñada para cumplir; su capacidad de adaptarse (o no) a determinados tipos de negocios pueden hacerlo la herramienta óptima para unos, pero no tanto para otros.
Si bien no hablaremos en profundidad de cada uno, el objetivo de este post es que conozcas las características principales de los que desde Crentio consideramos que son los 5 mejores CRM gratis que podrás utilizar de manera sencilla con tu base de clientes potenciales; permitiendo que luego puedas considerar cual de estos se adapta mejor a tu modelo de negocio; y si hace sentido adquirir una licencia o permanecer utilizando un plan gratuito.
Dentro de los métodos de cobro que utilizan los sistemas de software en la nube, existen 3 categorías: 100% gratuitas, de pago; y una categoría intermedia entre estas dos, llamada comúnmente Freemium.
Esta última quiere decir que tienes la opción de obtener un CRM gratuito de código abierto, y solo tendrás que pagar si deseas funciones más avanzadas; lo que la hace la mejor opción para pequeñas empresas (PyMES) y empresas en desarrollo, puesto que podrán beneficiarse de la versión sin costo, ahorrar licenciamiento, y poder decidir con tranquilidad cuándo es el momento de crecer a un plan de pago en función de las necesidades de la empresa.
Vamos a comenzar este listado enumerando los principales CRM gratis para pymes.
| Hubspot | Freshsales | CRM Zoho | Bitrix24 | Agile CRM |
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El CRM gratuito de HubSpot se posiciona como la opción más elegida actualmente por pequeñas y medianas empresas debido a su facilidad de uso e integración con otras herramientas de marketing digital, servicio al cliente, entre otras, además de contar con una aplicación móvil que también está disponible en la versión gratuita.
Está principalmente orientado a negocios donde la venta sea el resultado de un proceso relativamente prolongado en el tiempo (es decir, no transaccional) como pudieran ser el sector inmobiliario, agencias de marketing, o bien la prestación de servicios profesionales.
Como podemos notar la herramienta no está pensada de manera excluyente para modelos de venta B2B (empresa a empresa) ni B2C (empresa a consumidor); sino que principalmente su inclinación es hacia ventas que tomarán algo de tiempo hasta su cierre de ventas, y que por ende requieren de una buena capacidad de seguimiento, registro y trazabilidad en cada interacción.
Este software CRM gratuito permite registrar y unificar toda la información importante que surge de las interacciones con tus clientes potenciales y fidelizados a través de distintos canales (email marketing o correo, reuniones, teléfono y redes sociales), evitando que se encuentre dispersa y facilitando el acceso a ella por parte de todos los miembros del equipo.
Ayuda a reducir el tiempo empleado en la introducción manual de datos y la búsqueda de información específica que algún miembro del equipo esté necesitando en un momento determinado.
Cuenta con un rango de funcionalidades gratuitas bastante amplio y permite agregar de forma paulatina funciones de pago en la medida en que se van haciendo necesarias para la escalabilidad de tu empresa.
Una de sus debilidades hasta hace algo más de un año era su incapacidad para integrarse con una de las herramientas de comunicación instantánea predilectas por miles de personas: WhatsApp. Sin embargo, hoy ya puede ser conectada con esta red a través de apps de terceros que permiten un buen grado de interconexión entre ambas.
Probar plan gratuito de HubSpot
Una de las características que posiciona a este CRM gratuito entre las mejores opciones es que cuenta con una interfaz sencilla pero a la vez actualizada, lo que hace que sea fácil de aprender a utilizar para los usuarios.
También ofrece la integración de herramientas como el correo electrónico y el teléfono, además de brindar seguimiento del comportamiento del usuario, creación de informes y más.
Está orientado principalmente a empresas de comercio electrónico y es fuerte en el ámbito B2C por su capacidad para conectarse con otras plataformas pensadas para la gestión de cobros y comunicación corporativa. Sin embargo, también es usado por empresas de nichos como la tecnología, proveedores de servicios profesionales, bienes raíces, hotelería y varios más, por lo que podríamos decir que es una herramienta bastante versátil.
Probar plan gratuito de Freshsales
Zoho CRM gratis es también uno de los nombres más conocidos en cuanto a soluciones de software en la nube, es un sistema totalmente equipado para la gestión de tus clientes y prospectos.
Como la mayoría de este tipo de herramientas, permite que cada empresa pueda crear una experiencia personalizada para sus usuarios ajustada a sus preferencias y necesidades tanto para la gestión de prospectos como de negocios.
Su integración con otras herramientas también lo hacen una opción bastante funcional. Si bien la mayor limitación de su versión gratuita es que solo está disponible para hasta 3 usuarios, no deja de ser una de las mejores opciones existentes y que podrías evaluar para su implementación en tu empresa.
Zoho es una empresa con una trayectoria más que sòlida en el mercado, que también ofrece otras herramientas dentro de una suite, lo que te permitiría eventualmente su interconexión con otras plataformas de la misma empresa de una manera bastante sencilla.
Probar plan gratuito del CRM de Zoho
El sistema que forma parte de toda la suite CRM de herramientas que ofrece Bitrix24, te permite generar, administrar y convertir a tus prospectos en clientes. Es una excelente opción para pequeños y medianos equipos en donde el trabajo colaborativo puede marcar la diferencia en el servicio de atención al cliente.
La gestión de proyectos y tareas es otra de las características que hacen destacar a esta herramienta, debido a que permite la automatización de los flujos de trabajo, ofreciendo un espacio de trabajo unificado en donde puedes crear, editar y compartir todos tus documentos, convirtiéndolo en una opción ideal cuando se trata del trabajo a distancia.
Ofrece también una integración con varios canales de comunicación como Instagram, Facebook y Telegram (WhatsApp y otros están incluidas en el plan de pago).
Sin embargo, dado que Bitrix24 es en realidad parte de un conjunto más amplio de herramientas, puede estar en desventaja frente a algunas plataformas "específicamente centradas en Marketing y Ventas". Dicho de otra forma, cuando estemos buscando una plataforma que nos permita crecer en el tiempo en automatización y recursos de Marketing, Bitrix24 podría ser una limitante.
Probar plan gratuito de Bitrix24
Este software ofrece una solución de CRM gratuito todo en uno en la nube con una interfaz muy atractiva, que te permite hacer seguimiento de ventas, gestión de tus contactos, automatizaciones sencillas de marketing y otras alternativas más que pueden ayudar a tus equipos a mejorar la gestión de clientes.
Si bien una de las limitaciones que puede llegar a tener su versión gratuita es que solo está disponible para hasta 10 usuarios, puede resultar útil si tu equipo está conformado por menos de esa cantidad de colaboradores.
Adicionalmente, es el CRM gratuito menos expandido dentro del mercado de latinoamérica en comparación a sus pares de este mismo listado. Esto podría significar algunas complicaciones adicionales si se requiere la contratación de capacitaciones, implementaciones y similares de parte de partners (socios comerciales locales) de la herramienta.
Probar plan gratuito del CRM de Agile
Es variada la lista de CRM versión gratuita que se puede encontrar en el mercado, cada una con sus debilidades y fortalezas, que dependerán en realidad de cómo se ajustan a tu empresa, modelo de negocios y madurez de tu sistema de Marketing y Ventas en general, sin mencionar por supuesto tu presupuesto.
Por último nuestra recomendación es que antes de invertir tiempo y esfuerzo en la configuración e implementación de una herramienta para la gestión comercial de tu negocio busques asesoramiento y soporte técnico profesional porque seguramente te surgirán preguntas frecuentes sobre su correcta implementación. Así podrás tener una mejor perspectiva respecto de qué herramienta podría ser la más adecuada, además de una opinión imparcial frente a la que pudieran darte desde los propios equipos de Venta de cada herramienta.
Hasta aquí hemos hablado de cinco opciones de mejores herramientas para que elijas tu CRM gratuito, con las funcionalidades que, en nuestra experiencia, consideramos relevantes. Sin embargo, sigue siendo una reseña muy simplificada de estos mejores software para brindarte un panorama más amplio, pero si todavía tienes dudas y requieres un poco más de asesoramiento, contáctanos agendando una videollamada gratuita.